Bài học

Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp

14 Tháng Ba, 2024

Quy trình tổ chức một sự kiện là một chuỗi hoạt động giúp tạo sự chú ý và quan tâm của cộng đồng tại một địa điểm với thời gian cụ thể thông qua các hình thức như: Hội thảo, ra mắt sản phẩm, khai trương, lễ hội,…. Và để tổ chức một sự kiện chỉnh chu tạo được ấn tượng với khách hàng, doanh nghiệp cần phải nắm được những lưu ý về yếu tố và kỹ năng cần thiết, để từ đó có thể xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chính vì vậy, trong bài viết này GoSELL sẽ chia sẻ với bạn những thông tin cần thiết xoay quanh vấn đề này nhé!

Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp

Trình tự để tổ chức một sự kiện (hội thảo, ra mắt sản phẩm, khai trương cửa hàng,…) thành công sẽ bao gồm các bước cần thiết như sau:

Nghiên cứu các vấn đề liên quan đến sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện nào bạn cũng cần phải tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng các thông tin liên quan đến sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức, để có thể lập ra một quy trình tổ chức sự kiện chỉnh chu và kỹ lưỡng. Thông thường, các thông tin cần thiết trong sự kiện bạn cần phải nghiên cứu là:

• Chủ đề sự kiện là gì?
• Sự kiện lần này có ý nghĩa ra sao?
• Thông điệp muốn truyền tải qua sự kiện?
• Thời gian và địa điểm tổ chức?
• Ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu?
• Điểm nổi bật của sản phẩm / dịch vụ của thương hiệu so với đối thủ?

Xem thêm: PR là gì? Sự khác biệt cơ bản giữa PR và quảng cáo

Xây dựng chủ đề cho chương trình

Bất cứ sự kiện lớn nhỏ nào, thì điều đầu tiên khi bắt tay vào tổ chức sự kiện đó là bạn phải xác định được chủ đề của sự kiện. Tùy theo mục đích tổ chức và đối tượng tham gia mà bạn có thể dễ dàng phân định được loại hình cũng như chủ đề của sự kiện đó. Song song đó, thêm thắt sự độc đáo, mới mẻ thông qua hình ảnh, cách bày trí, slogan, logo,… của doanh nghiệp, sẽ giúp cho chủ đề của sự kiện thêm phần ấn tượng và thu hút khách hàng hiệu quả. 

Xây dựng kịch bản sự kiện ấn tượng cho doanh nghiệp

Một kịch bản sự kiện hay là một kịch bản vừa điểm nhấn nổi bật vừa có nội dung hấp dẫn truyền tải được thông điệp mà doanh nghiệp muốn lan tỏa.

Tạo điểm nhấn trong sự kiện

Điểm nhấn là một yếu tố quan trọng giúp cho sự kiện của doanh nghiệp trở nên đặc sắc, tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện. Bạn cần phải lựa chọn bố trí điểm nhấn sao cho phù hợp, không nên sử dụng quá nhiều điểm nhấn trong kịch bản khiến cho sự kiện bị rối, không thể hiện được thông điệp.

Nội dung hấp dẫn

Bên cạnh các điểm nhấn thì một sự kiện thành công còn phải xây dựng được nội dung hấp dẫn với bố cục chương trình hợp lý, đầy đủ các nội dung chính và phụ, chứa đựng ý nghĩa và thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải.

Lập kế hoạch tổ chức

Việc lập kế hoạch tổ chức sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung được bức tranh toàn cảnh khi sự kiện diễn ra để dễ dàng phân chia công việc, mua sắm dụng cụ, dự đoán ngân sách, phòng ngừa rủi ro: 

• Nhân lực để chạy sự kiện: Nhân viên đạo cụ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên hỗ trợ, thợ quay phim, bảo vệ an ninh, mc,…
• Dụng cụ trong sự kiện: Số lượng bàn ghế, bóng bay trang trí, hoa decor, bảng hashtag, standee,…
• Ngân sách cho sự kiện: Tổng chi phí cần thiết để sự kiện có thể diễn ra.
• Dự đoán rủi ro: Rủi ro về kỹ thuật, số lượng khách mời vượt quá quy định, rủi ro về an ninh, thời tiết xấu,….

Xem thêm: Cách lên timeline tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp

Tiến hành thực hiện các kế hoạch đã đề ra

Ở bước này bạn sẽ hiện thực hóa các kế hoạch đã xây dựng ở bước trên:

• Chuẩn bị nguồn ngân sách cần thiết để tổ chức sự kiện.
• Liên hệ và thương lượng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sự kiện.
• Thiết kế các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện, chạy chiến dịch truyền thông.
• Tập trung đội ngũ nhân sự đủ để chạy chương trình và thuê thêm các vị trí như mc, nhóm nhảy, bảo vệ an ninh,…

Đây là những công việc mà người tổ chức không nên bỏ sót để đảm bảo chất lượng chương trình được tốt nhất.

