Digital Marketing
CC là gì? Cách sử dụng CC trong email marketing chính xác nhất
17 Tháng Ba, 2024
Nếu bạn thường xuyên phải sử dụng Gmail để làm công cụ giao tiếp trong kinh doanh, thì chắc hẳn bạn đã từng thấy thuật ngữ CC và BCC thường xuất hiện bên dưới dòng địa chỉ người nhận thư. Nhưng bạn lại không biết chúng là gì và cách sử dụng như thế nào? Theo đó, “CC là gì” – “BCC là gì” cũng là câu hỏi được đông đảo người dùng quan tâm. Trong bài viết này, GoSELL sẽ giải đáp chi tiết đến bạn, cùng theo dõi nhé.
Mục Lục
CC là gì?
CC trong Gmail là viết tắt của cụm từ Carbon Copy, nghĩa là tạo ra những bản sao của email. Hay hiểu đơn giản hơn, CC là tính năng cho phép người gửi có thể gửi những “bản sao” của email cho một người nào đó ngoài người nhận chính trong trường “Tới:” của email.
Khi dùng Carbon Copy để gửi email đến nhiều người cùng lúc, bạn có thể đảm bảo những người này đều xem được nội dung email mà bạn đã gửi cũng như có thể kiểm soát danh sách những người nhận được email dễ dàng hơn.
Chẳng hạn như bạn đang gửi email cho một khách hàng tiềm năng để báo giá dự án và muốn gửi một bản sao email cho người quản lý của bạn để anh ấy có thể cập nhật tình hình trao đổi giữa hai bên. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhập địa chỉ email của khách hàng tiềm năng vào trường “Tới:” và nhập địa chỉ email của người quản lý vào trường Carbon Copy. Sau đó, chọn “Gửi” và bạn đã hoàn tất việc gửi email.
Vậy BCC trong Gmail là gì?
BCC là viết tắt của cụm từ Blind Carbon Copy, nghĩa là tạo nên những bản sao một cách tạm thời. Hay hiểu đơn giản hơn, tương tự như Carbon Copy thì BCC cũng được sử dụng để gửi một bản sao email cho ai đó. Tuy nhiên, cách thức hoạt động của BCC hoàn toàn khác biệt so với Carbon Copy.
Cụ thể, khi bạn CC một email cho ai đó, người nhận trong cả trường “Tới:” và trường Carbon Copy đều có thể thấy được địa chỉ email của nhau. Lấy ví dụ trên, khách hàng tiềm năng có thể thấy địa chỉ email của người quản lý được Carbon Copy trong email. Nhưng với BCC thì ngược lại, nếu bạn không muốn khách hàng nhìn thấy địa chỉ email của người quản lý và muốn giữ quyền riêng tư cho người nhận bản sao, thì bạn nên sử dụng tính năng BCC.
Tất cả địa chỉ email được đề cập trong BCC đều được ẩn và những người nhận trong trường “Tới:” cả trường Carbon Copy sẽ không thể nhìn thấy chúng.
Phân biệt CC và BCC khi gửi email
CC và BCC là hai tính năng cực kỳ tiện dụng để bạn có thể chuyển tiếp tất cả nội dung ở thư điện tử của mình cho những người khác. Tuy nhiên, để việc sử dụng hai tính năng này đạt hiệu quả cao, bạn cần phải phân biệt được điểm giống và khác nhau của Carbon Copy – BCC.
Về điểm giống nhau
Cả Carbon Copy và BCC trong Gmail đều được sử dụng với mục đích để tạo nên những bản sao email và gửi đến cho nhiều đối tượng nhận email cùng một lúc.
Về điểm khác nhau
Khi dùng tính năng Carbon Copy thì danh sách Carbon Copy sẽ được hiển thị cho tất cả những người nhận khác. Chẳng hạn như nếu bạn CC cho lan@example.com và hoa@example.com, thì cả Lan và Hoa đều sẽ biết rằng người kia đã nhận được email.
Trong khi đó với BCC, không ai ngoài người gửi có thể xem được danh sách những người nhận trong BCC. Chẳng hạn như bạn có lan@example.com và hoa@example.com trong danh sách BCC, thì Lan và Hoa sẽ không biết rằng người kia đã nhận được email.
Chức năng của BCC thường được sử dụng trong các trường hợp cần bảo mật danh tính của những người khác. Bên cạnh đó, BCC cũng có công dụng làm gọn bớt danh sách những người nhận email, giúp email trông gọn gàng hơn.
Khi nào nên sử dụng CC và khi nào nên sử dụng BCC?
