Bài học

Quy trình các bước xây dựng AOP trong kinh doanh hiệu quả nhất

5 Tháng Ba, 2024

Thuật ngữ AOP trong quá trình kinh doanh là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng Annual Operating Plan một cách tối ưu để đạt được những hiệu quả như mong muốn? Cùng GoSELL giải đáp cụ thể những thắc mắc trên ngay trong bài viết dưới đây.

AOP là gì?

Trong kinh doanh, thuật ngữ ở AOP là viết tắt của Annual Operating Plan, tức là kế hoạch hoạt động hàng năm. Annual Operating Plan khi vạch ra sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định rõ các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh và dự toán thu chi trong suốt một năm sắp đến.

Một bảng kế hoạch Annual Operating Plan có khả năng tổng hợp thông tin chi tiết về công việc, nhiệm vụ, và mục tiêu của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng xác định rõ các nguồn lực tài chính tương ứng. Điều này giúp các phòng ban, các đội nhóm hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ chính của mình, từ đó phát triển các chiến lược cụ thể và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Ngoài ra, kế hoạch Annual Operating Plan còn dự báo một cách chi tiết về các khoản thu chi, phân công nhiệm vụ cho các phòng ban. Điều này cũng đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp có thể diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được hiệu quả tốt hơn. Một bảng Annual Operating Plan càng chi tiết và cụ thể, doanh nghiệp càng dễ thực hiện và quản lý. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng có thể theo dõi và quản lý một cách tổng quan các hoạt động vận hành một cách hiệu quả.

Ý nghĩa của Annual Operating Plan

Để đạt được sự phát triển bền vững và thành công, việc xây dựng bảng kế hoạch AOP trong quá trình kinh doanh là không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Tầm quan trọng của Annual Operating Plan là vô cùng lớn, do đó, người lãnh đạo cần tập trung nghiên cứu thị trường và xem xét nguồn lực trước khi bắt đầu thiết lập mục tiêu dựa trên định hướng rõ ràng. Đó chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể phát triển kế hoạch triển khai chi tiết hơn.

Vai trò của bảng kế hoạch Annual Operating Plan

Về tổng thể, việc lập AOP mang lại những vai trò quan trọng sau đây:

• Xác định phương hướng: Annual Operating Plan giúp doanh nghiệp xác định hướng phát triển, đồng thời phòng tránh những rủi ro không đáng có trong kinh doanh.
• Kiểm soát tiến độ công việc: AOP cũng góp phần kiểm soát tiến độ và lượng công việc cần thực hiện của từng bộ phận và phòng ban. Điều này đảm bảo mục tiêu được đề ra và hỗ trợ lãnh đạo giải quyết kịp thời các vấn đề xuất hiện.
• Theo dõi và đánh giá: Annual Operating Plan cho phép người quản lý theo dõi quá trình thực hiện các nhiệm vụ, nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cung cấp cơ sở để lãnh đạo lên kế hoạch và phân công các công việc một cách hợp lý hơn.
• Tạo tiền đề cho tương lai: Xây dựng Annual Operating Plan giúp tạo tiền đề vững chắc cho doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và định hình các bước tiến trong tương lai.
• Tăng tính kết nối: Annual Operating Plan tăng cường sự kết nối giữa các phòng ban, tạo ra một bộ máy hoạt động trơn tru và hiệu quả cao.
• Làm cơ sở đánh giá và quyết định: Annual Operating Plan cung cấp những cơ sở cần thiết cho người quản lý nhận định, đánh giá, so sánh nhiều khía cạnh như nguồn vốn, đối tác, nhân lực. Với những thông tin này, họ có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời, hạn chế tối đa những tình huống không mong muốn.

