Bài học

Phương pháp quản lý backlog hiệu quả trong quá trình phát triển sản phẩm

6 Tháng Ba, 2024

Backlog giúp bạn quản lý công việc và nhiệm vụ tốt hơn, nhưng bạn đã biết cách tích hợp bảng kê tồn đọng này vào quy trình xử lý đơn hàng để tối ưu hiệu suất kinh doanh của mình? Bài viết này sẽ hướng dẫn phương pháp chi tiết nhất cho bạn.

Backlog là gì?

Backlog (hay còn được dịch là bảng kê tồn đọng) là một bảng kê hay danh sách các nhiệm vụ hay các yêu cầu công việc chưa hoàn thành và cần xử lý trong môi trường doanh nghiệp. Theo đó, bảng kê này được sử dụng để theo dõi các hạng mục trong dự án nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ các công việc đúng thời hạn, tiến độ cần thiết.

Cụ thể hơn, trong lĩnh vực kế toán tài chính, backlog có thể là các loại giấy tờ tài chính, đơn xin vay cần được xử lý. Còn trong lĩnh vực kinh doanh bán hàng, chúng có thể là những đơn đặt hàng đang cần được đóng gói và chuyển cho đơn vị vận chuyển. Còn trong lĩnh vực quản lý dự án sẽ là danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện, chỉnh sửa với thứ tự ưu tiên rõ ràng để đảm bảo tiến độ hoàn thành của tổng dự án.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng backlog?

Định nghĩa về bảng kê tồn đọng đã phần nào lý giải được tầm quan trọng của chúng đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty chuyên kinh doanh bán hàng hay phát triển ứng dụng, phần mềm và cung cấp các giải pháp marketing cho khách hàng.

Song có thể tóm tắt về 4 vai trò đặc biệt quan trọng của backlog đối với một doanh nghiệp như sau.

Xác định thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ

Tạo và theo dõi công việc bằng bảng kê giúp các cá nhân trong doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ nhằm thay đổi, điều chỉnh mức độ ưu tiên để đảm bảo chất lượng và hạn chót phù hợp. Theo đó, các hạng mục, nhiệm vụ được liệt kê trong backlog thường được xếp hạng theo mức độ quan trọng và mức độ gấp từ trên xuống dưới. Từ đó, người quản lý hoặc chính nhân sự phụ trách các hạng mục này cần ưu tiên thực hiện để quy trình hoàn thành dự án được diễn ra tốt nhất.

Hỗ trợ đội nhóm làm việc có kế hoạch

Bảng kê tồn đọng thường được tạo ngay từ đầu dự án với từng hạng mục công việc càng chi tiết càng tốt. Từ đó, nhân sự tham gia sẽ cần chủ động theo dõi và thực hiện từng hạng mục trong kế hoạch sẵn có. Sẽ không còn chuyện hôm nay không biết làm gì, bởi tất cả đã được quản lý nhờ vào bảng kê tồn đọng.

Kể cả có phát sinh những nhiệm vụ mới trong quá trình thực hiện dự án thì mọi cá nhân trong tổ chức cũng có thể theo dõi và nắm bắt tiến độ của nhau, từ đó điều chỉnh kế hoạch một cách tốt nhất.

Lưu trữ và quản lý ý tưởng theo chu kỳ

Backlog cũng là nơi lưu trữ các ý tưởng và nhiệm vụ dự án ngay từ lúc đầu, để doanh nghiệp dễ dàng nhìn lại mỗi khi đến một chu kỳ. Ví dụ, để phát triển một tính năng cho một phần mềm bán hàng tại quầy, hàng tuần hoặc ít nhất hàng tháng các thành viên cần họp để xem lại tiến độ và hiệu quả làm việc suốt thời gian qua. Từ đó cập nhật những ý tưởng mới nếu có.

Việc lưu trữ các ý tưởng của đội nhóm trong một bảng kê tồn đọng cũng sẽ dễ dàng để các thành viên hiểu và bắt kịp thông tin thảo luận chung. Từ đó, tăng hiệu quả làm việc nhóm và hoàn thành tốt công việc.

Tối ưu hóa sự linh hoạt, thích nghi với thay đổi

Trong môi trường kinh doanh, sự linh hoạt là một yếu tố rất quan trọng của một doanh nghiệp khi làm việc với khách hàng. Với bảng kê tồn đọng, các doanh nghiệp có thể điều chỉnh các hạng mục công việc hay sự ưu tiên giữa các nhiệm vụ trong một đội nhóm để dễ dàng thích nghi với sự thay đổi xuất phát từ chủ quan doanh nghiệp (thay đổi nhân sự dự án, điều chỉnh ngân sách thực hiện…) hay từ khách quan khách hàng (cải tiến tính năng, cập nhật tiến độ…).

