Kiến thức

Chi phí cho tổng đài điện thoại ảo khoảng bao nhiêu?

12 Tháng Tám, 2021

Sử dụng tổng đài điện thoại ảo đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng do nhiều lợi ích thiết thực mà nó đem lại. Cùng GoCALL tìm hiểu tổng đài ảo là gì? Các loại hình doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo cũng như chi phí đầu tư cho tổng đài điện thoại ảo trung bình khoảng bao nhiêu?

Các hình thức sử dụng tổng đài cho doanh nghiệp

Khi muốn sử dụng tổng đài điện thoại thì doanh nghiệp sẽ có 2 hình thức lựa chọn trên thị trường là: Mua tổng đài truyền thống và thuê tổng đài ảo.

Mua tổng đài truyền thống:

Tổng đài truyền thống (tổng đài analog) là tổng đài sử dụng tín hiệu analog để chuyển đổi tín hiệu điện thoại thành sóng điện tử có tần số và biên độ giao động khác nhau hướng đến đầu của người nhận điện thoại.

Tổng đài truyền thống sử dụng các thiết bị nghe gọi (máy fax, điện thoại bàn, điện thoại không có dây…) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại.

Khi chọn mua tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải chi ra khá nhiều chi phí như mua tổng đài, đường dây trung kế từ nhà cung cấp mạng điện thoại, máy nhánh và thiết bị phụ trợ. Ngoài ra doanh nghiệp phải tốn chi phí mở thêm phòng ban phụ trách và IT vận hành. Chính vì vậy, tổng đài truyền thống thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Thuê tổng đài ảo

Trong khi tổng đài PBX truyền thống sử dụng điện thoại cố định và phần cứng cục bộ để kết nối với mạng điện thoại chuyên dụng, tổng đài PBX ảo thực hiện các chức năng tương tự bằng cách sử dụng phần mềm dựa trên đám mây và VoIP (Giao thức thoại qua Internet: Voice over Internet Protocol). 

Như vậy, tổng đài ảo (Virtual Switchboard) chỉ cần có kết nối Internet hoặc 4G, 5G là bạn có thể thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua tổng đài ảo. Bạn có thể quản lý các cuộc gọi của mình từ máy tính, điện thoại di động hoặc điện thoại bàn rất dễ dàng và thuận tiện.

Doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều thiết bị nghe gọi, không cần phải kéo dây từ bưu điện như các tổng đài truyền thống. Sử dụng tổng đài ảo thường doanh nghiệp sẽ thuê theo năm với chi phí ban đầu rất rẻ, việc thêm hay bỏ bớt máy nhánh cũng rất đơn giản. Vì vậy đây là giải pháp thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách thấp.

Xem thêm: 8 lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Các loại hình doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo

Tổng đài điện thoại ảo có thể sử dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau như:

• Công ty buôn bán, kinh doanh sản phẩm hữu hình.
• Các đơn vị cần xây dựng đội ngũ telesale – bán hàng qua điện thoại.
• Công ty dịch vụ: tổng đài chăm sóc khách hàng.
• Những đơn vị đang có nhiều chi nhánh – tổng đài liên hệ nội bộ giữa các chi nhánh.
• Công ty Bất động sản.
• Công Luật và tư vấn pháp lý.
• Nhà xe, tổng đài tiếp nhận và tư vấn đặt vé.
• Các đại lý tàu bay, hãng hàng không.

Các yếu tố ảnh hưởng đến giá của tổng đài điện thoại ảo

Bạn muốn tìm hiểu mức giá khi sử dụng tổng đài điện thoại ảo. Sau đây là các yếu tố ảnh hưởng đến tổng giá thành của tổng đài ảo.

Số lượng người sử dụng (hoặc số máy nhánh)

Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thông thường chia nhiều mức giá tùy theo số lượng người dùng (Users) hoặc số lượng máy nhánh bạn sử dụng.

Bạn thường thấy các nhà cung cấp chia ra những gói như 5 máy nhánh (5 người sử dụng), 10 máy nhánh, 15 máy nhánh, 30 máy nhánh… Tương ứng với số lượng máy nhánh sử dụng sẽ có các mức giá khác nhau.

