Kiến thức

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Giải pháp tăng doanh thu bạn có biết

19 Tháng Sáu, 2022

Tổng đài ảo là gì? Sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp mang lại những lợi ích gì? Đó là câu hỏi lớn được nhiều người đặt ra khi lần đầu nghe đến khái niệm lạ lẫm này. Vậy tổng đài ảo có gì giống hay khác với tổng đài truyền thống?

Khái niệm tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây, lưu ở các máy chủ và chỉ cần có internet là sử dụng được. Tổng đài ảo không cần hệ thống điện thoại như truyền thống, mà linh hoạt hơn, có nhiều tính năng hơn, và có thể điều chỉnh mà không cần quá am hiểu về kỹ thuật.

Các doanh nghiệp muốn chăm sóc khách hàng, tư vấn bán hàng mà lại không có đội ngũ kỹ thuật thì tổng đài ảo là sự lựa chọn hoàn hảo. Việc đơn giản hóa từ hệ thống đến cách dùng sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả sử dụng.

Xem thêm: Tăng doanh thu vượt bậc với dịch vụ tổng đài ảo GoCALL

Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

So với tổng đài điện thoại truyền thống, sử dụng tổng đài ảo đem đến nhiều lợi ích rõ rệt.

• Không tốn một khoảng lớn chi phí để xây dựng, nâng cấp, bảo trì đường dây tổng đài như cách truyền thống.
• Các việc nâng cấp, bảo trì không làm gián đoạn việc sử dụng tổng đài, doanh nghiệp vẫn đảm bảo thời gian kinh doanh và khách hàng vẫn được chăm sóc kịp lúc.
• Không cần nhân viên chuyên dụng chỉ để chăm sóc hệ thống tổng đài này.
• Đa dạng hóa các thiết bị sử dụng: không chỉ điện thoại mà bạn cũng có thể dùng tổng đài ảo trên điện thoại, laptop, smartphone…
• Khách hàng có thể liên hệ trên nhiều thiết bị, không mất phí điện thoại.
• Do được lắp đặt và kết nối trên mạng Internet, tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể giúp bạn lưu trữ thông tin cuộc gọi hiệu quả hơn.
• Dễ tích hợp với các phần mềm khác, tích hợp thêm tính năng phụ trợ cho việc sử dụng tổng đài.

Tổng đài ảo có nhược điểm nào không?

Tuy đây là một bước tiến lớn của công nghệ, giúp bạn giảm đi khối lượng lớn công việc và chi phí thay cho tổng đài điện thoại truyền thống, nhưng cũng không tránh khỏi một số yếu điểm. 

Nhược điểm của tổng đài ảo nhìn chung đều có bắt nguồn từ Internet, chính là điều giúp cho nó tiện dụng và mạnh mẽ. Việc sử dụng đường truyền Internet sẽ luôn tiềm ẩn nguy cơ bị rò rỉ thông tin. 

Xem thêm: GoCALL có thật sự giúp bạn tạo ra ngàn đơn hàng hay chỉ là tin đồn?

Bên cạnh đó, việc hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào mạng Internet sẽ dễ gặp một số lỗi nhỏ như khi tín hiệu Internet không ổn định, sự cố mạng, lưu lượng băng thông bị hạn chế…

Để khắc phục tốt các yếu điểm này, cần tối ưu đường truyền Internet của doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát tốt khả năng bảo mật thông tin từ chúng.

Vai trò của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Với các ưu và khuyết điểm trên, liệu bạn có nên lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp? Câu trả lời vẫn là có, vì những vai trò to lớn sau đây.

Lắp đặt nhanh với chi phí thấp

Hệ thống điện thoại truyền thống đòi hỏi tốn nhiều chi phí cho các thiết bị phần cứng, chuyên viên kỹ thuật. Không những thế, thời gian để lắp đặt và bảo trì còn tốn nhiều chi phí gây ra sự gián đoạn cho doanh nghiệp.

Với tổng đài ảo, thời gian lắp đặt nhanh hơn sẽ giúp bạn tiếp cận khách hàng nhanh hơn, Và việc không bị gián đoạn kinh doanh đôi khi còn là lợi thế cạnh tranh lớn trên thương trường.

Có thể linh hoạt mở rộng

Khi kinh doanh chắc hẳn ai cũng mong muốn ngày càng mở rộng, có thêm nhiều khách hàng và tăng doanh số bán. Tuy nhiên nếu việc mở rộng đó kéo theo một khoản chi phí, nhân sự, thiết bị, thời gian để mở rộng tổng đài, đôi khi sẽ khiến bạn lo lắng.

Nhưng nếu bạn sử dụng tổng đài ảo, các nỗi lo trên hoàn toàn biến mất. Vì một tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể mở rộng bất kỳ lúc nào mà còn không bị giới hạn. 

Dễ dàng tích hợp với các công cụ, phần mềm quản lý

Thay vì phải chuyển thông tin qua nhiều kênh, nhiều thiết bị mới có thể tiến hành xử lý, phân tích thông tin, tổng đài ảo giúp bạn quản lý nhanh hơn. 

Vì được cài đặt và sử dụng linh hoạt thông qua Internet, bạn có thể dễ dàng tích hợp tổng đài ảo vào các công cụ quản lý như CRM, phầm mềm quản lý bán hàng. Nhờ đó việc thu thập và xử lý thông tin sẽ nhanh hơn và chính xác hơn.

Ví dụ, nếu bạn sử dụng dịch vụ GoSELL và tổng đài ảo GoCALL, bạn sẽ được tự động liên kết thông tin từ tổng đài vào phần mềm quản lý của GoSELL. Khi vào thông tin khách hàng, bạn sẽ biết được họ đã được liên hệ chăm sóc lúc nào, kết quả ra sao. Và ngược lại, bạn cũng có thể truy cập thông tin tương tự khi vào danh mục quản lý nhân viên.

Thông tin được liên kết, đồng bộ dễ dàng là một ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo. Vì ngoài việc chăm sóc hay tư vấn bán hàng, tổng đài cũng là kênh thu thập thông tin khách hàng quan trọng. Cũng nhờ đó, một tổng đài ảo cho doanh nghiệp đang ngày càng đóng vai trò quan trọng và cần thiết hơn để giúp bạn kinh doanh và phát triển.