Các hạng mục quan trọng của một backlog hiệu quả

Tuỳ vào mục đích sử dụng mà sẽ có những cách lập và quản lý bảng kê tồn đọng khác nhau. Nhìn chung, dù bạn muốn tạo backlog để quản lý các nhiệm vụ cho doanh nghiệp hay để phát triển sản phẩm thì sẽ cần đảm bảo các hạng mục nội dung cơ bản sau.

• Danh sách nhiệm vụ: Các hạng mục công việc, nhiệm vụ cụ thể để hoàn thiện một sản phẩm/ tính năng nào đó.
• Thời gian hoàn thành: Có thể là ngày (như đã thoả thuận với khách hàng) hoặc theo một chu kỳ cụ thể phù hợp với năng lực và ngân sách của công ty.
• Người thực hiện: Cần xác định chính xác nhiệm vụ cho người phụ trách chính, người hỗ trợ các công việc để dễ nắm bắt và theo dõi tiến độ; thậm chí đốc thúc khi cần.
• Mức độ ưu tiên: Bên cạnh thời gian (gấp hay không gấp), hạng mục này cần được xác định dựa trên mức độ quan trọng của nhiệm vụ/ công việc đó.
• Trạng thái nhiệm vụ: Cập nhật trạng thái (Cần phải làm/ Đang làm/ Đã xong/ Tạm hoãn) cho các nhiệm vụ để dễ dàng theo dõi và thay đổi mức độ ưu tiên ở trên.

5 bước đơn giản để tạo bảng kê phát triển sản phẩm

Để tạo một backlog hoàn chỉnh phục vụ đúng nhu cầu theo dõi tiến độ công việc và phát huy mọi tiềm năng tối ưu hiệu quả công việc của đội nhóm, bạn cần thực hiện tối thiểu 5 bước cơ bản sau.

Bước 1 – Xác định mục tiêu và phạm vi của (tính năng) sản phẩm

Đây sẽ như “kim chỉ nam” để bạn và khách hàng của bạn không đi lạc hướng trong quá trình phát triển sản phẩm, nhằm tối ưu hiệu suất công việc. Đồng thời, cũng là cơ sở để đánh giá chất lượng ở cuối dự án.

Bước 2 – Lập danh sách và phân nhánh nhiệm vụ

Đây là bước vô cùng quan trọng và quyết định sự hiệu quả của một bảng kê tồn đọng. Bạn thiết lập danh sách này càng chi tiết và đầy đủ thông tin thì sẽ càng hạn chế những nhiệm vụ phát sinh trong quá trình phát triển sản phẩm.

Xem thêm: Launching là gì? Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới thành công

Bước 3 – Ước tính tiến độ và sắp xếp mức độ ưu tiên

Cần phải ước chừng được thời gian hoàn thành các nhiệm vụ thì bạn mới sắp xếp được mức độ ưu tiên khi cân nhắc thêm cả mức độ quan trọng của từng hạng mục. Từ đó, bạn và khách hàng cũng sẽ dễ dàng thống nhất được thời gian thực hiện tổng của dự án.

Bước 4 – Quản lý nguồn nhân lực dự án

Bằng cách phân công nhiệm vụ cho nhân sự cụ thể thì tinh thần trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm đối với công việc được giao sẽ cao hơn. Song song đó là việc dễ dàng kiểm tra, đối soát và đốc thúc hoàn thành công việc tốt hơn.

Xem thêm: Những tiêu chí đánh giá nhân viên cần thiết cho nhà tuyển dụng

Bước 5 – Kết hợp theo dõi tiến trình dự án

Người quản lý và cả nhóm phát triển sản phẩm cần có những cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến độ dự án, có thể là các chu kỳ hoàn thiện các tính năng đã ước tính ở bước 3 nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng. Đồng thời, có thể quản lý rủi ro hay thích nghi với những thay đổi phát sinh từ chủ quan hoặc khách quan.

Ứng dụng backlog trong quản trị đơn hàng của phần mềm GoSELL

Bên cạnh các doanh nghiệp sử dụng bảng kê tồn đọng để quản trị nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, backlog còn được áp dụng trong các mô hình kinh doanh, đặc biệt là bán hàng đa kênh bởi những ưu điểm vượt trội của nó.

Phần mềm hỗ trợ bán hàng GoSELL do công ty Mediastep phát triển cũng đã ứng dụng thành công bảng kê tồn đọng vào việc quản trị đơn hàng đa kênh cho khách hàng của mình, nhằm tối ưu quy trình lên đơn và tiết kiệm thời gian, nhân sự vận hành bán hàng cho doanh nghiệp.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình của một đơn hàng

Chỉ với một nền tảng quản trị duy nhất, GoSELL đã tối ưu hoá quy trình lên đơn và xử lý đơn hàng đa kênh (cửa hàng/ chi nhánh, Website, App bán hàng, Shopee, Lazada, TikTok Shop, GoMUA, Facebook, Zalo) toàn diện cho khách hàng của mình với 5 bước:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin đơn hàng.
• Bước 2: Đơn hàng đang được đóng gói.
• Bước 3: Chuyển giao cho đơn vị vận chuyển và theo dõi tình trạng giao vận.
• Bước 4: Thanh toán, đối soát vận đơn.
• Bước 5: Tổng kết và báo cáo đơn hàng.

