Kiến thức
SOW là gì? Ý nghĩa và các bước viết SOW hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp
9 Tháng Tư, 2024
SOW là một trong các yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Vậy SOW là gì và có ý nghĩa với doanh nghiệp ra sao? Làm thế nào để viết một bản phạm vi công việc SOW hoàn chỉnh cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết đến bạn, đừng bỏ lỡ nhé!
Mục Lục
SOW là gì?
SOW là gì? Đây là viết tắt của cụm từ Statement Of Work, nghĩa là báo cáo trình tự các công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện. Trong bản phạm vi công việc SOW, doanh nghiệp cần đưa ra đầy đủ các thông tin như: timeline thực hiện, mục tiêu dự án, khối lượng công việc, những tiêu chuẩn về chất lượng công việc,… Tùy theo tính chất và đặc điểm của từng đầu công việc mà các yếu tố trên có thể được thay đổi một cách linh hoạt.
SOW trong marketing là gì?
Sau khi đã hiểu SOW là gì, tiếp theo hãy cùng GoSELL tìm hiểu sơ khái niệm SOW trong marketing. Theo đó, SOW trong marketing là một tập hợp các công việc cần được triển khai chi tiết và cụ thể cho chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp.
Chúng sẽ ghi chép toàn bộ những tiến trình cần thực hiện, nhằm đem lại hiệu quả về doanh số bán hàng cho doanh nghiệp. Dựa vào các ghi chép đó, bạn có thể đánh giá và điều chỉnh những chỗ cần thiết để đạt được kết quả cao hơn.
Một số lợi ích của SOW marketing
SOW chính là một tài liệu quan trọng trong quản lý công việc, giúp doanh nghiệp:
- Miêu tả đầy đủ các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án.
- Xác định các sản phẩm cần được tạo ra và tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được.
- Định hình rõ ràng các mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án.
- Cung cấp cơ sở để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc, đảm bảo công việc đang diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Giúp tối ưu hóa việc phân công, quản lý và phân phối tài nguyên.
- Hỗ trợ quản lý rủi ro và thay đổi trong quá trình thực hiện công việc.
- Xác định các tiêu chí đánh giá cho từng công việc, sản phẩm có trong dự án.
- Tạo ra một tài liệu tham khảo dành cho các đối tượng liên quan trong quá trình thực hiện công việc.
Với những lợi ích mà SOW mang lại, các công việc sẽ được đảm bảo thực hiện theo đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng. Đồng thời, giúp doanh nghiệp tránh được những tranh chấp không đáng có. Như vậy, có thể thấy, SOW là một phần không thể thiếu trong quản lý công việc của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình lập kế hoạch kinh doanh thành công cho doanh nghiệp
Những yếu tố cơ bản cần có trong một bản phạm vi công việc SOW
Những yếu tố cơ bản cần có trong bản phạm vi công việc SOW là gì? Bao gồm các yếu tố sau:
Mục tiêu chung của dự án
Mục tiêu chung của dự án nên được đề cập trong bản phạm vi công việc SOW để các bên liên quan có thể nắm được kết quả mình cần phải đạt được. Đây cũng được xem là đích đến, hướng các hành động của doanh nghiệp về con đường đúng đắn, tránh phạm sai lầm chệch khỏi mục tiêu đã đặt ra.
Cột mốc quan trọng
Những cột mốc quan trọng về thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thành trong từng giai đoạn giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu ngắn hạn rõ ràng, từ đó hoàn thành công việc tốt hơn. Cũng như đảm bảo được tiến độ công việc, thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi và đo lường hiệu quả công việc.
Nhiệm vụ của mỗi cá nhân
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ giúp các thành viên nhanh chóng hoàn thành cũng như chịu trách nhiệm cho từng công việc mình làm.
Kết quả dự án
Kết quả của dự án về doanh số hoặc kết quả của mục tiêu kinh doanh cần được ghi ra một con số cụ thể.
