Kiến thức

Cách quản lý hiệu quả theo quy trình PDCA

10 Tháng Một, 2024

Có thể nói, PDCA là một trong những công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp hiện nay đặc biệt là các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001. Vậy PDCA là gì? Các bước của quy trình này ra sao? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

Tìm hiểu PDCA là gì?

Chu trình PDCA được phát triển bởi nhà vật lý người Mỹ Walter A. Shewhart trong những năm 1920, lấy cảm hứng từ việc đánh giá liên tục các hoạt động quản lý và sẵn sàng bỏ qua những ý tưởng không được hỗ trợ. 

Đến năm 1950, phương pháp này đã được phổ biến bởi nhà tiên phong về kiểm soát chất lượng, tiến sĩ W. Edwards Deming – người đã đặt ra thuật ngữ “Chu kỳ Shewhart” theo tên người cố vấn của mình. Chính Deming là người đã nhận ra thu trình PDCA có thể được sử dụng để cải thiện quy trình sản xuất tại Mỹ. 

Chu trình PDCA (tiếng Anh là PDCA cycle), là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, bao gồm 4 bước như sau: Plan (Lập kế hoạch) – Do (Triển khai kế hoạch) – Check (Kiểm tra và đánh giá kết quả thực tế) – Act (Thay đổi, cải tiến). Có thể xem PDCA như một quy trình cải tiến không ngừng nghỉ và là một vòng tuần hoàn khép kín. 

Tham khảo thêm: Tiêu chuẩn GMP là gì? Tác dụng của tiêu chuẩn GMP trong kinh doanh

Ví dụ thực tế về chu trình PDCA

Để hiểu rõ hơn về chu trình PDCA, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về ví dụ sau đây: 

Doanh nghiệp X đang triển khai một chương trình khuyến mãi đến khách hàng. Áp dụng theo mô hình PDCA, ta có:

• P: Tổ chức một chương trình khuyến mãi nhằm tri ân khách hàng. 
• D: Triển khai chương trình theo kế hoạch đã thiết lập.
• C: Đánh giá số lượng khách hàng đã tham gia, doanh thu / lợi nhuận, phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc.
• A: Tiến hành thay đổi, cải tiến chương trình để đạt hiệu quả tốt hơn vào những lần kế tiếp.

Tham khảo thêm: Khuyến mãi giảm giá có tác động thế nào đến tình hình kinh doanh

Vai trò của chu trình PDCA trong quản lý hiệu quả

Có thể nói, quy trình PDCA là một trong những công cụ quản lý hiệu quả nhất hiện nay bởi hàng loạt những lợi ích mà nó có thể mang lại cho doanh nghiệp như: 

• Liên tục cải tiến các quy trình, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả.
• Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi và phát triển một cách toàn diện. 
• Có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều hệ thống quản trị chất lượng khác nhau (ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001…).
• Duy trì hiệu quả triển khai các chương trình, dự án, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 
• Nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên.
• Gia tăng khả năng cạnh tranh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng quy trình PDCA?

Có thể thấy rằng, quy trình PDCA đóng vai trò rất quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp. Vậy những trường hợp nào chúng ta nên áp dụng quy trình này?

• Bắt đầu một dự án, kế hoạch cải tiến mới.
• Phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến một quy trình sản phẩm / dịch vụ.
• Xác định một chu trình lặp đi lặp lại và cải tiến liên tục theo xu hướng.
• Lập kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu và ưu tiên giải quyết các vấn đề, nguyên nhân gốc.

Tuy nhiên, việc triển khai quy trình PDCA đòi hỏi doanh nghiệp cần tập trung nhiều thời gian và nguồn lực hơn cả. Do đó, nó không phải là cách tiếp cận thích hợp đối với những vấn đề khẩn cấp hoặc cần khả năng sáng tạo, linh hoạt.

