Digital Marketing

Email hosting là gì? Cách đăng ký và điều kiện sử dụng?

28 Tháng Ba, 2024

Email hosting (EH) là dịch vụ nâng cao tính bảo mật cho hệ thống email trên một hosting riêng với tên miền riêng của doanh nghiệp. Dưới đây là cách để chọn đơn vị cung cấp EH nhằm giúp bạn chuyên nghiệp hoá hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng.

Email hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ email hoạt động trên một hệ thống hosting riêng biệt với tên miền riêng nhằm nâng cao tính bảo mật và khả năng gửi thư trong hệ thống mạng. Theo đó, EH cho phép doanh nghiệp cấu hình và đăng ký một số lượng tài khoản nhất định tuỳ theo mục đích. Qua đó, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một máy chủ để kết nối server của mình với server email của người nhận.

Thông thường, email hosting cho phép doanh nghiệp cấu hình theo dạng thức: emailname@tendoanhnghiep.com hoặc emailname@tendoanhnghiep.com.vn. Ví dụ: Các email của nhân viên công ty GoSELL có thể được cấu hình như: nguyenvana@gosell.com hoặc tranvanb@gosell.com.vn.

Lợi ích của email hosting đối với doanh nghiệp

So với phương thức sử dụng email cá nhân truyền thống, doanh nghiệp đăng ký dịch vụ EH sẽ có những lợi ích vượt trội hơn như:

Tăng nhận diện thương hiệu

Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ EH có thể cung cấp một số lượng (lớn) email mang tên miền của doanh nghiệp, kể cả những email cá nhân nhân sự của công ty hay các email dịch vụ làm việc với bên ngoài. Vì vậy, chỉ cần nhìn vào địa chỉ email là khách hàng, đối tác hay bất cứ người tiếp cận nào cũng có thể nhận diện được thương hiệu của doanh nghiệp đó.

Thậm chí, thông qua email – người tiếp cận còn có thể hình dung về những sản phẩm/ dịch vụ của công ty cung cấp. Cùng với đó, EH cũng nâng cao khả năng người nhận click và đọc email hơn.

Xem thêm: Cách xây dựng chiến lược marketing nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp

Thể hiện sự chuyên nghiệp

Trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp hay đối tác và khách hàng, việc nhân sự sử dụng email có tên miền riêng sẽ tạo ấn tượng, thiện cảm và sự tin tưởng đối với người nhận. So với email cá nhân có đuôi @yahoo.com hay @gmail.com thì EH giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp trong sự đầu tư từ những chi tiết nhỏ nhất.

Hạn chế email rơi vào hộp thư spam

Chiến dịch quảng bá thương hiệu hay bất kỳ công tác làm việc với đối tác nào cũng sẽ hiệu quả hơn khi bạn sử dụng địa chỉ email có tên miền của doanh nghiệp. Bởi vì hệ thống lọc email spam của các nhà cung cấp dịch vụ email hosting sẽ nhận diện được và ưu tiên các mail này, hơn là các email miễn phí từ Gmail hay Yahoo Mail…

Tăng cường bảo mật

Nhờ hệ thống mã hoá mạnh, các email hosting có tính bảo mật cao hơn bình thường. Các dữ liệu thư điện tử được gửi đến và gửi đi từ máy chủ sẽ được mã hoá bằng giao thức SSL/TLS nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi các truy cập trái phép, kể cả khi được truyền tải qua mạng.

Đây là một lợi ích rất lớn để nâng cao uy tín của thương hiệu, đồng thời tạo sự tin tưởng tuyệt đối khi làm việc với các đối tác.

Dung lượng lưu trữ lớn

Các dịch vụ EH có thể cung cấp cho doanh nghiệp dung lượng lưu trữ lên đến hàng ngàn GB, thậm chí hàng TB tuỳ theo quy mô, mức độ đầu tư và mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Nhờ đó, người sử dụng sẽ không bị giới hạn về nội dung của email hay dung lượng tệp đính kèm.

Song song đó, việc sở hữu kho dung lượng lớn giúp doanh nghiệp lưu trữ các email quan trọng trong thời gian dài để có thể tìm kiếm và truy cập lại bất cứ khi nào cần.

Xem thêm: CC là gì? Cách sử dụng CC trong email marketing chính xác nhất

Tối ưu chi phí vận hành

Cuối cùng, khi sử dụng dịch vụ EH, các doanh nghiệp thường sẽ không phải mua thêm cơ sở dữ liệu và hạ tầng, đặc biệt cũng cần phải thuê quá nhiều nhân viên để duy trì và vận hành hệ thống, nên có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí cho khoản này.

