Kiến thức
Những lưu ý quan trọng khi tổ chức Grand Opening cho nhà hàng
2 Tháng Mười, 2023
Grand opening luôn là thời khắc và sự kiện quan trọng nhất khi bắt đầu kinh doanh. Đây chính là cột mốc để bạn lần đầu tiên ra mắt với khách hàng của mình. Chính vì vậy mà không thể xảy ra những bất cập trong quá trình tổ chức. Vậy làm thế nào để quá trình khai trương nhà hàng có thể diễn ra một cách trơn tru nhất? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!
Mục Lục
Grand opening là gì?
Grand opening hay còn biết đến là khai trương, đây là sự kiện quan trọng mà bất kỳ nhà hàng hay quán cafe không thể thiếu khi muốn bắt đầu hoạt động. Tổ chức lễ khai trương nhằm đánh dấu sự khởi đầu đầu tích cực, cũng như mang đến may mắn và thành công cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, chương trình khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp nhà hàng có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
Grand opening và những yếu tố quan trọng cần lưu ý
Cần chuẩn bị gì cho sự kiện khai trương nhà hàng?
Sự kiện khai trương cần chuẩn bị gì? đây luôn là băn khoăn và trăn trở của nhiều chủ nhà hàng trong quá trình chuẩn bị. Vậy làm thế nào để khai trương đạt thành công và hiệu quả? Dưới đây sẽ là giải đáp những thắc mắc mà chủ nhà hàng cần làm để thu hút khách hàng đến với dịp khai trương.
Thử nghiệm với các buổi khai trương thử (Soft opening)
Những buổi khai trương thử (soft opening) giúp cho các chủ nhà hàng nhìn nhận được sự thiếu sót trong quá trình phục vụ và qua đó có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, chốt lại kế hoạch đã, trang trí nhà hàng, đào tạo nhân sự, rõ ràng hơn trong ấn định ngày khai trương, danh sách khách mời,…
Để đưa ra kế hoạch tốt nhất thì bạn cần chuẩn bị trước đó khá lâu, ít nhất 1 – 2 tuần trước khi chính thức khai trương. Điều này cũng sẽ giúp cho sự kiện grand opening của nhà hàng diễn ra suôn sẻ hơn và hạn chế tối đa những sai sót không đáng xảy ra.
Xem thêm: Kinh nghiệm nâng cao chất lượng dịch vụ khi nhà hàng đông khách
Chọn thời gian phù hợp để tổ chức
Ông bà ta luôn có câu “có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Đặc biệt với những người làm ăn, kinh doanh rất quan trọng đến vấn đề này. Cũng vì thế mà ngày khai trương nhà hàng cũng cần phải được xem xét thật kỹ lưỡng (giờ lành, thời khắc tốt, đặc biệt là phải phù hợp với tuổi tác của chủ nhà hàng).
Thêm vào đó, ngày khai trương nên được tổ chức vào các ngày cuối tuần, vì thường học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng họ sẽ được nghỉ vào ngày này. Bạn cần lưu ý những điều trên để có một ngày khai trương thuận lợi và may mắn nhất.
Xây dựng chủ đề khai trương phù hợp
Với việc các nhà hàng xuất hiện ngày càng nhiều cũng kéo theo việc các buổi khai trương bị trùng hợp về chủ đề. Chính vì vậy, mà chủ đề của buổi khai trương cần chú ý để tránh gây nhàm chán, không có điểm nhấn, tránh trùng lặp…
Chủ nhà hàng cần chọn chủ đề sao cho thật hấp dẫn, tạo được dấu ấn riêng cho nhà hàng. Bạn có thể sáng tạo với những chủ đề đơn giản và gần gũi để phù hợp với khách hàng, tạo được nét đặc trưng cho sự kiện.
Xác định chi phí tri ân khách hàng
Để có một buổi grand opening thành công thì bạn cần có những chương trình để thu hút người tham gia. Với các nhà hàng mới khai trương thì bạn nên giới thiệu các món ăn mới và đặc trưng nhất của nhà hàng đến với khách tham dự để họ dùng thử trong buổi khai trương.
Bạn vừa có thể tổ chức tiệc khai trương cho nhà hàng, vừa có thể giới thiệu những món đặc trưng đến với khách hàng. Kèm theo đó là các chương trình khuyến mãi hoặc quà tặng đi kèm, giảm giá sản phẩm. Những chương trình này chính là chất xúc tác để khách hàng đến buổi khai trương của bạn.
Để cho sự kiện grand opening được thu hút hơn thì không thể thiếu các chương trình khuyến mãi tại nhà hàng để khách hàng tham gia như: quay số trúng thưởng, phi tiêu trúng thưởng, rút thăm trúng thưởng,…Bạn cần xem xét nhóm khách hàng mục tiêu của mình là ai để tổ chức trò chơi phù hợp.
Cũng vì vậy mà các chủ nhà hàng cần xác định được mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này để có thể kiểm soát được ngân sách cũng như có biện pháp phù hợp với tình hình tài chính hiện tại.
Xin giấy cấp phép tổ chức grand opening cho nhà hàng
Bên cạnh đó, thì bạn cần có được sự cho phép của chính quyền để tổ chức sự kiện. Bởi trong quá trình tổ chức không thể tránh khỏi việc gây ồn ào, có thể là cả tắc nghẽn giao thông. Vì vậy để có một buổi grand opening thành công, bạn cần nắm những lưu ý khi đến việc xin giấy cấp phép.
