Bài học
Cách lên timeline tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp
10 Tháng Mười Hai, 2023
Khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện (ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng, lễ ký kết,…) thì mẫu timeline được xem như thước đo tiến độ diễn ra sự kiện, công việc cần thực hiện vào một khoảng thời gian nhất định, để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, tránh bị sai sót. Vậy khái niệm và cách lên timeline cho sự kiện phù hợp với doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu nhé!
Mục Lục
Timeline sự kiện cho doanh nghiệp là gì?
Timeline sự kiện là bảng tiến độ các công việc phải thực hiện tương ứng với từng mốc thời gian nhất định với các đầu mục đã được lên kế hoạch và thống nhất như: Các tiết mục cần có, người dẫn chương trình, concept sự kiện,…
Bảng tiến độ công việc này rất quan trọng trong tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và điều phối các tiết mục cho đúng với kế hoạch đã đề ra. Tùy theo lượng thông tin cần truyền tải mà mỗi bảng công việc trong sự kiện sẽ có thêm các trường thông tin khác nhau, đảm bảo mỗi bộ phận hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, đồng thời xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh xảy ra.
Tại sao phải sử dụng bảng tiến độ công việc trong sự kiện của doanh nghiệp?
Xây dựng timeline giống như vẽ sơ đồ từng bước cần thực hiện để hoàn thiện sự kiện tương ứng với từng khung thời gian cố định. Do đó, bảng tiến độ công việc có rất nhiều lợi ích trong tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, cụ thể như:
- Là một công cụ hiển thị trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm được diễn biến của sự kiện trong từng khoản thời gian nhất định.
- Giúp bạn dễ dàng theo dõi mục tiêu và tiến độ thực hiện sự kiện.
- Hỗ trợ các thành viên hiểu được mong đợi của doanh nghiệp để có đề xuất hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp.
- Giúp chia nhỏ các công việc thành các bước thực hiện nhỏ trong một khoảng thời gian nhất định để công việc giảm bớt gánh nặng và dễ hiểu dễ thực hiện hơn.
Các dạng timeline sự kiện phổ biến
Hiện nay có 3 dạng bảng công việc sự kiện phổ biến thường được sử dụng và đánh giá cao của giới chuyên môn:
Single – task
Single-task là một dạng biểu đồ đơn giản dùng để hiển thị danh sách các công việc theo từng khoảng thời gian nhất định và cũng có thể được dùng để xác định thời gian biểu cho các cuộc họp, hội thảo.
Multi – task
Khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp không chỉ có một vai trò duy nhất mà còn có nhiều công việc khác nhau cần phải tiến hành song song với thời gian và deadline nhất định. Các công việc này khi được sắp xếp trên cùng một khoảng thời gian và thể hiện trong một bảng công việc trong sự kiện thì được gọi là multi-task.
Checklist tổ chức sự kiện
Timeline sự kiện sẽ được thiết kế theo dạng checklist là một bảng tổng hợp các đầu công việc cần theo dõi với mỗi ô trống trước mỗi nhiệm vụ, công việc đã hoàn thành thì đánh dấu tick, công việc chưa hoàn thành thì để trống, nhờ đó bạn sẽ kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc để thúc đẩy người phụ trách thực hiện.
Các công việc cần chuẩn bị trước khi lên bảng timeline cho sự kiện của doanh nghiệp
Để sở hữu một timeline hoàn chỉnh cho sự kiện, trước tiên doanh nghiệp cần phải thực hiện các công việc sau:
Thu thập thông tin khách hàng
Doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin của khách hàng để xác định mục đích cụ thể của sự kiện để xác định concept phù hợp cũng như lên kế hoạch công việc cụ thể cần làm để tổ chức sự kiện. Thông thường doanh nghiệp sẽ sử dụng các biểu mẫu có sẵn như Google Form hoặc thiết kế landing page thu thập dữ liệu khách hàng.
