Kiến thức

Kaizen là gì? Những lợi ích mà phương pháp kaizen mang lại cho doanh nghiệp

26 Tháng Hai, 2024

Để đạt được mức doanh thu vượt trội, các doanh nghiệp cần phải liên tục cải tiến nhằm nhanh chóng đáp ứng nhu cầu và sự mong đợi của khách hàng. Cũng chính vì vậy mà phương pháp Kaizen ra đời, đây là triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật, được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng và đã đạt được thành công vang dội. Trong bài viết hôm nay, GoSELL sẽ chia sẻ đến bạn các kiến thức hữu ích về kaizen cũng như các lợi ích mà phương pháp này mang lại cho doanh nghiệp. Đừng bỏ lỡ và hãy theo dõi đến cuối bài viết bạn nhé!

Tìm hiểu tổng quan về phương pháp kaizen

Kaizen là một triết lý kinh doanh xuất phát từ Nhật Bản, được ghép bởi hai từ “ken” (改) có nghĩa là liên tục và từ “zen” (善) có nghĩa là cải tiến. Khi hai từ này được ghép với nhau thì chúng sẽ mang ý nghĩa là “liên tục cải tiến” hoặc “thay đổi để tốt hơn”.

Trong kinh doanh, triết lý kaizen hướng đến việc nâng cao năng suất, nỗ lực không ngừng của các nhân viên trong doanh nghiệp và giúp cho môi trường làm việc ngày càng hiệu quả hơn. Điểm nổi bật của triết lý này chính là tập trung vào xử lý và giải quyết tận gốc các vấn đề có thể tác động đến tương lai ngay để không phải lặp lại một lần nữa.

Đồng thời, kaizen cũng khuyến khích toàn bộ nhân viên đưa ra đề xuất cải tiến, đóng góp vào sự phát triển của công ty và giúp mô hình kinh doanh từng bước đi đến thành công. Vì sự cải tiến trong tương lai có thể xuất phát từ những ý tưởng nhỏ của bất kỳ nhân viên nào ở thời điểm hiện tại.

Những lợi ích mà phương pháp kaizen mang lại cho doanh nghiệp

Việc áp dụng phương pháp kaizen sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích hữu hình và vô hình, trong đó:

Về lợi ích hữu hình

• Tích lũy từng cải tiến nhỏ để tạo nên những kết quả to lớn trong thời gian dài.
• Giảm lãng phí, tăng năng suất trong khâu sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa, thời gian chờ đợi và vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,..
• Cải tiến và đồng bộ các hệ thống vận hành công ty trong ngắn hạn – dài hạn nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian sản xuất.

Về lợi ích vô hình

• Nâng cao năng suất cũng như tinh thần làm việc của nhân viên khi họ nhận thức được rõ ràng và cụ thể các vấn đề ở bộ phận của họ.
• Tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được đưa ra những ý tưởng cải thiện, được lắng nghe và ghi nhận ý kiến.
• Góp phần xây dựng nền văn hóa và thói quen tự giác, kỷ luật trong doanh nghiệp.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, làm việc nhóm và tăng sự đoàn kết nội bộ.

Xem thêm: 9 cách quản lý nhân sự giúp nâng cao tính tự giác cho nhân viên.

Các nguyên tắc của phương pháp kaizen mà doanh nghiệp cần nắm

Nếu bạn muốn doanh nghiệp áp dụng thành công phương pháp kaizen, thì khi triển khai, bạn cần tuân theo 10 nguyên tắc cốt lõi sau đây:

Luôn sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới

Đa số mọi người trong chúng ta đều có thói quen thực hiện nhiệm vụ theo cách làm đã được thực hiện trước đó và làm theo. Điều này không sai, nhưng lâu dần sẽ trở thành thói quen khó bỏ khiến bạn ngại bước ra khỏi vùng an toàn và e dè trước những thay đổi. Tuy nhiên, mục đích chủ yếu của phương pháp này là đổi mới và cải tiến liên tục để tăng hiệu quả cho sản phẩm. Vậy nên doanh nghiệp cần đón nhận những ý tưởng mới, để tạo cho mình lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Không ngừng cải tiến

Thành công luôn được xây dựng từ những điều nhỏ nhất, do đó, việc tích lũy những thứ nhỏ nhất và dần cải thiện sẽ giúp bạn thu được kết quả lớn. Doanh nghiệp phải luôn không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm của mình, bởi nhu cầu của khách hàng có xu hướng thay đổi theo thời gian. Nếu doanh nghiệp không nắm bắt tâm lý khách hàng (customer insight) thì sẽ dễ bị tụt hậu so với đối thủ. Hơn nữa, việc cải tiến một sản phẩm cũ sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí hơn rất nhiều so với việc sản xuất một sản phẩm mới.