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Như đã đề cập trước đó, PDCA bao gồm 4 bước cũng là 4 cốt lõi trong quy trình, bao gồm: 

Plan (Thiết lập kế hoạch)

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau đây:

• Xác định vấn đề cần giải quyết.
• Xác định mục tiêu cụ thể của kế hoạch.
• Xác định các hành động, quy trình sẽ được thực hiện sắp tới.
• Xác định các nguồn lực cần thiết.

Xem thêm: Quy trình lập kế hoạch kinh doanh thành công cho doanh nghiệp

Do (Triển khai kế hoạch) 

Để triển khai kế hoạch một cách tốt nhất, doanh nghiệp cần nắm rõ trách nhiệm của từng cá nhân / bộ phận. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể của bản kế hoạch để phân công công việc sao cho hợp lý. Đồng thời, ghi lại tiến độ cũng như thu thập dữ liệu cần thiết trong quá trình thực hiện.

Check (Kiểm tra và đánh giá kết quả thực tế)

Tại bước này, doanh nghiệp cần tiến hành các cuộc khảo sát, đánh giá để xác định tiến độ hoàn thành công việc giữa kế hoạch so với thực tế. Từ đó, tìm hiểu những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, bao gồm cả nguyên nhân và biện pháp giải quyết. 

Act (Thay đổi, cải tiến)

Căn cứ vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh kế hoạch cũng như thiết lập các biện pháp phòng ngừa sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Và hơn cả, toàn bộ dữ liệu này sẽ được lưu lại để áp dụng cho các dự án, hoạt động trong tương lai. 

Bí quyết sử dụng quy trình PDCA hiệu quả

Nhìn chung, mô hình PDCA là một công cụ giúp cải thiện hiệu suất và tối ưu quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Bằng việc sử dụng chu trình PDCA, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí trong việc thực hiện các kế hoạch, bao gồm cả kinh doanh và tiếp thị. Điều này góp phần làm tăng giá trị và giúp doanh nghiệp được các mục tiêu đã đề ra.

Tuy nhiên, để áp dụng PDCA thành công, việc áp dụng công nghệ vào toàn bộ các bước thực hiện là vô cùng cần thiết. Bởi quy trình PDCA cần dữ liệu có độ chính xác cao để dễ dàng đánh giá hiệu quả thực hiện, cũng như thực hiện các điều chỉnh phù hợp. Đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng GoSELL thì việc áp dụng quy trình PDCA sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Xây dựng quy trình PDCA với sự hỗ trợ của nền tảng quản lý bán hàng toàn diện GoSELL

GoSELL là một trong những giải pháp quản lý bán hàng toàn diện được phát triển bởi Công ty Mediastep Software Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, GoSELL đã nhận được sự tin tưởng và đồng hành của hơn 15.000 nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ thuộc đa dạng các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau với 6 sản phẩm chính bao gồm:

• GoWEB: Thiết kế website thương mại điện tử nhanh chóng, phù hợp với đa dạng các ngành nghề khác nhau.
• GoAPP: Tạo app bán hàng mang thương hiệu của doanh nghiệp trên 2 hệ điều hành Android và iOS.
• GoPOS: Quản lý hoạt động bán hàng tại quầy chuyên nghiệp. Kết nối với các thiết bị ngoại vi, máy POS quét mã vạch cầm tay, đầu đọc thẻ, máy in giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán tại quầy.
• GoLEAD: Tạo landing page thu thập thông tin khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• GoCALL: Hệ thống tổng đài ảo, giúp xây dựng đội ngũ telesales CSKH mạnh mẽ, chuyên nghiệp giúp chốt đơn hiệu quả.
• GoSOCIAL: Quản lý bán hàng trên mạng xã hội Facebook, Zalo. Đồng bộ tin nhắn, tạo kịch bản trả lời và tạo đơn hàng ngay khi đang chat.

Bên cạnh những sản phẩm chính, GoSELL còn cung cấp các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý bán hàng và marketing chuyên nghiệp, theo chuẩn PDCA. 

