Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

28 July, 2021

Trang chủ » Tổng đài ảo » Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Ngoài các tổng đài cố định được sử dụng bởi các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì trong những năm gần đây, tổng đài ảo cũng được nhiều doanh nghiệp sử dụng do những lợi ích và ưu điểm nổi bật của nó. Cùng GoSELL tìm hiểu về tổng đài ảo là gì và những lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp qua bài viết sau.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Tổng đài ảo là gì và nó hoạt động như thế nào?

Tổng đài ảo (Virtual Switchboard) là một hệ thống cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua Internet bằng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Đây là một phần mềm mà bạn có thể quản lý các cuộc gọi của mình từ máy tính, điện thoại bàn hoặc điện thoại di động từ bất kỳ đâu.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 1

Tất cả những gì bạn cần là kết nối internet, vì vậy bạn có thể kết nối tất cả các văn phòng của mình thông qua một hệ thống tổng đài PBX. Công nghệ này cung cấp cho doanh nghiệp của bạn khả năng mở rộng phạm vi ở bất kỳ đâu, tích hợp nhiều tiện ích mở rộng như bạn cần mà không cần phải đầu tư vào thiết bị đắt tiền hoặc bảo trì thường xuyên như các tổng đài truyền thống.

Ngày nay, hầu như ở các công ty nào cũng đều cần hệ thống liên lạc, cả nội bộ và bên ngoài, với hiệu quả cao. Vì công nghệ được cập nhật nhanh chóng và xã hội ngày càng toàn cầu hóa, việc có thể giao tiếp với khách hàng hoặc đồng nghiệp từ các quốc gia khác trở thành điều cần thiết cho hoạt động bình thường của một doanh nghiệp. Tổng đài ảo là lựa chọn hệ thống viễn thông tốt nhất cho công ty của bạn.

Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Sau đây là các lợi ích dễ thấy nhất của tổng đài ảo cho doanh nghiệp.

1. Tiết kiệm chi phí

Cước cuộc gọi với hệ thống điện thoại ảo thường rẻ hơn nhiều so với các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại truyền thống dựa trên các cuộc gọi nội địa, di động và quốc tế. Sử dụng tổng đài ảo vừa tin cậy vừa giúp tiết kiệm chi phí để duy trì một hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp hơn tổng đài truyền thống.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 2

Bất cứ khi nào bạn có kết nối internet, bạn có thể thực hiện cuộc gọi tính theo cước phí internet. Vì vậy phí chuyển vùng (roaming) đắt đỏ khi gọi điện ra nước ngoài sẽ không áp dụng nếu bạn quyết định sử dụng tổng đài điện thoại cố định ảo.

Số của bạn được lưu trữ trên đám mây và do đó không cần thuê đường truyền đắt tiền. Tất cả việc bảo trì trên hệ thống đều do nhà cung cấp của bạn xử lý và có ít chi phí thiết lập, cài đặt hơn tổng đài truyền thống.

Xem thêm: Tổng đài lừa đảo – Cách để doanh nghiệp tránh xa tên gọi này

2. Thực hiện cuộc gọi ngay cả khi bạn không có ở văn phòng

Hệ thống điện thoại ảo có thể hoạt động ở mọi nơi, không chỉ tại bàn làm việc của bạn. Các cuộc gọi có thể được chuyển ngay lập tức đến điện thoại di động của bạn hoặc đến app ứng dụng trên điện thoại thông minh của bạn. Bất cứ nơi nào bạn có điện thoại di động hoặc tín hiệu internet.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 4

Thư thoại và fax có thể được chuyển tiếp đến tài khoản email của bạn dưới dạng tệp đính kèm Mp3 và .Wav. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp tục thực hiện công việc ngay cả khi bạn không ở văn phòng.

Tham khảo thêm bài viết: App GoSELLER – Quản lý bán hàng trên điện thoại ai cũng nên dùng

3. Có nhiều tính năng phong phú

Hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp có nhiều tính năng hơn các tổng đài truyền thống thông thường. Các tính năng này bao gồm thêm hoặc bớt số, ghi âm cuộc gọi và tạo nhật ký cuộc gọi, hộp thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi… Bạn có thể truy cập trực tiếp vào tài khoản của bạn để quản lý các tính năng của hệ thống.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 6

Các tính năng này sẽ mang lại trải nghiệm và phục vụ khách hàng tốt hơn cho các doanh nghiệp. Chẳng hạn như tính năng ghi âm cuộc gọi giúp bạn theo dõi được chất lượng cuộc gọi của nhân viên, từ đó cải thiện và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.

