Kiến thức

Có thể sử dụng phiếu giao hàng điện tử thay thế hóa đơn điện tử khi giao hàng không?

10 Tháng Ba, 2024

Phiếu giao hàng điện tử được nhiều doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận thông tin đơn hàng trong các giao dịch. Nhưng liệu nó có thể thay thế hoá đơn điện tử hay không? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời vấn đề này cũng như đưa ra phương pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày.

Phiếu giao hàng điện tử là gì?

Phiếu giao hàng điện tử (hay phiếu gửi điện tử) là hình thức tích hợp phiếu giao hàng vào ứng dụng di động để người bán và người mua dễ dàng thực hiện giao dịch, lưu trữ. Phiếu này được đảm bảo đầy đủ các thông tin về sản phẩm, số lượng, thanh toán… nhưng được số hóa thay vì viết tay trên giấy thông thường.

Bởi vì tính tiện lợi trong giao dịch và dễ dàng lưu trữ trực tuyến nên phiếu giao hàng điện tử đã dần thay thế phiếu giao hàng ghi tay, được các tổ chức, cá nhân doanh nghiệp, nhà bán hàng dần chuyển đổi số, áp dụng vào các hoạt động kinh doanh.

Ví dụ khá phổ biến cho phiếu gửi điện tử do Grab phát hành từ tháng 08/2020 đến nay, nhằm bảo vệ quyền lợi cho các đối tác của đơn vị này trong tất cả các sự cố liên quan đến hàng hóa. Phiếu gửi GrabExpress được đảm bảo đúng quy định của pháp luật Việt Nam, với cam kết bồi hoàn, bảo hiểm để hỗ trợ đối tác khi có sự cố xảy ra.

Những lợi ích của phiếu giao hàng điện tử

Dù là phiếu giao hàng ghi tay hay mới nhất là phiếu giao hàng điện tử, về mặt bản chất thì khi các phiếu này xuất hiện trong quy trình mua bán hàng hóa đều có những lợi ích cơ bản sau:

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Các phiếu gửi này đều thể hiện nội dung cụ thể của đơn hàng, bao gồm: Người giao, người nhận, sản phẩm, ghi chú và đặc biệt là chữ ký của các bên liên quan. Điều này giúp người mua đối chiếu được các thông tin trước khi nhận, tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót hay lừa đảo.
• Hỗ trợ quản lý thông tin dễ dàng hơn: Nhờ vào phiếu giao hàng, các bên có thể thống kê các đơn hàng về số lượng, đơn giá, thông tin khách hàng… từ đó việc quản lý thông tin được liền mạch. Hơn nữa, khi số hoá bằng phiếu gửi điện tử thì việc lập báo cáo hay phân tích số liệu cũng đơn giản hơn.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp của nhà bán hàng: Việc kiểm kê đầy đủ các thông tin sản phẩm và cập nhật phiếu giao hàng khiến khách hàng đánh giá cao phong cách làm việc khoa học của nhà kinh doanh, gia tăng niềm tin nơi khách hàng để duy trì mua bán, hợp tác lâu dài.

Ngoài ra, một số nhà kinh doanh chuyên nghiệp thì phiếu giao hàng còn được hiểu là một loại hợp đồng trung gian dùng để cung cấp thông tin hàng hóa cho các bên.

Xem thêm: Top đối tác giao hàng tốt nhất cho kinh doanh thương mại điện tử

Phiếu giao hàng điện tử có thể thay thế hoá đơn điện tử không?

Phiếu giao hàng điện tử ngày càng phổ biến trong điều kiện chuyển đổi số kinh tế với sự phát triển vượt bậc của các phần mềm và thiết bị công nghệ hỗ trợ kinh doanh toàn diện. Song rất nhiều người đã đặt ra câu hỏi rằng phiếu gửi điện tử có thể thay thế hóa đơn điện tử không?

Xét về định nghĩa

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC định nghĩa hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử.

Theo đó, hóa đơn điện tử được khởi tạo và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo đó, hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính và Tổng cục thuế chấp nhận, đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử.