Xây dựng quy trình quản lý bán hàng chuyên nghiệp

• Quản lý sản phẩm: Đồng bộ và quản lý sản phẩm đa kênh trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ danh sách sản phẩm một cách chi tiết, chính xác. 
• Quản lý kho hàng: Theo dõi biến động tồn kho theo từng nhóm cụ thể như chủng loại, mẫu mã… giúp hạn chế thất thoát hàng hóa và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Quản lý đơn hàng: Tạo và xử lý đơn hàng tự động, cập nhật tình trạng đơn hàng nhanh chóng, theo dõi chi tiết quá trình giao hàng và thanh toán.
• Quản lý nhà cung cấp: Theo dõi chi tiết danh sách đơn vị cung cấp hàng hóa theo tình trạng hàng hóa, quá trình nhập hàng, lịch sử chuyển hàng…
• Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng của mỗi nhân viên.
• Quản lý khách hàng: Dễ dàng lưu trữ thông tin và phân nhóm khách hàng theo từng điều kiện, mục tiêu cụ thể.
• Tích hợp đa dạng các hình thức vận chuyển và thanh toán thông minh, tiện lợi.

Đẩy mạnh tiếp thị, tiếp cận khách hàng thành công

• Khách hàng thân thiết: Thu hút khách hàng quay trở lại mua sắm bằng cách tạo cấp độ thành viên cho các chương trình ưu đãi, tích điểm.
• Tạo mã giảm giá: Tạo ra các mã giảm giá theo nhiều hình thức khác nhau, kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.
• Flash sale: Tạo không giới hạn chiến dịch Flash sale bán hàng theo ngày và linh hoạt điều chỉnh sản phẩm, số lượng hàng sale.
• Tạo giá bán sỉ: Một trong những ưu đãi nhằm thu hút khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
• Cộng tác viên bán hàng: Xây dựng đội ngũ cộng tác viên bán hàng vững mạnh, quảng cáo thương hiệu, tăng tốc doanh thu.
• Thông báo đẩy: Các thông báo về chương trình ưu đãi, giới thiệu sản phẩm sẽ được gửi qua điện thoại khách hàng thông qua ứng dụng.

Hỗ trợ đo lường hiệu quả kinh doanh, tiếp thị

Để đo lường hiệu quả của từng kế hoạch, chiến dịch thực hiện theo quy trình PDCA, doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng sau đây đến từ GoSELL: 

• Phân tích báo cáo: Dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh trong từng khoảng thời gian nhất định nhằm dự đoán được nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng và đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác nhất.
• Google Analytics: Xây dựng bức tranh toàn cảnh về các hoạt động của khách hàng trên cửa hàng online (bao gồm cả Website và App bán hàng). Phân tích các chỉ số như số phiên truy cập của người dùng, thời gian truy cập trung bình vào trang, tỷ lệ thoát trang… nhằm đưa ra báo cáo toàn diện nhất.
• Google Tag Manager: Cho phép bạn cập nhật và quản lý các thẻ trên trang web của mình: Google AdWords, Google Analytics, Facebook Pixel, Google Optimize.
• Facebook Pixel: Theo dõi hành vi và thu thập dữ liệu người dùng, hiển thị báo cáo các chỉ số người dùng truy cập, đồng thời đo lường hiệu suất trong quá trình chạy Facebook Ads.
• Đánh giá sản phẩm: Thu thập đánh giá và phản hồi từ khách hàng một cách chính xác, nâng cao lòng tin từ các khách hàng mới. Đồng thời, giúp doanh nghiệp thấu hiểu hơn về nhu cầu và trải nghiệm của khách hàng hiện tại nhằm điều chỉnh chiến lược truyền thông sao cho hợp lý. 

Kết luận

Như vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong về PDCA là gì cũng như cách quản lý hiệu quả theo quy trình PDCA. Hy vọng với những thông tin vừa được cung cấp, bạn đọc có thể áp dụng thành công cho doanh nghiệp của mình để đạt được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Chúc các bạn may mắn và thành công!