Kiến thức
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ghi âm cuộc gọi?
4 Tháng Một, 2024
Tổng đài ảo có nhiều tính năng hiện đại mà tổng đài truyền thống thông thường không có được. Một trong những tính năng đó là ghi âm lại cuộc gọi. Tổng đài ghi âm cuộc gọi giúp người quản lý, chủ doanh nghiệp có thể nghe lại nội dung chi tiết cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng. Từ đó sẽ rút kinh nghiệm và tổ chức hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng được tốt hơn. Cùng GoSELL tìm hiểu những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi của tổng đài.
Mục Lục
Tổng đài ghi âm cuộc gọi điện thoại là gì?
Ghi âm cuộc gọi là tính năng đặc biệt chỉ có trên tổng đài ảo mà không có trên các tổng đài truyền thống bình thường.
Tổng đài ảo (Virtual Switchboard Phone) là dịch vụ tổng đài cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại bằng cách sử dụng Internet bằng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Như vậy bạn có thể thực hiện các cuộc gọi từ máy tính, điện thoại bàn, điện thoại di động từ bất cứ nơi đâu có kết nối Internet.
Tổng đài ảo có thể đóng vai trò như tổng đài ghi âm cuộc gọi. Lúc đó bạn có thể ghi âm lại bất cứ cuộc gọi nào từ khách hàng và nhân viên. Việc ghi âm các cuộc gọi đến và đi qua điện thoại mà các công ty cần lưu trữ vì một số lý do sau
- Cải thiện đào tạo và kỹ năng của nhân viên.
- Giám sát cuộc gọi.
- Đánh giá phản ứng về dịch vụ khách hàng của công ty.
- Lý do pháp lý.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ghi âm cuộc gọi
Ghi âm cuộc gọi trong hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng được sử dụng rất phổ biến. Nó giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công của công việc và cho phép bạn cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng.
Giám sát cuộc gọi
Những bộ phận như bán hàng hay chăm sóc khách hàng thường xuyên phải thực hiện nhiều cuộc gọi hay nhận nhiều cuộc gọi từ khách hàng. Khi sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi, doanh nghiệp có thể kiểm soát và theo dõi được nội dung các cuộc gọi ra vào của công ty.
Bạn có thể mở file ghi âm để nghe lại nội dung của một cuộc gọi điện thoại quan trọng nào đó. Hoặc biết được nhân viên hoặc khách hàng đã nói gì? Nhân viên tư vấn sản phẩm có đúng quy trình và nội dung yêu cầu hay không. Từ đó doanh nghiệp có các biện pháp sửa chữa và khắc phục phù hợp.
Tóm lại, qua tính năng ghi âm cuộc gọi bạn có thể giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận thường giao tiếp với khách hàng như bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng.
Cải thiện dịch vụ khách hàng bằng tổng đài ghi âm cuộc gọi
Chức năng của tổng đài ghi âm cuộc gọi giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp vì từ nay bạn có thể chủ động lắng nghe khách hàng.
Bạn có thể lọc và nghe lại các cuộc điện thoại than phiền, khiếu nại của khách hàng. Lắng nghe và thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng, yêu cầu của người tiêu dùng. Khi nghe lại cuộc gọi, bạn có thể đánh giá được phản ứng của khách hàng đối với dịch vụ bán hàng, chăm sóc người tiêu dùng của mình. Từ đó có những thay đổi và cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên
Khi sử dụng ghi âm cuộc gọi, bạn có thể dễ dàng đào tạo và giáo dục nhân viên của mình. Bạn có thể sử dụng chính cuộc gọi tư vấn của một nhân viên bán hàng xuất sắc nào đó làm case study, ví dụ minh chứng để đào tạo cho các nhân viên khác.
Ví dụ bạn mở lại đoạn ghi âm tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng của một nhân viên xuất sắc, sau đó phát lại cho các nhân viên khác nghe. Sau đó chỉ ra những gì nhân viên đó đã làm tốt hoặc chưa tốt. Đào tạo và hướng dẫn bằng các ví dụ thực tế sẽ rất sinh động và khiến nhân viên của bạn dễ nhớ hơn.
