Kiến thức
Phần mềm quản lý khách sạn giúp ích gì cho nhà quản lý?
3 Tháng Tám, 2021
Với sự mở rộng về số lượng và chất lượng dịch vụ khách sạn, các nhà quản lý cần phải thay đổi phương pháp quản lý sao cho hiệu quả và có lợi nhất. Đây là lúc nhà quản lý cần đến sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý khách sạn, giúp cải thiện tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Mục Lục
Quản lý khách sạn là gì?
Quản lý khách sạn là một hệ thống tổ chức điều khiển các hoạt động của khách sạn và tiến hành hoạt động kinh doanh một cách khoa học và hiệu quả. Quy trình quản lý từng bộ phận trong khách sạn như lễ tân, khu ẩm thực đến các sự kiện diễn ra cũng như lập báo cáo kinh doanh.
Bất kỳ ai có khả năng giao tiếp nhanh và ứng phó với các tình huống bất ngờ trong khách sạn là người làm tốt công việc điều hành từng bộ phận độc lập một cách hợp lý và tuân thủ nghiêm ngặt.
Đối với tình hình kinh tế phát triển như hiện nay, quản lý khách sạn là một trong những ngành then chốt và đóng vai trò quan trọng không kém. Góp phần quan trọng vào ngành du lịch Việt Nam để phát triển kinh tế. Vì vậy, nhiều khách sạn và nhà hàng cần một người quản lý có thể điều phối hầu hết mọi thứ.
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn là phần mềm quản lý hệ thống thông tin giúp các bộ phận tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn. Hầu như có rất nhiều phần mềm đặt phòng khách sạn trên mạng, nhưng có thể chia làm hai loại chính:
- Phần mềm đơn giản và truyền thống – Giúp lưu trữ dữ liệu. Do đó, khách sạn cần có nhân viên IT hỗ trợ điều chỉnh và giải quyết các vấn đề.
- Phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây: Lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của nhà cung cấp. Trái ngược với phần mềm thông thường, bạn không cần đội ngũ CNTT. Nhờ công nghệ điện toán đám mây, hệ thống có thể được lưu trữ và truy cập ở bất cứ đâu, tất cả những gì bạn cần là kết nối Internet.
Xem thêm: Chi tiết các bước lập kế hoạch kinh doanh khách sạn
Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
Quản lý khách sạn thủ công chỉ áp dụng đối với các khách sạn nhỏ. Đối với các khách sạn lớn, người quản lý cần thay đổi phương pháp và cách thức quản lý của khách sạn hiệu quả và có lãi hơn. Đây là lý do tại sao các nhà quản lý khách sạn cần đến sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý khách sạn.
Việc kết hợp nhiều chức năng khác nhau để chuyên môn hóa các công việc của người quản lý như: quản trị nhân sự, đặt phòng khách sạn, hạch toán thu chi,… Điều đó giúp người quản lý khách sạn có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp và các quy trình trong quản lý khách sạn của mình.
Một số lợi ích của phần mềm quản lý ngành khách sạn mà chúng ta cần biết là:
Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Thay vì tính toán theo cách truyền thống như ghi chép kết hợp với thực hiện trên phần mềm Excel. Có thể thấy rằng ứng dụng phần mềm quản lý sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực và nguồn chi phí cao.
Với phần mềm quản lý khách sạn, bạn không phải vất vả nhập và tính toán từng số liệu này nữa. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu lần đầu và hệ thống sẽ tự động lưu lại bảng tính giá phòng, giá dịch vụ theo nhu cầu sử dụng và lựa chọn của khách hàng.
Vì vậy, lợi ích đầu tiên chúng ta thấy là việc tiết kiệm thời gian và công sức của con người. Ngày nay các khách sạn vừa và nhỏ còn được sử dụng phần mềm để quản lý chính xác các hoạt động của khách sạn, tiết kiệm cả nguồn lực và tiền bạc.
Độ chính xác cao
Nếu lượng khách ra vào quá đông thì áp lực cho lễ tân và sai sót trong khâu tính toán là rất lớn và sai sót khá cao. Điều này ảnh hưởng đến lợi nhuận và các nhà quản lý không thể theo dõi chính xác có bao nhiêu khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty.
Vì lý do này, các nhà quản lý cần có phần mềm đặt phòng khách sạn hỗ trợ trong kinh doanh để hiệu quả hơn, tránh nhiều sai sót cho nhân viên. Phần mềm của khách sạn sẽ xác định chính xác từng mã số cụ thể để cho phép người quản lý nắm rõ và đầy đủ về tình hình kinh doanh cũng như tiến độ công việc của nhân viên.
Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống
Mọi thông tin về khách sạn, nhân viên hay khách du lịch đều được lưu trữ hoàn toàn trong phần mềm. Các nhà quản lý không phải bới đống giấy tờ để tìm kiếm thông tin.
Họ không phải đến từng bộ phận để xem nhân viên có làm việc hay không. Theo đúng quy trình, mọi thông tin đã được phần mềm cập nhật và người quản trị có thể nhập, xuất dữ liệu bất cứ lúc nào và xem mọi lúc mọi nơi nếu cần thiết.
Quản lý hoạt động kinh doanh từ xa
Một trong những tính năng độc đáo của phần mềm quản lý khách sạn là quản lý kinh doanh từ xa. Nếu người quản lý đi công tác một tuần hoặc nửa tháng, người quản lý không phải đến thẳng khách sạn theo dõi hoạt động kinh doanh và kiểm tra công việc của nhân viên.
Việc người quản lý phải làm chỉ là mở ứng dụng và điều khiển từ xa, truy cập và giám sát mọi hoạt động công việc, cũng như tình hình kinh doanh của khách sạn. Người quản lý ở nhà hay ở khách sạn, chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có kết nối internet, mọi hoạt động của khách sạn đều nằm trong tay người quản lý.
Giao diện dễ sử dụng
Hiện tại, phần mềm đi kèm với giao diện thân thiện, giúp quá trình sử dụng và thao tác trên phần mềm trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Rất nhiều lợi thế cho người sử dụng mà không cần phải sửa chữa, tiết kiệm thời gian làm việc, giám sát chặt chẽ hoạt động của từng nhân viên.
Trên đây là tổng hợp những điều cần biết cũng như những lý do mà nhà quản trị nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn cho hoạt động kinh doanh của công ty. Hãy theo dõi GoSELL để biết thêm kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh.
