Kiến thức

PO là gì? Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả

28 Tháng Hai, 2024

Với tư cách là nhà quản trị, theo dõi hàng tồn kho và quản lý đặt hàng từ nhà cung cấp là vô cùng cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Vì thế, chúng ta đã quá quen thuộc về khái niệm PO trong các hoạt động thương mại. Vậy PO là gì? Và làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý PO hiệu quả? Sau đây hãy cùng GoSELL tìm hiểu tất cả thông tin xoay quanh chủ đề này nhé.

Mục Lục

PO là gì?

Đơn đặt hàng (PO), được viết tắt từ cụm từ Purchase Order, là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua tạo ra và xuất trình cho người bán. Giống như giỏ hàng của bạn trên một trang web thương mại điện tử, đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua. Nó liệt kê chi tiết nội dung đơn đặt hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.

Bằng cách gửi PO đến người bán, người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận.

PO đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh thương mại

Các thành phần cần có của một PO

Để đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch, một PO thường có nội dung chi tiết như sau:

Số PO.
Ngày lập PO.
Chi tiết thông tin liên hệ, địa chỉ của người bán và người mua.
PIC.
Mô tả về hàng hóa.
Số lượng hàng hóa.
Thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Đơn giá sản phẩm.
Tổng giá trị hợp đồng.
Điều khoản thanh toán.
Điều kiện giao hàng.
Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
Chữ ký của bên mua và bên bán.

Sự khác biệt giữa PO và Invoice

Bởi vì đơn đặt hàng và hóa đơn đều là những tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý được trao đổi giữa người bán và người mua, nên không có gì ngạc nhiên khi chúng thường bị trộn lẫn với nhau. Cả hai cũng được kết nối với nhau vì đơn đặt hàng thường được sử dụng để tạo hóa đơn, làm tài liệu tham khảo cho các hàng hóa đã mua.

Dưới đây, GoSELL sẽ chỉ ra một số điểm khác nhau giữa đơn đặt hàng và hóa đơn, giúp bạn dễ dàng phân biệt chúng:

Đơn đặt hàng (PO)	Hóa đơn Invoice
Do người mua tạo	Do người bán tạo
Được tạo trước khi mua hàng	Được tạo sau khi mua hàng
Liệt kê hàng hóa cần thiết	Xác nhận hàng hóa được giao
Bao gồm chi tiết các mục cần thanh toán được đề xuất	Bao gồm các yêu cầu thanh toán vào một ngày cụ thể

Quản lý đơn đặt hàng là gì và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng?

Quản lý PO là tập hợp các nguyên tắc được thiết lập nhằm đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về một hoặc nhiều đơn đặt hàng. Đây là một quá trình vô cùng cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp đáp ứng các mục tiêu đã đề ra trong việc mua sắm hàng hóa mà vẫn duy trì ngân sách một cách khôn ngoan.

Quản lý đơn hàng liên quan đến việc xác định các hành động và đặc quyền cụ thể cho tất cả những cá nhân tham gia chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng các công cụ và phương tiện giao tiếp chuyên biệt.

Cách quản lý truyền thống sử dụng bảng tính và email, kết hợp với các cuộc gọi xác nhận sau đó. Trong trường hợp này, những thay đổi nhỏ của thông tin cũng có thể dẫn đến nhiều rủi ro không mong muốn. Do đó, sử dụng phần mềm quản lý tất cả thông tin chi tiết về các đơn đặt hàng tại một hệ thống duy nhất được xem như giải pháp thay thế hiệu quả và chính xác hiện nay.

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng giúp hạn chế tối đa sai sót

Tham khảo thêm: Hướng dẫn 3 bước quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

Quy trình quản lý đơn đặt hàng

Mỗi doanh nghiệp thường có quy trình quản lý đơn đặt hàng riêng, phù hợp với mô hình của doanh nghiệp. Nhưng quy trình thông thường sẽ bao gồm:

Bước 1: Đơn vị mua hàng phát hành đơn đặt hàng có chứa số PO bao gồm thông tin chi tiết về công ty, thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ phải mua và giao hàng.
Bước 2: Tiến hành phê duyệt PO theo các nguyên tắc đã đề ra của doanh nghiệp. Nếu không được chấp thuận, đơn đặt hàng sẽ được trả về để xem xét.
Bước 3: Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp thông qua các kênh liên lạc được xác định trước.
Bước 4: Sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp sẽ xem xét về khả năng đáp ứng tất cả các yêu cầu được nêu trong po. Nếu cần, hai bên sẽ thực hiện thương lượng và điều chỉnh.
Bước 5: Khi nhà cung cấp xác nhận chấp thuận PO, sẽ trở thành ràng buộc về mặt pháp lý.
Bước 6: Hàng hóa hoặc dịch vụ bắt buộc được giao cho người mua theo đơn đặt hàng đã được chấp nhận.
Bước 7: Nhà cung cấp xuất hóa đơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua. Người mua tiến hành kiểm soát và khớp lệnh mua hàng, phiếu nhận hàng, hóa đơn.
Bước 8: Khi khớp thành công, bộ phận kế toán sẽ được thông báo và hóa đơn phải được thanh toán đúng hạn.
Bước 9: Đơn đặt hàng, phiếu mua hàng và hóa đơn được lưu trữ tuân thủ các yêu cầu pháp lý và hướng dẫn nội bộ của công ty.

