Kiến thức

Tổng đài ảo free và tổng đài ảo tốn phí: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

5 Tháng Chín, 2022

Với các doanh nghiệp vừa bước chân vào thị trường, với số vốn đầu tư hạn hẹp thì các phần mềm tổng đài ảo free được xem là lựa chọn tối ưu nhất cho công tác tìm kiếm và chăm sóc khách hàng. Chúng có thể giúp doanh nghiệp san sẻ bớt gánh nặng trong hoạt động kinh doanh với chi phí đầu tư là 0đ.

Tuy nhiên có một vấn đề chúng ta cần hiểu rõ, những phần mềm gọi điện thoại free với mã nguồn mở đều không hoàn thiện và vẫn còn tồn tại rất nhiều điểm hạn chế. 

Sơ lược về phần mềm tổng đài ảo

Phần mềm tổng đài ảo là một trong những công nghệ tiên tiến nhất được áp dụng trong hoạt động kinh doanh, nó gắn liền với sự ra đời và phát triển của công nghệ điện toán đám mây.

Về cơ bản, chúng ta có thể hiểu tổng đài ảo là một phần mềm cho phép nghe – gọi, ghi âm cuộc gọi, lưu trữ thông tin người liên hệ cùng rất nhiều tính năng hữu ích khác mà không cần dùng đến các thiết bị điện thoại truyền thống. 

Hệ thống này được vận hành bằng các thuật toán máy tính thông minh và có thể kết hợp với các công cụ, ứng dụng khác, điển hình như hệ thống quản lý kinh doanh CRM để tối ưu hiệu quả của công tác kinh doanh.

Xem thêm: Lắp đặt tổng đài ảo, giải pháp kết nối thông minh giữa doanh nghiệp và khách hàng

Lợi ích của phần mềm tổng đài ảo

Phần mềm tổng đài ảo miễn phí, có phí hay giá rẻ đều mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt nhất phải kể đến các tính năng hỗ trợ cho công tác chăm sóc khách hàng và giúp nhân viên có thể tổ chức và quản lý cuộc gọi một cách tối ưu nhất.

Bên cạnh đó, sử dụng hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa các khoản chi phí cho cho quá trình lắp đặt cũng như bảo dưỡng và khắc phục sự cố của các thiết bị phần cứng. Hơn thế, khả năng mở rộng hệ thống là cực kỳ dễ dàng và nhanh chóng.

Chúng ta cũng không thể bỏ qua khả năng lưu trữ thông tin của hệ thống tổng đài ảo. Đây là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp xây dựng dữ liệu khách hàng mà không cần phải tốn quá nhiều công sức nghiên cứu, thu thập, chọn lọc.

Ngoài ra, tổng đài ảo cũng là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động của nhân viên, từ đó đánh giá năng lực cũng như hiệu suất làm việc của họ. Nhằm đề ra các biện pháp chấn chỉnh để nâng cao hiệu quả chăm sóc, tư vấn khách hàng đến mức tối ưu nhất.

Tóm lại, phần mềm tổng đài ảo mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà chúng ta có kể ra cũng không thể bao quát hết. Do đó, hãy sử dụng để có thể trải nghiệm một cách chân thật và đầy đủ nhất!

Sự khác biệt giữa tổng đài ảo free và tổng đài ảo có trả phí

Dĩ nhiên, bất cứ món hàng cũng luôn có sự khác biệt lớn giữa phiên bản tốn phí và free, hệ thống tổng đài ảo cũng không ngoại lệ. Ở đây, chúng ta không đánh giá là bên nào sẽ tốt hơn, vì tùy theo nhu cầu sử dụng mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn hệ thống tổng đài ảo với các tính năng sao cho phù hợp nhất.

Nhìn chung, hệ thống tổng đài ảo có phí sẽ được trang bị đầy đủ các tính năng cơ bản và nâng cao, nhằm hỗ trợ người dùng phục vụ tốt nhất cho nhu cầu bán hàng và chăm sóc khách hàng của mình mà hiếm khi gặp sự cố hay các vấn đề hạn chế khác.