4. Thiết lập và cài đặt nhanh chóng

Một số hệ thống điện thoại truyền thống yêu cầu nhiều thời gian để thiết lập. Ví dụ: Một hệ thống tổng đài VOIP chuyên dụng có thể cần đội cài đặt đến công ty làm việc nhiều lần và các buổi đào tạo để tìm hiểu một hệ thống phức tạp.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 8

Hệ thống điện thoại ảo, trên nền tảng đám mây rất dễ dàng thiết lập và cài đặt. Trên thực tế, số điện thoại ảo có thể được thiết lập và hoạt động trong vòng chưa đầy năm phút, rất nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

5. Ứng dụng điện thoại thông minh

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 9

Hệ thống điện thoại ảo cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi từ điện thoại thông minh của mình. Các cuộc gọi sẽ hiển thị dưới dạng số điện thoại văn phòng ảo của bạn chứ không phải số di động của bạn. Tất cả có thể được quản lý dễ dàng từ app ứng dụng điện thoại ảo miễn phí.

6. Dễ dàng mở rộng số cho nhiều máy nhánh

Tổng đài ảo có thể dễ dàng mở rộng số lượng máy nhánh (điện thoại bàn và điện thoại di động) hoặc mở rộng cho nhiều chi nhánh. Một đầu số tổng đài bạn có thể phân ra nhiều máy nhánh khác nhau.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp 10

Khi muốn nâng cấp và mở rộng số máy nhánh khá đơn giản. Bạn chỉ cần đăng ký thêm máy nhánh với đơn vị cung cấp, trang bị thêm thiết bị nghe gọi và đường truyền internet là đã có thể thực hiện cuộc gọi trên hệ thống.

7. Không dây

Sử dụng tổng đài điện thoại ảo bạn có thể lắp đặt ở bất kỳ vị trí nào, không cần đi dây cáp và hệ thống dây chiếm không gian văn phòng của bạn. Tổng đài ảo chỉ cần có kết nối internet là có thể hoạt động với máy tính, điện thoại bàn hoặc điện thoại di động.

8. Không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi nào từ khách hàng

Đặc biệt với điện thoại ảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc điện thoại nào của khách hàng. Bạn có thể chọn chuyển hướng cuộc gọi sang điện thoại bàn, điện thoại di động, máy tính hoặc thiết bị máy tính bảng khi bạn mong muốn.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bạn có thể thiết lập để khi khách gọi trên một đường dây của nhân viên này mà không có ai bắt máy, cuộc gọi sẽ tự động được chuyển sang máy của những nhân viên khác. Thậm chí có thể cài đặt đổ chuông cho tất cả các điện thoại cùng lúc, nếu bạn muốn chắc chắn không bỏ lỡ cuộc gọi bán hàng quan trọng nào của khách hàng.

GoCALL – Giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn là một công ty mới thành lập, một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa thì giải pháp tổng đài điện thoại ảo GoCALL có thể giải quyết các vấn đề về điện thoại của bạn với một số chi phí thấp nhất.

Chúng tôi sử dụng công nghệ điện thoại VOIP mới nhất, với nền tảng hiện đại hàng đầu. Bạn có thể tổ chức hệ thống telesales bán hàng, chăm sóc khách hàng ở bất cứ nơi nào có mạng wifi. Chất lượng các cuộc gọi đều hoàn hảo.

Bạn có thể ghi âm cuộc gọi để chăm sóc khách hàng tốt hơn, phân luồng, phân nhánh cuộc gọi cho các nhân viên, phân quyền nhân viên gọi và chăm sóc cho từng khách hàng cụ thể và người quản lý nhận được các báo cáo cuộc gọi chi tiết nhất. GoCALL là giải pháp tổng đài điện thoại hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Như vậy là GoSELL đã vừa giới thiệu đến các bạn các thông tin liên quan đến tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Hy vọng đây sẽ là các thông tin bổ ích mà các bạn đang cần. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin bổ ích hơn nữa nhé.