Kiến thức

Các hình thức quản lý đơn hàng bằng excel hiệu quả nhất

13 Tháng Tư, 2023

Quản lý đơn hàng bằng Excel luôn được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng trong kinh doanh bởi tính hiệu quả cũng như đơn giản của nó. Sau đây sẽ là các mẫu file Excel quản lý đơn hàng phổ biến cùng gợi ý về phần mềm quản lý bán hàng đang rất “hot” hiện nay.

Mẫu file excel quản lý đơn hàng được sử dụng nhiều nhất hiện nay 

Quản lý đơn hàng bằng Excel luôn là một cách được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Hiệu quả của hình thức này cũng không phải bàn cải bởi đã được chứng mình trong nhiều năm qua, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Các mẫu file Excel quản lý đơn hàng cũng được tạo rất dễ dàng, chỉ cần có khi nghiệm thì bạn có thể thực hiện bất cứ khi nào. 

Sau đây sẽ là một số file quản lý đơn hàng bằng Excel phổ biến mà GoSELL cung cấp cho bạn. Công cụ hữu ích này hẳn sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý dữ liệu đơn hàng của mình. Cụ thể như sau:

File quản lý trạng thái đơn hàng 

Đây là dạng file quản lý đơn hàng theo trạng thái của các đơn hàng được thực hiện. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp nắm được thông tin về toàn bộ quá trình vận đơn như xác nhận đơn hàng, trình trạng giao hàng, thanh toán đơn hàng và các vấn đề đơn hàng ở phía người nhận.

Một file Excel quản lý đơn hàng theo trạng thái đơn hàng hoàn thiện sẽ cần có các thông tin như sau:

• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Trạng thái đơn hàng
• Tên khách hàng
• Tên nhân viên bán hàng (nếu có)

Việc theo dõi tốt trạng thái các đơn hàng sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin sản phẩm hiệu quả. Chẳng hạn, việc tổng hợp các đơn hàng đang được giao, đơn hàng được thanh toán, đơn hàng được trả lại sẽ chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều. Đây là một nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong bán hàng online.

Với những thông tin cụ thể như thế, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng phản hồi, thông báo khi khách hàng có bất cứ thắc mắc nào về đơn hàng của mình. Điều này giúp quy trình quản lý đơn hàng trở nên hiệu quả, đem đến sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.

File quản lý đơn hàng phát sinh 

Đây là mẫu file Excel quản lý đơn hàng phát sinh đối với các đơn hàng mới trong ngày tại tất cả cửa hàng của doanh nghiệp. File quản lý đơn hàng phát sinh này sẽ kết hợp chặt chẽ với file quản lý trạng thái để tối ưu hiệu quản quản lý đơn hàng của doanh nghiệp. Sau khi quá trình đặt hàng hoàn tất, đơn hàng phát sinh sẽ cần nhập những thông tin vào file quản lý sau đây: 

• Ngày tháng tạo đơn hàng 
• Trạng thái đơn hàng
• Thông tin khách hàng
• Thông tin hàng hóa khách đặt
• Số lượng sản phẩm 
• Tổng số tiền

Đây là một số thông tin cơ bản mà một file Excel quản lý đơn hàng phát sinh cần có. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể linh hoạt chỉnh sửa, thêm bớt những thông tin cần thiết để phù hợp với nhu cầu quản lý cụ thể. 

Xem thêm: Mẹo quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh online

File báo cáo đơn hàng 

Sau khi đã quản lý tốt trạng thái đơn hàng cũng như tất cả các đơn hàng phát sinh, bước tiếp theo chính là tạo file báo cáo đơn hàng định kỳ. Điều này rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp để có thể lưu trữ, quản lý, đối soát dữ liệu đơn hàng khi cần thiết. 

Bên cạnh các thông tin về thời gian tạo đơn hàng hay số lượng sản phẩm được đặt, file báo cáo đơn hàng cần có các thông tin cụ thể như sau: 

• Ngày tháng tạo đơn 
• Doanh số
• Trạng thái
• Số lượng sản phẩm
• Nhân viên phụ trách (nếu có)
• Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có)

Việc thống kê báo cáo bằng file Excel sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều so với quản lý bằng sổ sách. Bởi với các số liệu đã có, doanh nghiệp có thể thực hiện các hàm để tính toán, phân tích tình hình kinh doanh của cả doanh nghiệp.

