Xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản và hiệu quả nhất

10 May, 2022

Trang chủ » Quản lý bán hàng » Xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản và hiệu quả nhất

Nghiệp vụ quản lý kho vô cùng phức tạp, trong đó từng bước phải được xử lý hiệu quả và phù hợp với tính chất của doanh nghiệp. Việc triển khai tốt quy trình này nhằm đảm bảo cho các hoạt động liên quan khác diễn ra suôn sẻ và đóng góp tích cực cho hiệu quả kinh doanh.

Xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản và hiệu quả

Nghiệp Vụ Quản Lý Kho Là Gì?

Nghiệp vụ quản lý kho có tên tiếng Anh là Warehouse Operation, là quy trình kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động của kho hàng từ khi nhập hàng vào kho cho đến khi các mặt hàng được chuyển đi, bán hay tiêu thụ.

Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Nghiệp Vụ Quản Lý Kho?

Quản lý kho hàng có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu, vận chuyển và sản xuất hàng hóa. Sau đây, hãy cùng GoSELL tìm hiểu một số lợi ích khi sử dụng nghiệp vụ quản lý kho nhé.

Tham khảo thêm về hoạt động quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ tại đây: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ 

Lợi ích khi sử dụng nghiệp vụ quản lý kho

Kiểm Soát Và Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Nghiệp vụ quản lý kho cho phép bạn lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa của mình từ một địa điểm duy nhất. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. 

Ngoài ra, nghiệp vụ cũng có thể làm giảm chi phí vận chuyển, tăng tính linh hoạt và giảm nhu cầu về mặt nhân sự cho doanh nghiệp.

Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng

Quản lý kho hàng cho phép cung cấp và phân phối kịp thời các sản phẩm của bạn đến tay khách hàng hay đại lý, từ đó làm tăng năng suất lao động và sự hài lòng của khách hàng. 

Quy trình này còn giúp giảm thiểu sai sót, hư hỏng cho hàng hóa, tránh bị thất lạc hoặc mất cắp trong quá trình thực hiện đơn hàng, giúp bạn giao hàng đúng hẹn và nâng cao giá trị thương hiệu trong nhận thức của khách hàng.

Giảm Thiểu Rủi Ro Cho Hàng Hóa

Lưu kho là một quá trình được bảo hiểm, có nghĩa là nếu sản phẩm của bạn bị hư hỏng hoặc bị đánh cắp, bạn sẽ nhận được tiền bồi thường để giúp bạn bổ sung hàng trong kho. 

Lưu trữ hàng hóa trong nhà kho được kiểm soát nhiệt độ tốt sẽ bảo vệ chúng khỏi bị hư hỏng và ngăn ngừa những thay đổi không mong muốn về màu sắc hoặc kết cấu.

Nâng Cao Hiệu Suất Hoạt Động Của Doanh Nghiệp

Nhà kho đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng công ty của bạn đáp ứng được các mục tiêu năng suất của mình. Hệ thống quản lý kho hàng bổ sung tính hiệu quả, nhất quán và kiểm soát chất lượng cho quy trình bằng cách giúp bạn di chuyển hàng hóa đến kho của mình với tốc độ tối đa, đồng thời cải thiện các giai đoạn của quy trình này. 

Hơn thế nữa, người lao động có thể thực hiện nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn bởi vì họ có chính xác mục tiêu và thời điểm hoàn thành công việc.

Quy Trình Nghiệp Vụ Quản Lý Kho Hiệu Quả

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho phụ thuộc vào quy mô hoạt động của nhà kho, loại kho, loại hàng hóa, khối lượng hàng hóa và các yêu cầu pháp lý đang hiện hành. Tuy nhiên, quy trình này thông thường gồm có 6 bước chính như sau: 

Nhận Hàng

Nhận hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất của quy trình nghiệp vụ quản lý kho. Nó liên quan đến rất nhiều hoạt động tiếp theo và bất kỳ sự gián đoạn nào trong bước này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. 

