Kiến thức

Thành phẩm là gì? Quy trình quản lý thành phẩm hiệu quả cho doanh nghiệp

17 Tháng Tư, 2024

Thành phẩm là yếu tố không thể thiếu trong việc xác định hàng tồn kho cũng như doanh thu của công ty. Vì vậy cần có các hạch toán và ghi nhận chi tiết để việc quản lý tài chính cho doanh nghiệp được dễ dàng hơn. Vậy thành phẩm là gì và có cách nào để quản lý thành phẩm hiệu quả? Cùng GoSELL tìm hiểu ngay trong bài viết này bạn nhé.

Thành phẩm là gì?

Thành phẩm hay còn gọi là Finished goods, là các sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất, chế biến do bộ phận sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê bên ngoài gia công. Toàn bộ thành phẩm đều đã được kiểm nghiệm và đánh giá một cách kỹ lưỡng để đạt tiêu chuẩn nhập kho.

Bên cạnh khái niệm về thành phẩm là gì, còn có khái niệm về bán thành phẩm là những sản phẩm chỉ mới hoàn thành xong một công đoạn nào đó trong quy trình sản xuất. Những thành phẩm này đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định nhập kho để hoàn thiện hoặc có thể bán những phần nhỏ ra bên ngoài.

Ngoài ra, bạn cũng cần phân biệt rõ giữa hai khái niệm thành phẩm và sản phẩm như sau:

Về thành phẩm

• Thành phẩm chính là kết quả cuối cùng của một quy trình sản xuất. Được gắn liền với một quy trình sản xuất công nghệ và nằm trong quy mô của một doanh nghiệp nhất định.
• Phạm vi của thành phẩm được xác định ở giai đoạn cuối của quy trình công nghệ trong giai đoạn sản xuất.

Còn về sản phẩm

• Sản phẩm chính là kết quả cuối cùng của một quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Và phạm vi của sản phẩm bao gồm thành phẩm và bán thành phẩm.

Cách đánh giá thành phẩm chính xác

Thông thường thành phẩm sẽ được đánh giá dựa trên giá thành sản xuất thực tế theo nguyên tắc giá gốc. Tuy nhiên, bạn có thể linh hoạt thay đổi phương pháp đánh giá sao cho phù hợp với tình hình thực tế nhất. Việc đánh giá thành phẩm sẽ bao gồm:

Đánh giá thành phẩm nhập kho

Đối với các thành phẩm do bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất ra, hoàn thành nhập kho sẽ được đánh giá dựa vào giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Các chi phí này đã bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí thuê nhân công,…

Đối với những thành phẩm thuê bên ngoài gia công sản xuất, hoàn thành nhập kho sẽ được phản ảnh dựa trên thực tế gia công. Trong đó bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí liên quan trực tiếp như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hay hao hụt,…

Để tính giá gốc của thành phẩm nhập kho, kế toán có thể tham khảo cách tính sau:

• Thành phẩm thuê ngoài chế biến = Chi phí chế biến + Chi phí liên quan trực tiếp đến công việc chế biến

Đánh giá thành phẩm xuất kho

Việc đánh giá thành phẩm xuất kho cần dựa trên giá thành sản xuất thực tế xuất kho. Thành phẩm thuộc nhóm tài sản hàng tồn kho, vì vậy dựa vào chuẩn mực số 02 của kế toán hàng tồn kho thì việc tính giá thành thực tế của sản phẩm có thể áp dụng một trong bốn phương pháp sau:

• Phương pháp tính theo giá đích danh.
• Phương pháp bình quân gia quyền.
• Phương pháp nhập trước, xuất trước.
• Phương pháp nhập sau, xuất trước.

