Được xem nhiều nhất
Cách áp dụng phương pháp FIFO để quản lý tồn kho hiệu quả
21 Tháng Sáu, 2023
Luân chuyển hàng hóa trong kho và quản lý kho có lẽ là vấn đề nan giải với các doanh nghiệp và cần có phương pháp để quản lý hiệu quả. Vậy bạn đã biết tới phương pháp FIFO? Hãy cùng tìm hiểu trong chủ đề này nhé!
Mục Lục
Phương pháp quản lý kho FIFO là gì?
FIFO là viết tắt của cụm từ First In First Out, nghĩa là nhập trước xuất trước. Phương pháp quản lý kho hàng này với mục đích để quản lý và luân chuyển hàng hóa theo phương thức là hàng nào nhập về kho trước sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Mục đích của phương pháp này chính là để đạt được mức luân chuyển hàng hóa tốt nhất trong kho. Như vậy, có thể hạn chế tối đa những thất thoát hay hư hỏng về hàng hóa trong kho do quá hạn sử dụng.
Đối tượng áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước
Phương pháp nhập trước xuất trước thường được áp dụng với các đối tượng:
- Những doanh nghiệp áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước trong trường hợp giá hàng hóa có tính ổn định hoặc đang trong thời kỳ giá có xu hướng giảm.
- Các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như: Mỹ phẩm, thực vật, dược phẩm…
Đặc điểm của phương pháp nhập trước xuất trước
Phương pháp nhập trước xuất trước thường có những đặc điểm cơ bản như sau:
- Phương pháp nhập trước xuất trước sẽ tuân theo dòng tồn kho tự nhiên như: những sản phẩm lâu đời sẽ được bán trước giúp cho việc ghi chép sổ sách kế toán được thực hiện dễ dàng và tránh xảy ra các sai sót hơn so với những phương pháp khác.
- Với phương pháp nhập trước xuất trước này thì những sản phẩm đầu tiên được mua vào sẽ là những mặt hàng đầu tiên được xuất ra. Trong thời buổi lạm phát kinh tế như hiện nay, FIFO ghi nhận theo mức giá cũ (thấp hơn mức giá khi xuất kho do vấn đề lạm phát) sẽ dẫn đến thu nhập ròng giảm phát, khiến doanh nghiệp phải trả thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn.
Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ
Phương pháp FIFO được sử dụng khi nào?
Thường thì phương pháp nhập trước xuất trước này sẽ được sử dụng để quản lý kho hàng hóa/sản phẩm dễ hư hỏng và có hạn sử dụng ngắn, trong đó phổ biến nhất là thực phẩm, thuốc và các loại mỹ phẩm.
Đây cũng được xem là một phương pháp quản lý phổ biến đối với các doanh nghiệp lưu trữ và sản xuất có khả năng trở nên lỗi thời hoặc lỗi mốt tương đối nhanh, có thể nói đến những sản phẩm công nghệ (thiết bị gia dụng, máy tính, điện thoại…) hoặc các sản phẩm may mặc, giày dép…
Mục đích cuối cùng của phương pháp nhập trước xuất trước này chính là để đạt mức luân chuyển tối ưu nhất cho kho hàng, ưu tiên đầu ra sản phẩm được lưu trữ lâu nhất và tránh bị lỗi thời hoặc hư hỏng.
Quản lý kho hàng với phương pháp nhập trước xuất trước không chỉ áp dụng cho môi trường kho hàng mà còn được sử dụng hàng ngày để quản lý những sản phẩm trong các cửa hàng tiện lợi về hàng tiêu dùng và trong các siêu thị.
Lợi ích của phương pháp nhập trước xuất trước trong quản lý hàng hóa
Trong các dịch vụ về vận tải hay quản lý kho hàng đều là quy trình quan trọng của logistic giúp cho doanh nghiệp tạo nên được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, hạn chế thấp nhất những vấn thất thoát, rủi ro trong việc quản lý tồn kho gây ra. Nhập trước xuất trước chính là nguyên tắc quản lý kho được các doanh nghiệp ứng dụng nhất hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu về lợi ích của phương pháp này trong quản lý tồn kho nhé.