Đầu tiên, nhà kho phải xác minh rằng họ đã nhận được đúng sản phẩm, số lượng cũng như tình trạng và thời điểm nhận hàng. Sau đó, hàng hóa sẽ được kiểm tra xem có hư hỏng không. Nếu có bất kỳ thiệt hại vật chất nào, việc kiểm tra toàn bộ hàng hóa trong lô sẽ được thực hiện. Sau khi kiểm tra, hàng hóa được đưa đến khu vực nhập hàng.

Cách tối ưu hóa quy trình nhận hàng:

  • Sử dụng xe nâng điện hay băng tải cho phép bạn bốc dỡ hàng hóa, dọn dẹp các khu vực bến tàu nhanh và hiệu quả hơn. 
  • Máy đo kích thước tự động hóa việc nắm bắt trọng lượng và kích thước của bưu kiện hay pallet, nhằm tăng tốc quá trình nhận hàng của bạn.
  • Thiết lập phần mềm như hệ thống quản lý lao động và lịch trình cập bến cho phép bạn phân bổ đúng lượng nhân sự phù hợp bằng cách dự đoán chính xác các chuyến hàng sắp tới.

Cách tối ưu hóa quy trình nhận hàng

Nhập Hàng

Nhập hàng là quá trình di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến nơi lưu trữ. Quá trình này liên quan đến việc tính toán các yêu cầu về không gian cho mỗi kiện hàng hóa. Các hàng hóa tương tự nhau thường được lưu trữ cùng nhau để có thể định vị và phân phối dễ dàng. 

Tối ưu hóa quy trình nhập hàng:

  • Cài đặt hệ thống quản lý không gian nhà kho và rãnh tự động để biết được vị trí đặt hàng tốt nhất dành cho từng loại sản phẩm khác nhau nhằm sử dụng tối đa không gian. 
  • Sử dụng ứng dụng và thiết bị di động nhập hàng để chỉ đạo nhân viên lưu trữ hàng hóa vào đúng vị trí.

Lưu Trữ

Lưu trữ là quá trình hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất của chúng. Khi được thực hiện đúng cách, bạn sẽ tối ưu hóa được diện tích nhà kho của bạn và tăng hiệu quả lao động.

Tối ưu hóa quy trình lưu trữ:

  • Sử dụng phần mềm tự động tính toán việc sử dụng kho lưu trữ và liên tục theo dõi KPI lưu kho
  • Hệ thống tối ưu hóa rãnh có thể hỗ trợ bạn phân bổ vị trí lưu trữ tốt nhất cho một hàng hóa nhất định. 
  • Sử dụng hệ thống lưu trữ nhà kho phù hợp theo quy mô của cơ sở nhằm tối đa hóa không gian theo chiều ngang và chiều dọc, đồng thời cải thiện hiệu quả của nhà kho.

Lấy Hàng

Lấy hàng là quá trình nhân viên thu thập các sản phẩm trong kho để thực hiện đơn đặt hàng của khách. Vì đây là quy trình tốn kém nhất trong kho hàng, chiếm tới 55% tổng chi phí hoạt động nên việc tối ưu hóa quy trình này sẽ cho phép bạn giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả quản lý kho hàng của mình. 

Việc hợp lý hóa quy trình này cũng nên tập trung vào việc đạt được độ chính xác cao hơn, vì sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.

Tối ưu hóa quy trình lấy hàng: 

  • Các thiết bị di động và thiết bị đeo không dây cho phép nhân viên xem danh sách chọn hàng, truy cập hệ thống trong thời gian thực và quét mọi nơi trong nhà kho.
  • Tiến hành phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho và cải thiện cách bố trí kho hàng của bạn.

Đóng Gói

Đóng gói là công việc kết hợp tất cả các mặt hàng trong một đơn bán hàng lại với nhau và chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển. Quá trình này bao gồm hoạt động đóng gói các mặt hàng trong một thùng chứa phù hợp, cân đơn hàng đã đóng gói, in nhãn có liên quan và chọn dịch vụ chuyển phát nhanh phù hợp để hoàn thành việc giao hàng của bạn.

