Kiến thức

Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng không?

25 Tháng Bảy, 2022

Khi hình thức kinh doanh online ngày một đi lên như diều gặp gió, thì cũng chính là lúc phần mềm quản lý đơn hàng được chú ý nhiều hơn và được đầu tư mạnh mẽ hơn. Đây sẽ là công cụ giúp mọi doanh nghiệp, chủ cửa hàng kiểm soát tốt các hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng của mình. 

Hiểu được xu hướng trên, GoSELL đã bắt tay vào tìm hiểu những khó khăn trong việc quản lý và phân tích những lợi thế khi có phần mềm quản lý đơn hàng hỗ trợ. Cùng tham khảo nhé.

Những khó khăn trong việc quản lý đơn hàng của mọi doanh nghiệp

• Theo dõi tình trạng của đơn hàng: các trạng thái như đơn hàng đã được giao hay chưa, khách đã nhận hàng hay chưa. Bạn sẽ không thể theo dõi được các trạng thái trên, dẫn đến chất lượng chăm sóc khách hàng bị giảm sút khiến khách hàng không muốn quay lại lần thứ 2.
• Quản lý công nợ và đơn vị vận chuyển: trong kinh doanh online sẽ có nhiều đơn vị chức năng luân chuyển chỉ giao dịch thanh toán một phần giá trị đơn hàng hoặc thanh toán 100% đơn hàng cho chủ cửa hàng. Vì vậy, việc không sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng khiến bạn khó chớp được những khoảng công nợ của từng bên.
• Quản lý thông tin đơn hàng: một đơn hàng chuẩn chỉnh cần phải có đủ các thông tin của bên mua, bên bán và đơn vị chức năng luân chuyển. Tất cả các thông tin này cần phải đúng, nếu nhầm lẫn dẫn đến khó khăn trong việc luân chuyển đơn hàng đúng thời hạn.
• Quản lý doanh số: nếu bạn không kỹ càng và cẩn thận thì khả năng đơn hàng bị hủy hoặc bị khiếu nại là rất cao. Khi đó bạn sẽ mất thêm một khoản phí để đưa hàng về, chưa kể đến việc hàng hóa trong lúc luân chuyển có thể không còn nguyên vẹn. 
• Chăm sóc khách hàng: không chỉ hỗ trợ khách hàng trước và trong quá trình khách mua hàng, mà sau khi khách đã mua cần phải có chế độ chăm sóc tốt hơn để khuyến khích khách quay lại. 

Tham khảo Các nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong bán hàng online

Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng?

1. Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên và tránh tình trạng bị thất thu, mất hàng hóa do quản lý lỏng lẻo. Với sự hỗ trợ của phần mềm thì dù bạn có ngồi ở nhà vẫn có thể quản lý và theo dõi tình trạng các đơn hàng chặt chẽ.
2. Phù hợp với mọi ngành nghề với thiết kế thông minh, linh hoạt thay đổi để đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng của từng ngành nghề.
3. Cải thiện khả năng quản lý, giúp người đứng đầu kinh doanh có thể truy cập dữ liệu từ hệ thống ngay lập tức và nhanh chóng đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
4. Khi quy mô kinh doanh của bạn phát triển lên đến hàng trăm khách hàng hay hàng trăm đơn hàng – mã hàng khác nhau. Phần mềm quản lý đơn hàng với khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn sẽ giúp bạn giải bài toán này.
5. Nâng cao hiệu quả kinh doanh, có thể kể đến là tăng doanh thu và bán hàng hiệu quả hơn. Song song đó, giúp bạn tạo ra các chương trình ưu đãi cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau
6. Phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban, dễ dàng điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác nhau để tăng hiệu quả trong kinh doanh.
7. Phần mềm quản lý đơn hàng còn giúp quản lý các nguồn lực hiệu quả, phần mềm sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ từ nhân viên, công nợ đến chấm công nhân viên và tính lương cuối tháng.

Nền tảng quản lý bán hàng GoSELL – giải pháp lý tưởng giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả

Sử dụng nền tảng quản lý bán hàng GoSELL – tính năng quản lý đơn hàng, mọi việc giờ đây dễ dàng hơn rất nhiều. Các quy trình bán hàng được gói gọn trong tính năng quản lý đơn hàng GoSELL

Thao tác đơn giản

• Tạo đơn hàng nhanh chóng chỉ cần thực hiện quét mã vạch hoặc nhập tên sản phẩm. 
• Hệ thống sẽ tự động áp dụng mã giảm giá cho những sản phẩm mà bạn thiết lập chương trình ưu đãi, điều này sẽ hạn chế sai sót tối đa và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. 
• Bạn có thể thao tác cùng lúc nhiều tác vụ như: xác nhận đơn hàng, in phiếu vận chuyển và in hóa đơn. Nhờ đó các bộ phận vận hành sẽ đẩy nhanh tiến độ trong quá trình xuất kho, vận chuyển…
• Đặt biệt, bạn hoàn toàn có thể xử lý các đơn hàng trên nhiều tài khoản Shopee, trên Lazada và các kênh bán hàng khác như web, app và Facebook, Zalo trên cùng một nền tảng GoSELL. 
• Tối ưu hóa hiệu suất quản lý sẽ đem đến doanh thu và lợi nhuận cao hơn.

Xuất dữ liệu đơn hàng

GoSELL cho phép xuất dữ liệu đơn hàng ra file Excel giúp người bán hàng có thể biết được:

• Đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào.
• Trạng thái đơn hàng.
• Phương thức thanh toán.
• Ngày tạo đơn hàng. 