Ưu – nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel 

Như đã biết, Excel – phần mềm bảng tính phổ biến và hữu ích hàng đầu hiện nay, được ứng dụng trong rất nhiều công việc. Đối với hoạt động kinh doanh, quản lý đơn hàng bằng file Excel là một công việc phổ biến xuất hiện ở rất nhiều cửa hàng, doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bất kỳ công cụ nào cũng có những ưu – nhược điểm riêng của mình, hãy cùng tìm hiểu những điểm mạnh cũng như hạn chế khi quản lý đơn hàng bằng Excel nhé!

Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng Excel 

Quản lý đơn hàng bằng Excel là một cách không mới, thậm chí có thể nói là tương đối cũ bởi đã xuất hiện từ rất lâu. Nhưng hiện nay vẫn có rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng cách này bởi những lợi ích sau đây: 

Thống kê dữ liệu dễ dàng

Việc lưu dữ liệu đơn hàng vào file Excel đầu tiên sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận tiện trong việc theo dõi, quản lý thông tin. Bởi dữ liệu đơn hàng được hiển thị theo từng hàng từng cột giúp bất cứ ai cũng có thể nắm bắt được thông tin, thao tác thêm bớt dễ dàng. 

Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Thông tin sau khi được nhập vào file Excel sẽ được sắp xếp rõ ràng theo những thành tố cụ thể, từng dạng thông tin khác nhau. Do đó, chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cụ thể ngay khi cần. 

Bên cạnh đó thì việc tìm kiếm thông tin cụ thể của một đơn hàng cũng trở nên dễ dàng hơn với các tổ hợp phím. Tiện ích này thể hiện rõ ràng hiệu quả của việc quản lý đơn bằng Excel so với bằng sổ sách, bởi doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian rà soát lại thông tin.

Xem thêm: 8 Bước quản lý đơn hàng hiệu quả và lợi ích mang lại

Đặt hàm tính cho file báo cáo

Việc tính toán những thông số lớn hoặc nhiều số liệu khác nhau sẽ tốn rất nhiều thời gian nếu thực hiện theo các thủ công. Điều này sẽ được hỗ trợ tối đa bởi những hàm tính được cung cấp trên file quản lý đơn hàng bằng Excel. 

Cụ thể, doanh nghiệp có thể thực hiện các báo cáo doanh thu tất cả đơn hàng bằng việc đặt hàm tính cho cột doanh của đơn hàng. Ngay lập tức, chủ doanh nghiệp sẽ có được con số cụ thể về doanh thu bán hàng, điều tương tự cũng diễn ra với các công việc thống kê khác với đa dạng hàm tính khác.

Hoàn toàn miễn phí

Tất nhiên đây sẽ là một ưu điểm của việc quản lý đơn hàng bằng Excel. Doanh nghiệp sẽ không tốn một khoản phí để sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại. Tuy nhiên, bởi không mất phí nên người dùng sẽ tự thao tác tương đối nhiều cũng như chưa có những tính năng tiện ích.

Nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel 

Doanh nghiệp phù hợp để sử dụng file Excel quản lý đơn hàng thường chỉ là các doanh nghiệp nhỏ. Việc quản lý một lượng thông tin lớn bằng Excel sẽ tương đối khó khăn và phức tạp đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. 

Đối với việc thực hiện các hàm tính, người quản lý cần có những kiến thức cơ bản về Excel để có thể có kết quả chính xác nhất. Nếu thao tác các hàm sai trên Excel, dữ liệu về đơn hàng có thể bị nhầm lẫn, dẫn đến các sai sót không đáng có. 

Khi sử dụng file quản lý đơn hàng bằng Excel, doanh nghiệp cũng sẽ đối mặt với một số rủi ro về tính bảo mật của dữ liệu. Bởi khi lưu file trong máy tính cá nhân, khả năng bị lạc mất dữ liệu hoặc nhiễm virus từ máy tính tương đối cao. Việc đánh mất dữ liệu đơn hàng là một vấn đề lớn và sẽ gây ra những hậu quả nặng nề đối với doanh nghiệp. 

Khi quản lý đơn hàng bằng Excel, doanh nghiệp cũng không thể sử dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại đã được phát triển hiện nay. Điều này sẽ làm hạn chế khả năng quản lý đơn hàng của doanh nghiệp đi ít nhiều, mang đến một trải nghiệm chưa được tối ưu.

Chính vì vậy phần mềm quản lý bán hàng với tính năng hỗ trợ quản lý đơn hàng đa kênh hiệu quả đang rất được quan tâm. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL đang nổi lên là lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp. 