Các gói dịch vụ email hosting mới nhất 2024

Tính đến hiện tại, có khá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ EH trên thị trường bởi nhu cầu thiết thực và lợi ích lớn mà nó mang lại. Song để tóm gọn lại, thì doanh nghiệp thường phải cân nhắc về 2 gói dịch vụ cơ bản:

• Dịch vụ email hosting miễn phí: Với dịch vụ này, người sử dụng có thể nhận, gửi thư và quản lý các tài khoản email thông qua webmail (POP) hoặc ứng dụng mail (IMAP). Mặc dù có ưu điểm là miễn phí, nhưng dịch vụ này có thể không tối ưu các lợi ích của EH kể trên, mà còn có thể dính nhiều thư điện tử spam, quảng cáo và bị giới hạn dung lượng lưu trữ…
• Dịch vụ email hosting trả phí: Các dịch vụ này được cung cấp thông qua các đơn vị đại diện, nên trải nghiệm của dịch vụ chắc chắn sẽ uy tín và mang đến nhiều hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Cụ thể với các tính năng/ tiện ích như tên miền được cá nhân hoá theo thương hiệu doanh nghiệp, đa gói lựa chọn dung lượng lưu trữ, có các bộ lọc chống virus và thư rác, có thể tuỳ chỉnh danh sách email…

Điều kiện và cách thức đăng ký dịch vụ email hosting

Thông thường, để đăng ký dịch vụ email hosting, bạn sẽ cần phải đăng ký thông qua các nhà cung cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài. Theo đó, dịch vụ của các đơn vị nước ngoài sẽ nhanh chóng với thủ tục khá đơn giản và chính sách chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nên được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Song cũng có các đơn vị nội địa Việt Nam cung cấp dịch vụ EH khá uy tín như Mắt Bão, Viettel IDC, Vinahost… mà bạn có thể tham khảo.

Bạn chỉ cần liên hệ trực tiếp đến hotline của các đơn vị cung cấp thì sẽ có đội ngũ chăm sóc khách hàng hướng dẫn chi tiết. Song để quy trình nhanh chóng và thuận tiện, doanh nghiệp của bạn sẽ cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Điều kiện cần: bạn nên có sẵn tên miền dự kiến cho doanh nghiệp của mình, thường liên quan đến tên miền website của bạn (với TLD là .com hoặc .com.vn) để tăng mức độ nhận diện cho thương hiệu. Đồng thời, bạn cũng cần chọn được đơn vị cung cấp EH phù hợp.
• Điều kiện đủ: Bạn sẽ cần trỏ bản ghi email trên tên miền về server. Sau đó, bạn thêm các tên miền cần sử dụng rồi tạo các email trên hosting đó là có thể sử dụng.

Khám phá thêm nhiều Bài học kinh doanh hữu ích của GoSELL ngay!

Tiêu chí đánh giá đơn vị cung cấp email hosting

Các doanh nghiệp nên quan tâm đến những điều dưới đây khi lựa chọn đơn vị cung cấp EH:

• Dung lượng lưu trữ: Tuỳ vào nhu cầu mà doanh nghiệp sẽ cần dung lượng lưu trữ nhất định. Song cần lưu ý rằng dung lượng càng lớn thì khả năng lưu trữ trực tuyến các email càng cao.
• Các ưu đãi: Bạn nên tham khảo thêm cả dịch vụ EH và lưu trữ web để được hưởng các gói ưu đãi, từ đó tiết kiệm được chi phí và quản lý dễ dàng hơn.
• Khả năng mở rộng: Bạn nên cân nhắc các đơn vị dịch vụ có khả năng mở rộng kho lưu trữ để dễ dàng đáp ứng khi doanh nghiệp phát triển quy mô, tránh tình trạng ngắt quãng hay phải thay đổi nhà cung cấp sau này.

Tóm lại, để nâng cao hình ảnh thương hiệu và chuyên nghiệp hoá quá trình làm việc với đối tác thì sử dụng dịch vụ email hosting là rất cần thiết với doanh nghiệp. Song hơn hết, bạn cũng cần tối ưu sản phẩm/ dịch vụ của mình thông qua đa kênh tiếp xúc để mang đến những trải nghiệm tốt nhất.