Không đổ lỗi và chịu trách nhiệm về việc làm của mình

Đối với kaizen, cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao và nếu mắc sai lầm thì cá nhân đó cần phải trình bày rõ ràng sự việc để mọi người cùng nhau tìm ra hướng giải quyết. Các cá nhân nên cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung và giữa các thành viên không nên đổ lỗi cho nhau. Điều này sẽ giúp khắc phục những sai lầm tương tự có thể xảy ra.

Xây dựng văn hóa “mở” cho công ty

Các doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, tạo cơ hội cho nhân viên dám đối mặt với sai lầm, chỉ ra những điểm thiếu sót và nhờ sự giúp đỡ từ đồng đội hay cấp trên. Doanh nghiệp nên xây dựng mạng lưới kết nối các nhân viên lại với nhau để có thể hỗ trợ, giúp đỡ, chia sẻ với nhau trong công việc. Góp phần thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Khuyến khích teamwork

Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp nên phân chia nhân viên vào các đội nhóm. Trong một nhóm nên được phân quyền rõ ràng như team-leader phải có năng lực lãnh đạo nhóm và những thành viên trong nhóm cần phải phối hợp với nhau để cùng nhau phát triển.

Kết hợp với các bộ phận có liên quan trong cùng dự án

Nguồn nhân lực từ các bộ phận trong công ty nên được bố trí hợp lý khi làm dự án. Trong tương lai, họ sẽ là nguồn lực từ bên ngoài mà bạn có thể tận dụng và cần đến sự hỗ trợ từ họ. Điều này sẽ giúp tăng sự kết nối, tương tác giữa các phòng ban. Mặt khác, nhân viên sẽ biết được trách nhiệm của mình để nỗ lực làm việc hướng đến mục tiêu chung mà doanh nghiệp đặt ra.

Thiết lập các mối quan hệ bền vững

Phương pháp này định hướng doanh nghiệp cần có buổi đào tạo nhân sự bài bản và chuyên sâu, phù hợp với từng cấp bậc nhân sự. Chẳng hạn như cấp quản lý sẽ học sẽ về các kỹ năng quản trị, khả năng điều phối, thúc đẩy nhân sự. Nhân viên cấp dưới sẽ học tập về các kỹ năng nâng cao nghiệp vụ. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng lòng tin, tạo môi trường làm việc tích cực giúp nhân viên nâng cấp bản thân và làm việc lâu dài.

Chia sẻ thông tin đến nhân viên

Một người không thể biết công việc của mình đạt được kết quả ở mức độ nào nếu không biết được tình trạng kinh doanh của công ty ở thời điểm hiện tại. Vì vậy, việc chia sẻ tình hình của công ty đến nhân viên là yếu tố quan trọng, để mọi người cùng nhau đưa ra hướng giải quyết, vượt qua khó khăn.

Nâng cao năng suất làm việc

Doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc của nhân viên bằng cách trao tặng những phần thưởng xứng đáng với đóng góp của họ. Các dự án nên được phân quyền rõ ràng để mỗi cá nhân biết được trách nhiệm của mình trong công việc.

Xem thêm: Tăng năng suất làm việc với phần mềm quản lý nhân viên

Hướng dẫn cách áp dụng phương pháp kaizen cho doanh nghiệp

Thông qua khái niệm, những lợi ích và nguyên tắc của phương pháp kaizen mà GoSELL vừa đề cập. Nhìn chung, các yếu tố mà phương pháp này luôn chú trọng và yêu cầu doanh nghiệp cần phải cải tiến không ngừng đó là: sản phẩm, khách hàng và đội ngũ nhân viên của công ty.

Tuy nhiên, sự cải tiến chỉ có thể phát huy hết hiệu quả của mình khi được thực hiện đúng lúc đúng thời điểm. Nhưng để xác định đâu mới là lúc thích hợp để cải tiến, thì bạn cần phải lên kế hoạch:

• Theo dõi và kiểm tra tình trạng sản phẩm.
• Thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng để nắm được hành vi, sở thích của họ ở từng thời điểm.
• Quản lý đội ngũ nhân viên để đảm bảo các công việc được thực hiện đúng tiến độ.

