Bài học

Một mẫu báo giá tiêu chuẩn thường bao gồm những yếu tố gì?

22 Tháng Chín, 2023

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đều sử dụng mẫu báo giá như một phần quan trọng trong hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Vậy mẫu báo giá là gì? Những thành phần nào không thể thiếu trong một mẫu báo giá hoàn chỉnh? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

Mẫu báo giá là gì?

Mẫu báo giá là một mẫu chung do doanh nghiệp được lập ra nhằm cung cấp đầy đủ thông tin về giá cả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, thành tiền,… đến khách hàng.

Trên thực tế, mỗi khách hàng thường có những yêu cầu riêng khi chọn mua sản phẩm (chất lượng sản phẩm, giá thành,…) Bằng cách cung cấp mẫu chi tiết, khách hàng có thể nắm rõ về thông tin của các loại sản phẩm / dịch vụ, đồng thời tiến hành so sánh giữa chúng để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.

Hầu hết các bảng báo giá ngày nay sẽ được gửi qua email của khách hàng dưới dạng file PDF. Bởi vì với định dạng Excel, một số nội dung trong văn bản sẽ không cố định và có thể bị thay đổi khi gửi qua khách hàng.

Vai trò của mẫu báo giá trong hoạt động mua bán hàng hóa

Việc sử dụng mẫu báo giá sẽ góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp do thông tin sản phẩm / dịch vụ đều được liệt kê một cách chi tiết, rõ ràng và chính xác. Qua đó, khách hàng sẽ dễ dàng nắm bắt được những nội dung cần thiết và hạn chế tình trạng nhầm lẫn, sai sót khi báo qua tin nhắn, điện thoại hoặc trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Đây còn là cơ sở thỏa thuận về giá cả trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Do đó, mẫu giới thiệu sản phẩm và mẫu báo giá có vai trò như nhau trong hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa doanh nghiệp và khách hàng, cơ quan thẩm quyền sẽ dựa trên mẫu này để tiến hành xử lý.

Mẫu báo giá gửi đến khách hàng, đối tác là loại văn bản quan trọng và có giá trị về mặt pháp lý. Do đó, bạn cần phải đảm bảo các yêu cầu quy chuẩn, văn phong của một văn bản hành chính khi tạo mẫu báo giá, theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 05/3/2020 về Công tác văn thư.

Các thành phần quan trọng của một mẫu báo giá

Một mẫu báo giá chuyên nghiệp, đúng tiêu chuẩn thường có cấu trúc 3 phần như sau:

Phần mở đầu

Phần mở đầu cần nêu bật những thông tin sau đây:

Thông tin doanh nghiệp

• Tên, logo doanh nghiệp.
• Số điện thoại, Email.
• Địa chỉ doanh nghiệp.
• Mã số thuế.

Thông tin khách hàng

• Tên khách hàng.
• Số điện thoại, Email.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế (nếu là doanh nghiệp đối tác).

Thông tin mẫu báo giá

• Tiêu đề của mẫu.
• Lời chào.
• Ngày lập. (Có thể linh hoạt ghi ở phần cuối)

Phần nội dung

Đây là phần quan trọng nhất và thường bao gồm những thông tin sau đây:

• Tên hàng hóa.
• Mã hàng hóa.
• Đơn vị tính, số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Tổng cộng (bằng số và bằng chữ).
• Thông tin thanh toán, giao hàng.
• Ghi chú (đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT, thời hạn, thông tin tài khoản,…).
• Giảm giá, chiết khấu (thường áp dụng với mẫu báo giá các khách hàng mua sỉ).

Phần cuối

• Lời cảm ơn chân thành đến khách hàng vì đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp ký tên, đóng dấu.

Tham khảo thêm: Giá net là gì? Sự khác biệt cơ bản giữa giá net và giá gross

Tạo mẫu báo giá trên file Excel – hình thức phổ biến nhất hiện nay

Ưu điểm

Sử dụng file Excel là một trong cách được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính thuận tiện, hiệu quả cùng hàng loạt những ưu điểm như:

• Tạo báo giá nhanh chóng và dễ dàng (có thể dựa trên mẫu có sẵn), tự do thay đổi nội dung chỉ với vài cú click chuột.
• Được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong các doanh nghiệp, có thể truy cập trên mọi thiết bị thông minh.
• Thao tác đơn giản, phù hợp với đại đa số đối tượng, kể cả những người không quá am hiểu về công nghệ.
• Tiết kiệm chi phí, giúp doanh nghiệp làm báo giá gửi đến khách hàng một cách nhanh gọn.
• Cung cấp các hàm và công thức tính, giúp doanh nghiệp tính toán giá bán hoặc chiết khấu ngay trên phần mềm Excel.
• Cho phép chia sẻ văn bản qua bản in, email hoặc các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo,…

