Kiến thức

Serial là gì? Cách quản lý tồn kho sản phẩm hiệu quả với Serial

9 Tháng Ba, 2024

Đối với một số mặt hàng đặc thù, có giá trị lớn, cần đảm bảo quy trình xuất/ nhập hàng hóa luôn luôn chính xác, người ta thường sử dụng mã Serial – một dãy ký tự hoặc số được kết hợp với mã sản phẩm để xác định chính xác một mặt hàng nào đó – để quản lý. Để tìm hiểu thêm mã serial là gì và làm thế nào để quản lý chính xác hàng nghìn Serial cho thiết bị, hàng hóa? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Serial là gì?

Serial là gì? Serial Number là một dãy ký tự hoặc số được kết hợp với mã sản phẩm để xác định chính xác một mặt hàng nào đó. Cụm từ Serial Number có rất nhiều cách viết khác nhau, ký hiệu để dễ nhận biết trên các mặt hàng là S/N, SN hoặc Serial No… Dù hay được gọi số Serial nhưng mã này thường bao gồm cả chữ cái để phân biệt từng cá thể hàng hóa.

Hiện nay, một số danh mục sản phẩm thường được gắn mã Serial có thể kể đến như thiết bị điện tử, thiết bị nội thất, rượu,… Cấu trúc của Serial Number thường cung cấp thông tin về hãng sản xuất, dòng sản phẩm,… của sản phẩm đó. Đây là cơ sở để bạn xác định đó là mặt hàng gì, để thanh toán, bảo hành hay sử dụng dịch vụ hậu mãi. Ngoài ra, nó cũng giúp nhà bán hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm, chống mua phải hàng nhái, hàng kém chất lượng trên thị trường.

Tham khảo thêm: Mã SKU là gì? Ứng dụng của nó trong quản lý sản phẩm

Lợi ích khi quản lý hàng hóa bằng mã Serial là gì?

Bạn đã biết lợi ích khi quản lý hàng hóa bằng Serial là gì chưa? Nếu chưa thì GoSELL sẽ bật mí đến bạn 4 lợi ích tuyệt vời sau nhé:

Nhập/ xuất hàng hóa dễ dàng

Ví dụ: Khi bạn nhập số lượng 1.000 thẻ cào điện thoại, hệ thống sẽ hiển thị một bảng quản lý để bạn có thể dễ dàng nhập số Serial của từng cá thể hàng hóa. Nếu dãy số Serial có mã tuần tự, một số hệ thống cho phép bạn chỉ cần nhập số đầu và số cuối, các số còn lại sẽ được thêm vào đầy đủ một cách tự động. Khi cần xuất hàng, hệ thống sẽ tự động trừ số lượng sản phẩm theo mã Serial. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý quy trình xuất/ nhập hàng hóa.

Quản lý số lượng tồn kho

Với cách quản lý truyền thống, ghi chép sổ sách hay file Excel thường dễ xảy ra sai sót trong quá trình kiểm soát và cập nhật sản phẩm. Chưa kể, việc này thường tốn nhiều thời gian, nhân công, đặc biệt là khi bạn đang kinh doanh đa kênh. Do đó, chỉ cần dựa trên số Serial là bạn có thể dễ dàng kiểm soát chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa.

Theo dõi lô hàng sản xuất

Quản lý sản phẩm bằng Serial cho phép nhận dạng và theo dõi các mặt hàng giống nhau có trong cùng một lô. Ví dụ, một công ty A sản xuất mặt hàng túi xách hàng loạt. Nếu phát hiện một vài sản phẩm bị lỗi trong lô 1, bạn có thể thu hồi lô đó để kiểm tra thay vì tất cả các lô.

Quản lý bảo hành sản phẩm

Bảo hành sản phẩm là một trong những nguyên nhân hàng đầu mà các nhà bán hàng quan tâm khi quản lý sản phẩm theo số Serial. Như chúng ta đều biết, các mặt hàng như điện thoại, thẻ cào điện thoại, thiết bị điện tử, đồ dùng nội thất,…có thể mua ở bất kỳ chi nhánh nào chứ không nhất thiết là cửa hàng chính.

Khi khách hàng mang sản phẩm đến bảo hành, bạn có thể ngay lập tức tra cứu trong hệ thống bằng số Serial để xác định xem sản phẩm đó có phải là từ cửa hàng của mình hay không. Nếu đúng, bạn có thể tra cứu thêm những thông tin cần thiết như ngày bán sản phẩm, khách hàng mua sản phẩm là ai, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành còn lại, lịch sử bảo hành (nếu có), hình thức bảo hành được áp dụng (sửa chữa, thay thế linh kiện, đổi sản phẩm mới,…).