Triển khai sự kiện

Khi này mọi kế hoạch và ý tưởng sẽ bắt đầu được ứng dụng thực tế, có nghĩa là sự kiện đã bắt đầu diễn ra theo kịch bản và kế hoạch đã chuẩn bị. Công việc của người tổ chức khi này là phải điều phối, giám sát và theo dõi tất cả hoạt động của sự kiện xuyên suốt thời gian diễn ra chương trình cho đến khi kết thúc. 

Người tổ chức phải biết cách canh chỉnh thời gian, đảm bảo các phần của sự kiện diễn ra theo đúng với lịch trình trên kịch bản, điều chỉnh nhân sự hợp lý và đầy đủ cho tất cả các khâu trong sự kiện, và luôn chủ động, nhạy bén với các tình huống phát sinh với những giải pháp phù hợp nhất.

Kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, hãy nhớ gửi lời cảm ơn và tri ân đến khách hàng, đối tác, nhà tài trợ,… đã tham dự và tiến hành thanh toán các khoản chi phí đầu tư cho nhà cung cấp, nhân lực thuê mướn, các dịch vụ phát sinh khác.

Bên cạnh đó, sau khi đã hoàn tất những công tác hậu sự kiện, tất cả nhân viên tham gia tổ chức sự kiện của doanh nghiệp nên có một buổi họp mặt, để đánh giá, nhận xét và đúc kết những điểm tốt và chỉ ra những mặt còn hạn chế của sự kiện. Từ đó, bạn sẽ có cơ sở để cải thiện quy trình tổ chức sự kiện vào những lần sau được tốt hơn.

Các kỹ năng cần có để tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công bạn cần phải không ngừng học hỏi và trau dồi các kỹ năng cần thiết như sau:

Kỹ năng quản lý và điều phối sự kiện

Để một sự kiện diễn ra thuận lợi đòi hỏi bạn phải có kỹ năng, kinh nghiệm điều phối và quản lý sự kiện để có thể dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ của chương trình, linh động đưa ra các giải pháp khi xảy ra vấn đề phát sinh trong sự kiện.

Kỹ năng làm việc nhóm

Tổ chức bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng đòi hỏi về kỹ năng làm việc nhóm, vì mỗi một đối tượng tham gia đều có nhiệm vụ và vai trò riêng trong tổ chức, được xem là các mắt xích liên kết với nhau để hoàn thiện nên  một sự kiện hoàn chỉnh. Khi các mắt xích phối hợp nhịp nhàng và ăn ý với nhau sẽ đảm bảo cho xuyên suốt quá trình chuẩn bị, tổ chức và kết thúc sự kiện diễn ra một cách mượt mà không có rủi ro.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian được xem là kỹ năng vô cùng quan trọng trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Nếu không biết quản lý thời gian thì bạn sẽ không thể sắp xếp các phần của sự kiện diễn ra sao cho đúng kịch bản, không đảm bảo tiến độ sự kiện, khiến nhiều rủi ro xuất hiện, làm hỏng sự kiện.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải có thêm các kỹ năng khác như: Kỹ năng sáng tạo, kỹ năng viết kịch bản, kỹ năng dự đoán rủi ro,… để tổ chức sự kiện được thành công.

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần phải lưu ý những yếu tố nào?

Những yếu tố quan trọng để triển khai tổ chức một sự kiện mà doanh nghiệp cần lưu ý để quá trình tổ chức được thuận lợi và thành công, cụ thể như sau:

Màu sắc chủ đạo

Để có một không gian sự kiện ấn tượng, bạn phải sử dụng các màu sắc sao cho hài hòa và mát mắt, thể hiện được chủ đề của sự kiện. Lựa chọn màu sắc cần phải xác định màu chủ đạo và các màu phụ, trong đó các màu phụ sẽ là yếu tố làm nổi bật màu chủ đạo. Bạn cần phải đảm bảo các tông màu chính và phụ được phối sao cho hài hòa không bị đối lập.

Ngoài những yếu tố nêu trên thì khi tổ chức sự kiện bạn cũng cần phải lưu ý đến một số yếu tố khác như thành phần tham gia, vị trí địa lý, thời tiết, đội ngũ triển khai hay kế hoạch truyền thông,…

Xem thêm: Tổng hợp các bước lập kế hoạch truyền thông marketing cho doanh nghiệp

Danh sách hạng mục có trong sự kiện

Bạn cần phải liệt kê được danh sách cho các hạng mục trong sự kiện như: Giấy phép của cơ quan chức năng, địa điểm tổ chức, bố cục trang trí, đội ngũ nhân sự, kỹ thuật viên, quà tặng, kế hoạch truyền thông,… một cách chi tiết. Điều này giúp cho việc giám sát, theo dõi quá trình tổ chức sự kiện được dễ dàng hơn.

Kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp

Kế hoạch truyền thông phải được thực hiện trước khi sự kiện diễn ra để đưa hình ảnh, thông tin và thông điệp của sự kiện lên các phương tiện truyền thông nhằm giới thiệu, quảng bá và thu hút khách hàng quan tâm đến sự kiện. Nếu làm truyền thông, tiếp thị tốt thì hiệu quả của sự kiện sẽ tăng lên đáng kể.

