Kiến thức

Thẻ kho là gì? Phương pháp lập và quản lý thẻ kho hiệu quả

1 Tháng Ba, 2024

Từ việc theo dõi số lượng hàng hoá trong kho bằng thẻ kho, bạn có thể tính toán được doanh thu, lỗ lãi và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Song đã đến lúc để bạn số hoá các thẻ này và quản lý hàng hoá bằng kho hàng điện tử.

Thẻ kho là gì?

Thẻ kho (hay còn gọi là phiếu kho) là các thẻ tờ rời ghi chép thông tin về số lượng hàng hoá, nguyên vật liệu được nhập vào, xuất ra và còn tồn trong kho theo từng khoảng thời gian nhất định như ngày, tuần, tháng, quý, năm.

Thông thường, phiếu kho sẽ được phát hành bởi bộ phận kế toán đến bộ phận kho. Thủ kho hoặc quản lý kho sẽ có nhiệm vụ cập nhật các nội dung liên quan đến số lượng, thông tin, số hiệu sản phẩm và cả vị trí lưu trữ trong kho vào thời điểm cuối ngày.

Từ đó, người quản lý hay kế toán sẽ nắm bắt được tình hình hàng hoá, nguyên vật liệu trong kho để phối hợp và có những chiến lược kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp/ thương hiệu của mình. Tuỳ vào quy mô công ty mà các tờ rời này sẽ được tổng hợp và đóng thành cuốn, gọi là sổ kho, để nộp lại cho kế toán hoặc bộ phận lưu trữ tài liệu doanh nghiệp.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho cực chuẩn dành cho cửa hàng bán lẻ

Vai trò của thẻ kho

Cho đến hiện tại, vẫn chưa có bất kỳ quy định nào bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng thẻ kho. Song đối với các nhà bán hàng, kinh doanh đa sản phẩm và đặc biệt là các cơ sở kinh doanh F&B với số lượng hàng hoá, nguyên vật liệu lớn thì phiếu kho có vai trò vô cùng quan trọng.

Bởi lẽ, thông qua các dữ liệu được cập nhật hàng ngày trên thẻ kho, bộ phận kế toán hoặc chính những người quản lý doanh nghiệp, thương hiệu có thể nắm bắt và triển khai các công việc như:

• Theo dõi, thống kê và phân tích chi tiết doanh số bán hàng của công ty trong khoảng thời gian nhất định.
• Nắm bắt và tính toán các số liệu về hiệu quả kinh doanh, từ đó đánh giá được thực trạng vận hành của doanh nghiệp.
• Đo lường cụ thể nguồn vốn và tài sản của công ty.
• Đối soát các số liệu trên giấy và thực tế triển khai một cách dễ dàng và minh bạch, tránh thất thoát.
• Theo dõi cụ thể số lượng hàng còn tồn trong kho, hạn sử dụng các nguyên vật liệu để có những chiến dịch tiếp thị phù hợp, tránh lãng phí tài nguyên.

Tóm lại, các phiếu kho đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất kinh doanh của một doanh nghiệp, tối ưu thời gian và hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán.

Phương pháp lập thẻ kho hiệu quả

Có nhiều phương pháp khác nhau, nhưng tuỳ vào tình hình kinh doanh và quy mô của mỗi công ty mà bộ phận kế toán sẽ có những điều chỉnh nhất định để đạt được hiệu quả tốt nhất khi dùng thẻ kho để quản lý hàng hoá, nguyên vật liệu trong kho.

Đến hiện tại, có 2 mẫu thẻ kho cơ bản nhất là mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Bên cạnh các trường thông tin cơ bản thì 2 mẫu này đều có bảng biểu thể hiện thông tin:

• Số thứ tự.
• Ngày, tháng.
• Số hiệu chứng từ.
• Diễn giải.
• Ngày nhập/ xuất kho.
• Số lượng.
• Chữ ký xác nhận của thủ kho/ quản lý kho hay kế toán.

Theo đó, ở mục Số lượng, người phụ trách sẽ cập nhật chi tiết về số lượng nhập kho/ xuất kho và tồn kho tại thời điểm kiểm kho và điền thông tin phiếu kho.