Xem thêm: Quy trình lập kế hoạch kinh doanh thành công cho doanh nghiệp

Các bước xây dựng Annual Operating Plan trong quá trình kinh doanh

Để xây dựng Annual Operating Plan một cách hiệu quả, quan trọng nhất là nắm vững những bước cơ bản sau đây:

Nắm rõ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu, người triển khai cần phải hiểu rõ tình hình và hoạt động kinh doanh doanh nghiệp của mình. Điều này đòi hỏi việc nghiên cứu cẩn thận, thu thập thông tin và khảo sát để có cái nhìn tổng quan về mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Dựa trên thông tin đã thu thập, người quản lý có thể đề xuất các giải pháp phù hợp nhất. Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để duy trì sự hiệu quả của AOP, việc cập nhật thông tin và trao đổi với đồng nghiệp, các bộ phận liên quan hoặc chuyên gia trong ngành là rất quan trọng. Điều này giúp nâng cao kiến thức và kinh nghiệm, đồng thời đảm bảo rằng kế hoạch luôn phản ánh đúng tình hình và yêu cầu của doanh nghiệp.

Đề ra mục tiêu rõ ràng

Sau khi hiểu được các yếu tố cơ bản, bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là đặt ra các mục tiêu kinh doanh cho suốt một năm. Annual Operating Plan cần bao gồm các mục tiêu từ tổng quan đến cụ thể, từ đơn giản đến phức tạp.

Các mục tiêu cần được phản ánh thực tế tình hình của doanh nghiệp. Người quản lý và lập kế hoạch cần loại bỏ những yếu tố mơ hồ, không rõ ràng hoặc những tiêu chuẩn quá thấp hoặc quá cao. Khi lập Annual Operating Plan, người phụ trách cũng cần đánh giá cả tình hình nội bộ của doanh nghiệp và sự biến động của thị trường cũng như các đối thủ cạnh tranh.

Người lập kế hoạch cần có tầm nhìn rộng lớn, kiến thức chuyên môn sâu rộng để hướng doanh nghiệp đạt được mục tiêu lý tưởng. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần phân rõ các mục tiêu cụ thể về công việc đó là gì, thực hiện như thế nào, liệt kê rủi ro và dự phòng giải pháp. Annual Operating Plan càng chi tiết, cụ thể, rõ ràng và khả thi, thì khả năng thành công của doanh nghiệp chắc chắn sẽ càng cao.

Xem thêm: Quản trị chiến lược: Mục tiêu, ý nghĩa và quy trình thực hiện

Xác định nguồn đầu tư

Việc xác định đối tượng đầu tư sẽ giúp AOP trở nên cụ thể hơn. Đối tượng đầu tư mà doanh nghiệp xác định có thể bao gồm các nhà đầu tư chuyên nghiệp, người thân, bạn bè, các tổ chức tài chính hoặc các nhà đầu tư mạo hiểm. Các đối tượng này có thể đầu tư vào doanh nghiệp thông qua các hình thức như mua cổ phần, cho vay, hoặc kết hợp cả hai phương thức trên.

Thường thì, các nhà đầu tư đặc biệt quan tâm đến uy tín của doanh nghiệp, mô hình kinh doanh, khả năng giải quyết vấn đề cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, nguồn tiền và lợi nhuận đã đạt được trong những năm gần đây cũng là yếu tố quan trọng khi cân nhắc lựa chọn đầu tư.

Phân tích chi tiết và xây dựng từng bước cụ thể trong kế hoạch AOP

Để có thể tạo nên một bảng kế hoạch Annual Operating Plan hiệu quả, người quản lý, phụ trách cần đưa ra được những phân tích, chiến lược cụ thể để các bộ phận riêng biệt trong toàn thể doanh nghiệp thực hiện một cách đồng bộ. Một AOP hoàn chỉnh luôn cần cơ bản theo đuổi được những nội dung công việc sau đây:

• Xác định sứ mệnh của doanh nghiệp và tóm tắt lịch sử phát triển.
• Mô tả các thành phần chủ chốt trong công ty và mô hình kinh doanh.
• Giới thiệu các đặc điểm và dịch vụ cung cấp.
• Xác định thị trường mục tiêu và phân tích đối thủ cạnh tranh.
• Phân tích và xây dựng chiến lược kinh doanh cụ thể.
• Dự thảo nguồn tài chính và đề xuất chiến lược tiếp thị.
• Bổ sung các phụ lục và ghi chú liên quan.