Để đơn giản hóa việc tạo landing page với hiệu quả cao các doanh nghiệp có thể sử dụng GoLEAD để tạo landing page thu thập thông tin khách hàng nhanh chóng. GoLEAD cung cấp đa dạng giao diện landing page phù hợp với mọi mục đích, mọi ngành nghề, chỉ với thao tác tùy chỉnh đơn giản là đã có ngay một landing page chuyên nghiệp theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Xác định các hạng mục công việc
Khi xác định các đầu công việc là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong quá trình lên bảng công việc tổ chức sự kiện:
Lập kế hoạch
Doanh nghiệp cần phải xác định được mục tiêu, yêu cầu cần thiết, ngân sách và tiến hành lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện của doanh nghiệp.
Xác định thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện
Xác định địa điểm và ngày diễn ra sự kiện phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và những yêu cầu đặt biệt khác.
Lên tiết mục thuê mướn nhân sự
Xác định các chương trình biểu diễn có trong sự kiện và liên hệ với các nghệ sĩ, mc, pg,.. với dàn âm thanh, ánh sáng, sân khấu phù hợp.
Truyền thông
Quảng bá sự kiện trên website và app của doanh nghiệp để thu hút nhiều sự quan tâm của khách hàng, mời gọi họ đến tham dự sự kiện của doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp sở hữu website (GoWEB) và app (GoAPP) của GoSELL, thì rất dễ dàng quảng bá sự kiện trên website và app doanh nghiệp chỉ với vài thao tác thay đổi banner, hình ảnh, video,… sự kiện trên trang chủ. Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian quảng bá sự kiện cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Truyền thông là gì? Vai trò và sức mạnh của chiến lược truyền thông
Xác định khách mời
Khách mời ở đây có thể là đối tác, khách hàng thân thiết,… của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xác định được nhóm khách mời này để gửi thiệp đến họ để mời tham gia gia sự kiện qua email, thông báo đẩy.
Việc gửi email và thông báo đẩy sẽ vô cùng dễ dàng khi doanh nghiệp sử dụng GoSELL, với tính năng Email marketing và thông báo đẩy của GoSELL thì doanh nghiệp có thể gửi thư mời tham dự sự kiện đến đúng đối tượng khách mời đã được phân nhóm trong CRM một nhanh chóng, chính xác với hiệu quả cao.
Xác định ngân sách phù hợp
Doanh nghiệp cần phải xác định ngân sách cho sự kiện sao cho hợp lý với nguồn doanh số hiện thời, để có thể vừa chi trả được cho sự kiện vừa đảm bảo được hoạt động kinh doanh ổn định, từ đó doanh nghiệp mới có thể lên kế hoạch phân chia chi phí cho các đầu việc của sự kiện tương ứng với ngân sách đề ra. Do đó, doanh nghiệp cần phải xác định được tình hình kinh doanh,doanh thu và lợi nhuận hiện thời một cách chi tiết và cụ thể, mới có thể xác định được ngân sách phù hợp để tổ chức sự kiện.
Với tính năng phân tích báo cáo của GoSELL, doanh nghiệp sẽ dễ dàng biết được tất cả thông tin chi tiết về tình hình hoạt động, thu nhập, lợi nhuận kinh doanh ở đa kênh và đa chi nhánh trong từng khoảng thời gian nhất định ngay trên một hệ thống duy nhất. Tất cả các thông tin tài chính: doanh thu, lợi nhuận,… ở từng chi nhánh và kênh bánh hàng đều được cập nhật liên tục với thông tin trực quan và chính xác trên hệ thống GoSELL. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể dựa trên những báo cáo kinh doanh của GoSELL để xác định được ngân sách chi trả cho sự kiện một cách đúng đắn và phù hợp nhất.