Quy trình quản lý đơn đặt hàng hoàn chỉnh của một doanh nghiệp — Quy trình quản lý đơn đặt hàng hoàn chỉnh

Làm thế nào để quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý PO hiệu quả cũng giúp các nhà quản trị hạn chế tối đa sai sót trong quá trình hạch toán, tiết kiệm tối đa công sức, thời gian lẫn tiền bạc cho doanh nghiệp.

Phân tích và tùy chỉnh từng quy trình làm việc

Quy trình làm việc có thể khác nhau dựa trên quy mô và loại hình doanh nghiệp, thậm chí là là giữa các phòng ban. Điều quan trọng là phải có phương pháp đánh giá thực tiễn quản lý hàng tồn kho hiện tại và phân tích các vấn đề mang tính hệ thống.

Bên cạnh đó, bạn hãy cố gắng tìm ra những điểm nghẽn trong quy trình hiện tại, đồng thời tham khảo ý kiến của những người có thẩm quyền ra quyết định và các bên liên quan.

Phân tích và tùy chỉnh từng quy trình làm việc hỗ trợ quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

Cung cấp hướng dẫn bằng văn bản để xử lý đơn đặt hàng

Bạn nên đưa ra các hướng dẫn cụ thể và mô tả vai trò của từng cá nhân / bộ phận trong chuỗi cung ứng, tốt nhất là bằng văn bản để dễ dàng theo dõi và đối chiếu.

Đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia vào việc mua bán đều tuân theo quy trình giống nhau là rất quan trọng để đảm bảo sự hợp tác diễn ra suôn sẻ và tránh hiểu lầm không đáng có.

Đơn giản hóa

Chỉ giải quyết các câu hỏi có liên quan cho những người có trách nhiệm. Đừng làm phiền mọi người trong nhóm với những vấn đề có thể và nên được giải quyết bởi các thành viên cụ thể.

Ngoài ra, người phát hành đơn đặt hàng thường không có nghiệp vụ xử lý hóa đơn – đó là một lĩnh vực của bộ phận tài chính.

Trong khi thiết kế quy trình làm việc, hãy nhớ – mỗi nhân viên đóng một vai trò cụ thể. Đơn giản hóa để tránh bất kỳ chuyển động không cần thiết nào.

Phân tích hiệu quả của từng nhà cung cấp

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, thu thập thông tin chi tiết và đáng tin cậy về hiệu suất của nhà cung cấp.

Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhà cung cấp kèm theo số liệu thống kê rõ ràng để dễ dàng so sánh và chọn ra đơn vị tốt nhất cho mỗi giao dịch.

Tự động hóa giúp giảm thiểu khả năng mắc lỗi hoặc thiếu thông tin cần thiết

Tự động kiểm tra các đề mục cần thiết để đảm bảo tất cả thông tin đều được điền chính xác đến từng chi tiết, trong đó bao gồm cả những thông tin quan trọng như: Số lượng mua, chi phí hay thông tin vận chuyển và các khoản thuế của hàng hóa.

Với phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, quy trình này sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và ít sai sót hơn.

Xem thêm: Ngành tự động hóa và những thông tin cần biết

Quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả

Hồ sơ cần được lưu trữ một cách khoa học và sắp xếp hợp lý để tránh xảy ra những trường hợp thất thoát, nhầm lẫn, đồng thời đảm bảo các chứng từ được bảo mật an toàn tuyệt đối.

Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ và tài liệu đúng cách sẽ giúp cho quá trình kiểm toán được chính xác và thuận tiện hơn, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí quản lý cho doanh nghiệp.

Triển khai các giải pháp hiện đại: số hóa, tự động hóa, tích hợp

Lỗi của con người là không thể tránh khỏi khi làm việc với hàng chục PO trong nhiều bảng tính hoặc cố gắng theo dõi tiến trình thông qua email hoặc cuộc gọi. Hãy bỏ lại các mô hình kinh doanh truyền thống trong quá khứ với hàng loạt những sai sót, phức tạp không cần thiết bắt nguồn từ quy trình thủ công không đáng tin cậy.