Qua đó, bạn dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Tham khảo những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả

Đồng bộ hóa các đơn hàng

• Mọi thông tin đơn hàng từ tất cả các kênh bán (Website, App, Pos, Facebook, Zalo, Shopee, Lazada, GoMUA) đều được đồng bộ trên trang quản trị GoSELL. Giúp bạn dễ quản lý và tiết kiệm thời gian hơn so với quản lý từng gian hàng riêng lẻ. 
• Đồng thời người bán cũng dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng rõ ràng và trực quan nhất.

Xác nhận hàng loạt đơn hàng từ nhiều tài khoản bán hàng Shopee

• Người bán hàng trên Shopee có thể cùng một lúc lựa chọn nhiều đơn hàng để thực hiện các thao tác như: xác nhận đơn hàng, xác nhận đã giao hàng, in hoá đơn, phiếu vận chuyển. 
• Việc thao tác hàng loạt giúp chủ shop tiết kiệm thời gian, nhân lực khi phải thao tác xác nhận 1000+ đơn đặt hàng trong ngày.
• Từ đó giúp đẩy nhanh tiến độ thông báo giao – nhận hàng cho khách hàng khi mua sắm trên Shopee, đặc biệt là vào các ngày Flash sale.

Thao tác in đơn hàng và phiếu vận chuyển hàng loạt cùng lúc

• Người bán hàng có thể thao tác, xử lý, in hàng trăm đơn hàng và phiếu vận chuyển cùng một lúc. 
• Tiết kiệm được thời gian, nâng tổng số đơn hàng xử lý trong ngày lên nhiều lần so với trước đây. 
• Đặc biệt hiệu quả vào những ngày shop đang diễn ra chương trình khuyến mãi, cần xử lý một lượng lớn đơn hàng. Giúp đơn hàng đến tay khách hàng nhanh chóng, giúp gia tăng trải nghiệm mua hàng.

Lọc đơn hàng theo từng phương thức thanh toán 

• Cho phép lọc đơn hàng theo từng phương thức thanh toán giúp bạn tìm lại các giao dịch để đối soát một cách nhanh chóng.
• Giúp người bán biết được hình thức thanh toán nào được sử dụng rộng rãi, từ đó có những chiến dịch hỗ trợ thanh toán phù hợp. 
• Dù là hình thức thanh toán Visa, thẻ ATM, COD hay CASH cũng đều có thể tra chính xác thời gian (ngày, giờ) diễn ra giao dịch.

Theo dõi quá trình vận chuyển

• Sau khi tạo đơn hàng, bạn chỉ cần thực hiện đóng gói sản phẩm, dán logo hay các nhãn giúp nhận diện thương hiệu và chờ nhà vận chuyển đến lấy hàng. 
• Bạn không phải tốn nhiều thời gian để tự liên hệ người giao hàng khi GoSELL đã liên kết các nhà vận chuyển lớn như: AhaMove, Giaohangtietkiem, GHN. 
• Trong quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng để đảm bảo đơn hàng đã đến tận tay khách.

Lưu giữ thông tin khách hàng

• GoSELL cho phép thu thập và lưu trữ thông tin tự động đa kênh vào hệ thống CRM giúp việc tìm kiếm, quản lý và phân loại khách hàng tiện lợi hơn. 
• Nhà quản lý có thể hiểu rõ từng đối tượng khách hàng và phân nhóm khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp bạn có chiến lược marketing phù hợp.
• Bạn có thể gắn thẻ hoặc bỏ thẻ cho từng nhóm đối tượng cụ thể, phân tách từng nhóm khách hàng để tạo các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, voucher… tương ứng. 
• Ngoài ra, bạn có thể gửi email marketing để quan tâm và chăm sóc khách hàng một cách đơn giản, thuận tiện cho các nhóm đối tượng đã chọn.

Xuất file báo giá gửi khách hàng

• Để khách hàng đưa ra quyết định mua hàng dễ dàng và nhanh hơn, GoSELL cung cấp tính năng gửi báo giá, người bán có thể nhanh chóng tạo và xuất file báo giá gửi đến khách hàng. 
• Đặc biệt, khi sử dụng tính năng này người bán có thể báo giá nhiều sản phẩm cùng một lúc, giúp tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Khấu trừ thuế VAT

• Khi bán hàng, người bán cần phải đặt thuế đối với một số sản phẩm để tối ưu lợi nhuận. Đó có thể là thuế vận chuyển, thuế xuất nhập khẩu, thuế dịch vụ… 
• Tính năng khấu trừ thuế của GoSELL giúp người bán tạo được nhiều loại thuế khác nhau để áp dụng cho các sản phẩm của mình, tùy thuộc vào mục đích kinh doanh. 
• Ngoài ra, người bán có thể tùy biến hiển thị hoặc không hiển thị thông tin thuế trên website hoặc ứng dụng, tạo sự minh bạch trong giá cả và thuế đối với người mua.

Quản lý đơn hàng vượt trội

• Chỉ cần thực hiện quét mã vạch hoặc nhập tên sản phẩm, bạn có thể dễ dàng thực hiện tạo đơn hàng nhanh chóng mà không cần tốn quá nhiều thời gian. 
• Hỗ trợ truy xuất thông tin đơn hàng theo mã giảm giá, giá bán sỉ (nếu có). 
• Cho phép nhà bán hàng lọc ra các đơn hàng theo từng nhân viên, từ đó dễ dàng theo dõi hiệu suất bán hàng, bám sát quá trình xử lý đơn hàng và hạn chế những rủi ro.

Trên đây, GoSELL đã gợi ý đến bạn các khó khăn và lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng. Nhanh chóng update để kịp thời bắt nhịp với xu hướng công nghệ và tạo sự thuận lợi tốt nhất cho công việc kinh doanh của bạn. Nhấc máy và bấm gọi số hotline của GoSELL ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và tốt nhất.