Trong khi đó, phiếu giao hàng điện tử cũng có thể được tạo và xử lý trên hệ thống của các tổ chức và các bên giao dịch liên quan nhưng chưa có quy định liên đới về MST cũng như giao dịch điện tử bởi cơ quan nhà nước.

Xem thêm: Chi tiết nội dung biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất

Xét về giá trị pháp lý

Hóa đơn điện tử được công nhận giá trị pháp lý khi đảm bảo 2 yêu cầu cơ bản:

• Các thông tin chứa trong hoá đơn điện tử – từ thông tin đầu tiên khi tạo lập đến thông tin cuối cùng của hoá đơn điện tử được đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn; được đánh giá theo tiêu chí: còn đầy đủ và chưa bị thay đổi về hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ và hiển thị hoá đơn điện tử.
• Các thông tin có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trái lại, dù cũng có những ưu điểm vượt trội nhưng phiếu giao hàng điện tử không có giá trị pháp lý. Nghĩa là, phiếu này giúp người nhận dễ dàng kiểm kê thông tin trong đơn hàng gồm những sản phẩm gì, số tiền cần thanh toán và ký xác nhận để hoàn tất quá trình giao – nhận để khi có phát sinh vấn đề, người nhận có thể từ chối thanh toán hoặc trả lại đơn hàng.

Tuy nhiên, nếu có xảy ra những tranh chấp về mặt pháp lý thì phiếu gửi điện tử không thể đưa ra phân xử. Tóm lại, phiếu giao hàng điện tử không thể thay thế hóa đơn điện tử trong tất cả các trường hợp theo quy định của pháp luật Việt Nam ở thời điểm hiện tại.

Không thể phủ nhận sự phổ biến của phiếu giao hàng điện tử trong thời đại TMĐT, với sự thay đổi và thích ứng nhanh của nhiều phần mềm, thiết bị hỗ trợ số hóa các thông tin để các nhà bán hàng quản lý dữ liệu tốt hơn.

GoSELL – phần mềm hỗ trợ quản trị đơn hàng thông minh

Làm thế nào để bạn có thể quản lý hàng trăm mã sản phẩm, xử lý hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày với các thông tin cụ thể từ khâu trừ kho, đóng gói, vận chuyển thành công hay trả hàng?

Với tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL – phần mềm hỗ trợ bán hàng OAO toàn diện của Mediastep, bạn có thể vận hành công việc kinh doanh đa kênh của mình một cách dễ dàng, trơn tru hơn bao giờ hết.

Tiện lợi khởi tạo đơn hàng

Tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bán hàng với cả 2 cách lên đơn hàng cực kỳ đơn giản cho cả khách hàng lẫn nhà bán hàng.

Cụ thể, khách hàng khi tham quan các gian hàng Online (Website/ App hay kênh Shopee, Lazada, TikTok Shop và GoMUA) có thể tự động thêm sản phẩm vào giỏ hàng và tiến hành giao dịch đặt hàng, thanh toán.

Song song đó, nhà bán hàng cũng có thể hỗ trợ lên đơn trực tiếp cho khách hàng của mình khi họ mua sắm qua mạng xã hội Facebook/ Zalo hoặc đến cửa hàng trực tiếp (tạo lập đơn hàng qua quầy POS).

Ngay lập tức, hệ thống quản trị sẽ tự động cập nhật thông tin và bắt đầu quy trình xử lý đơn hàng, giúp nhà bán hàng tiết kiệm thời gian.

Quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp

Dù bạn bán hàng qua kênh Offline tại cửa hàng/ chi nhánh hay mở rộng cả trên các nền tảng Online như Website, App bán hàng thương hiệu và các kênh mạng xã hội Facebook, Zalo hay sàn thương mại điện tử  Shopee, Lazada, TikTok Shop, GoMUA thì GoSELL sẽ đồng bộ tất cả thông tin về cùng một hệ thống quản trị duy nhất.