Sau khi đã ấn định được ngày tổ chức, thì bạn cần chuẩn bị thủ tục xin giấy cấp phép sớm. Vì cần đến ít nhất 30 ngày thì hồ sơ của bạn mới được xét duyệt. Dưới đây là các loại giấy tờ bạn cần chuẩn bị:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
- Bản sao các giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh và hợp đồng đăng ký với bên tổ chức sự kiện.
- Giấy ủy quyền của phía bên khách hàng và phía công ty đứng ra tổ chức sự kiện.
- Hợp đồng ký kết với chủ địa điểm và bản nội dung chương trình.
- Nếu như là chương trình có các tiết mục như ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
- Bản ghi lời bài hát ( Đối với những chương trình biểu diễn có nghệ sĩ nước ngoài và có quy mô lớn, bạn cần chú ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sĩ đó)
- Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì cũng cần sự cho phép từ Sở Công thương.
- Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không (nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán).
Những điều cần lưu ý khi tổ chức grand opening
Hình thức truyền thông đến khách hàng
Trong quá trình khai trương để có được không khí xung náo nhiệt cũng như thu hút được lượng khách hàng tham gia (cũng có thể là những khách hàng đi ngang qua hoặc lân cận).
Tuy nhiên, những thông báo về sự hiện diện của nhà hàng, thời gian tổ chức và chương trình khuyến mãi trên các phương tiện truyền thông không thể tiếp cận và thu hút được nhiều khách hàng: Tờ rơi, Banner, Băng rôn,…Các phương tiện truyền thông như: Báo chí, truyền hình,…
Với thời đại công nghệ số như hiện nay, hầu hết người tiêu dùng sẽ dành thời gian khá nhiều cho các nền tảng internet, chính vì vậy mà chủ nhà hàng có thể tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn qua các trang mạng xã hội như: chạy Facebook Ads, Instagram, Tiktok,…
Nền tảng digital marketing (KOLs, website, Google Ads, SEO từ khóa trên Google…) để chạy thông tin về chương trình khai trương. Những hoạt động quảng bá này nên được diễn ra trước sự kiện khai trương một thời gian đủ dài để có thể đủ thời gian tiếp cận khách hàng.
Xây dựng chiến lược Marketing lâu dài
Khai trương chính là bước khởi đầu cho việc kinh doanh, giúp cho nhà hàng tăng sự chú ý và khả năng tiếp cận với tệp khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, với một kế hoạch khai trương cụ thể là bước khởi đầu để đưa ra chiến dịch marketing hiệu quả lâu dài.
Để có được một kế hoạch tốt nhất thì bạn cần chuẩn bị trước đó khoảng từ 2 – 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Để có thể xây dựng được khung chương trình cũng như phân bổ nhân sự, phân công công việc và dự tính được các tình huống ngoài mong đợi,…
Lên kế hoạch càng sớm thì sự kiện càng có thể diễn ra chỉn chu hơn và diễn ra một cách hoàn hảo nhất.
Tạo các chương trình khuyến mãi
Chương trình khuyến mãi chính là đòn bẩy giúp cho nhà hàng thu hút khách hàng tiềm năng như: Mua 1 tặng 1 hoặc mua 2 tặng 1, giảm giá/đồng giá, giảm giá combo hoặc set đồ ăn, giảm giá tổng bill, voucher/quà tặng, thẻ thành viên, free đồ uống, free upsize…
Tạo ấn tượng trong ngày khai trương
Trang trí không gian cho địa điểm tổ chức khai trương có thể là: cổng hơi, cổng bong bóng, rối hơi hoặc bóng thả trần, treo banner,…
Hệ thống âm thanh, ánh sáng thu hút khách hàng bằng các tiết mục biểu diễn như: múa lân sư rồng, đánh trống hội, ca hát, dance…Nội dung chương trình cần được bố trí một cách thông minh, hợp lý và không gây nhàm chán.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng
Việc sử dụng phần mềm để quản lý các quán ăn, quán cafe, nhà hàng hiện nay chắc hẳn không còn xa lạ gì với mọi người. Để quán trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt cho nhà hàng, quán cafe GoF&B.
GoF&B một phần mềm quản lý nhà hàng mang đến vô vàn tiện ích giúp bạn quản lý nhà hàng một cách chuyên nghiệp, phục vụ nhanh chóng, hạn chế tối đa những sai sót không đáng có trong ngày khai trương.
- Lên order cho khách dễ dàng tại quầy hoặc tại bàn với các thiết bị POS cầm tay.
- Tránh sai sót, nhầm lẫn trong quá trình order và làm tại bếp.
- Tính tiền tự động, in hóa đơn nhanh chóng giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán khi đông khách.
- Dễ dàng kiểm tra số lượng bàn đã có khách và theo dõi tình trạng bàn trống để khách không phải chờ lâu.
- Với tích hợp đa dạng hình thức thanh toán cho khách hàng lựa chọn.
- Người quản lý và chủ nhà hàng có thể xem báo cáo về tình hình kinh doanh, bao quát hoạt động của nhà hàng một cách chi tiết và bất cứ lúc nào,…
Ngoài ra, nhà hàng cũng có thể dễ dàng tạo các chương trình khuyến mãi như: giảm giá, miễn phí giao hàng… để kích thích hành vi mua hàng và đẩy mạnh doanh số vượt trội.
Kết luận
Trên đây là những thông tin về grand opening mà GoSELL đã tổng hợp và cung cấp đến quý bạn đọc. Mong rằng với những thông tin trên bạn có thể áp dụng và khai trương thành công, hiệu quả cho nhà hàng của mình. Chúc bạn thành công!