Bên cạnh phân biệt ưu – nhược điểm của CC và BCC thì bạn cũng nên nắm được khi nào nên sử dụng Carbon Copy và khi nào nên sử dụng BCC để biết cách sử dụng cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Khi nào nên sử dụng CC để gửi mail
Tính năng Carbon Copy trong email được xem như một quy tắc ứng xử bên trong giao tiếp qua email. Ngoài những người nhận chính, thì trường Carbon Copy dành cho những người nhận mà họ cần biết được nội dung bên trong email nhưng không trực tiếp liên quan.
Chẳng hạn như một CEO gửi email bàn công việc với phòng kinh doanh, thì trưởng phòng và Phó phòng kinh doanh là người nhận chính, còn các nhân viên kinh doanh khác không trực tiếp trao đổi thì có thể Carbon Copy vào và họ không cần thực hiện công tác trả lời hay bất kỳ một hành động nào khác.
Khi nào nên sử dụng BCC để gửi mail
Đối với BCC sẽ có rất nhiều trường hợp mà bạn có thể sử dụng tính năng này. Bạn có thể tham khảo hai ví dụ điển hình sử dụng BCC sau đây:
- Khi bạn phải gửi một email đến một số lượng lớn người nhận, mà không muốn chia sẻ địa chỉ email của mọi người với nhau thì có thể sử dụng BCC. Chẳng hạn như một giáo viên chủ nhiệm cần gửi email đến tất cả phụ huynh trong lớp của cô ấy, nhưng không muốn công khai tất cả các địa chỉ email. Trong trường hợp này, cô ấy có thể đặt địa chỉ email của mình vào trường “Tới:” và tất cả địa chỉ email của phụ huynh vào trường BCC.
- Hoặc khi bạn muốn gửi mail cho một người C về thông tin mà bạn đang trao đổi với người B mà không muốn người B biết, thì bạn có thể sử dụng BCC.
Hướng dẫn cách sử dụng CC, BCC trong gmail chính xác
Sau khi đã hiểu được Carbon Copy cùng BCC trong Gmail là gì, bạn có thể sử dụng tính năng này theo hướng dẫn chi tiết sau đây:
- Bước 1: truy cập trực tiếp vào Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Bước 2: bạn nhấn chọn vào “Soạn thư”, sau đó tại giao diện Gmail sẽ xuất hiện một hộp thư mới.
- Bước 3: bạn tiếp tục nhập địa chỉ email người nhận ở phía bên phải của hộp thoại.
- Bước 4: bạn chọn vào “To” để nhập địa chỉ email của người nhận chính và chọn CC hoặc BCC ở trên góc bên trái trong email để nhập danh sách những email mà bạn muốn gửi.
- Bước 5: bạn có thể thêm tệp đính kèm hoặc tùy chọn các định dạng, chèn liên kết, hình ảnh,… vào bên trong nội dung của email.
- Bước 6: kiểm tra lại tất cả nội dung cùng với toàn bộ địa chỉ người nhận, sau đó nhấn vào nút “Gửi” để hoàn tất.
Một số lưu ý khi viết email mà bạn nên nằm lòng
Mỗi ngày, sẽ có hàng trăm/hàng tỷ email được gửi và nhận trên toàn thế giới, trong đó có một lượng lớn là các email dành cho mục đích công việc, hoặc quảng bá sản phẩm/dịch vụ nào đó của doanh nghiệp đến các khách hàng tiềm năng của họ. Và để viết được một email đúng tiêu chuẩn phục vụ cho mục đích trên, thì bạn cần phải đảm bảo tuân thủ những lưu ý dưới đây:
Tìm hiểu thêm: Cách viết email marketing giới thiệu sản phẩm tăng tỷ lệ mở thư 99%
Thiết kế và trình bày email thật đơn giản
Email được thiết kế để viết, đọc và hiểu một cách nhanh chóng, vì vậy bạn chỉ nên viết những chi tiết và thông tin quan trọng. Tránh làm loãng thư của bạn với những thông tin không thật sự cần thiết.
Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng email để quảng bá, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình tới người nhận là các đối tượng khách hàng mục tiêu thì bạn càng phải có sự đầu tư kỹ càng hơn. Bạn có thể tham khảo và sử dụng tính năng Email marketing của GoSELL. Tại đây, bạn có thể:
Thỏa sức lựa chọn giao diện email phù hợp
Tính năng đã tích hợp sẵn đa dạng giao diện, phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề để bạn thỏa sức lựa chọn. Hoặc bạn có thể nhập mã HTML để tùy ý lựa chọn mẫu email mà bạn muốn. Giao diện sẽ tương thích với nhiều thiết bị khác nhau (từ máy tính, máy tính bảng, cho đến smartphone), giúp người nhận có thể xem email trên bất kỳ thiết bị nào nhằm mang đến trải nghiệm tuyệt vời.
