Kiến thức

Ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý quán cafe

25 Tháng Chín, 2023

Tại sao hiện tại rất nhiều chủ quán cafe cũng như chuỗi cửa hàng lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe để thay cho các hình thức quản lý truyền thống. Hãy cùng tìm hiểu những ưu điểm vượt trội của phần mềm này nhé!

Tìm hiểu về phần mềm quản lý quán cafe

Khái niệm phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm để hỗ trợ các chủ kinh doanh quán cafe về bán hàng, in hóa đơn, tính tiền một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Phần mềm quản lý sẽ được tích hợp với thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, két tính tiền, máy POS,… giảm thiểu việc gian lận trong quá trình bán hàng, nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian quản lý giúp gia tăng doanh số.

Những tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe cần có những tính năng chuyên nghiệp nào để hỗ trợ các nhà kinh doanh:

• Quản lý các vấn đề về số bàn.
• Quản lý tồn kho của nguyên vật liệu.
• Tích hợp order tại quầy và phần mềm chọn món online.
• Hỗ trợ thu ngân, thanh toán hóa đơn khách hàng.
• Xây dựng và quản lý quán thông qua website cửa hàng hoặc app bán hàng, tích hợp phần nhiều thiết bị, dễ dàng quản lý từ xa.
• Tích hợp các thiết bị như máy in hóa đơn, POS,…
• Quản lý nhân viên theo ca là việc, phân quyền nhân viên với phạm vi thao tác trên phần mềm, quản lý chi tiết thông tin khách hàng…

Ứng dụng công nghệ vào quá trình vận hành và quản lý quán cafe không còn là điều xa lạ hay mới mẻ đối với ngành F&B ở thời điểm hiện tại. Việc sử dụng phần mềm vào quản lý giúp mọi hoạt động kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát hơn và còn tiết kiệm thời gian cũng như công sức. Qua đó có thể đầu tư cho thêm cho chăm sóc khách hàng và xây dựng chiến lược marketing.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm chuyên dùng để quản lý quán cafe khác nhau. Trong đó thì phần mềm chuyên dụng GoF&B được phát triển bởi công ty Mediastep Software Việt Nam, cùng nhà phát triển với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh GoSELL. Đáp ứng đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ giúp quản lý quán cafe và ngay cả chuỗi cửa hàng cà phê.

Xem thêm: Chuyện về lợi ích phần mềm quản lý cafe chưa ai kể với bạn

Phần mềm quản lý quán cafe GoF&B hỗ trợ bán hàng hiệu quả

Phần mềm ghi order gọi món real-time dễ sử dụng

Việc khách hàng phải đợi lâu mới đến lượt order, nhân viên phải lại tận bàn để order cho khách theo cách ghi chép thủ công,… Đặc biệt là vào những đợt cao điểm như cuối tuần hay ngày lễ. Đâu là những vấn đề bạn đang gặp phải trong quá trình kinh doanh và vận hành quán cafe.

Khách hàng sẽ không quan tâm đến việc quán bạn đông khách hay không, nhân viên phục vụ không order kịp… Họ chỉ quan tâm việc họ bỏ tiền ra và không muốn việc phải đợi chờ lâu. Chính vì vậy việc rút ngắn thời gian order chính là cách có thể tối ưu việc order và thời gian chờ đợi của khách hàng.

Với phần mềm GoF&B quản lý và order sẽ trở nên đơn giản hơn, nhanh chóng và chính xác hơn. Dễ dàng cài đặt và tích hợp trên nhiều thiết bị như smartphone, máy tính bảng, máy tính bàn,… Tiết kiệm chi phí bằng những thiết bị sẵn có. Gồm những tính năng sau:

• Thiết kế đơn giản, giao diện trực quan dễ dàng sử dụng
• Ghi nhận order của khách hàng.
• In hóa đơn và thanh toán nhanh chóng, chuyên nghiệp

Phục vụ tại bàng cũng có thể ghi nhớ những món mà khách hàng order thông qua smartphone, máy tính bảng rồi chuyển tiếp order đến quầy pha chế. Rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng. Cùng lúc đó thu ngân cũng có thể tiếp nhận thông tin order để có thể in hóa đơn và thanh toán ngay nếu khách hàng muốn mà không cần phải nhập lại thông tin.

