Hệ thống tổng đài điện thoại ảo là gì? Có nên sử dụng tổng đài ảo?

17 August, 2021

Trang chủ » Tin tức » Hệ thống tổng đài điện thoại ảo là gì? Có nên sử dụng tổng đài ảo?

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo, nghe tên xa lạ nhưng thật ra đây là công nghệ được áp dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn đang cần lắp đặt tổng đài nhưng lo lắng về chi phí, kỹ thuật, nhân sự… thì tổng đài ảo sẽ là giải pháp tối ưu cho bạn. Hãy cùng Blog GoSELL khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo là gì?

Cũng như một hệ thống tổng đài truyền thống, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp mở nhiều đường dây nhánh, chăm sóc khách hàng với số tổng đài đã đăng ký.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo 1

Điểm khác biệt lớn nhất chính là công nghệ và cách thức vận hành. Thay vì lắp đặt thiết bị, đường dây rườm rà, tổng đài ảo sử dụng internet giúp người sử dụng linh hoạt hơn. Thiết bị đầu cuối có thể dẫn đến máy tính, điện thoại, máy tính bảng, laptop… những thiết bị thông dụng trong thời đại hiện nay để tăng tính ứng dụng.

Vì sao bạn nên sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại ảo?

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo 2

So với tổng đài điện thoại truyền thống, sử dụng tổng đài điện thoại ảo mang đến nhiều tính năng đột phá, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả sử dụng.

Xem thêm: Tổng đài lừa đảo – Cách để doanh nghiệp tránh xa tên gọi này

Không giới hạn mở rộng máy nhánh

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo 3

Tổng đài truyền thống sẽ phụ thuộc nhiều vào thiết bị, đường dây lắp đặt, và do đó sẽ gặp nhiều khó khăn khi muốn mở rộng thêm đường dây nhánh. Nhưng với tổng đài ảo, việc này vô cùng dễ dàng và thậm chí chẳng cần đến nhân viên kỹ thuật để thực hiện.

Tính năng tự động trả lời (IVR)

Tổng đài ảo cũng cho phép bạn linh hoạt hơn khi cài đặt chế độ trả lời tự động với nhiều lựa chọn để phân nhóm nhu cầu từ người gọi.

Thông thường, bạn sẽ nghe đến những câu như: ”Chào mừng quý khách, đây là công ty………… Cảm ơn quý khách đã liên hệ. Quý khách có nhu cầu gặp bộ phận bán hàng vui lòng nhấn phím 1, để gặp bộ phận kỹ thuật nhấn phím 2…”.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo sẽ tự động chuyển hướng theo lựa chọn của khách hàng. Tùy thuộc vào cài đặt của doanh nghiệp mà bạn có thể tạo nhiều kịch bản để người gọi/khách hàng sẽ được điều hướng và gặp được nhân viên thích hợp nhất.

Ngoài ra, ngoài những lời chào mặc định, doanh nghiệp còn có thể thoải mái cài đặt nhạc chờ để khách hàng đỡ nhàm chán. Với tổng đài ảo, những việc này sẽ dễ điều chỉnh và thiết lập hơn cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?

Tính năng gọi tự động

Một tính năng ưu việt khác của hệ thống chính là thực hiện cuộc gọi mà không cần đến nhân viên.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo 3

Doanh nghiệp có thể thiết lập sẵn kịch bản và ghi âm lời thoại. Hệ thống sẽ tự động gọi cho khách hàng và ghi nhận ý kiến. Thông thường sẽ là lấy ý kiến của khách về một sản phẩm hoặc dịch vụ đã diễn ra. Và thông tin thu thập được thường là một trong các lựa chọn mà tổng đài gợi ý sẵn.

Việc này không những tiết kiệm thời gian, nhân lực mà còn giúp thông tin được ghi nhận tự động, nhanh chóng, chính xác.

Tính năng quản lý khách hàng

Các tổng đài ảo thường sẽ hỗ trợ tối đa về thông tin liên quan đến cuộc gọi, đặc biệt là thông tin khách hàng. Thông tin về khách hàng càng chi tiết thì việc bán hàng sẽ càng dễ dàng, thuận lợi.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Ngoài lưu trữ thông tin về khách hàng, tổng đài ảo cũng giúp bạn ghi âm lại cuộc gọi.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo 4

Thông tin này có thể được dùng để đánh giá hiệu quả cuộc gọi, ghi nhận giọng nói, thái độ của khách hàng, nghe lại để rà soát thông tin… Và với tổng đài ảo được cung cấp dung lượng dữ liệu khổng lồ, bạn không cần lo lắng về việc sai sót hay mất dữ liệu cuộc gọi.

Nghe – gọi trên nhiều thiết bị

Tổng đài giờ đây không còn phụ thuộc vào điện thoại nữa. bạn có thể gắn tai nghe vào máy tính và cũng có thể sử dụng tổng đài để nghe gọi. Tiện ích này giúp công việc linh hoạt hơn, giảm thời gian và sai sót khi quay số, thông tin ghi chú có thể thực hiện ngay trong cuộc gọi…

Tính năng báo cáo theo thời gian thực

Thay vì sử dụng một hệ thống rời và tốn thời gian sao chép dữ liệu, tổng đài ảo sẽ lưu trữ dữ liệu trực tiếp trên phần mềm và bạn có thể truy cập bằng bất cứ thiết bị nào.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo 5

Không những không mất thời gian chờ đợi, mà việc cập nhật dữ liệu sẽ được lưu trữ theo thời gian thực. Nhờ đó việc quản lý, giám sát sẽ được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Tính năng giám sát nhân viên

Tính năng ghi nhận, báo cáo theo thời gian thực sẽ giúp bộ phận QA có thể giám sát chất lượng nhanh nhất có thể. Nhờ đó những sai sót hoặc gian lận của nhân viên chăm sóc, bán hàng có thể được phát hiện nhanh và điều chỉnh sớm.

Ngoài những ưu điểm nổi bật kể trên, ngày càng có nhiều chức năng mới sẽ được cập nhật cho hệ thống tổng đài điện thoại ảo. Giúp nó vượt xa những gì tổng đài truyền thống có thể làm, và những gì chúng ta đã từng trông đợi. Đây có thể xem là một tiến bộ đáng kể của công nghệ trong khía cạnh viễn thông và đem lại lợi ích lớn cho nền kinh tế. Vì thế, tận dụng chúng sẽ giúp doanh nghiệp bạn bắt kịp xu hướng hiện tại và có cơ hội vượt mặt các đối thủ cạnh tranh.