Kiến thức

Out of order là gì? Làm thế nào để xử lý vấn đề này trong nhà hàng

21 Tháng Chín, 2023

Out of order là gì? Trong nhà hàng đây là một vấn đề mà nhiều khách hàng và nhân viên nhà hàng đều gặp phải. Điều này xảy ra khi một thiết bị, dụng cụ, hoặc sản phẩm cần thiết để phục vụ khách hàng bị hỏng hoặc tạm thời ngừng hoạt động. Vậy làm thế nào để xử lý vấn đề trên trong nhà hàng một cách tốt nhất? Cùng GoSELL tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Out of order là gì?

“Out of order” là một thuật ngữ được dùng để diễn tả tình trạng khi một thiết bị hoặc sản phẩm trong một nhà hàng không thể hoạt động hoặc sẵn sàng sử dụng. Tình trạng này có thể gây gián đoạn trong việc phục vụ khách hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ.

Ví dụ, một thiết bị như máy rửa chén, máy lạnh, máy pha cà phê hoặc một nguyên liệu cần thiết để nấu món ăn không có sẵn. Điều này dẫn đến việc không thể phục vụ món ăn cho khách hàng. Nếu không được xử lý kịp thời, tình trạng “out of order” có thể gây giảm doanh thu và tác động đến uy tín của nhà hàng.

Những ảnh hưởng của out of order là gì?

Đây là một tình trạng xảy ra ở nhiều quán ăn, nhà hàng, out of order ảnh hưởng đến nhiều vấn đề có liên quan trong quá trình kinh doanh bao gồm:

• Khách hàng không hài lòng: Vấn đề “out of order” có thể tạo ra tình trạng khách hàng phải đợi lâu hoặc không thể nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ mong đợi.
• Giảm doanh thu: Khi một nhà hàng không thể cung cấp một số món ăn hoặc thức uống do nguyên liệu thiếu hoặc sản phẩm bị hỏng, điều này có thể dẫn đến việc giảm doanh thu của cơ sở.

• Ảnh hưởng đến danh tiếng của nhà hàng: Tình trạng “out of order” có thể gây thất vọng cho khách hàng và làm giảm uy tín của nhà hàng, đồng thời tạo ra khả năng họ sẽ không lựa chọn trở lại lần tiếp theo.

Có thể bạn quan tâm: Quy trình quản lý nhà hàng và các công cụ hỗ trợ

Các nguyên nhân gây ra tình trạng out of order

Tình trạng “out of order” không xảy ra ngẫu nhiên mà thường xuất phát từ một số nguyên nhân bên ngoài, bao gồm:

• Thiết bị hỏng hoặc lỗi: Điều này có thể liên quan đến các thiết bị như máy lạnh, máy rửa chén, máy giặt, máy pha cà phê, máy xay sinh tố và nhiều thiết bị khác.
• Thiếu nguyên liệu: Tình trạng này có thể xảy ra khi nhà hàng không có đủ nguyên liệu cần thiết để chế biến các món ăn hoặc thức uống.
• Nhân viên phục vụ: Các nhân viên phục vụ có thể phát hiện và báo cáo về các vấn đề liên quan đến các thiết bị hỏng hoặc sản phẩm không còn sẵn.
• Yêu cầu đặc biệt từ khách hàng: Đôi khi khách hàng yêu cầu một sản phẩm hay món ăn đặc biệt nằm ngoài menu, và điều này có thể yêu cầu kiểm tra lại tình trạng sản phẩm hoặc thiết bị cần thiết cho món ăn đó.

Kế hoạch phục hồi để đối phó với tình trạng out of order

Để vượt qua tình trạng “out of order”, các nhà hàng và quán ăn có thể thực hiện các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Đánh giá tình trạng hiện tại: Đầu tiên, cần xác định rõ các thiết bị và sản phẩm gây ra tình trạng “out of order” và tìm hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề.
• Bước 2: Xác định giải pháp khắc phục: Sau khi xác định nguyên nhân, nhà hàng cần đề xuất các giải pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này.
• Bước 3: Thực hiện giải pháp: Tiến hành thực hiện các giải pháp đã đề ra. Điều này có thể bao gồm việc sửa chữa thiết bị, tìm nguồn cung cấp mới, điều chỉnh thực đơn hoặc thông báo cho khách hàng về tình hình hiện tại.
• Bước 4: Đánh giá kết quả: Sau khi thực hiện giải pháp, nhà hàng cần đánh giá kết quả để xem giải pháp đã có hiệu quả hay chưa. Đánh giá này giúp nhận biết những điểm cần cải thiện và điều chỉnh kế hoạch trong tương lai.
• Bước 5: Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo để họ có thể xử lý tình trạng “out of order” một cách hiệu quả và thực hiện giải pháp đúng cách.
• Bước 6: Điều chỉnh kế hoạch: Dựa trên kết quả đánh giá, nhà hàng có thể điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo tình trạng “out of order” không tái diễn trong tương lai.

Các xử lý vấn đề out of order trong nhà hàng

Trong trường hợp tình trạng “out of order” xảy ra thường xuyên, điều này sẽ chắc chắn tác động đến hiệu suất kinh doanh của nhà hàng. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu các giải pháp để xử lý và khắc phục tình trạng này:

Thông báo và xử lý thỏa đáng cho khách hàng

Đầu tiên, cần liên hệ và thông báo ngay cho khách hàng về tình trạng “out of order”, đồng thời cung cấp một lý do thông minh và rõ ràng. Đồng thời, nhà hàng nên đề xuất các ưu đãi, khuyến mãi hoặc chính sách giải quyết hợp lý để làm dịu khách hàng và giữ cho họ cảm thấy thoải mái hơn.