Hỗ trợ nhân viên quầy pha chế không bỏ sót đồ

Tránh các trường hợp như làm sai món, làm thiếu món cho khách hàng hoặc tình trạng khách đến trước lại có đồ sau. Các tình trạng sai sót về tồn kho khách order xong mới bán là hết đồ pha chế… Với phần mềm quản lý quán cafe GoF&B các vấn đề trên sẽ được giải quyết triệt để.

Ngay sau khi đã order thành công, bạn có thể chuyển tiếp cho bên pha chế, ngay lập tức bên pha chế sẽ nhận được những món mình cần làm. Chính vì vậy vấn đề về sai món hoặc thiếu món sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể.

Phần mềm order cũng được sắp xếp theo thời gian khách gọi món, để tránh việc khách vào trước mà có món sau. Từ đó đảm bảo về thời gian chờ đợi món cho khách. Với những quán chưa tích hợp được máy tính bảng cho bên pha chế thì bạn có thể sử dụng máy in trực tiếp in order và đưa cho pha chế.

Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác

Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Giao diện thanh toán cho thu ngân được thiết kế đơn giản, trực quan và dễ dàng sử dụng. Thao tác nhanh chóng hơn với những tính năng: ghi nhận order, chuyển tiếp order cho bên pha chế, đổi món, hủy món, thanh toán,…

Tự động tính tiền, in hóa đơn

Tránh việc khách hàng phải chờ đợi quá lâu để được thanh toán. Đông khách dẫn đến việc tính toán nhầm lẫn, rắc rối với việc áp dụng mã giảm giá, voucher khi có bất cứ chương trình khuyến mãi nào, tính thuế, chi phí phục vụ…

Với phần mềm quản lý quán cafe, thu ngân chỉ mất vài thao tác đơn giản để tính toán và in hóa đơn thanh toán. Giúp mọi hoạt động được nhanh chóng và hiệu quả ngay cả những lúc quá đông khách, mọi vấn đề về phục vụ vẫn được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Ngay cả khi quán cần áp dụng bất kỳ chương trình khuyến mại hoặc mã giảm, chỉ cần click và chọn chương trình thì số tiền khấu trừ sẽ được tự động tính trên tổng hóa đơn. Tránh trường hợp nhầm lẫn cho nhân viên trong quá trình tính tiền cho khách.

Hữu ích cho bạn: Các mô hình kinh doanh FnB có tiềm năng phát triển nhất hiện nay

Các tính năng ưu việt của phần mềm quản lý quán cafe GoF&B

Quản lý đơn hàng

Giúp chủ quán nhanh chóng nắm rõ các thông tin đơn hàng và tình trạng của đơn hàng để thuận tiện theo dõi.

Tất cả đơn hàng và trạng thái đơn hàng được quản lý tập trung, dễ dàng theo dõi. Hiển thị đơn hàng và trạng thái theo bàn cho thực khách tại nhà hàng. Cho phép thêm món khi khách order theo bàn, dễ dàng quản lý, tránh sai sót.

Quản lý tồn kho, định lượng nguyên vật liệu

Phần mềm quản lý quán cafe GoF&B giúp chủ quán luôn chủ động biết được tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Từ đó, có kế hoạch mua nguyên liệu kịp thời và hợp lý, tránh việc thiếu đồ hay mua thừa quá nhiều không dùng kịp.

Cho phép quy đổi sang nhiều đơn vị định lượng, cho phép định lượng nguyên liệu cho từng, kiểm soát lượng thực phẩm, nguyên liệu bán ra mỗi ngày. Hệ thống tự động cập nhật với mỗi sản phẩm, nguyên liệu bán ra.