Theo đó, mỗi bước của quy trình này cũng sẽ được cập nhật chi tiết và trực quan trên màn hình quản trị đơn hàng của GoSELL.

Đa cách khởi tạo đơn hàng và quản lý tập trung

Để mang lại sự tiện lợi cho bạn và khách hàng của bạn, GoSELL hỗ trợ cả 2 hình thức khởi tạo đơn hàng:

• Khách hàng tự lên đơn thông qua website, app thương hiệu và các sàn thương mại điện tử được liên kết như Shopee, Lazada, TikTok Shop và GoMUA.
• Nhà bán hàng lên đơn trực tiếp cho khách hàng thông qua kênh POS (quét mã vạch bằng POS cầm tay, lên đơn thủ công tại quầy hoặc quét bằng camera điện thoại có sử dụng ứng dụng GoSELLER) và các kênh mạng xã hội Zalo và Facebook.

Qua các thao tác đó, đơn hàng được khởi tạo từ đa kênh bằng các hình thức trên sẽ được đồng bộ về một nền tảng quản trị duy nhất, giúp bạn quản lý đơn hàng tốt hơn và dễ dàng hơn.

Giao diện quản lý đơn hàng trực quan và tiện dụng với backlog

Tại trang quản trị đơn hàng của GoSELL, phần mềm đã tích hợp bảng kê đơn hàng với nhiều danh mục nội dung chi tiết, giúp bạn dễ dàng xem, lọc và thao tác đơn giản để thực hiện quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả.

Backlog quản trị đơn hàng của GoSELL sẽ gồm các hạng mục:

• Mã đơn hàng.
• Trạng thái.
• Khách hàng.
• Mã khách hàng.
• Tổng tiền.
• Phương thức thanh toán.
• Ngày đặt hàng.
• Nhân viên.

Mỗi thao tác quản trị đơn hàng được cập nhật, mục trạng thái cũng sẽ được tự động cập nhật thông tin (chờ xác nhận, chờ lấy hàng, đang giao, đã giao hàng, đã huỷ) ngay lập tức để bạn hoặc nhân viên của bạn nắm thông tin và thực hiện các bước tiếp theo cho quy trình giao hàng phù hợp.

Ngoài ra, tính năng quản lý đơn hàng toàn diện này của GoSELL còn cho phép bạn theo dõi để xử lý các đơn trả hàng, đơn hàng công nợ và đơn hàng của cộng tác viên, đại lý bán hàng. Từ đó, bạn có thể hỗ trợ khách hàng của mình tốt hơn, tối ưu các dịch vụ kinh doanh để bán hàng nhiều hơn, tăng doanh số và bứt phá thành công.

Các sản phẩm hỗ trợ bán hàng của GoSELL

Dù bạn đang kinh doanh bất cứ mặt hàng nào, GoSELL cũng có thể là trợ lý đắc lực để bạn tối ưu các chi phí và thời gian vận hành, đồng thời tiếp cận khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ tốt hơn mỗi ngày. 6 giải pháp nổi bật của GoSELL giúp bạn bán được nhiều hàng hơn gồm:

• GoWEB: cung cấp giải pháp thiết kế website thương mại điện tử chuẩn chỉnh chỉ bằng thao tác kéo thả.
• GoAPP: giải pháp thiết kế và phát hành ứng dụng di động mang thương hiệu của doanh nghiệp bạn trên iOS và Android.
• GoPOS: phần mềm hỗ trợ vận hành bán hàng tại quầy đa chi nhánh hiệu quả.
• GoSOCIAL: trợ lý đắc lực để bạn tương tác và bán hàng trên mạng xã hội Facebook và Zalo.
• GoLEAD: cho phép tạo landing page chuyên nghiệp cho các dự án tiếp thị đa loại hình.
• GoCALL: tổng đài ảo hỗ trợ bạn quản lý và cải thiện chất lượng đội ngũ telesales của công ty.

Kết luận

Với gói giải pháp toàn diện của GoSELL, bạn không chỉ quản lý đơn hàng chặt chẽ và chuyên nghiệp bằng màn hình quản trị tích hợp backlog thông minh và tiện lợi, mà còn ứng dụng đa giải pháp hỗ trợ tối ưu hiệu suất bán hàng để bứt phá doanh thu nhanh chóng.