Bí quyết quản lý hàng hóa chính xác hàng hóa theo Serial Number với phần mềm GoSELL

GoSELL được biết đến như một trong những phần mềm quản lý bán hàng toàn diện nhất hiện nay, cho phép bạn quản trị dễ dàng, vận hành thông suốt và đồng bộ dữ liệu đa kênh từ Online đến Offline (OAO) trên một hệ thống duy nhất với 6 sản phẩm chính bao gồm:

• GoWEB: Thiết kế website TMĐT chuẩn SEO.
• GoAPP: Thiết kế ứng dụng bán hàng trên cả Android và iOS.
• GoPOS: Tối ưu hóa quy trình bán hàng tại quầy.
• GoLEAD: Thiết kế landing page bán hàng, chuyển đổi và thu thập thông tin khách hàng.
• GoSOCIAL: Tăng tốc bán hàng trên Facebook và Zalo.
• GoCALL: Hệ thống tổng đài đa kênh chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Không những thế, GoSELL còn tích hợp nhiều tính năng quản lý bán hàng vượt trội, giúp bạn quản lý tồn kho nói chung và quản lý sản phẩm theo Serial Number một cách chính xác, hiệu quả như:

Dễ dàng thêm mới sản phẩm với Serial Number

Khi nhập kho hay thêm mới sản phẩm, bạn có thể lựa chọn quản lý kho hàng theo sản phẩm hoặc số Serial để dễ dàng kiểm soát các khâu như: bán hàng, trả hàng, chuyển hàng, kiểm kê,… Mỗi sản phẩm sẽ có một số Serial khác nhau, trong trường hợp trùng lặp, hệ thống GoSELL sẽ gửi ngay thông báo nên bạn hoàn toàn không cần phải lo về vấn đề này nhé.

Đẩy nhanh tốc độ bán hàng và thanh toán

Với các sản phẩm được quản lý theo Serial khi bán hàng hệ thống sẽ hiển thị ô tìm kiếm theo mã Serial khi bạn chọn sản phẩm đó. Điều này sẽ giúp bạn đẩy nhanh quá trình tìm kiếm sản phẩm và thanh toán đơn hàng cho khách.

Khi hóa đơn bán hàng được tạo, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho sản phẩm gắn với số Serial này. Nhờ đó mà bạn có thể quản lý chính xác số lượng và tình trạng các sản phẩm hiện có trong kho hàng, tránh tình trạng thất thoát, sai sót.

Quản lý đổi trả hàng hóa chính xác

Khi khách hàng mua sản phẩm tại cửa hàng của bạn nhưng có nhu cầu đổi trả, nếu như trước kia họ phải đem theo phiếu bảo hành kèm theo hóa đơn ra tận cửa hàng nhưng rất dễ bị mất hoặc thất lạc. Thì giờ đây, họ chỉ cần đọc tên hoặc đưa bạn mã khách hàng là toàn bộ thông tin đơn hàng mà họ đã từng giao dịch sẽ được hiển thị đầy đủ trên hệ thống, bao gồm: thông tin khách hàng, ngày bán, sản phẩm bán,…. Đồng thời, khi bạn tạo đơn trả hàng hoàn tất, sản phẩm gắn mã Serial sẽ được tự động hoàn trả về kho vô cùng nhanh chóng mà không cần phải nhập thủ công.

Xây dựng quy trình quản lý tồn kho chuyên nghiệp

Bên cạnh việc quản lý sản phẩm bằng Serial, GoSELL cũng hỗ trợ bạn quản lý sản phẩm theo mã IMEI, mã vạch, mã SKU, đơn vị quy đổi, lô – hạn sử dụng. Hệ thống sẽ lưu trữ đầy đủ dữ liệu kho hàng một cách chi tiết theo từng chi nhánh, từng kênh bán hàng vào từng thời điểm cụ thể với bộ lọc thông minh được tích hợp sẵn, qua đó bạn có thể quản lý hàng hóa chặt chẽ, hạn chế thất thoát. Toàn bộ thông tin sẽ được đồng bộ quản lý trên hệ thống GoSELL. Mỗi đơn hàng phát sinh tại cửa hàng Offline hay các kênh Online, hệ thống sẽ tự động trừ và cập nhật tồn kho, để bạn có thể kiểm soát được chính xác số lượng tồn kho.

Tham khảo thêm: Quản lý sản phẩm bằng mã vạch: Tại sao lại hiệu quả?

Kết luận

Vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong Serial là gì và cách quản lý tồn kho sản phẩm chính xác với Serial Number. Hy vọng những bí quyết trên sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc bán hàng của mình. Và nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể giúp bạn tháo gỡ những vấn đề “hóc búa” trong kinh doanh thì hãy liên hệ ngay với GoSELL theo email hotro@gosellvn hoặc số hotline (028) 7303 0800.