Ngoài ra, như đã chia sẻ, bộ phận kế toán có thể tuỳ chỉnh thông tin trên các thẻ này nhằm tối ưu các thông tin cần quản lý về số lượng hàng hoá, nguyên vật liệu trong kho tuỳ mục đích sử dụng.

Tối ưu thông tin tên thẻ kho

Đây là những thông tin nằm ở đầu thẻ, giúp bạn dễ dàng phân loại các thẻ kho với nhau để dễ dàng tổng hợp thành sổ kho cũng như quản lý chi tiết hàng hoá trong khoảng thời gian nhất định.

Thông thường, phần thông tin ở tên thẻ sẽ bao gồm các nội dung:

• Số kho.
• Người lập thẻ.
• Số tờ ghi thẻ.
• Tên hàng hóa.
• Nhãn hiệu hàng hoá.
• Thông tin về yêu cầu chất lượng và chỉ tiêu của hàng hoá.
• Mã số thẻ.

Quản lý chi tiết bảng biểu thẻ kho

Bên cạnh các nội dung cơ bản trong bảng thông tin trên phiếu kho, bạn có thể quản lý hàng hoá chi tiết hơn ở cột diễn giải. Cụ thể, nếu có phát sinh về số lượng nhập kho hay lý do xuất kho, bạn cần diễn giải súc tích và ngắn gọn để có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin khi xem lại

Ngoài ra, đối với các công ty sở hữu nhiều kho bãi lớn, việc thêm cột thông tin vị trí lưu trữ hàng hoá trong kho ngay trên thẻ cũng là một phương pháp tối ưu hiệu suất làm việc cho các bộ phận liên quan. Ví dụ, khi nhập bất kỳ loại hàng hoá nào đó, thủ kho điền thêm thông tin vị trí cất giữ hàng hoá đó trong kho, như kệ A12, tầng 2… thì khi cần xuất kho để sử dụng hay giao hàng cũng sẽ dễ dàng hơn.

Xem thêm: Top 20 phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phổ biến hiện nay

Chi tiết thông tin số trang và xác nhận

Đây cũng là phần nội dung rất quan trọng để kế toán hay nhà quản lý có thể nắm bắt thông tin và quản lý dữ liệu thẻ nhanh chóng và chính xác hơn. Đồng thời cũng biết người phụ trách thông trên thẻ để có những đối soát phù hợp.

Phần nội dung này sẽ nằm ngay bên dưới bảng biểu kiểm kê kho và cuối trang thẻ, với các thông tin như:

• Số lượng trang, đánh số từ 01 đến…
• Ngày mở sổ.
• Chữ ký xác nhận của thủ kho, kế toán và đại diện pháp luật liên quan.

Số hoá thẻ kho và quản lý kho hàng đa kênh với GoSELL

Nếu phiếu kho giúp bạn nắm bắt thông tin, số lượng hàng hoá trong kho của mình bằng hàng loạt tờ thông tin rời rạc, thì GoSELL – giải pháp hỗ trợ bán hàng toàn diện từ công ty Mediastep có thể giúp bạn số hoá hàng hoá, nguyên vật liệu để quản lý kho hàng chặt chẽ đến từng kênh bán hàng. Đồng thời, tính năng quản lý kho của GoSELL luôn cập nhật số lượng xuất/ nhập và tồn kho theo thời gian thực để bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty mình.

Cụ thể, khi sử dụng gói giải pháp hỗ trợ bán hàng toàn diện của GoSELL, bạn sẽ sở hữu ngay kho hàng điện tử với giao diện trực quan, thao tác nhập thông tin, dữ liệu thân thiện chỉ với vài click chọn.

Đặc biệt, kho hàng của GoSELL không chỉ không giới hạn số lượng thông tin sản phẩm, phù hợp với cả những doanh nghiệp kinh doanh quy mô lớn với hàng ngàn mã sản phẩm trong kho; mà còn cho phép bạn quản lý chi tiết đến từng sản phẩm trong kho từ phân loại, vị trí đến cả từng kênh bán hàng với số liệu nhập – xuất và tồn kho được cập nhật tự động.