Hỗ trợ thiết lập chiến dịch email
Sử dụng tính năng email marketing, bạn có thể thiết lập chiến dịch email với nhiều hình thức khác nhau (như dạng chào mừng, bản tin, bán hàng, tài trợ,…). Tự do sáng tạo nội dung chiến dịch email (như tên chiến dịch, đoạn mô tả,…) và chọn nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu (như dựa theo hành vi mua sắm, đơn hàng hoặc sản phẩm đã mua,…) mà bạn muốn gửi email đến.
Hỗ trợ xây dựng lòng trung thành của khách hàng với các công cụ marketing
Sau khi đã thiết lập nội dung và xác định nhóm đối tượng muốn gửi email, bạn có thể chèn thêm các chương trình ưu đãi thông qua tính năng tạo mã giảm giá, Flash Sale, khách hàng thân thiết,… Song song đó, bạn có thể đặt nút kêu gọi khách hàng (CTA) để khuyến khích họ thực hiện một hành động cụ thể nào đó (cung cấp thông tin, mua hàng,…) để tăng tỷ lệ chuyển đổi thành công.
Sử dụng giọng điệu phù hợp
Điều đầu tiên cần lưu ý là đối tượng nhận email. Bạn cần phải biết bạn đang viết email cho đối tượng nào, để từ đó điều chỉnh ngôn ngữ sao cho phù hợp. Mở đầu email, bạn có thể viết câu “Xin chào”, “Thân gửi”,… hoặc “Kính gửi” – nếu bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên hoặc nếu họ là cấp trên/đối tượng đáng kính của bạn.
Tương tự, khi kết thúc email, bạn có thể viết câu “Trân trọng”, “Thân” để email thêm phần trang trọng. Lưu ý, dù là mối quan hệ nào, bạn cũng đừng nên cảm thấy thoải mái khi sử dụng các ngôn ngữ đời thường vào trong email như “Này các bạn”, “Yo” hoặc “What’s up”.
Đảm bảo tiêu đề email chỉnh chu
Một yếu tố khác cần phải xem xét đó là tiêu đề của email. Đây là yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ với người nhận ngay từ cái nhìn đầu tiên, vậy nên bạn cần phải đảm bảo tiêu đề chỉnh chu nhất có thể.
Một tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn là rất quan trọng, vì thường người nhận sẽ không có nhiều thời gian nên họ sẽ xem tiêu đề của bạn đầu tiên rồi mới quyết định có mở email hay không.
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn sẽ sử dụng địa chỉ email của công ty mình. Nhưng nếu bạn đang sử dụng tài khoản email cá nhân vì bạn đang tự kinh doanh riêng, thì bạn nên lưu ý tạo địa chỉ email sao cho thật chuyên nghiệp.
Trong địa chỉ email phải bao gồm tên của bạn để người nhận biết chính xác ai đang gửi mail cho họ. Tránh sử dụng các địa chỉ email mà bạn đã tạo trước đó với các nickname không phải là tên thật như iloveyou@example.com, hay beerlove@example.com,… vì sẽ không phù hợp với nơi làm việc.
Tránh viết các đoạn hội thoại ngắn hoặc tán gẫu qua email
Trước khi đi vào chủ đề chính của email, bạn có thể sử dụng các đoạn hội thoại ngắn hay còn được gọi là small talk để làm phần mở đầu, dẫn dắt. Tuy nhiên, bạn cũng nên thận trọng với những đoạn hội thoại này, vì việc giao tiếp qua email không kèm theo giọng điệu và nét mặt chính xác của bạn để người dùng có thể tưởng tượng ra như khi gặp mặt trực tiếp nên sẽ rất dễ gây ra hiểu lầm. Vậy nên, sẽ an toàn hơn nếu bạn không đùa cợt trong email trừ khi bạn hiểu rõ về người nhận.
Đọc và kiểm tra lại nội dung trước khi gửi
Cuối cùng, luôn luôn nhớ một điều đó là bạn phải kiểm tra lại nội dung, địa chỉ email người nhận thật kỹ trước khi nhấn chọn nút “Gửi”. Để đảm bảo email của bạn không mắc lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, đặc biệt là không nên dựa vào các công cụ kiểm tra chính tả tự động.
Nhìn chung, để học được cách viết email sao cho đúng chuẩn không phải là điều đơn giản, mà bạn cần phải nắm rõ từng yếu tố cũng như từng tính năng trong email để không vấp phải những nhầm lẫn không đáng có.
Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ biết cách sử dụng thành thạo tính năng CC cũng như BCC trong Gmail trong từng trường hợp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ ngay đến đội ngũ của GoSELL để hỗ trợ, tư vấn chi tiết bạn nhé.