Tham khảo thêm: Hướng dẫn quản lý sản phẩm bằng excel miễn phí hiệu quả, mới nhất

Nhược điểm

Mặc dù làm mẫu báo giá bằng file Excel tương đối đơn giản nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm mà bạn cần hết sức lưu ý:

• Mọi thao tác đều được thực hiện một cách thủ công, dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập xuất, chỉnh sửa, tìm kiếm, sao chép dữ liệu, ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của mẫu.
• File Excel thường có độ bảo mật thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm khác. Trong trường hợp nhiều người truy cập vào biểu mẫu trực tuyến cùng lúc, nếu có bất kỳ ai thao tác nhầm cũng có thể làm hỏng toàn bộ mẫu báo giá.

Để khắc phục những nhược điểm của file Excel, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của phần mềm GoSELL để tạo một mẫu báo giá nhanh chóng, chính xác, bảo mật về dữ liệu mà không tốn quá nhiều công sức, lại còn hạn chế được sai sót khi phải nhập liệu thủ công.

Hướng dẫn tạo báo giá với phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

Tổng quan về phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

Với mong muốn giúp nhà bán hàng có thể kinh doanh hiệu quả trên cả kênh bán lẻ truyền thống lẫn trực tuyến, GoSELL đã phát triển mô hình kinh doanh đa kênh toàn diện OAO. Đây là giải pháp bán hàng kết hợp song song giữa hai kênh online và offline, hỗ trợ đồng bộ các nền tảng bán hàng về một hệ thống quản trị duy nhất, giúp nhà bán hàng thích nghi với xu hướng chuyển đổi số, xóa bỏ thách thức và đột phá trong doanh thu.

Hệ sinh thái bán hàng đa kênh OAO bao gồm các giải pháp: GoWEB (thiết kế website), GoAPP (thiết kế ứng dụng), GoPOS (quản lý bán hàng tại quầy), GoSOCIAL (kinh doanh trên Facebook và Zalo), GoLEAD (tạo landing page) và GoCALL (hệ thống tổng đài ảo). Sở hữu trong tay gói giải pháp này, bạn có thể tự tin làm chủ đường đua lợi nhuận. Đồng thời, kết hợp với các phương quản lý bán hàng ưu việt, giúp bạn vận hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và thu hút khách hàng trên mọi nền tảng.

Bên cạnh đó, GoSELL còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng (quản lý sản phẩm, kho hàng, đơn hàng, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,…) và marketing toàn diện (tạo mã giảm giá, flash sale, khách hàng thân thiết, SEO, Blogs,…). Đặc biệt, GoSELL cho phép người bán tạo báo giá một cách nhanh chóng dựa trên nguồn dữ liệu đã được đồng bộ trên hệ thống.

Hỗ trợ tạo báo giá nhanh chóng và chi tiết nhất

Tính năng cho phép người bán tạo một file báo giá bao gồm nhiều sản phẩm / dịch vụ với chi tiết thông tin cần thiết và gửi đến khách hàng qua tin nhắn hoặc email đã đồng bộ trên hệ thống CRM. Để bắt đầu tạo mẫu, bạn làm theo hướng dẫn sau đây đến từ GoSELL:

• Bước 1: Đăng nhập vào trang quản trị GoSELL.
• Bước 2: Truy cập vào phần Quản lý đơn hàng => Tạo báo giá.

• Bước 3: Thêm các sản phẩm cần báo giá (có thể tìm kiếm bằng tên sản phẩm hoặc mã vạch).
• Bước 4: Điều chỉnh số lượng sản phẩm mà bạn muốn báo giá đến khách hàng.
• Bước 5: Thêm thông tin khách hàng (cho phép tìm kiếm theo tên, ID khách hàng hoặc email).
• Bước 6: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin mẫu báo giá, sau đó click vào ô Xuất báo giá để lưu mẫu dưới định dạng file dữ liệu Excel (tệp xlsx) về máy tính.
• Bước 7: Mở file vừa tải lên, thêm hoặc tùy chỉnh các thông tin như trong hình để được mẫu hoàn thiện.

Như vậy là chúng ta đã có thể tạo báo giá sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần phải nhập liệu một cách thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức và phần nào khắc phục được vấn đề sai sót dữ liệu cho cho người bán.

Kết luận

Hy vọng với những thông tin mà GoSELL vừa cung cấp, bạn đã hiểu rõ khái niệm, vai trò cũng như những thành phần quan trọng cần có trong mẫu báo giá. Bằng cách sử dụng tính năng Tạo báo giá trên phần mềm GoSELL và kết hợp chỉnh sửa trên file Excel, chúng tôi tin chắc rằng bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức đấy. Chúc bạn thành công!