Vì vậy trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ, bạn cần tìm hiểu và đăng ký đúng số lượng máy nhánh hay số người sử dụng phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tăng hay giảm số lượng người sử dụng (số máy nhánh) trong tương lai thì cũng rất dễ dàng. Chỉ cần thông báo với nhà cung cấp. Giải pháp tổng đài ảo dễ dàng mở rộng theo tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Các tính năng trong hệ thống

Một yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của dịch vụ tổng đài điện thoại ảo là các tính năng trong hệ thống. Ngoài các tính năng cơ bản trong gói dịch vụ, nếu doanh nghiệp yêu cầu nhiều tính năng chuyên biệt khác nhau thì giá cả sẽ tăng cao hơn bình thường.

Chi phí nâng cấp dung lượng lưu trữ

Những yêu cầu bổ sung sẽ làm tăng giá của gói dịch vụ tổng đài ảo của bạn. Nhà cung cấp sẽ giới hạn dung lượng bộ nhớ và thời gian ghi âm cuộc gọi khách hàng của bạn.

Ví dụ các cuộc gọi sẽ được ghi âm và lưu trữ trong 1 tháng. Nếu quá thời gian đó hoặc quá dung lượng lưu trữ thì hệ thống sẽ tự động xóa các tập tin (files) ghi âm cũ.

Nếu bạn muốn tăng dung lượng lưu trữ, thời gian lưu trữ tập tin ghi âm thì phải trả thêm phí để nâng cấp gói dịch vụ của mình.

Thời gian ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại ảo trên thị trường không bán các gói ngắn hạn theo từng tháng. Thường tối thiểu các gói dịch vụ phải đăng ký sử dụng từ 6 tháng đến 1 năm.

Khi bạn đăng ký gói dịch vụ sử dụng tổng đài ảo càng lâu, nhiều năm thì sẽ được hưởng mức giá ưu đãi hơn.

Dịch vụ bổ sung, dịch vụ hỗ trợ

Một vài đơn vị có chi phí ban đầu của dịch vụ khá thấp tuy nhiên họ không có các dịch vụ hỗ trợ kèm theo như bảo hành, bảo trì, hỗ trợ tư vấn và xử lý sự cố 24/7, cấu hình tổng đài theo yêu cầu của doanh nghiệp. 

Hoặc bạn có thể phải trả thêm phí dịch vụ khi nâng cấp tổng đài từ gói thấp, có lượng người sử dụng ít lên gói cao hơn. Bạn sẽ phải trả thêm tiền nếu có các yêu cầu hỗ trợ đặc biệt.

Chi phí đầu tư của tổng đài điện thoại ảo khoảng bao nhiêu?

Thay vì phải đầu tư ngay hàng chục triệu, hàng trăm triệu cho một tổng đài truyền thống với nhiều thiết bị và chi phí phát sinh. Khi sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra số tiền ban đầu rất thấp. Chính vì thế đây là giải pháp rất phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hiện trên thị trường có nhiều nhà cung cấp tổng đài điện thoại ảo lớn như: Tổng đài ảo Mobifone, tổng đài ảo của VNPT, Viettel, GoCALL, FPT, CMC… Bạn có thể tìm hiểu để chọn được nhà cung cấp có mức giá phù hợp.

Theo khảo sát của GoSELL thì giá thuê tổng đài ảo trên thị trường trung bình từ 3,6 triệu đến 15 triệu một năm. Giá này sẽ khác nhau và có thể cao hơn tùy theo số lượng máy nhánh (số người sử dụng), tính năng mà doanh nghiệp bạn đăng ký.

Chẳng hạn dịch vụ tổng đài ảo GoCALL của nền tảng kinh doanh đa kênh – GoSELL có mức giá thấp nhất là 4,200,000 đồng cho một năm (bảng giá cập nhật tại tháng 8/2021).

Đọc thêm: Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?

Như vậy qua bài viết trên bạn đã tìm hiểu về các loại tổng đài điện thoại, những yếu tố ảnh hưởng đến giá của tổng đài ảo và chi phí trung bình để sử dụng dịch vụ tổng đài điện thoại ảo. Hy vọng bạn đã có các thông tin bổ ích mà GoSELL cung cấp. Hi vọng bạn đã chọn được nhà cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại ảo phù hợp cho doanh nghiệp của mình.