Dễ kiểm soát, quản lý hàng
Phương pháp quản lý nhập trước xuất trước giúp hàng hóa trong kho được luân chuyển một cách có trình tự, dễ dàng kiểm soát. Đây cũng là phương pháp quản lý có ưu thế đối với các loại mặt hàng có hạn sử dụng như: Thực phẩm, mỹ phẩm, các sản phẩm thời trang có thể lỗi mốt…
Để có thể quản lý kho hàng hiệu quả, nhân viên quản lý kho cần biết cách quản lý hàng hóa theo line, theo kiện hàng… bằng những ký hiệu hay mã số nhất định. Qua đó, nhân viên kho sẽ phải sắp xếp hàng hóa theo đúng quy định và ghi rõ thông tin về từng loại hàng hóa, ngày nhập kho, ngày xuất kho để thuận tiện trong việc theo dõi và quản lý kho hàng.
Bên cạnh đó, các kiện hàng cũng cần được sắp xếp theo khu vực đã được quy định trước sao cho đảm bảo được vấn đề về không gian thông thoáng, có lối đi lại cho người và các phương tiện hàng hóa vận chuyển có thể ra vào.
Hạn chế hàng tồn kho và thất thoát
Nếu doanh nghiệp không bán những sản phẩm cũ ra kịp thời thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chịu vấn đề lỗ vốn khi sản phẩm hết hạn sử dụng, lỗi mốt, lỗi thời. Tuy nhiên, với nguyên tắc và quy trình quản lý nhập trước xuất trước thì sẽ hạn chế thấp nhất số lượng hàng tồn kho vì các lô hàng cũ đều đã được ưu tiên xuất trước.
Đặc biệt đối với ngành kinh doanh thời trang, những mặt hàng rất nhanh bị lỗi mốt, các loại thực phẩm, đồ uống và sản phẩm công nghệ cũng vậy. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được rủi ro về việc không thể tiêu thụ được sản phẩm, cũng như tiết kiệm được chi phí lưu kho.
Mặt khác thì, việc áp dụng phương pháp và quy trình nhập trước xuất sau sẽ giúp cho các doanh nghiệp tránh được sự biến động của giá cả trên thị trường và tình trạng lạm phát. Bởi những sản phẩm được nhập sớm và xuất sớm sẽ đồng nghĩa với việc nó được bán với giá sát nhất với chi phí sản xuất đã được tính toán. Qua đây chắc bạn đã hiểu về những lợi ích của phương pháp nhập trước xuất sau, nhưng song song đó nó vẫn tồn tại những điểm yếu.
Điểm yếu của phương pháp nhập trước xuất trước
Bên cạnh những ưu điểm của hình thức quản lý FIFO như nêu trên thì chúng vẫn tồn tại một vài nhược điểm khác nhau.
Với hình thức quản lý hàng hóa này sẽ không phù hợp với những công ty có doanh thu không phù hợp với chi phí. Có nghĩa là hàng hóa theo thời gian sẽ giảm giá trị khiến cho lợi nhuận của doanh nghiệp cũng giảm theo.
Ngoài ra, nhược điểm của chúng còn không phù hợp cho những doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Bởi khi áp dụng cách này chi phí cho quản lý và khối lượng công việc tăng lên là rất lớn.
Ngoài ra với hình thức quản lý kho FIFO thì việc tồn đọng lại hàng hóa cũ chưa bán hết mà vẫn phải tiếp tục nhập hàng mới. Từ đó, khiến cho những hàng cũ càng bán chậm rãi hơn.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ý nghĩa của FIFO trong quản lý hàng hóa
Phương pháp FIFO đặc biệt có ý nghĩa trong lĩnh vực quản lý hàng hóa. Đối với lĩnh vực Logistics, thông qua quản lý kho bằng phương pháp FIFO nhằm:
- Giải quyết được mối lo về thời gian điều tra các linh kiện hay vật liệu đóng gói bị lỗi.
- Khi đã khoanh vùng được chính xác lô hàng lỗi giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tiền phế phẩm phát sinh.
- Uy tín của công ty cũng được bảo toàn, cũng như đảm bảo được lợi nhuận của công ty khi ngăn chặn lưu thông những sản phẩm không trùng hợp. Thương hiệu của doanh nghiệp bị ảnh hưởng sẽ tác động trực tiếp đến lượng hàng hóa bán ra sau này.
