Chứng từ giao nhận hàng hóa bao gồm những gì?

22 Tháng Chín, 2021

Để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một mặt hàng, bắt buộc phải có đầy đủ chứng từ giao nhận hàng hóa. Đây là công cụ để xác minh danh tính, nguồn gốc xuất xứ, số lượng sản phẩm,… Đồng thời chứng minh giao dịch hợp pháp giữ bên giao và bên nhận, làm cơ sở pháp lý cho việc thanh toán hoặc xử lý khiếu nại, bồi thường về sau này.

Vậy chứng từ trong giao nhận hàng hóa sẽ bao gồm những loại nào? Hãy cùng Mediastep tìm hiểu ngay sau đây.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong công tác thanh toán hàng hóa. Nó thể hiện rõ, đầy đủ đơn giá và tổng giá trị hàng hóa, cũng như các khoản tiền mà người nhận bắt buộc phải thành toán cho người giao.

Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn phải nêu rõ: ngày lập hóa đơn, thông tin bên mua và bên bán, thông tin hàng hóa, hình thức vận chuyển, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng,… 

Hiện nay, chúng ta có các loại hóa đơn thương mại sau:

• Hoá đơn tạm tính
• Hoá đơn chi tiết
• Hoá đơn trung lập
• Hoá đơn chiếu lệ 
• Hoá đơn chính thức
• Hoá đơn xác nhận

Xem thêm: Xuất khẩu hàng hóa có cần giấy phép không?

Phiếu đóng gói kiện hàng (packing list)

Với phiếu đóng gói là chứng từ giao nhận hàng hóa có vai trò rất quan trọng trong quá trình kiểm đếm khi nhập cảng. Trong đó, người bán bắt buộc phải khai trung thực và đầy đủ các thông tin gồm:

• Ngày lập phiếu
• Thông tin cụ thể của bên mua và bên bán
• Địa điểm giao nhận,xếp dỡ
• Hình thức vận chuyển (nếu rõ thông tin tên tàu, số chuyển,..)
• Mô tả đầy đủ thông tin hàng hóa bên trong: tên, đặc điểm, khối lượng, thể tích, số lượng, số kiện,…

Trong trường hợp không có phiếu đóng gói hàng hóa, khả năng cao là kiện hàng phải bị mở ra để kiểm tra toàn bộ. Quá trình này mất rất nhiều thời gian, có thể là chậm trễ thời gian giao nhận hàng. Đặc biệt, chi phí cho việc kiểm tra không hề nhỏ và sẽ do bên giao hàng chịu toàn bộ trách nhiệm.

Xem thêm: Xuất khẩu hàng hóa sang Hàn Quốc và những điều cần biết

Hợp đồng ngoại thương

Đây là chứng từ nhận giao nhận hàng hóa cực kỳ quan trọng, là cơ sở pháp lý cho thỏa thuận trao đổi hàng hóa giữa người mua và người bán. Trong hợp đồng thương mại có những quy định rõ ràng về:

• Người bán phải có trách nhiệm giao hàng cùng các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và toàn bộ quyền sở hữu hàng hóa cho người mua.
• Người mua có trách nhiệm phải thanh toán tiền hàng đầy đủ và đúng hạn

Ngoài ra, hợp đồng thương mại bắt buộc phải có đủ các điều khoản sau đây:

• Mô tả hàng hóa
• Quy định về chất lượng sản phẩm
• Đơn giá, thời hạn và hình thức thanh toán
• Số lượng hàng hóa, trọng lượng hàng hóa
• Thời gian và địa chỉ giao – nhận hàng cụ thể
• Quy cách đóng gói và nhãn hiệu hàng hóa
• Phiếu bảo hành (nếu có)
• Các trường hợp bất khả kháng, khiếu nại trọng tài và một số quy định khác.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa bắt buộc phải có trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, được cấp bởi các cơ quan thẩm quyền, phòng Công thương hoặc VCCI. Nó có vai trò cung cấp chính xác nơi khai thác hoặc sản xuất mặt hàng đó.