Các bước để thiết lập một bản SOW hoàn chỉnh
Sau khi bạn đã nắm được khái niệm SOW là gì cũng như SOW trong marketing, lợi ích và những yếu tố cơ bản cần có trong SOW. Trong phần này, GoSELL sẽ hướng dẫn cách thiết lập một bản phạm vi công việc SOW chuyên nghiệp. Để các bước mà GoSELL trình bày được dễ hiểu hơn, hãy thử tưởng tượng bạn đang có một dự án nhỏ – giới thiệu sản phẩm mới thông qua việc chạy quảng cáo Facebook và trong bản SOW sẽ cần thể hiện các thông tin sau đây:
Bước 1: giới thiệu về dự án
Ở bước đầu tiên của Statement Of Work, bạn cần giới thiệu sơ nét kèm với mô tả ngắn gọn về mục đích của dự án và gửi thông tin đến những người có liên quan.
Bạn có thể sử dụng email doanh nghiệp để gửi các thông tin về dự án cho các thành viên trong công ty để họ có cái nhìn tổng quan về cách triển khai, mục đích của dự án. Tuy nhiên, để các thông tin nội bộ của doanh nghiệp được bảo mật chặt chẽ, bạn cần lựa chọn đơn vị hỗ trợ tạo email doanh nghiệp uy tín và được nhiều người biết đến.
Trong đó, phần mềm GoSELL sẽ cung cấp công cụ email markeitng, tại đây bạn có thể linh hoạt thiết lập tài khoản email doanh nghiệp dễ dàng, thông qua cài đặt thông tin doanh nghiệp trên trang quản trị. Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng công cụ này để thực hiện quảng bá, tiếp thị sản phẩm mới của doanh nghiệp đến khách hàng.
Xem thêm: Email marketing nên được doanh nghiệp sử dụng khi nào?
Bước 2: thông tin về phạm vi của công việc
Sau khi giới thiệu về SOW, bạn cần đưa thông tin về phạm vi của công việc, bao gồm những công việc nào sẽ được làm và những công việc nào không được làm. Song song đó, bạn cũng nên đưa ra một danh sách chi tiết về các nhiệm vụ cần hoàn thành trong phạm vi của công việc.
Chẳng hạn như bộ phận trải nghiệm khách hàng, nhiệm vụ của họ là trả lời tin nhắn, phản hồi các comment thắc mắc của khách hàng dựa theo kịch bản có sẵn và không cần thực hiện chốt đơn, ra số. Tuy nhiên, để công việc này không tốn quá nhiều thời gian và chi phí mà vẫn đảm bảo mang lại khách hàng sự hài lòng tuyệt đối. Bạn có thể sử dụng giải pháp GoSOCIAL, một trong các giải pháp của GoSELL.
GoSOCIAL có khả năng liên kết các Fanpage (Facebook cả Zalo OA) về một trang quản trị duy nhất. Cho phép bộ phận trải nghiệm khách hàng có thể phản hồi tin nhắn nhiều page cùng lúc và tự động phản hồi comment trên bài viết khi tin nhắn khách hàng thỏa mãn các điều kiện mà bạn thiết lập trước đó.
Đặc biệt, mọi thông tin về khách hàng, đơn hàng, sản phẩm cùng với các kênh bán hàng khác sẽ được đồng bộ về một nơi. Nhờ đó, trải nghiệm khách hàng sẽ được nâng cao và hiệu suất bán hàng cũng được tối ưu đáng kể.
Bước 3: xác định thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, nhu cầu của khách hàng
Kế tiếp là xác định thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, cũng như nhu cầu của khách hàng. Chẳng hạn như dự án chạy quảng cáo Facebook giới thiệu sản phẩm mới dự tính sẽ bắt đầu vào ngày 1 và kết thúc vào ngày 30 tháng 9. Bên cạnh đó, để xác định được có bao nhiêu khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm mà bạn cung cấp. Thì bạn có thể dựa vào các tin nhắn trong khung chat hoặc comment của khách hàng trên bài viết ở bước trên, sau đó thực hiện thu thập và lưu trữ thông tin – quá trình mua sắm của họ vào hệ thống CRM của GoSELL.