Trong đó, giá gốc của thành phẩm xuất kho có thể tính dựa theo công thức:

• Giá gốc thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền

Đối với cách xác định đơn giá bình quân gia quyền, kế toán viên có thể xác định như sau:

• Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ lưu trữ = Giá gốc thành phẩm bị tồn đầu kỳ + Giá gốc thành phẩm nhập trong kỳ

Hoặc có thể sử dụng công thức:

• Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Số thành phẩm bị tồn đầu kỳ + Số thành phẩm nhập trong kỳ

Xem thêm: Giá vốn hàng bán là gì? Cách tính giá vốn chuẩn chỉnh trong kinh doanh

Quy trình quản lý kho thành phẩm đơn giản

Sau khi hiểu rõ khái niệm thành phẩm là gì và cách đánh giá thành phẩm, kế tiếp GoSELL sẽ thông tin đến bạn quy trình quản lý kho thành phẩm đơn giản. Cụ thể như sau:

Quản lý xuất kho

Đối với kho thành phẩm, khi nhận được thông báo thì cần phải xuất thành phẩm ra kho và kế toán kho sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng để đảm bảo đủ thành phẩm theo yêu cầu xuất.

Sau khi đảm bảo số lượng thành phẩm đã đủ thì tiến hành lập phiếu xuất kho, trong đó phiếu xuất sẽ được lập dựa trên thông tin đơn hàng và sau khi việc lập phiếu đã hoàn tất thì sẽ được chuyển đến thủ kho. Cuối cùng, thủ kho sẽ thực hiện xuất kho theo đúng dữ liệu trên phiếu xuất kho đã được lập.

Quản lý nhập kho

Ngay khi có yêu cầu nhập thành phẩm vào kho, thủ kho cần kiểm tra lại thành phẩm và ký xác thực vào giấy giao nhận. Lúc này, thủ kho tiếp tục lập phiếu nhập kho rồi ký nhận, đồng thời thực hiện nhập kho thành phẩm, cập nhật dữ liệu để theo dõi chính xác số lượng thành phẩm được lưu trữ trong kho.

Quản lý chuyển kho thành phẩm

Trường hợp phát sinh nhu cầu chuyển đổi thành phẩm giữa các kho với nhau, thì quản kho cần phải gửi đề xuất để có sự chấp thuận của phòng ban, hoặc bộ phận có thẩm quyền. Khi đề xuất được phê duyệt thì quản kho tiến hành lập phiếu chuyển kho thành phẩm.

Khi chuyển thành phẩm tới kho yêu cầu, cần đảm bảo quy trình kiểm kê số lượng thành phẩm thật chi tiết. Song song đó, cập nhật dữ liệu để theo dõi được lượng thành phẩm giữa các kho, tránh xảy ra sai sót, bất cập.

Tìm hiểu thêm: Quản lý hàng tồn kho không còn khó khăn nếu thực hiện đúng cách

Sự cần thiết của việc quản lý kho thành phẩm

Việc tuân thủ đúng các quy trình mà GoSELL vừa đề cập ở trên, sẽ giúp người lãnh đạo dễ dàng nắm bắt những thay đổi của thành phẩm, kịp thời phát hiện sai sót và có biện pháp xử lý nhanh chóng. Cũng thông qua việc quản lý, doanh nghiệp không chỉ có thể kiểm soát được lượng hàng hóa có trong kho, mà còn đảm bảo được tiêu chuẩn tốt nhất khi xuất thành phẩm ra khỏi kho.

Hiểu được sự cần thiết cũng như tầm quan trọng của công tác quản lý kho hàng, nhằm giảm bớt áp lực cho người lãnh đạo, GoSELL đã không ngừng nghiên cứu và phát triển tính năng quản lý kho hàng với khả năng:

Đồng bộ dữ liệu tồn kho trên đa kênh

Ngay khi phát sinh thao tác thay đổi tồn kho, số lượng thành phẩm sẽ được tự động cập nhật đồng đều trên các kênh khác nhau. Từ doanh nghiệp/cửa hàng trực tiếp, cho đến website, app bán hàng, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada,…) và cả trên kênh mạng xã hội (Facebook, Zalo, Tiktok Shop).

Tất cả thông tin về thành phẩm, tồn kho sẽ được lưu lại chính xác trên hệ thống giúp bạn quản lý kho hàng chỉ trên một nền tảng – một màn hình duy nhất.