Ngoài ra, giấy chứng nhận xuất xứ còn đóng mang đến những lợi ích nhất định đối với nhà nhập khẩu và Nhà nước. Cụ thể đối với nhà nhập khẩu, nó sẽ tạo ra các ưu đãi thuế quan, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền thuế và bổ sung vào lợi nhuận. Đối với Nhà nước, C/O có thể hỗ trợ chống bán phá giá, duy trì hạn ngạch, thống kê thương mại,…

Thông thường, chúng ta có các mẫu chứng nhận xuất xứ sau đây:

• C/O mẫu A (dành cho hàng xuất khẩu Việt Nam)
• C/O form B (không ưu đãi, dành cho hàng xuất khẩu Việt Nam)
• C/O mẫu D (dành cho các nước trong ASEAN)
• C/O mẫu AK (dành cho ASEAN và Hàn Quốc)
• C/O mẫu E (dành cho ASEAN và Trung Quốc)
• C/O mẫu AJ (dành cho ASEAN và Nhật Bản)
• C/O mẫu AI (dành cho ASEAN và Ấn Độ)
• C/O mẫu AANZ (dành cho ASEAN – Australia – New Zealand)
• C/O mẫu S (dành cho Việt Nam và Lào; Việt Nam và Campuchia)
• C/O form EAV (dành cho Việt Nam và Liên minh Kinh tế Á – Âu)
• C/O mẫu KV (dành cho Việt Nam và Hàn Quốc)
• C/O mẫu VJ (dành cho Việt nam và Nhật Bản)
• C/O mẫu VC (dành cho Việt Nam và Chile)

Giấy xác nhận chất lượng (Certificate of quality)

Giấy chứng nhận chất lượng là chứng từ giao nhận hàng hóa được dùng để chứng minh chất lượng và số lượng hàng hóa phù hợp với những quy định đặt ra trong hợp đồng hay không. Thông thường, nó có thể được cấp bởi nhà xuất khẩu hoặc cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa.

Có 2 hình thức cấp giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa, gồm chứng nhận tư nguyện (thực hiện theo yêu cầu của cá nhân hoặc tổ chức) và chứng nhận bắt buộc (thực hiện theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước)

Giấy xác nhận số lượng (Certificate of quantity)

Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa giúp người nhận hàng có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra số lượng hàng hóa thực giao so với thỏa thuận trong hợp đồng. Thông thường, chỉ những mặt hàng được tính bằng số lượng mới cần loại chứng nhận này. Điển hình như:

• Chè đóng gói
• Thuốc lá đóng gói
• Chai rượu, bia, nước ngọt,…

Giấy chứng nhận số lượng thường sẽ do các công ty giám định cung cấp.

Giấy xác nhận trọng lượng (Certificate of quantity)

Tương tự như giấy chứng nhận số lượng, nhưng giấy chứng nhận trọng lượng sẽ dùng để kê khai những mặt hàng được tính trên cơ sở trọng lượng trong quá tình. Đó có thể là gạo, cà phê, đường, muối,… Giấy chứng nhận trọng lượng cũng được cấp bởi các công ty giám định.

Các chứng từ giao nhận hàng hóa khác

Ngoài những chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng nêu trên, quá trình xuất – nhập khẩu còn yêu cầu một số chứng từ cần thiết sau đây:

• Giấy xác nhận thông tin đặt chỗ trên các phương tiện vận tải 
• Biên lai nhận hàng 
• Telex Release
• House Bill of Lading
• Master B/L 
• Hóa đơn giao nhận
• Giấy gửi hàng theo đường biển
• Giấy chứng nhận về bảo hiểm hàng hóa

Trên đây là những chứng từ giao nhận hàng hóa bắt buộc phải có khi xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa. Nếu thiếu, quá trình thông quan sẽ gặp rất nhiều khó khăn và khả năng cao là không thể thực hiện được. Do đó, doanh nghiệp xuất – nhập khẩu hàng hóa cần hết sức lưu ý! Mediastep chúc bạn thành công!