Quản lý đơn hàng hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

So với việc quản lý đơn hàng bằng Excel, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL hỗ trợ cho doanh nghiệp nhiều tính năng hiệu quả và hiện đại hơn. Các thao tác quản lý đơn giản được thực hiện trên giao diện dễ nhìn của website cũng như ứng dụng trên điện thoại sẽ giúp bất cứ ai có thể tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng. 

Một số tính năng vượt trội để quản lý đơn hàng mà GoSELL cung cấp bao gồm:

Xử lý đơn hàng nhanh chóng

Nhờ vào tính năng quản lý đơn hàng, người bán sẽ kiểm soát, xử lý thông tin tất cả đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể tìm kiếm, theo dõi trạng thái hàng hóa để hạn chế các sai sót xảy ra.

Theo dõi quá trình vận chuyển

Sau khi tạo đơn hàng, doanh nghiệp không cần phải tự liên hệ với đơn vị giao hàng khi GoSELL đã liên kết các nhà vận chuyển lớn trên hệ thống. Có thể kể đến các lựa chọn như: AhaMove, Giaohangtietkiem, GHN. Trong quá trình vận chuyển, người bán bán có thể theo dõi trạng thái đơn hàng được cập nhật liên tục.

Quản lý đơn hiệu quả

Tại các cửa hàng, người bán chỉ cần thực hiện quét mã vạch sản phẩm là đã có thể thực hiện tạo đơn hàng nhanh chóng. Đơn hàng được tạo sẽ được chuyển đến trang quản lý để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi. Không những thế, GoSELL còn hỗ trợ truy xuất thông tin đơn hàng theo mã giảm giá, giá bán sỉ (nếu có). 

Quản lý công nợ khách hàng

GoSELL cho phép doanh nghiệp thực hiện bán hàng công nợ với tính năng quản lý hiệu quả và chính xác. Giờ đây, việc buôn bán số lượng hàng lớn với các đại lý sẽ dễ dàng hơn với thông tin về công nợ được lưu trữ và xử lý rõ ràng. 

Xác nhận hàng loạt đơn hàng

Người bán hàng trên Shopee có thể cùng một lúc lựa chọn nhiều đơn hàng để thực hiện các thao tác như: Xác nhận đơn hàng, xác nhận đã giao hàng, in hoá đơn, phiếu vận chuyển. Việc thao tác hàng loạt giúp chủ shop tiết kiệm thời gian, nhân lực của các doanh nghiệp lớn khi thao tác xác nhận rất nhiều đơn đặt hàng trong ngày. 

Gắn tag khách hàng trên CRM GoSELL

CRM GoSELL hỗ trợ doanh nghiệp tạo nhiều bộ lọc phân nhóm để quản lý khách hàng dựa trên hành vi mua hàng. Khi khách đặt hàng, thông tin của họ sẽ được tự động lưu vào hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể gắn thẻ hoặc bỏ thẻ cho từng nhóm đối tượng cụ thể, phân tách từng nhóm khách hàng để tạo các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, voucher… cho các nhóm khác nhau.

Chăm sóc khách hàng tối ưu

Tất cả thông tin cần thiết của khách hàng đều được lưu trữ một cách cụ thể và chính xác. Do đó, việc tìm kiếm, quản lý và phân loại khách hàng cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng đối tượng và phân nhóm khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp bạn có chiến lược marketing phù hợp.

Đặc biệt, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL còn tích hợp khả năng đồng bộ hóa thông tin các đơn hàng trên cùng một trang quản trị. Mọi thông tin đơn hàng từ tất cả các kênh như cửa hàng trực tuyến, Shopee, Lazada, GoMUA đều được đồng bộ trên trang quản trị GoSELL. Quá trình quản lý tất cả đơn hàng sẽ tiết kiệm thời gian hơn so với quản lý từng gian hàng riêng lẻ.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể kết hợp việc xuất dữ liệu đơn hàng được lưu trên GoSELL ra các file Excel để quản lý. Tính năng này mang đến cho người bán tiện ích biết được đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào, trạng thái đơn hàng, phương thức thanh toán và ngày tạo đơn hàng. Qua đó, bạn dễ dàng phân tích, hiểu rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Kết luận

Trên đây là các hình thức quản lý đơn hàng bằng Excel phổ biến nhất hiện nay. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL cũng là một lựa chọn mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn. Quá trình quản lý đơn hàng chắc chắn sẽ tối ưu hơn rất nhiều với các tính năng hiện đại mà phần mềm cung cấp.