Dự phòng những thất bại

Dự phòng cho khả năng thất bại là một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch AOP. Doanh nghiệp cần xem xét các rủi ro có thể xảy ra và những yếu tố nào có thể ngăn cản việc đạt được các mục tiêu. Việc này giúp chuẩn bị sẵn sàng và đề xuất các giải pháp khả thi khi cần thiết, đảm bảo rằng các dự án thất bại không ảnh hưởng đến tổng thể của doanh nghiệp.

Đo lường kết quả thực hiện

Thực hiện đo lường và kiểm tra định kỳ các công việc trong bảng kế hoạch là một điều quan trọng để đảm bảo kế hoạch hoạt động đạt được hiệu quả như mong muốn. Các bước cần thực hiện bao gồm đánh giá tiến độ, phân tích chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI), và xác định các yếu tố gây cản trở. Quá trình này giúp người quản lý nắm được kế hoạch có đang tiến triển thành công hay gặp khó khăn, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Một trong những chỉ số quan trọng mà người quản lý cần đo lường và đánh giá không gì khác ngoài doanh thu cụ thể của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Ở đây, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL mang đến cho doanh nghiệp của bạn khả năng tạo các phân tích báo cáo các chỉ số lãi, lỗ, từ đó nắm được liệu kế hoạch Annual Operating Plan có đang đi đúng hướng. Cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng phần mềm hữu ích này của GoSELL ngay sau đây.

Đo lường hiệu quả kinh doanh thông qua các báo cáo doanh thu trong từng giai đoạn

Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL, được phát triển bởi Mediastep Software Việt Nam, không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng, quản lý bán hàng hiệu quả mà còn cho phép doanh nghiệp phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của mình vô cùng chi tiết và chính xác. Theo đó, với tính năng phân tích báo cáo, doanh nghiệp có thể theo dõi và đo lường hiệu suất hoạt động của mình thông qua các báo cáo doanh thu trong từng khoảng thời gian cụ thể.

Đây là cơ sở để người đứng đầu đánh giá tình hình kinh doanh, theo dõi chi tiết kế hoạch AOP cũng như dự đoán các nhu cầu thực tế của khách hàng và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.

Cụ thể, phần mềm GoSELL có thể cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo doanh thu, lãi lỗ chính xác đến từng kênh bán hàng. Là một giải pháp đa kênh, doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật liên tục các báo cáo chi tiết về số lượng đơn hàng, doanh thu, lợi nhuận hay các sản phẩm bán chạy… ở tất cả các kênh bán hàng theo thời gian thực trên trang quản trị của GoSELL.

Báo cáo theo chi nhánh

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình kinh doanh ở từng cửa hàng cụ thể của mình, xác định tốc độ phát triển thông qua các báo cáo doanh thu theo chi nhánh. Đây là tính năng giúp bạn đánh giá tình hình bán hàng của từng chi nhánh. so sánh, đối chiếu và đưa ra các hướng đi phù hợp.

Báo cáo theo nền tảng

Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện các báo cáo doanh thu chi tiết theo các nền tảng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm: POS tại cửa hàng, Website, App, Facebook, Zalo. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp nắm được kế hoạch kinh doanh của từng nền tảng có đang đi đúng hướng, từ đó cải thiện bảng kế hoạch hoặc tiếp tục phát huy tốt hơn.

Báo cáo đa sàn

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên các Sàn thương mại điện tử, GoSELL cũng mang đến tính năng phân tích báo cáo kinh doanh trên các sàn như: Shopee, Lazada, TikTok Shop, GoMUA. Đây chắc chắn là một công cụ quan trọng và hữu ích giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh trên các sàn, xây dựng các kế hoạch phát triển hợp lý và đạt hiệu quả cao hơn.

Kết luận

Việc thực hiện bảng kế hoạch AOP trong suốt quá trình kinh doanh là một điều vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp. Đây là cách giúp người quản lý có thể theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh, tiến trình thực hiện và đạt được các mục tiêu đề ra trong năm.