Giải quyết các tranh chấp pháp lý
Bằng cách ghi âm lại các cuộc gọi điện thoại quan trọng, đảm bảo bạn không bị bỏ sót bất cứ thông tin nào. Bạn có thể sử dụng bản ghi âm như hợp đồng miệng để giải quyết các tranh chấp với khách hàng.
Ví dụ như khi khách hàng gọi điện thoại khiếu nại công ty. Nhân viên chăm sóc khách hàng đã hướng dẫn và đưa ra các giải quyết thỏa đáng. Nếu khách hàng vẫn chưa hài lòng và tiếp tục muốn khiếu kiện lên tòa án, cơ quan pháp luật. Thì doanh nghiệp có thể sử dụng file ghi âm cuộc gọi của khách hàng và nhân viên công ty như bằng chứng để xử lý các tranh chấp không đáng có trước tòa.
Tổng đài ghi âm cuộc gọi GoCALL – giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp
Như vậy bạn đã tìm hiểu các lợi ích của tính năng ghi âm cuộc gọi trên tổng đài ảo. Vậy thì còn chần chờ gì nữa mà không sử dụng tổng đài ảo ngay hôm nay cho doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống tổng đài ảo GoCALL là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp được phát triển bởi GoSELL, có đầy đủ các tính năng của tổng đài chuyên nghiệp và giá cả vô cùng hợp lý. GoCALL giúp bạn xây dựng đội ngũ telesales, bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Sau đây là một số đặc điểm nổi trội của tính năng ghi âm cuộc gọi trên tổng đài GoCALL.
Dễ dàng thiết lập tổng đài ghi âm cuộc gọi
Việc thiết lập và sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi rất dễ dàng.
- Bật tính năng ghi âm tự động cho một hoặc nhiều người dùng chỉ với một vài cú nhấp chuột.
- Thiết lập ghi âm tự động các cuộc gọi đến cho các phòng ban.
- Nhanh chóng chọn cuộc gọi đến hoặc cuộc gọi đi để ghi âm.
- Có thể tắt tính năng ghi âm cuộc gọi ở các phòng ban không cần thiết, hoặc không ghi âm cuộc gọi ở điện thoại của Giám đốc, quản lý.
Phát lại hoặc tải xuống các bản ghi âm cuộc gọi bất cứ lúc nào
Bạn có thể ghi âm và lưu trữ cuộc gọi trong hệ thống trong vòng 30 ngày hoặc cho đến khi hết dung lượng bộ nhớ 10 GB. Có thể bỏ thêm phí để mua thêm dung lượng lưu trữ file ghi âm cuộc gọi trên hệ thống.
- Truy cập các bản ghi âm để tải xuống.
- Không giới hạn số lượng cuộc gọi được ghi âm.
- Không giới hạn thời gian các cuộc gọi được ghi âm.
- Các cuộc gọi điện thoại được ghi âm trong tối đa 30 ngày hoặc cho đến khi hết dung lượng bộ nhớ.
- Có thể mua thêm dung lượng bộ nhớ để kéo dài thời gian ghi âm và lưu trữ cuộc gọi trên hệ thống.
- Tải xuống từng bản ghi âm hoặc nhiều bản ghi âm để xem và phát lại.
Các tính năng khác
GoCALL còn có nhiều tính năng mở rộng như:
- Sau khi được bật, người dùng có thể chọn cuộc gọi đến hoặc đi cụ thể để ghi âm lại.
- Ghi lại các cuộc trò chuyện từ mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào.
- Quản lý nhân viên, chỉ những nhân viên được chỉ định và phê duyệt mới có thể truy cập vào bản ghi âm cuộc gọi.
- Nhận báo cáo về các cuộc gọi đến và đi.
- Xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc từ nhiều line điện thoại.
Kết luận
Như vậy qua bài viết trên, bạn đã tìm hiểu lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ghi âm cuộc gọi. Đó là xu thế hiện nay của các doanh nghiệp hiện đại trong thời đại công nghệ số 4.0.
Sử dụng tổng đài ảo của GoSELL bạn tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với tổng đài truyền thống. Có thể sử dụng cho nhiều chi nhánh cửa hàng. Điện thoại ảo còn rất nhiều lợi ích và tính năng nổi trội đang chờ bạn khám phá. Chúc bạn tìm được giải pháp tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