Chỉ bằng một vài thao tác click chọn đơn giản mà bất cứ ai cũng có thể thành thạo chỉ trong vòng 15 phút, bạn có thể xây dựng được quy trình xử lý đơn hàng với 5 bước:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin đơn hàng.
• Bước 2: Đóng gói đơn hàng.
• Bước 3: Theo dõi tình trạng đơn hàng.
• Bước 4: Thanh toán và đối soát vận đơn.
• Bước 5: Tổng kết báo cáo đơn hàng.

Mỗi bước trong quy trình chuyên nghiệp này đều được cập nhật chi tiết tại hệ thống quản trị, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đối soát khi cần thiết. Điều này đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng để bạn có thể tối ưu hóa thời gian đóng gói – vận chuyện, mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của mình.

Quản lý đơn hàng thông minh

Ngoài ra, tính năng này của GoSELL cho phép quản lý đầy đủ các trạng thái của đơn hàng, để dễ dàng cập nhật tình hình kinh doanh cũng như những phản hồi, trải nghiệm của khách hàng để có những thay đổi phù hợp nhất. Cụ thể như:

• Quản lý đơn trả hàng: Bạn có thể dễ dàng theo dõi các đơn hàng bị hoàn trả với lý do đầy đủ để có những kế hoạch đẩy hàng tốt hơn cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng của mình.
• Quản lý đơn hàng công nợ: Bạn có thể tạo và cộng dồn nhiều đơn hàng công nợ để thanh toán trong một lần. Hệ thống còn cho phép bạn kiểm soát chính xác số công nợ phải thu của mỗi khách hàng, để bạn áp dụng xoay vòng vốn trong kinh doanh.
• Quản lý đơn hàng Cộng tác viên/ Đại lý bán hàng: Đặc biệt, bạn cũng có thể quản lý và nắm bắt các đơn hàng do Cộng tác viên/ Đại lý bán hàng mang về để theo dõi, đối soát nhanh chóng.

Bộ công cụ hỗ trợ bán hàng và tiếp thị đa kênh

Ngoài ra, giải pháp hỗ trợ bán hàng của GoSELL còn được tích hợp rất nhiều công cụ quản lý vận hành bán hàng và Marketing miễn phí như:

• Quản lý vận hành bán hàng: Hỗ trợ đồng bộ thông tin và dữ liệu sản phẩm, tồn kho, khách hàng, nhân viên… đồng thời vận hành bán hàng đa kênh cho thương hiệu trên website, app bán hàng, các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop, GoMUA), mạng xã hội (Facebook, Zalo) hay trực tiếp tại quầy POS cửa hàng offline. Từ đó giúp nhà bán hàng tiết kiệm thời gian và nhân lực quản lý, tập trung phát triển kinh doanh toàn diện.
• Marketing từ tổng thể đến chi tiết: Dễ dàng triển khai các chiến dịch marketing nhằm mở rộng tệp khách hàng, tiếp cận và cho họ lý do để “chốt đơn” ngay lập tức như triển khai chương trình khách hàng thân thiết, tạo mã giảm giá, Flash Sale, Mua X tặng Y… Gửi các Email Marketing hay Thông báo đẩy đến trực tiếp khách hàng, tối ưu SEO Website và các bài Blogs chuyên nghiệp, v.v..

Đặc biệt, với GoSELL – bạn được sử dụng cả 6 sản phẩm hỗ trợ bán hàng toàn diện gồm: GoWEB (giải pháp thiết kế website), GoAPP (giải pháp thiết kế ứng dụng thương hiệu), GoPOS (giải pháp quản lý cửa hàng bán lẻ), GoSOCIAL (giải pháp bán hàng qua mạng xã hội), GoLEAD (giải pháp thiết kế landing page) và GoCALL (giải pháp xây dựng tổng đài ảo).

Kết luận

Phiếu giao hàng điện tử có thể không thể thay thế hóa đơn điện tử vì không có giá trị pháp lý, nhưng vẫn còn rất nhiều cách để bạn tối ưu quy trình vận hành kinh doanh, xử lý đơn hàng của mình với GoSELL. Hãy chia sẻ những vấn đề của doanh nghiệp bạn, đội ngũ tư vấn của chúng tôi có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho bạn.