Digital Marketing

Trường hợp nào doanh nghiệp nên sử dụng best regards khi thực hiện email marketing?

26 Tháng Bảy, 2023

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, email (thư điện tử) đã trở thành một kênh phổ biến để các doanh nghiệp tương tác với nhân viên, đối tác hay khách hàng của mình. Bên cạnh thiết kế một email có giao diện đẹp thì cách xây dựng nội dung trong thư cũng tác động không nhỏ đến cảm nhận của người đọc. Trong đó, best regards là một trong những yếu tố đặc biệt quan trọng nhưng đôi lúc bị nhiều người vô tình bỏ qua. 

Best regards là gì?

Best regards (viết tắt là BRG) mang ý nghĩa rất trân trọng hoặc trân trọng nhất, là cụm từ kính ngữ thường được sử dụng để đặt phần kết cho một email để thay cho những lời tốt đẹp mà người viết muốn gửi đến người đọc trước khi tiến hành ký tên.

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều giao tiếp thông qua email nên cả nội dung bắt đầu và kết thúc trong thư đều mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, vì mọi tâm điểm đều đổ dồn về phần tiêu đề mà mở đầu email và kết thúc email thường bị bỏ qua.

Trên thực tế, kết thúc một email đúng cách sẽ để lại ấn tượng sâu sắc và tốt đẹp cho người đọc. Việc sử dụng best regards ở cuối thư có thể làm cho người đọc cảm thấy được tôn trọng, mang cái nhìn thiện cảm với người và thậm chí thúc đẩy họ thực hiện một hành động nào (chẳng hạn như liên hệ với người gửi, cung cấp thông tin, đăng ký mua hàng,…).

Những trường hợp nào nên sử dụng best regards

Best regards là một từ ngữ thông dụng, tuy nhiên, việc sử dụng đúng cách và phù hợp với hoàn cảnh cũng giúp bạn ghi điểm trong mắt người nhận email. Đặc biệt, nếu bạn đại diện cho doanh nghiệp để gửi thư điện tử thì việc hiểu rõ về best regards lại càng quan trọng hơn nữa. Sau đây, GoSELL gợi ý cho bạn một số trường hợp nên sử dụng best regards khi gửi email trong doanh nghiệp:

• Khi giao tiếp với các đồng nghiệp trong một đội nhóm.
• Khi gửi lời cảm ơn chân thành đến khách hàng trung thành đã luôn đồng hành cùng doanh nghiệp. 
• Khi tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng qua email. 
• Khi trao đổi thông tin với đối tác, nhà cung cấp. 
• Khi thực hiện chiến lược email marketing (thông báo ra mắt sản phẩm mới, tặng mã giảm giá ưu đãi,…).

Tham khảo thêm: Email marketing nên được doanh nghiệp sử dụng khi nào?

Sử dụng best regards như thế nào là đúng cách trong email marketing? 

Khi thực hiện email marketing, bạn phải thật cẩn thận trong việc sử dụng best regards để không khiến khách hàng cảm thấy phản cảm cũng như từ chối hướng đến những mục đích mà nội dung email hướng đến. Sau đây là một số lưu ý cụ thể: 

Không nhấn mạnh bằng từ in đậm, in hoa

Một số người thường có thói quen in đậm phần chữ ký hoặc best regards khi kết email, điều này sẽ mang đến cho khách hàng cảm giác như bạn đang nhấn mạnh phần thông tin đó. Điều này hoàn toàn không chuyên nghiệp vì nó tạo cảm giác dường như bạn đang cố gắng kết thúc cuộc trò chuyện ngay lập tức. 

Đừng vì những lỗi nhỏ nhặt này mà khiến email của trở nên thiếu thiện cảm hơn trong mắt người đọc. Nó có thể mang lại nhiều tác hại hơn là bạn đang nghĩ đấy.