Hỗ trợ báo cáo và kiểm kê kho hàng mỗi khi giao ca, mở ca, kết ca. Quản lý nguyên vật liệu theo danh mục, nhà phân phối và đơn đặt hàng.

Quản lý khách hàng

Giúp phân nhóm khách hàng và xây dựng các chiến lược Marketing phù hợp: Lưu trữ chi tiết tất cả thông tin khách hàng từ Online đến Offline, giúp cho chủ cửa hàng xác định tổng số lượng khách hàng đã đăng ký, tạo tài khoản mua hàng và đặt hàng.

Hỗ trợ phân nhóm khách hàng (theo thông tin khách hàng, đơn hàng, sản phẩm đã mua, hình thức mua sắm…).

Dễ dàng xác định khách hàng đó là ai, lịch sử mua hàng, đơn hàng gần nhất của họ bằng cách tìm kiếm theo họ tên, email, số điện thoại, quét mã vạch khách hàng.

Quản lý nhà cung cấp

Kiểm soát thông tin, phân loại các đơn vị cung cấp, giúp chủ quán tiến hành hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Cho phép thêm, xóa, sửa nhà cung cấp với thao tác dễ dàng. Hỗ trợ tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp khi cần nhập thêm hàng vào kho.

Quản lý nhân viên

Dễ dàng quản lý và kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên: Cho phép người quản lý phân quyền truy cập cho nhân viên phục vụ theo chức năng (thu ngân, phục vụ bàn, lễ tân, bếp,…). Hỗ trợ sắp xếp nhân viên làm việc theo chi nhánh nhanh chóng.

Đa dạng phương thức thanh toán và vận chuyển

Giúp quá trình giao dịch được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ: Cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức như: Thẻ ghi nợ (Debit card), thẻ tín dụng (Credit card) gồm Visa/Mastercard/JCB, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử gồm VNPay/MoMo hoặc thanh toán tiền mặt tại khi thanh toán tại quầy và trên website cửa hàng.

Khách có thể lựa chọn đơn vị vận chuyển AhaMove được tích hợp trên website. Cho phép người bán tự vận chuyển với đội ngũ giao hàng riêng giúp tăng trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Tạo các chương trình khuyến mãi

Thu hút khách trở lại quán và gia tăng giá trị vòng đời của khách hàng: Cho phép tạo ưu đãi với nhiều hình thức như giảm giá, miễn phí giao hàng… để kích thích hành vi mua hàng và đẩy mạnh doanh số vượt trội.

Giúp xây dựng chương trình khách hàng thân thiết giúp giữ chân khách hàng. Tạo và tích điểm thành viên cho khách hàng khi đăng ký làm thành viên thân thiết (Áp dụng chương trình giảm giá cho từng phân khúc khách hàng riêng biệt).

Phân tích – Báo cáo – Thống kê

Dễ dàng kiểm tra, nắm bắt số liệu để điều chỉnh tình hình kinh doanh đúng đắn: Theo dõi tình hình kinh doanh chi tiết theo các hạng mục: Doanh thu chi phí, lãi lỗ, lịch sử bán hàng, thống kê hóa đơn, hiệu quả kinh doanh trên các nền tảng bán hàng, hình thức mua hàng…

Theo dõi tổng quan và chi tiết được các phiên giao dịch (theo ca, đơn hàng, nguyên vật liệu, sản phẩm, khách hàng, xu hướng kinh doanh).

Hỗ trợ quản lý các khoản chi phí và thuế. Phân tích báo cáo doanh thu chính xác và chi tiết mọi lúc mọi nơi thông qua biểu đồ trực quan theo thời gian. Xác định được số lượng sản phẩm bán ra, doanh thu đang xử lý… Thống kê kết quả kinh doanh chi tiết, trực quan và nhanh chóng giúp giám sát chặt chẽ hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Thông qua bài viết trên GoSELL đã cung cấp đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích về tính năng ưu việt của phần mềm quản lý quán cafe cũng như làm thế nào để có thể ứng dụng phần mềm quản lý cho cửa hàng của bạn một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công.