Hỗ trợ theo dõi tồn kho ở tất cả các chi nhánh

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sở hữu nhiều chi nhánh, tính năng quản lý chi nhánh cũng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm và nhận biết biến động tồn kho ở kho tổng, hoặc ở các chi nhánh. Cho phép tạo phiếu chuyển hàng và tự động trừ kho khi bạn tạo phiếu chuyển hàng. Từ đó, bạn có thể giám sát và xem lại toàn bộ lịch sử chuyển hàng, tránh tình trạng lạc mất hàng hóa không rõ nguyên do.

Hỗ trợ quản lý tồn kho với mã SKU, IMEI và Barcode

• Với mã SKU bạn có thể dễ dàng cộng trừ hàng hóa xuất kho nhanh chóng, hàng hóa sẽ được phân loại rõ ràng từ màu sắc, kiểu dáng,…
• Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực công nghệ, chuyên cung cấp các mặt hàng linh kiện, điện thoại,… thì bạn có thể tạo mã IMEI để quản lý kho hàng dễ dàng hơn. Tính năng cho phép bạn chỉnh sửa giá, mô tả hàng hóa chi tiết và giúp việc tìm kiếm sản phẩm tiện lợi hơn.
• Với mã Barcode sẽ được lập tự động hoặc nhập theo mã vạch trên sản phẩm bằng thao tác quét mã đơn giản. Dễ dàng truy xuất thông tin của sản phẩm như số lượng tồn kho, thông tin mô tả, giá bán, hình ảnh,… chỉ với thao tác quét mã Barcode đơn giản.

Nhận biết chính xác thông tin số lượng hàng hóa

Tính năng đã có tích hợp bộ lọc giúp bạn dễ dàng thống kê:

• Các hàng hóa có số lượng tồn thấp để lên kế hoạch nhập hàng kịp thời.
• Các hàng hóa có số lượng tồn cao để lên kế hoạch tung mã giảm giá, hoặc chương trình khuyến mãi đẩy hàng. Tránh tình trạng để hàng hóa quá lâu, không thể tiêu thụ được nữa sẽ gây lãng phí.

Tính năng còn hỗ trợ sắp xếp hàng hóa theo thứ tự ưu tiên (từ cao đến thấp hoặc ngược lại) giúp bạn tìm kiếm hàng hóa tiện lợi hơn.

Theo dõi tất cả lịch sử tồn kho nhanh chóng

Toàn bộ đơn hàng, số lượng hàng tồn sẽ được lưu trữ cụ thể trong hệ thống theo thời gian chính xác. Thông qua đó, bạn có thể nhận biết:

• Nhân viên tạo đơn hàng, quá trình thay đổi tồn kho và thời gian tạo.
• Số lượng hàng đã bán, số lượng tồn còn lại.
• Nắm được trạng thái tất cả sản phẩm (sản phẩm nào đang bán, sản phẩm nào ngừng bán, hoặc sản phẩm nào bị lỗi).

Cho phép bạn phân quyền cho nhân viên để quản lý kho

Ngoài việc kiểm tra và quản lý kho hàng, thì việc quản lý nhân viên cũng quan trọng không kém. Để kiểm soát năng suất làm việc của nhân viên, tính năng cho phép bạn phân bổ công việc cho nhân viên cụ thể, tại đây họ có thể thực hiện các thao tác trong mục kho hàng. 

Bạn có thể phân cấp: nhân viên nào được kiểm tra kho, nhân viên nào được sửa đổi thông tin kho hàng,… Tùy vào từng vị trí mà nhân viên đang tiếp quản, bạn có thể phân quyền tương ứng với nhiệm vụ, vị trí của nhân viên đó cho phù hợp.

Tổng kết

Vừa rồi là những chia sẻ của GoSELL về khái niệm thành phẩm là gì, cách đánh giá và quản lý thành phẩm sao cho hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể hiểu rõ và không bị nhầm lẫn giữa khái niệm sản phẩm – thành phẩm, cũng như giúp bạn tự tin hơn trong việc quản lý kho hàng.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hoàn toàn có thể liên hệ đến đội ngũ chăm sóc khách hàng của GoSELL để được hỗ trợ và tư vấn kỹ hơn trong thời gian sớm nhất bạn nhé.