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất đến tay người tiêu dùng, tránh trường hợp phát sinh chi phí tiêu hủy, doanh thu hàng hóa cũng giảm.
Như đã nói ở trên, phương pháp FIFO tuy có nhiều ưu điểm khá hữu ích trong quản lý kho cho các doanh nghiệp. Nhưng song song với đó vẫn sẽ có những điểm yếu riêng như tồn đọng hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến chi phí. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần có phương pháp giúp tối ưu chi phí trong quản lý kho hàng, như việc ứng dụng công nghệ.
Tối ưu phương pháp FIFO bằng ứng dụng phần mềm quản lý tồn kho
Ngoài việc ứng dụng công nghệ để quản lý số liệu, các doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho để lựa chọn. Một trong số đó là GoSELL – nền tảng quản lý bán hàng với nhiều tính năng vượt trội. Dù thiết kế website, POS tại cửa hàng hay app bán hàng thì bạn cũng có thể tận dụng chức năng quản lý kho hàng của nền tảng để quản lý hàng tồn kho tốt hơn.
Giảm các vấn đề về thất thoát hàng hóa
GoSELL tự động cập nhập tồn kho khi có bất cứ giao dịch nào xảy ra, từ việc các đơn hàng được bán ngay tại cửa hàng. Hoặc khi bạn chuyển hàng qua lại giữa các kho hàng của các chi nhánh.
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng quản lý đơn hàng online trên các website, app bán hàng, sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee, TikTok Shop, GoMUA,… hoặc từ các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo… Tất cả đơn hàng đều được tự động đồng bộ khi được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển, hoặc khi đơn hàng giao không thành công ví dụ như khách trả hàng thì số lượng hàng hóa cũng sẽ tự động được cộng vào kho hàng.
Quản lý hàng hóa bằng mã vạch
- Với mã SKU bạn có thể dễ dàng cộng trừ hàng hóa xuất kho nhanh chóng. Hàng hóa được phân loại rõ ràng từ: Màu sắc, loại, kiểu dáng…
- Mã IMEI: Thích hợp cho những ngành hàng điện thoại, linh kiện giúp kiểm soát chi tiết đến từng sản phẩm. Cập nhật chi tiết mã IMEI giúp việc quản lý tồn kho vô cùng đơn giản.
- Barcode: Mã barcode được lập tự động hoặc nhập theo mã vạch trên sản phẩm bằng thao tác quét mã đơn giản. Dễ dàng truy xuất thông tin của sản phẩm: Số lượng tồn kho, thông tin mô tả, giá bán, hình ảnh và chi nhánh còn hàng… bằng thao tác quét mã barcode đơn giản.
Nắm bắt được số lượng sản phẩm tồn kho
- Sử dụng bộ lọc, thống kê các sản phẩm có số lượng tồn thấp để kịp thời nhập hàng.
- Hoặc đưa ra kế hoạch khuyến mãi đẩy hàng khi số lượng tồn kho cao.
- Đơn hàng, số lượng hàng tồn, được tự động lưu lại trong hệ thống theo thời gian chính xác.
Quản lý xuất nhập kho đơn giản
Hệ thống sẽ lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhập xuất kho một cách cụ thể đầy đủ nhất. Biết được người tạo đơn, tự động cập nhật tồn kho và thời gian tạo đơn. Dễ dàng tìm kiếm tồn kho theo thời gian thực, chi nhánh, người tạo, tất cả sản phẩm, thêm tồn kho, đặt tồn kho, hoàn kho, quản lý kho theo số lô và hạn sử dụng…
Dễ dàng theo dõi báo cáo kho hàng
Cập nhật chi tiết về báo cáo kho hàng cho các doanh nghiệp, từ các mặt hàng bán chạy, số lượng các mặt hàng đã bán ra trong tháng, số doanh thu mà các mặt hàng đã bán mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Dựa vào những chi tiết trong báo cáo, bạn có thể đưa ra những phương án cho tháng tới một cách hợp lý nhất.
Qua bài viết trên, GoSELL đã cung cấp đến bạn đọc thông tin về phương pháp FIFO là gì? Cũng như những lợi ích của phương pháp này đối với doanh nghiệp. Cũng tùy theo ngành nghề hay lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp nên lựa chọn những phương pháp quản lý cũng như những công cụ hỗ trợ phù hợp.