Đặc biệt, đối với các nhà bán hàng thường xuyên tương tác với khách hàng của mình thông qua kênh Email thì việc sử dụng EH sẽ càng nâng cao hiệu quả của chiến dịch. Vậy bạn đã biết cách tối ưu hiệu quả khi làm việc qua email với khách hàng?

Chinh phục khách hàng đa kênh với chiến dịch Email Marketing

Tiếp thị qua Email không còn mới, nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính hiệu quả không chỉ về doanh thu, mà còn về khả năng nâng cao nhận diện thương hiệu. Bạn có thể triển khai gửi không giới hạn và đa thông điệp về thương hiệu của mình hoàn toàn miễn phí đến đúng nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu chỉ với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh GoSELL.

Đa dạng mẫu Email

Dù bạn kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào, GoSELL cũng cung cấp sẵn có mẫu email giao diện đẹp mắt, dễ dàng chuyển đổi với các nút điều hướng cực kỳ linh động.

Bạn chỉ cần truy cập vào nền tảng quản trị, chọn mẫu email phù hợp và thực hiện thay đổi thông điệp, hình ảnh với vài thao tác kéo thả là có ngay mẫu email thu hút, bắt mắt để gửi đến đối tác, khách hàng của mình.

Gửi đúng mục tiêu và thời gian

Với chế độ gửi đến từng email tuỳ chỉnh hoặc nhóm đối tượng khách hàng nhất định, tính năng Email Marketing của GoSELL – một sản phẩm do Mediastep Software Việt Nam phát triển, cho phép bạn tối ưu hoá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị cá nhân hoá trải nghiệm. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi ngay lập tức hoặc tuỳ chỉnh thời gian cố định – hệ thống sẽ tự động nhận dạng và chuyển đến đúng đối tượng.

Dễ dàng nhân bản

Đặc biệt, tính năng nhân bản chiến dịch email mang đến sự thuận tiện cho bạn để không mất quá nhiều thời gian thao tác lại các chiến dịch email hiệu quả. Bạn chỉ cần nhấn nút Nhân bản trong trang quản trị, điều chỉnh lại đối tượng và thời gian gửi là đã tạo thành công một chiến dịch hoàn toàn mới.

Hơn hết, để đảm bảo hiệu quả chiến dịch email marketing, việc kết hợp sử dụng dịch vụ email hosting sẽ tăng khả năng chuyển thư điện tử này đến trực tiếp hộp thư đến (inbox) của khách hàng. Từ đó, tăng khả năng mở thư để thương hiệu có nhiều cơ hội tương tác hơn với khách hàng. Đồng thời, tối ưu tỷ lệ chuyển đổi thành đơn hàng cho bạn.

Các tính năng tiếp thị miễn phí khác của GoSELL

Ngoài ra, GoSELL cũng tích hợp đa công cụ marketing 0 đồng nhưng mang đến hiệu quả thật cho nhiều doanh nghiệp, đối tác và nhà bán hàng như:

• Thông báo đẩy: Nếu bạn đã xây dựng và sở hữu app quản lý bán hàng thì GoSELL cũng cho phép bạn tạo không giới hạn các thông báo đẩy để tăng tương tác với khách hàng thân thiết bằng những thông báo gửi đến trực tiếp màn hình điện thoại của họ.
• Tạo mã giảm giá: Thúc đẩy khách mua hàng bằng các mã giảm giá chưa bao giờ hết hiệu quả. Chỉ với một vài thao tác, bạn có thể tạo các mã giảm giá để khách hàng dễ dàng áp dụng cho các đơn hàng của mình, tăng khả năng mua và giá trị đơn hàng ngay lập tức cho bạn.
• Flash sale: Kích thích mua sắm với các chương trình săn deal hấp dẫn ngay trên website/ app thương hiệu để tăng hiệu quả kinh doanh nhanh chóng.
• “Mua X tặng Y”: Bạn có thể tạo các chương trình này để tăng khả năng bán sản phẩm mới, đồng thời đẩy hàng tồn kho một cách thông minh.

Tóm lại, chỉ với một phần mềm GoSELL bạn đã sở hữu bộ tính năng phần mềm chuyên nghiệp để thu hút khách hàng, tăng cường tương tác với họ và thúc đẩy mua hàng nhiều hơn. Riêng đối với tính năng Email Marketing, việc sử dụng thêm dịch vụ email hosting sẽ càng tăng hiệu quả chiến dịch, vừa nâng cao nhận diện thương hiệu, vừa tăng khả năng mở thư và tỷ lệ chuyển đổi cho bạn.