Không gắn kèm biểu tượng cảm xúc

Việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc như mặt cười, hân hoan, vỗ tay,… không những tạo cảm giác dư thừa mà còn khiến người đọc cảm thấy rằng bạn không nghiêm túc, cợt nhả và gây mất thiện cảm. Thế nên, đừng bao giờ kèm theo biểu tượng cảm xúc ở phần kính thư.

Email bị lỗi sai chính tả

Dù viết email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì lỗi sai chính tả là một điều rất khó chấp nhận. Chẳng hạn như bạn đang truyền tải một thông điệp về sản phẩm hoặc thương hiệu đến khách hàng, họ đang rất có cảm tình với bạn nhưng tình cờ phát hiện một lỗi sai trong chính email mà bạn gửi, chắc chắn cảm xúc tích cực dành cho bạn sẽ vơi đi nhiều. 

Có thể trong thâm tâm họ suy nghĩ rằng, kể cả một nội dung email không đáng kể mà bạn còn sai thì những vấn đề lớn hơn như chất lượng sản phẩm bạn có thể sai hay không. Điều này vô hình chung làm giảm uy tín doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng, đối tác và cả nhà cung cấp. 

Tránh lạm dụng trong tất cả các email

Mặc dù best regards được xem là lời chào kết thư phổ biến, giúp bạn không cần phải suy nghĩ nhiều, tránh mất lời gian và đảm bảo đúng mục đích thông báo kết lại email. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng sử dụng được và phải tùy thuộc vào tình huống đặt ra. 

Đừng nên lạm dụng best regards trong mọi email mà hãy sử dụng lời kết phù hợp để tăng cường sự kết nối cảm xúc với người nhận. 

Như vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong về best regards và cách sử dụng cụm từ này đúng cách trong email marketing. Tuy nhiên, bên cạnh best regards, bạn cần lưu ý đến một số yếu tố khác để đảm bảo mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi nhận được email cũng như đạt được mục tiêu email marketing của doanh nghiệp.  

Cách xây dựng email marketing hiệu quả và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

Giao diện email đẹp mắt, chuyên nghiệp

Vì đối tượng tiếp nhận email mà GoSELL đang đề cập ở đây là khách hàng của doanh nghiệp nên yếu tố chuyên nghiệp phải được đặt lên hàng đầu. Điều đó thể hiện qua cả giao diện và nội dung email. Một giao diện bắt mắt, sáng tạo và chuyên nghiệp không chỉ giúp tăng tỷ lệ mở thư, kích thích khách hàng theo dõi toàn bộ nội dung email mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp. 

Tất cả các thành phần của email: bố cục, màu sắc, font chữ, hình ảnh,… phải được thiết kế theo trình tự logic, tạo nên tổng thể hài hòa và thu hút sự chú ý của người đọc. Đôi lúc, quá trình thiết kế này có thể khiến mất thời gian và công sức nhưng không đạt được hiệu quả như ý muốn. 

Do đó, để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề trên, chúng tôi đã tích hợp tính năng Email Marketing vào GoSELL. Tính năng cho phép bạn tùy ý thiết kế nội dung và giao diện email theo từng chiến dịch, sự kiện với kho giao diện phong phú, phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề hoạt động khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập mã HTML để sáng tạo giao diện theo ý muốn mình. 

Đặc biệt, tính năng cho phép bạn xem trước bản thiết kế email khi gửi đến khách hàng trên nhiều thiết bị (máy tính, smart phone, máy tính bảng,…).  Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện lỗi, chẳng hạn lỗi chính tả trong quá trình xây dựng nội dung và thiết kế email, mang đến tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. 

Xây dựng nội dung email mang tính cá nhân hóa

Ưu điểm của Email Marketing là có thể cùng lúc hướng tới nhiều mục tiêu mà vẫn đảm bảo khả năng đáp ứng từng đối tượng. Mỗi nhóm đối tượng khách hàng đều đó nhân khẩu học (tuổi tác, thu nhập, vị trí địa lý,….) và hành vi mua sắm khác nhau. Do đó, để thực hiện Email marketing hiệu quả, hãy nắm bắt và phân tích toàn bộ thông tin từ khách hàng, đồng thời phân loại khách hàng bằng một số công cụ hỗ trợ, chẳng hạn như tính năng CRM. 