Hệ thống sẽ hỗ trợ bạn thống kê và phân tích hành vi mua sắm của họ dựa trên số lượng khách hàng chưa có đơn hàng, đã mua hàng, hoặc chưa hoàn thành đơn hàng trong từng khoảng thời gian cụ thể. Đồng thời, hỗ trợ phân nhóm khách hàng dựa trên các tiêu chí khác nhau giúp bạn xác định được khách hàng mục tiêu của sản phẩm mới và giúp cho việc chăm sóc, hỗ trợ khách hàng trở nên thuận tiện hơn.
Bước 4: đưa ra các yêu cầu và sử dụng công cụ cần thiết để hoàn thành dự án
Bên cạnh việc đưa ra các yêu cầu cần thiết để dự án đạt được hiệu quả tốt nhất như yêu cầu về kỹ thuật, yêu cầu về kỹ năng mềm – kỹ năng cứng, cùng các yêu cầu khác liên quan đến dự án. Bạn cũng nên sử dụng công cụ Facebook Pixel để theo dõi hành vi – thu thập dữ liệu người dùng, đo lường hiệu suất trong quá trình chạy Facebook Ads. Và tất nhiên, GoSELL cũng sẽ hỗ trợ bạn kết nối với Facebook Pixel ngay trên nền tảng. Nhằm đảm bảo quảng cáo được tối ưu hóa tốt nhất, mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao như bạn mong đợi.
Bước 5: nêu rõ các rủi ro và cách xử lý
Tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc và cách xử lý chúng cần được nêu rõ trong SOW. Bạn nên đưa ra một kế hoạch thật rõ ràng để giảm thiểu các rủi ro và chuẩn bị một kế hoạch dự phòng để xử lý rủi ro nếu chúng xảy ra.
Bước 6: nêu ra các tiêu chuẩn đánh giá
Đến đây, bạn cần nêu ra các tiêu chuẩn đánh giá để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành theo đúng yêu cầu. Các tiêu chuẩn đánh giá cũng nên được cụ thể hóa, chẳng hạn như nêu ra các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm cần phải đạt được kết hợp sử dụng công cụ đánh giá sản phẩm cho phép khách hàng để lại những phản hồi về sản phẩm.
Qua đó, các khách hàng sau có thể dễ dàng đưa ra quyết định mua hàng dựa trên những phản hồi của những khách hàng trước đó. Đây cũng sẽ là nguồn cung cấp thông tin quý giá giúp bạn cải thiện chất lượng sản phẩm tốt hơn.
Tham khảo thêm một số giải pháp và tính năng khách của GoSELL
Nhìn chung, việc có được một bản SOW hoàn chỉnh kết hợp cân nhắc ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, ngoài các công cụ mà phần mềm quản lý GoSELL đã đề cập ở trên, thì bạn cũng có thể tham khảo thêm các giải pháp sau, bao gồm:
- GoWEB hỗ trợ thiết kế website bán hàng chuẩn thương mại điện tử.
- GoAPP hỗ trợ thiết kế app bán hàng mang thương hiệu riêng.
- GoPOS hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động bán lẻ của doanh nghiệp.
- GoLEAD hỗ trợ thiết kế các trang landing page quảng cáo, bán hàng không giới hạn.
- GoCALL hỗ trợ xây dựng đội ngũ telesale chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
Cùng với các tính năng quản lý và công cụ marketing hiện đại khác, toàn bộ đều được quản lý tập trung tại một nơi. Tùy vào nhu cầu và mục tiêu kinh doanh mà bạn có thể linh hoạt lựa chọn để phục vụ cho công việc tốt nhất.
Kết luận
Vừa rồi là những thông tin về SOW là gì, SOW trong marketing cùng các thông tin liên quan khác, và một số công cụ giúp bạn ứng dụng SOW hiệu quả cho chiến lược marketing của mình. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ ngay đến đội ngũ của GoSELL để được hỗ trợ sớm nhất bạn nhé!