Đảm bảo kiểm tra và bảo dưỡng đều đặn cho thiết bị

Trong trường hợp thiết bị là nguyên nhân chính gây ra tình trạng “out of order”, nhà hàng cần thực hiện việc sửa chữa hoặc thay thế bằng thiết bị mới. Điều này giúp đảm bảo rằng các thiết bị luôn hoạt động tốt và tránh tình trạng gặp sự cố trong tương lai.

Tìm nguồn cung cấp thực phẩm thay thế

Khi “out of order” xảy ra do thiếu nguyên liệu hoặc sản phẩm không đảm bảo chất lượng, nhà hàng nên tìm kiếm nguồn cung cấp thay thế để đảm bảo nguyên liệu và sản phẩm luôn có sẵn. Việc này sẽ giúp giải quyết vấn đề và đảm bảo rằng khách hàng không bị gián đoạn trong quá trình phục vụ.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên phục vụ cần được đào tạo để xử lý tình hình khi tình trạng “out of order” xuất hiện. Họ cần biết cách nhận biết và thông báo về các vấn đề, cũng như đưa ra các giải pháp khắc phục để đảm bảo rằng hoạt động của nhà hàng vẫn được duy trì tốt và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.

Xem thêm: Kinh nghiệm nâng cao chất lượng dịch vụ khi nhà hàng đông khách

Thay đổi thực đơn

Khi tình trạng “out of order” ảnh hưởng đến thực đơn của nhà hàng, có thể thực hiện việc điều chỉnh tạm thời để đảm bảo rằng vẫn có đủ món ăn và thức uống phục vụ khách hàng. Điều này đảm bảo rằng khách hàng vẫn có trải nghiệm ẩm thực tốt dù tình trạng “out of order” đã xảy ra.

Để quản lý tối ưu thực đơn của quán ăn, nhà hàng, phần mềm quản lý quy trình kinh doanh GoF&B mang đến tính năng quản lý món ăn chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý chuyên biệt dành cho các doanh nghiệp trong ngành F&B này còn được tích hợp nhiều tính năng tối ưu để bán hàng và quản lý bán hàng thực phẩm và đồ uống. Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

GoF&B – Giải pháp quản lý chuyên biệt dành cho doanh nghiệp ngành thực phẩm và đồ uống

GoF&B là giải pháp quản lý hoạt động kinh doanh chuyên biệt được thiết kế dành riêng cho ngành F&B. Đối với các quán ăn, nhà hàng của bạn, phần mềm GoF&B với tính năng quản lý giúp doanh nghiệp luôn linh hoạt trong việc mang đến thực đơn cho khách hàng, giúp hạn chế tình trạng out of order gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. GoF&B cho phép doanh nghiệp đồng bộ quản lý từ các chi nhánh cửa hàng cho đến các kênh online như website, app bán hàng, các ứng dụng gọi món trên cùng 1 trang quản trị duy nhất.

Để giúp khách hàng luôn nắm được tình trạng thực tế của món ăn có trong thực đơn, hệ thống của GoF&B cho phép của quán ăn, nhàn hàng bật tắt trạng thái món ăn (đang bán, ngừng bán) trên hệ thống. Đây là cách giúp chủ doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý thực đơn của mình. Hơn nữa, nếu nguyên vật liệu của một món ăn cụ thể không được đảm bảo, hệ thống POS sẽ đưa ra thông báo ngay khi chọn món trên hệ thống. Điều này giúp nhân viên biết được món ăn nào có thể phục vụ, hỗ trợ khách hàng thay đổi lựa chọn ngay khi chọn món.

Đặc biệt, GoF&B còn hỗ trợ kết nối hệ thống với các thiết bị di động cho phép khách hàng có thể chủ động gọi món ngay tại bàn. Đây là tiện ích giúp khách hàng có thể gọi món ngay tại bàn mà không cần đến quầy phục vụ hoặc chờ đợi nhân viên phục vụ đến tận bàn.

Các tính năng hiệu quả khác trên phần mềm GoF&B

Phần mềm GoF&B còn cho phép các quán ăn, nhà hàng quản lý đơn hàng đồng bộ từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Tính năng này cho phép người bán thực hiện thao tác tạo, hủy hoặc chỉnh sửa đơn đặt hàng nhanh chóng ngay trên giao diện quản lý. Đồng thời, nhân viên có thẻ thêm món (sản phẩm, combo) khi khách order theo bàn để dễ dàng quản lý, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian tối đa cho thực khách.

Bên cạnh đó, GoF&B cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách chính xác và chi tiết từng loại nguyên liệu trong từng món ăn, đồng bộ với tồn kho của mình. Doanh nghiệp có thể thiết lập định lượng cho từng loại nguyên liệu, hệ thống sẽ tự động cập nhật nguyên liệu mỗi khi có món ăn được thực hiện.

Ngoài ra, GoF&B còn hỗ trợ rất nhiều tính năng khác như quản lý nhân viên, quản lý nhà cung cấp, tích điểm thành viên, hỗ trợ marketing, phân tích báo cáo,…

Kết luận

Việc quản lý tối ưu các món ăn, thực đơn của quán ăn, nhà hàng là một trong những cách giúp xử lý vấn đề out of order một cách hiệu quả, đem lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng. Giải pháp GoF&B chắc chắn sẽ đem lại những thay đổi tích cực cho các quán ăn, nhà hàng trong việc quản lý bán hàng trong ngành thực phẩm và đồ uống (F&B).