Tính năng CRM giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau (website, app bán hàng, sàn TMĐT, mạng xã hội) và đồng bộ về một hệ thống quản trị duy nhất. Thống kê chi tiết hành vi của khách hàng tại cửa hàng online để mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện nhất về khách hàng của minh. 

Đồng thời, tính năng CRM còn cho phép phân nhóm khách hàng theo từng mục tiêu cụ thể để gửi email đến khách hàng một cách cá nhân hóa. Cụ thể: 

• Phân nhóm khách hàng theo thông tin khách hàng (ngày đăng ký, thẻ tag khách hàng, ứng dụng cài đặt).
• Phân nhóm khách hàng theo thông tin đơn hàng (tổng đơn hàng, tổng tiền hàng, tổng đơn đã giao).
• Phân nhóm khách hàng theo sản phẩm đã mua.

Tham khảo thêm: Vì sao nên quản lý dữ liệu khách hàng bằng hệ thống CRM?

Thêm các đường dẫn liên kết

Do một email không thể chứa quá nhiều nội dung nên trong trường hợp doanh nghiệp muốn cung cấp thêm những thông tin khác đến khách hàng thì có thể gắn thêm tệp hoặc những đường link tương ứng. Điều này không chỉ thuận tiện cho việc khách hàng theo dõi mà còn mang ý nghĩa về mặt chuyển đổi.

Chẳng hạn như với tính năng Email marketing của GoSELL, bạn có thể tự do xuất (sản phẩm / đơn đặt hàng / khách hàng) thành tệp và gửi file qua email cho khách hàng. Hoặc bạn cũng có thể gửi đường link website / sản phẩm, mã giảm giá, chương trình flash sale,… đến đúng đối tượng muốn tiếp cận để thúc đẩy khách hàng mua sắm, gia tăng doanh số cho doanh nghiệp.

Những sản phẩm, tính năng khác mà GoSELL đang hỗ trợ cho doanh nghiệp

Bên cạnh các tính năng đã kể trên, GoSELL còn cung cấp cho doanh nghiệp các giải pháp, tính năng giúp đẩy mạnh kinh doanh và phát triển hoạt động marketing đa kênh bao gồm: 

• GoWEB: Thiết kế website TMĐT chuẩn SEO chỉ với vài thao tác kéo thả tùy ý hoặc code theo ý muốn.  
• GoAPP: Thiết kế app thương hiệu trên cả hai hệ điều hành iOS và Android.
• GoPOS: Quản lý bán hàng tại quầy toàn diện, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh tại cửa hàng. 
• GoLEAD: Thiết kế landing page giúp thu thập thông tin khách hàng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi hiệu quả. 
• GoSOCIAL: Đẩy mạnh bán hàng trên Facebook và Zalo, đồng bộ với hệ thống quản lý bán hàng đa kênh. 
• GoCALL: Xây dựng đội ngũ telesales chuyên nghiệp với hệ thống tổng đài ảo.

Bên cạnh đó, GoSELL còn cung cấp hàng loạt tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng như quản lý sản phẩm, kho hàng, đơn hàng, khách hàng, nhân viên,… Và tính năng hỗ trợ marketing toàn diện như tạo mã giảm giá, flash sale, khách hàng thân thiết, cộng tác viên bán hàng,…. Đây chắc chắn sẽ là giải pháp mà bất kể doanh nghiệp, nhà bán hàng nào cũng mong muốn sở hữu.

Kết luận

Vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong về best regards và phương pháp áp dụng nó đúng cách trong email marketing. Tuy nhiên, ngoài best regards bạn cũng nên lưu ý đến một số yếu tố mà GoSELL đã kể trên để nâng cao trải nghiệm khách hàng và đạt được các mục tiêu tiếp thị qua email mà doanh nghiệp đã đề ra nhé.