Thông thường sự kiện sẽ được quảng bá trên website, app và landing page của doanh nghiệp, nhằm gửi thông tin về sự kiện đến khách hàng nhanh chóng và lan truyền thông điệp của sự kiện đến nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng hơn nữa. Và để có thể dễ dàng quảng bá, thông báo sự kiện trên website, app và cả landing page, thì bạn cần phải nhờ đến phần mềm công nghệ GoSELL để hỗ trợ bạn tối ưu thời gian và công tác thực hiện truyền thông trên website, app và landing page với hiệu quả tốt nhất.

Quảng bá sự kiện trên website với GoWEB

GoWEB sẽ hỗ trợ bạn thiết kế website dễ dàng với kho giao diện đa dạng, bắt mắt, phù hợp với nhiều ngành nghề. Với GoWEB bạn có thể update các banner, hình ảnh, video,… về sự kiện trên trang chủ chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản. 

Đồng thời, GoWEB còn hỗ trợ bạn trong việc viết các bài blogs về sự kiện theo đúng chuẩn với các hướng dẫn chi tiết ngay tại giao diện. Cùng với tính năng SEO sẽ giúp cho website và các bài blogs về sự kiện của bạn đạt thứ hạng cao trên các công cụ tìm kiếm, nhờ đó các thông điệp của sự kiện sẽ được lan tỏa mạnh mẽ hơn. 

Ngoài ra, bạn còn có thể tạo các biểu mẫu tùy chỉnh trên website để thu thập thông tin khách hàng quan tâm đến sự kiện và lưu trữ chi tiết trên CRM của GoSELL, từ đó dễ dàng mời gọi khách hàng tham dự sự kiện của doanh nghiệp (sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện chuyên ngành, sự kiện được tài trợ bởi doanh nghiệp,…), được xem là cơ hội mở rộng tệp khách hàng nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Quảng bá sự kiện trên app thương hiệu với GoAPP

Với GoAPP bạn hoàn toàn có thể thiết kế app chuyên nghiệp với thương hiệu riêng một cách nhanh chóng trên iOS & Android. Bạn có thể dễ dàng đăng tải các banner, video, hình ảnh,… về sự kiện lên giao diện của app một cách nhanh chóng. Không chỉ vậy, GoAPP còn hỗ trợ bạn tạo và gửi thông báo hàng loạt đến điện thoại khách hàng để giới thiệu về sự kiện mà không tốn bất kỳ chi phí nào cả.

Truyền thông sự kiện qua landing page với GoLEAD

Bạn có thể tạo không giới hạn landing page quảng cáo sự kiện với kho giao diện đa dạng của GoLEAD, để giới thiệu đến khách hàng về thông tin sự kiện và thu thập dữ liệu khách hàng quan tâm đến sự kiện một cách hiệu quả. 

Tương tự với GoWEB và GoAPP thì thiết kế landing page sự kiện trên GoLEAD cũng chỉ cần vài thao tác kéo thả đơn giản, cho phép update các ấn phẩm truyền thông lên landing page nhanh chóng, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Tích hợp cả hộp thoại trên Zalo, Facebook để khách hàng có thể liên hệ với doanh nghiệp nhanh chóng.

Kế hoạch gửi thư mời sự kiện

Thông thường, thư mời sự kiện sẽ được gửi qua email cho khách hàng, vì thời đại công nghiệp số hóa hiện nay, email được xem là một phương tiện trao đổi chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Tuy nhiên, số lượng khách tham dự sự kiện thường rất lớn, chính vì vậy việc gửi thư mời tham dự sự kiện qua email bằng phương pháp nhập email thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và tiêu tốn công sức lớn, còn dễ bị nhầm lẫn sai sót. Chính vì vậy ứng dụng công nghệ hỗ trợ gửi email như GoSELL sẽ giúp bạn gửi email mời tham dự sự kiện hàng loạt đến đúng đối tượng khách hàng nhanh chóng.

GoSELL cung cấp tính năng email marketing cho phép bạn tự do sáng tạo mẫu email với kho giao diện khổng lồ theo từng sự kiện và gửi đúng nhóm khách hàng của doanh nghiệp đã được phân nhóm trong hệ thống CRM. Bên cạnh đó, bạn còn có thể thêm đường liên kết hướng đến trang thông tin sự kiện chi tiết, để khách hàng có thể tham khảo và đến tham dự.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp tổng đài cuộc gọi GoCALL của GoSELL để liên hệ trực tiếp với các khách hàng trong CRM, chia sẻ, mời gọi họ tham khảo và quan tâm sự kiện của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ngân sách giới hạn khi tổ chức sự kiện

Bạn cần phải lên danh sách và dự trù chi phí cho các hạng mục cần thiết để có thể tối ưu hóa ngân sách, đảm bảo không bị vượt quá mức chi phí cho phép. Để thực hiện được việc này, bạn cần đi tham khảo các báo giá chi tiết cho từng hạng mục để chọn được mức giá tốt nhất.

Trên đây là những kinh nghiệm về quy trình tổ chức sự kiện với những lưu ý mà GoSELL đã tìm hiểu, nghiên cứu để chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua những chia sẻ của GoSELL bạn sẽ tự tin để bắt tay vào tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn nhé! Chúc bạn thành công.