Cách lên timeline tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp
Với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm lên bảng công việc cho sự kiện thì có thể tham khảo các cách cơ bản như sau:
Tạo timeline mẫu
Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu timeline trên internet và điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của mình, hoặc có thể tiến hành tạo bảng công việc cho sự kiện của mình với các phần mềm dễ sử dụng như: Excel, PowerPoint, Canva,.. Đảm bảo mẫu timeline có thể điền đầy đủ các thông tin công việc cần hoàn thiện và thống nhất nội dung với các bộ phận khác ngay từ ban đầu để sự kiện diễn ra thuận lợi và tốt đẹp.
Thiết lập nội dung cho bảng công việc cho sự kiện doanh nghiệp
Cần đảm bảo nội dung trong timeline chi tiết, khoa học theo từng đầu công việc để tất cả mọi người đều có cái nhìn tổng quan về diễn biến của sự kiện để có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Đảm bảo bảng công việc được viết một cách rõ ràng, dễ hiểu, không quá dài dòng, tập trung vào những thông tin quan trọng. Hạn chế việc viết quá nhiều thông tin trong bảng công việc gây rối mắt. Đồng thời, để bảng công việc thêm bắt mắt, bạn cũng có thể thêm vài hình ảnh minh họa sinh động, dễ hiểu.
Xác định deadline cho từng đầu mục công việc trong sự kiện
Xác định thời gian tiêu tốn cho từng đầu mục công việc cụ thể và phân công cho nhân sự nhất định để phụ trách. Việc này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạch định công việc, dễ dàng kiểm soát tiến độ diễn biến của sự kiện, trao trách nhiệm cho bộ phận liên quan để đảm bảo phần trăm thành công cho sự kiện.
Đo lường chất lượng timeline của doanh nghiệp
Sau khi kết thúc sự kiện, doanh nghiệp nào cũng cần phải tổng hợp và đánh giá chất lượng của sự kiện để xem timeline có phù hợp không, có tốt không? Từ đó rút ra được kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Để có nhận xét và đánh giá rõ ràng nhất doanh nghiệp cần thu thập ý kiến, cảm nhận của khách tham dự sự kiện và hỏi xem mong muốn cũng như nhu cầu của họ vào các sự kiện sau của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần phải liên hệ với khách hàng qua điện thoại thì mới thu thập được những đánh giá nhận xét một cách chân thật và chính xác nhất, đồng thời cũng có thể thiết kế landing page gửi qua email khách tham dự để thu thập ý kiến.
Khi này doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp tổng đài cuộc gọi GoCALL của GoSELL để liên hệ với khách tham dự sự kiện nhằm thu thập ý kiến, cảm nhận của họ về sự kiện và ghi chú các thông tin đó dễ dàng ngay trong hệ thống CRM. Đồng thời, các ý kiến của khách hàng sẽ được ghi âm lại trong GoCALL, làm dữ liệu cho doanh nghiệp trong các sự kiện sau. Bên cạnh đó, với GoSELL thì doanh nghiệp còn sử dụng giải pháp GoLEAD để thiết kế landing page thu thập đánh giá, cảm nhận về sự kiện và gửi hàng loạt đến đúng nhóm khách tham dự sự kiện qua email nhanh chóng với tính năng email marketing.
Kết luận
Với những nội dung trên doanh nghiệp đã biết được cách để sở hữu một timeline sự kiện chuẩn chỉnh, đó không phải là một bảng mẫu công việc đơn thuần mà còn phải kết hợp với nhiều yếu tố khách như: yếu tố con người, yếu tố chi phí, yếu tố marketing,… Do đó, doanh nghiệp nên cần nhờ đến sự hỗ trợ của một nền tảng hỗ trợ quản lý chuyên nghiệp tích hợp cả công cụ marketing và chăm sóc khách hàng như GoSELL để kết hợp nhuần nhuyễn có yếu tố với nhau tạo ra một bản timeline chuyên nghiệp một cách toàn diện nhất nhé!
Hy vọng qua bài viết trên bạn đã biết cách lên timeline tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp sao cho hoàn chỉnh và chuyên nghiệp rồi đấy. Chúc bạn kinh doanh thành công.