Tối ưu hóa quy trình đóng gói:

  • Sử dụng phần mềm để hướng dẫn nhân viên thực hiện các nhiệm vụ. 
  • Sử dụng hệ thống tự động phân loại hàng hóa phù hợp với từng vật liệu đóng gói để giữ cho mặt hàng được an toàn khi vận chuyển với chi phí đóng gói thấp nhất.

Vận Chuyển

Vận chuyển là quá trình xuất kho và bắt đầu hành trình vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay khách hàng. Việc vận chuyển chỉ được coi là thành công nếu đơn hàng được giao một cách an toàn, đúng giờ, đi đúng phương thức vận chuyển và gửi đến đúng khách hàng.

Hàng hóa vận chuyển nên được đóng gói sớm để tránh tình trạng lộn xộn trong khu vực dàn hàng dẫn đến việc giao hàng muộn và nhầm lẫn. 

Tối ưu hóa quy trình vận chuyển:

  • Hệ thống quản lý lao động cho phép bạn phân bổ số lượng nguồn lực phù hợp cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa.
  • Việc có một thiết bị di động tích hợp ứng dụng vận chuyển giúp bạn kiểm soát thông tin các kiện hàng cũng như các chuyến tàu, chuyến bay dễ dàng và chính xác. 
  • Hệ thống sắp xếp hàng hóa cho phép bạn có những hướng dẫn chỉ dẫn rõ ràng cách xếp hàng an toàn và hiệu quả.

Tối ưu hóa quy trình vận chuyển

Tính Năng Quản Lý Kho Của GoSELL – Hỗ Tối Ưu Hóa Quy Trình Bán Hàng Của Bạn

Tính năng quản lý kho hàng của GoSELL giúp bạn kiểm soát được số lượng sản phẩm trên các kênh bán hàng. Từ đó, nhà quản lý có thể đề ra các kế hoạch kinh doanh phù hợp nhằm tránh tình trạng hết hàng hay thiết lập chương trình khuyến mãi kích cầu đối với các sản phẩm tồn kho.

Quản lý kho bằng nền tảng GoSELL

Với tính năng này, bạn có thể:

  • Tạo và quản lý đơn hàng online: đồng bộ số lượng tồn kho trên website bán hàng hay các sàn thương mại điện tử nhằm quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.
  • Kiểm tra và tìm kiếm sản phẩm: Bạn có thể kiểm tra trạng thái hàng tồn kho và tìm kiếm sản phẩm theo SKU, mã vạch hoặc tên sản phẩm cũng như theo dõi những sản phẩm nào đang sắp hết hàng để nhanh chóng bổ sung.
  • Kiểm soát quá trình đặt hàng: cho phép theo dõi và kiểm tra quá trình từ lúc khách hàng chọn mua sản phẩm cho đến lúc thanh toán.
  • Theo dõi lịch sử xuất/nhập/chuyển kho: số lượng hàng tồn sẽ có thay đổi khi sản phẩm được bán cho khách hàng hay nhập hàng từ nhà cung cấp và bạn có thể kiểm tra lịch sử trên hệ thống tại một kho hoặc giữa nhiều kho khác nhau.
  • Phân quyền cho nhân viên: Bạn có thể phân quyền cho nhân viên vào mục kho hàng để quản lý kho, kiểm tra và sửa đổi thông tin trong kho hàng một cách nhanh chóng.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về tính năng quản lý kho hàng tại đây: Giải quyết tồn kho không khó vì đã có quản lý kho hàng của GoSELL

Kết Luận

GoSELL vừa cung cấp một số thông tin hữu ích về quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Hi vọng bạn có thể áp dụng chúng để tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của mình.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline (028) 7303 0800 hoặc gửi Email về địa chỉ hotro@gosell.vn để được hỗ trợ.

NHẤN VÀO ĐÂY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN NGAY LẬP TỨC