Ngược lại, với hệ thống tổng đài miễn phí, người dùng có thể sử dụng các tính năng nghe gọi ổn định nhưng vẫn có những hạn chế nhất định ở các tính năng khác. Dễ thấy nhất gồm có:

• Tính năng ghi âm, định tuyến cuộc gọi có thể bị giới hạn
• Khả năng chia line, phân quyền nhân viên cuộc gọi bị giới hạn
• Số lượng thiết bị sử dụng bị hạn chế
• Các tính năng hỗ trợ nâng cao không đầy đủ 
• Hệ thống có thể gặp các sự cố bất ngờ
• …

Có nên sử dụng các phần mềm tổng đài ảo free?

Chúng ta không thể phủ nhận những hạn chế ở các hệ thống tổng đài ảo free. Tuy nhiên, nếu ngân sách của bạn hạn hẹp thì sẽ không thể đủ để sở hữu một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp. Lúc này, các hệ thống điện thoại giá rẻ hoặc miễn phí vẫn là lựa chọn tối ưu nhất.

Trong trường hợp có đủ khả năng vậy hãy cân nhắc và tự trả lời các câu hỏi sau:

• Bạn đang cần xử lý các cuộc gọi với tốc độ và chất lượng như thế nào?
• Bạn có bao nhiêu cuộc gọi đến, cuộc gọi đi và số lượng khách hàng cần chăm sóc mỗi ngày?
• Quy mô công ty và số lượng nhân viên của bạn là bao nhiêu?
• Bạn mong chờ các tính năng gì từ một phần mềm tổng đài ảo?
• Nhu cầu nâng cấp và mở rộng hệ thống trong tương lai của bạn ra sao?
• …

Sau khi giải đáp đủ những câu hỏi này, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất. Nếu doanh nghiệp muốn định hướng phát triển lớn mạnh về lâu dài và nâng cao năng lực chăm sóc khách hàng đến mức tốt nhất thì hãy quan tâm hơn đến vấn đề phá bỏ các giới hạn và sở hữu những tính năng nâng cao bằng cách chọn những phần mềm điện thoại ảo chuyên nghiệp, có trả phí.

Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ghi âm cuộc gọi?

Sở hữu hệ thống tổng đài ảo chuyên nghiệp cùng GoSELL

Nếu bạn là một doanh nghiệp định hướng kinh doanh lớn mạnh và phát triển về lâu dài thì phần mềm tổng đài ảo free là hoàn toàn không phù hợp. Lúc này bạn cần xây dựng cho doanh nghiệp của mình một hệ thống tổng đài ảo với các tính năng nâng cao và chuyên nghiệp nhất.

Hãy chọn GoSELL, chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng đội ngũ telesale mạnh mẽ, mang đến các cơ hội bán hàng vượt bật đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí với hệ thống tổng đài ảo GoCALL.

Các tính năng vượt trội:

• Tính năng phân line cuộc gọi không giới hạn
• Tính năng ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp kiểm soát nội dung trao đổi của nhân viên và khách hàng.
• Nhận báo cáo cuộc gọi, giúp kiểm soát chặt chẽ, tính toán chi phí và quản lý đội ngũ telesale dễ dàng hơn.
• Tính năng nhận cuộc gọi phân nhóm khách hàng – phân luồng cuộc gọi theo tệp khách hàng mới – cũ hoàn toàn tự động. 
• Khả năng lưu trữ thông tin không giới hạn, giúp thu thập dữ liệu và xây dựng tệp khách hàng tiềm năng dễ dàng hơn.

Hãy liên hệ cho GoSELL qua số 02873030800. Mong rằng bài viết này đã mang đến cho bạn đọc cái nhìn chi tiết hơn về tổng đài ảo free nói riêng và hệ thống tổng đài ảo nói chung.