Giờ đây, bạn có thể lựa chọn sử dụng một giải pháp quản lý bán hàng chuyển đổi kỹ thuật số, tự động hóa quy trình làm việc và cải thiện đáng kể quy trình mua hàng.

Gợi ý cho bạn một giải pháp bán hàng chuyên nghiệp giúp quản lý PO hiệu quả đó chính là GoSELL.

Xây dựng quy trình quản lý đơn hàng toàn diện cùng GoSELL

Với tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL, người bán có thể theo dõi và xử lý nhiều thông tin đơn hàng cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất quản lý và đảm bảo đúng tiến độ đến tay người mua.

Quản lý danh sách đơn hàng

Dễ dàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ số lượng đơn hàng chỉ với vài thao tác đơn giản trên hệ thống.
Giúp người bán tạo và chỉnh sửa đơn hàng nhanh chóng.
Hỗ trợ quản lý và tìm kiếm đơn hàng theo mã vạch đơn hàng / tên, số điện thoại, mã vạch khách hàng.
Lọc đơn hàng theo thời gian mua, chi nhánh, nền tảng bán hàng, kênh bán hàng, trạng thái, mã giảm giá, nhân viên và phương thức thanh toán.
Dễ dàng thực hiện thao tác xuất dữ liệu đơn hàng đa tài khoản, đa kênh và đa chi nhánh.

Xử lý đơn hàng loạt trên đa kênh

Đồng bộ đơn hàng từ các nguồn, xử lý hàng loạt nhiều đơn cùng lúc, tiết kiệm thời gian, gia tăng doanh số bán hàng.
Đồng bộ quản lý đơn hàng trên các kênh: Cửa hàng, website / app bán hàng, Shopee, Lazada, GoMUA.
Xử lý tất cả đơn hàng nhanh chóng trên cùng một hệ thống.
Hỗ trợ in hóa đơn, phiếu vận chuyển cùng một lúc.
Xác nhận hàng loạt đơn hàng Shopee nhanh chóng.
Xác nhận giao hàng cùng lúc nhiều đơn hàng.

Quản lý đơn hàng công nợ

Cửa hàng/doanh nghiệp có thể thực hiện bán hàng công nợ với các đối tác, đại lý thông qua quy trình quản lý cụ thể.
Hỗ trợ doanh nghiệp tạo đơn bán hàng công nợ.
Cho phép cộng dồn nhiều đơn hàng công nợ của khách hàng để thanh toán trong một lần.
Nhanh chóng xác nhận khi khách thanh toán đơn hàng công nợ.
Xuất chi tiết đơn hàng công nợ (tên khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, số tiền…).

Kiểm soát đơn hàng đa chi nhánh

Xây dựng cho chủ cửa hàng một quy trình quản lý đa chi nhánh khoa học và toàn diện giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn đảm bảo được hiệu quả tốt nhất.
Cho phép xác nhận đơn hàng từ các chi nhánh khác nhau.
Kiểm soát đơn hàng ở mọi chi nhánh một cách chính xác, hạn chế rủi ro sai sót.
Dễ dàng so sánh được tình trạng đơn hàng để xác định chi nhánh nào đang hoạt động hiệu quả.

Quản lý đơn hàng từ cộng tác viên / đại lý bán hàng

Cập nhật, báo cáo đơn hàng theo từng cộng tác viên/ đại lý bán hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thao tác quản lý.
Cho phép theo dõi tình trạng đơn hàng của cộng tác viên/ đại lý bán hàng (tổng đơn, đơn đã duyệt, đơn chờ duyệt)
Hiển thị thông báo khi có đơn hàng từ cộng tác viên/ đại lý bán hàng.
Tìm kiếm, lọc đơn hàng tương ứng với mỗi cộng tác viên/ đại lý bán hàng dễ dàng.
Quản lý báo cáo đơn hàng từ cộng tác viên/ đại lý bán hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp nếu muốn tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của mình, bên cạnh việc quản lý PO hiệu quả, thì công tác quản trị sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, nhà cung cấp,… cũng cần được chú trọng. Trong đó, GoSELL được xem là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh toàn diện nhất hỗ trợ vấn đề này với đầy đủ những tính năng nêu trên.

Sử dụng GoSELL để quản lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn

Kết luận

Sử dụng GoSELL để quản lý các hoạt động kinh doanh nói chung và po nói riêng giúp nâng cao hiệu suất hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng bán hàng nhanh chóng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn theo số hotline: (028) 7303 0800 hoặc gửi thư về địa chỉ email: hotro@gosell.vn.