Phải kể đến những ưu điểm vượt trội của tính năng quản lý kho hàng mà GoSELL mang đến cho bạn như:

Tự động cập nhật tồn kho cho đa kênh bán hàng

Dù bạn kinh doanh trực tiếp tại cửa hàng hay trực tuyến qua Website/ App thương hiệu của mình, các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo hay các sàn thương mại điện tử Shopee, Lazada, TikTok Shop, GoMUA thì khi đồng bộ hoá kho hàng trên nền tảng quản trị GoSELL duy nhất, dữ liệu tồn kho đa kênh cũng sẽ được cập nhật theo thời gian thực.

Từ đó, khi phát sinh bất kỳ đơn hàng nào tại bất kỳ kênh bán hàng nào thì kho hàng điện tử của bạn cũng sẽ được cập nhật ngay lập tức. Bạn sẽ nắm bắt được số lượng hàng còn tồn trong kho, để biết sản phẩm nào bán chạy hay khó bán mà có những chiến lược nhập kho, đẩy hàng phù hợp.

Đa dạng cách quản lý hàng hoá trong kho

Chỉ cần một lần nhập thông tin nhập kho duy nhất, bạn đã có thể dễ dàng kiểm kê và tra cứu thông tin chi tiết của sản phẩm qua đa dạng hình thức như: mã SKU, mã barcode hay mã IMEI. Từ đó, với bộ lọc thông minh từ hệ thống quản lý kho GoSELL, bạn dễ dàng nắm bắt số lượng các trường thông tin cơ bản như:

• Tất cả sản phẩm.
• Sản phẩm đang bán.
• Sản phẩm ngừng bán.
• Sản phẩm lỗi.

Phân chia vị trí kho hàng

Với ưu điểm này, bạn có thể nắm bắt cụ thể sản phẩm đang nằm ở vị trí nào trong kho để lấy hàng dễ hơn, bằng cách tạo kho sản phẩm (vị trí gốc) với các vị trí trong kho theo tên, code, kích thước (dài, rộng, cao) và nhập/ xuất sản phẩm khỏi vị trí đó.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cập nhật các thông tin và quản lý hàng hoá, nguyên vật liệu của mình theo số lô, hoặc phân loại thành các bộ sưu tập để quan lý kho hàng dễ dàng hơn. Đồng thời, GoSELL cũng có tính năng cập nhật hàng hoá mỗi lần luân chuyển từ kho này đến kho khác, chi nhánh này đến chi nhánh khác để bạn kinh doanh linh hoạt hơn.

Cấp số nhân doanh thu với đa giải pháp hỗ trợ bán hàng của GoSELL

Quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả chỉ là một trong rất nhiều cách để bạn tối ưu thời gian và hiệu suất kinh doanh, bán hàng của công ty mình trong cuộc cách mạng chuyển đổi số đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ. Nhưng với GoSELL, bạn có thêm nhiều công cụ ưu việt để vượt mặt các đối thủ cạnh tranh và bứt phá doanh thu bán hàng.

• GoWEB – giải pháp thiết kế website thương mại điện tử chuẩn chỉnh chỉ trong 10 phút.
• GoAPP – giúp bạn sở hữu ngay ứng dụng riêng của thương hiệu để tương tác với khách hàng của mình dễ dàng hơn, ngay tại màn hình điện thoại của họ.
• GoPOS – phần mềm quản lý bán hàng tại quầy thông minh, giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên đa chi nhánh.
• GoSOCIAL giúp bạn quản lý và tương tác với khách hàng thông qua các kênh mạng xã hội Facebook và Zalo.
• GoLEAD – giải pháp tạo hàng loạt landing page cho đa dạng chiến dịch tiếp thị kinh doanh trong thời đại số hoá.
• GoCALL giúp bạn quản lý và cải thiện chất lượng đội ngũ bán hàng và chăm sóc khách hàng qua điện thoại với nhiều tính năng đặc biệt.

Kết luận

Đã đến lúc bạn cần số hoá các thẻ kho truyền thống để quản lý kho hàng của mình tốt hơn, từ đó nâng cao hiệu quả và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Hãy để GoSELL với đa giải pháp nâng cao của mình hỗ trợ bạn chuyển đổi số kinh doanh ngay hôm nay.