Digital Marketing

Cách tạo chữ ký email nhanh chóng cho doanh nghiệp với vài thao tác đơn giản

3 Tháng Mười, 2023

Một điểm quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng của bạn được các doanh nghiệp quan tâm là việc tạo chữ ký email. Chữ ký email đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo sự chuyên nghiệp, gửi đi thông tin liên hệ và thể hiện thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn. Vậy chữ ký email là gì và đâu là cách để tạo chữ ký email một cách nhanh chóng dành cho doanh nghiệp? Cùng GoSELL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Chữ ký email là gì?

Để hiểu rõ hơn về chữ ký email, bạn sẽ cần xác định bản chất của nó. Chữ ký email có thể được xem như một phiên bản số của danh thiếp cá nhân hoặc doanh nghiệp, thường đính kèm ở phía dưới của mỗi email mà bạn gửi. Chúng thường chứa thông tin cơ bản liên quan đến người gửi.

Loại chữ ký này có sự đa dạng trong cách trình bày và thường được tùy chỉnh theo nhu cầu của người sử dụng. Chúng có thể được biểu thị dưới dạng văn bản hoặc thậm chí là hình ảnh. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu chữ ký mà bạn yêu thích để giới thiệu thông tin cơ bản về bản thân hoặc doanh nghiệp của bạn đến người nhận email một cách chi tiết.

Vai trò của chữ ký email

Chữ ký email đóng một vai trò quan trọng đối với các chiến dịch email marketing của doanh nghiệp. Đây không chỉ là một yếu tố trang trí, mà là một công cụ hữu ích đối với hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp và cá nhân. Cụ thể, chữ ký email mang lại những lợi ích quan trọng trong các chiến dịch marketing và tạo điểm nhấn cho thương hiệu, giúp người nhận email dễ dàng nhận biết và liên hệ khi cần thiết.

Dưới đây là một số vai trò quan trọng của chữ ký email:

• Quảng bá thương hiệu: Chữ ký email giống như một tấm danh thiếp, cho phép người gửi quảng bá thương hiệu doanh nghiệp đến người nhận email.
• Tạo ấn tượng: Chữ ký giúp tạo ấn tượng về thương hiệu của bạn trong hàng trăm email mà người nhận nhận được.
• Liên lạc dễ dàng: Chữ ký chứa thông tin liên hệ của doanh nghiệp, giúp người nhận dễ dàng liên hệ khi có nhu cầu sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Thúc đẩy hành động: Chữ ký có thể chứa lời mời đặt hàng, truy cập website, hoặc thực hiện các hành động khác, đóng vai trò như một quảng cáo thu hút khách hàng.
• Nhận diện thương hiệu: Nếu tất cả nhân viên trong công ty sử dụng cùng một mẫu chữ ký, nó sẽ làm tăng giá trị nhận diện thương hiệu và đồng nhất hóa thương hiệu trên mọi email gửi đi.

Những yếu tố cần có của chữ ký email

Để đánh giá một chữ ký email là chất lượng, cần đảm bảo rằng nó thực hiện hai nhiệm vụ chính: tạo sự thu hút chú ý và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Để thực hiện cả hai nhiệm vụ này, bạn sẽ cần có các yếu tố cơ bản sau khi tạo chữ ký email:

• Thông tin cá nhân: Chữ ký nên bao gồm họ và tên của người gửi, tên công ty hoặc chức vụ của họ.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp các thông tin liên hệ cơ bản như địa chỉ email, số điện thoại và liên kết đến trang web của bạn. Điều này giúp người nhận có thể dễ dàng liên hệ hoặc truy cập thông tin thêm.
• Liên kết mạng xã hội: Bao gồm biểu tượng và liên kết đến các trang mạng xã hội mà doanh nghiệp sở hữu, chẳng hạn như Facebook, Skype, Zalo. Việc này giúp khách hàng tìm đến bạn trên các nền tảng xã hội một cách thuận tiện.
• Logo: Đính kèm logo của công ty không bắt buộc nhưng có thể giúp người nhận dễ dàng nhận ra và ghi nhớ thương hiệu của bạn một cách nhanh chóng.

Có thể bạn quan tâm: Top 5 bước xây dựng chiến lược email marketing hiệu quả

Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Lý do tạo chữ ký email là quan trọng đó là để thể hiện phong cách doanh nghiệp của bạn một cách chuyên nghiệp và độc đáo. Dưới đây, cùng GoSELL tìm hiểu cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp thông qua các ứng dụng phổ biến như Outlook, Gmail, HTMLSIG và Hubspot, cụ thể:

Tạo chữ ký trên Outlook

• Bước 1: Mở Outlook.com và nhấp vào mục “New Email” để tạo email mới.
• Bước 2: Chọn “Signature” trong danh sách menu “Message”.
• Bước 3: Trên màn hình xuất hiện, bạn sẽ thấy bảng thông báo. Nhấn vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
• Bước 4: Đặt tên cho chữ ký của bạn và nhấn “Ok”.
• Bước 5: Điền các thông tin mà bạn muốn hiển thị trong chữ ký vào khung “Edit signature” phía dưới. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thậm chí thêm hình ảnh hoặc logo theo ý muốn của bạn. Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Ok” để lưu chữ ký.