Để tối ưu các công việc trên, bạn không thể sử dụng các hình thức quản lý thủ công mà thay vào đó nên sử dụng các công cụ công nghệ để mọi công việc được kiểm soát một cách đồng thời. Trong đó, phần mềm quản lý GoSELL sẽ cung cấp đến bạn đầy đủ các công cụ cần thiết để bạn áp dụng thành công phương pháp kaizen vào hoạt động kinh doanh của mình. Cụ thể như sau:

Tính năng quản lý sản phẩm

Tính năng quản lý sản phẩm của GoSELL sẽ hỗ trợ bạn tạo hàng loạt sản phẩm cùng lúc và theo dõi toàn bộ thông tin sản phẩm chỉ trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể nắm được tình trạng của từng sản phẩm (còn/hết) để có kế hoạch sản xuất/nhập thêm, hoặc xuất kho cho phù hợp.

Kết hợp với tính năng quản lý kho hàng, giúp bạn theo dõi mọi biến động của hàng hóa để nắm chính xác toàn bộ số lượng hàng tồn trong kho. Qua đó, vấn đề kiểm soát và giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa cũng trở nên đơn giản hơn, giảm bớt nỗi lo về các vấn đề phát sinh cho doanh nghiệp.

Tính năng quản lý khách hàng

Phương pháp kaizen luôn đặt khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Nhưng để biết được đâu mới thực sự là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp, hay sản phẩm của doanh nghiệp có thể đáp ứng cho những khách hàng nào?

Đầu tiên, bạn cần thực hiện một cuộc khảo sát khách hàng bằng cách tạo ra một trang landing page với GoLEAD, hoặc gửi thông điệp về sản phẩm qua email marketing. Đồng thời, khuyến khích họ để lại thông tin liên hệ để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết hơn. Thông qua đó, bạn có thể thu thập được một danh sách thông tin khách hàng để lưu trữ vào CRM – quản lý khách hàng của GoSELL. 

Lúc này, bạn đã có cơ sở để thống kê, phân tích hành vi và phân nhóm khách hàng dựa theo các tiêu chí khác nhau. Từ đó, bạn sẽ xác định được những ai đang quan tâm đến sản phẩm của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có thêm động lực tập trung cải tiến và ngày càng hoàn thiện sản phẩm của mình tốt hơn.

Tính năng quản lý nhân viên

Đối với đội ngũ nhân viên, tính năng quản lý nhân viên của GoSELL sẽ hỗ trợ bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động của nhân viên, quản lý thời gian và năng suất làm việc của họ một cách chính xác. Bạn cũng có thể phân quyền cho từng nhân viên thực hiện một công việc cụ thể, đặc biệt tính năng sẽ cập nhật top những nhân viên xuất sắc để bạn lên kế hoạch khen thưởng, khích lệ tinh thần và giúp họ gắn bó lâu dài với công ty.

Tham khảo thêm các công cụ khác của GoSELL

Ngoài các công cụ nêu trên, bộ 6 giải pháp ưu việt của GoSELL gồm: GoWEB (hỗ trợ thiết kế website bán hàng chuẩn thương mại điện tử); GoAPP (hỗ trợ thiết kế ứng dụng bán hàng mang thương hiệu riêng và có khả năng tương thích với cả hai hệ điều hành Android & iOS); GoPOS (hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động bán lẻ của cửa hàng trên một màn hình duy nhất); GoSOCIAL (hỗ trợ tối ưu quy trình phản hồi và lên đơn trực tiếp cho khách hàng ngay trên khung chat); GoLEAD (hỗ trợ thiết kế các trang landing page bán hàng, quảng cáo không giới hạn); và GoCALL (hỗ trợ xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp giúp nâng cao chất lượng cuộc gọi với chi phí tiết kiệm nhất) để mở rộng quy mô kinh doanh. 

Cùng với hơn 30 tính năng quản lý, các công cụ marketing thông minh không ngừng cập nhật và cải tiến, giúp bạn tối ưu quá trình vận hành doanh nghiệp cũng như thu hẹp khoảng cách giữa bạn với khách hàng tiềm năng. Khi sử dụng các công cụ của GoSELL, bạn chỉ cần thực hiện thao tác chỉ trên một hệ thống duy nhất và không cần phải tốn nhiều thời gian di chuyển giữa các công cụ. Vì một hệ thống thân thiện, dễ dùng, tiết kiệm chi phí, quản lý hiệu quả, phù hợp với đa dạng ngành nghề là tất cả những gì mà GoSELL luôn muốn mang đến cho các doanh nghiệp.

Tổng kết

Vừa rồi là những thông tin về phương pháp kaizen mà GoSELL đã tổng hợp, hy vọng bài viết sẽ cung cấp những kiến thức bổ ích và giúp bạn áp dụng phương pháp này vào hoạt động kinh doanh của mình một cách thuận lợi. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến đội ngũ của GoSELL để nhận được sự hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.