Tạo chữ ký trên Gmail

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc phải màn hình và chọn “Settings” (Cài đặt).
• Bước 2: Trong giao diện cài đặt chung, tìm mục “Signature” (Chữ ký) và đánh dấu vào ô bên dưới “No Signature” (Không có chữ ký). Sau đó, nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo vào khung văn bản soạn thảo.
• Bước 3: Khi bạn đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” (Lưu thay đổi) để lưu cài đặt. Bây giờ, khi bạn viết một email mới, bạn sẽ thấy mẫu chữ ký ở cuối thư.

Có thể bạn quan tâm: CC là gì? Cách sử dụng CC trong email marketing chính xác nhất

Tạo chữ ký trên HTMLSIG

Để tạo chữ ký email trên HTMLSIG, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cập trang web HTMLSIG tại địa chỉ https://htmlsig.com/. Tại đây, bạn sẽ có hai tùy chọn là tạo chữ ký miễn phí và tạo chữ ký có phí. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn này.
• Bước 2: Điền thông tin yêu cầu vào các mục tương ứng như Main (Thông tin chính), Social (Mạng xã hội), Disclaimer (Thông báo pháp lý), Banner (Biểu ngữ),…

• Bước 3: Khi hoàn tất việc điền thông tin, nhấn vào “Create Signature” (Tạo chữ ký) để hoàn thành quá trình tạo chữ ký.

Tạo chữ ký trên Hubspot

Để tạo chữ ký trên Hubspot, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://www.hubspot.com/email-signature-generator.
• Bước 2: Trên giao diện trang chủ, bạn có thể lựa chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu đã cung cấp.
• Bước 3: Điền thông tin theo yêu cầu, tùy chỉnh kiểu dáng, tải lên hình ảnh và thiết lập phong cách chữ ký email theo mong muốn của bạn.
• Bước 4: Sau khi hoàn thành, nhấn vào “Create Signature” (Tạo chữ ký) để tạo chữ ký của bạn.

Tuy vậy, với chữ ký trong các email thông thường, doanh nghiệp sẽ khó có thể tạo nên các giao diện ấn tượng để thu hút khách hàng của mình. Doanh nghiệp cũng hạn chế trong việc gửi email với chữ ký đến đồng loạt và đúng các đối tượng khách hàng tiềm năng của mình. Ở đó, tính năng email marketing của GoSELL cho phép doanh nghiệp tạo các template với các yếu tố của một chữ ký email ấn tượng với vài thao tác cơ bản, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn so với chữ ký gửi trong email thông thường.

Tối ưu các chiến lược Email Marketing với tính năng của GoSELL

Việc tạo các mẫu email marketing chuyên nghiệp luôn là một vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm bởi nó đóng vai trò trong các chiến lược tiếp thị khách hàng. Nắm được nhu cầu đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL mang đến tính năng cho phép doanh nghiệp tạo các email marketing với giao diện đa dạng, chọn nhóm đối tượng để gửi một cách đồng loạt.

Doanh nghiệp có thể tạo nên các mẫu email chuyên nghiệp chỉ với vài thao tác đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với chữ ký email thông thường. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thêm những phần thông tin cụ thể về địa chỉ, số điện thoại ở phần cuối template email. Điều này sẽ giúp email trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả hơn chữ ký thông thường khi gửi email.

GoSELL hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các chiến dịch email với nhiều hình thức khác nhau như chào mừng khách hàng, bản tin, bán hàng, tài trợ,… Doanh nghiệp sẽ tiếp cận tốt hơn với các đối tượng khách hàng của mình khi gửi email marketing theo danh sách hoặc phân nhóm khách hàng khác nhau. Bạn có thể tận dụng để giới thiệu sản phẩm / dịch vụ hoặc các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, flash sale đến đúng đối tượng khách hàng tiềm năng của mình.

Các tính năng tối ưu của phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

Với GoSELL, doanh nghiệp có thể kết nối và điều hành quy trình bán hàng đồng bộ từ các chi nhánh cửa hàng đến các kênh trực tuyến như website, ứng dụng và các sàn TMĐT phổ biến như Shopee, Lazada, GoMUA, TikTok Shop hay các nền tảng mạng xã hội Facebook, Zalo.

Ngoài ra, GoSELL còn đi kèm với một loạt giải pháp mở rộng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển kênh bán hàng:

• GoWEB: Giải pháp thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp, tối ưu hóa giao diện để phù hợp với thương hiệu và tối ưu hóa SEO.
• GoAPP: Tạo ứng dụng bán hàng trên điện thoại, hỗ trợ cả trên Android và iOS, giúp thu hút khách hàng và tạo trải nghiệm mua sắm thuận tiện.
• GoPOS: Hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng, cho phép lập đơn hàng nhanh chóng và chi tiết quản lý tồn kho theo từng chi nhánh.
• GoSOCIAL: Hỗ trợ bán hàng trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook và Zalo, cho phép đồng bộ hóa tin nhắn, tạo kịch bản tự động và lập đơn hàng ngay lập tức trong quá trình trò chuyện với khách hàng.
• GoLEAD: Tạo trang Landing Page chuyên nghiệp để thu thập thông tin khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi cũng như thúc đẩy doanh số bán hàng.
• GoCALL: Hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ telesales và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Tất cả các sản phẩm này làm nền tảng cho doanh nghiệp để tạo và quản lý một hệ thống bán hàng đa kênh mạnh mẽ và hiệu quả.

Kết luận

Chữ ký email là một phần cần thiết giúp tăng sự chuyên nghiệp cũng như độ nhận diện thương hiệu khi tiếp cận khách hàng. Sử dụng các email marketing hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu quan trọng được đặt ra, gia tăng hiệu quả kinh doanh.