4 Mẹo để Quản lý và xử lý đơn hàng hiệu quả

21 August, 2022

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » 4 Mẹo để Quản lý và xử lý đơn hàng hiệu quả

Ngày nay, do sự tiến bộ của công nghệ, người bán hàng có thể truy cập và xử lý đơn đặt hàng của họ từ nhiều địa điểm khác nhau, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động hóa và giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm ý tưởng để cải thiện hệ thống xử lý đơn hàng hiện tại của mình, các mẹo sau đây dành cho bạn để giúp quản lý đơn hàng hiệu quả.

order management

Phân khúc khách hàng hoặc đơn hàng

Khái niệm về phân khúc khách hàng / đơn hàng

Để quản lý hiệu quả các đơn đặt hàng ban đầu, bạn cần một phần mềm quản lý đơn hàng có chức năng tổ chức hoặc phân khúc đơn đặt hàng, phân nhóm khách hàng của bạn.

Phân khúc có nghĩa là bạn có thể phân nhóm hoặc phân loại các đơn đặt hàng/khách hàng cụ thể để bạn có thể hiển thị các nội dung và chương trình khuyến mãi cho các khách hàng cụ thể. Ví dụ như bạn phân nhóm các khách hàng dựa trên các thuộc tính như địa chỉ khách hàng, lịch sử đặt hàng, giỏ hàng, giá trị đơn hàng tối thiểu, đơn hàng đến từ khu vực một tỉnh, thành phố nào đó… Sau đó bạn sẽ triển khai các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, tích lũy điểm thành viên cho các nhóm khách hàng/đơn đặt hàng mà bạn đã chọn.

Phân khúc khách hàng hoặc đơn hàng
Phân khúc khách hàng hoặc đơn hàng

Các yếu tố khi phân nhóm khách hàng / đơn hàng

Phân khúc khách hàng hoặc đơn hàng là một cách cá nhân hóa thông điệp tiếp thị của bạn để giao tiếp tốt hơn với các nhóm khách hàng khác nhau. Bạn phải xem xét các yếu tố sau để phân loại khi chọn phần mềm quản lý bán hàng:

  • Tích hợp sàn thương mại điện tử: Phần mềm nên có tích hợp với tất cả các nền tảng thương mại điện tử khác (Ví dụ: Lazada, Tiki, Shopee, Amazon…).
  • Phân tích và Báo cáo: Có thể tạo báo cáo được phân loại theo từng khách hàng hoặc đơn đặt hàng.
  • Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Doanh nghiệp của bạn có thể sẽ phát triển và thay đổi theo thời gian. Chọn một phần mềm quản lý đơn hàng cho phép bạn phân tích thông tin từ từng giai đoạn thời gian và sử dụng dữ liệu đó để phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Phần mềm cũng phải có khả năng được cập nhật thêm nhiều tính năng về sau.
  • Chi phí: Đầu tư vào một phần mềm quản lý đơn hàng ngày nay đã trở thành một điều cần thiết. Hãy nhớ rằng một số phần mềm quản lý đơn hàng giá rẻ thì không có các tính năng mạnh mẽ. Do đó, chọn công cụ hiệu quả về mặt chi phí.

Bạn có thể tham khảo sử dụng GoSELL, nền tảng hỗ trợ quản lý đơn hàng có tính năng phân nhóm khách hàng.

Xử lý và theo dõi đơn hàng trong thời gian thực

Theo dõi quá trình xử lý đơn đặt hàng theo thời gian thực giúp tăng đáng kể sự hài lòng của khách hàng và cải thiện nhận thức chung về thương hiệu cửa hàng của bạn. Khi đó bạn có theo dõi theo thời gian thực mọi chuyện đang xảy ra với đơn hàng của bạn.

Đây là chức năng mà không phải phần mềm quản lý đơn hàng nào cũng cung cấp. Mặc dù nó đã được chứng minh là mang lại lợi nhuận và ưu thế cho hầu hết các doanh nghiệp tận dụng nó.

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý đơn hàng, người bán hàng sẽ có được thông tin chi tiết về:

  • Khi nào đơn hàng được tạo.
  • Xử lý đơn hàng (kiểm tra đơn hàng có thể được giao hay không?).
  • Xác nhận đơn hàng và đóng gói.
  • Vận chuyển hàng.
  • Tình trạng giao nhận (đang lấy hàng, đang giao, đang chờ xử lý hoặc hủy giao hàng).
Xử lý và theo dõi đơn hàng trong thời gian thực
Xử lý và theo dõi đơn hàng trong thời gian thực

Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực cung cấp cho bạn thông tin và cảnh báo về thời gian khi nào hàng được vận chuyển, ước tính ngày giao hàng, vị trí hàng hóa hiện tại đang ở đâu và thông báo về sự chậm trễ giao hàng. Do đó, bạn có thể lập kế hoạch bước tiếp theo cần thực hiện để hoàn thành đơn hàng.

Xem thêm: Mẹo quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh online

Xác định hàng hóa dựa trên vị trí

Sản phẩm có thể nằm ở bất kỳ đâu trong kho. Xác định vị trí và lấy sản phẩm của bạn từ một nhà kho lớn thường là một nhiệm vụ khó khăn.

Quá trình thực hiện đơn hàng có thể được thực hiện hiệu quả hơn nếu nhân viên kho hàng của bạn có thể dễ dàng tìm thấy hàng trong kho. Một số phần mềm quản lý đơn hàng còn cung cấp tính năng biết chính xác hàng tồn kho nằm ở đâu trong kho.

Xác định hàng hóa dựa trên vị trí
Xác định hàng hóa dựa trên vị trí

Những phần mềm quản lý đơn hàng này cũng cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về sản phẩm nào sắp hết hạn sử dụng hoặc đang ở trong kho lâu (tồn kho/hàng cũ). Vì vậy, bạn sẽ quản lý được không chỉ đơn đặt hàng của khách mà cả hàng tồn trong kho.

Xem thêm: Kinh doanh online quản lý đơn hàng thế nào cho hiệu quả

Tối ưu hóa việc hàng trả lại và hoàn tiền

Người tiêu dùng thích các trang website bán hàng, hoặc cửa hàng có chính sách hoàn trả hàng miễn phí nếu không hài lòng. Chính sách và thủ tục trả hàng cũng dễ dàng thực hiện. Việc tích hợp doanh nghiệp của bạn với một phần mềm quản lý đơn hàng tuyệt vời chắc chắn sẽ giúp bạn giảm bớt rắc rối khi xử lý các yêu cầu trả các hàng hóa không đủ tiêu chuẩn và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Tuy nhiên đừng cảm thấy hài lòng nếu phần mềm quản lý bán hàng của bạn xử lý tất cả việc trả hàng và hoàn tiền một cách thông suốt. Hãy tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của việc khách trả hàng và cố gắng giải quyết vấn đề này để tránh tình trạng trả hàng và hoàn tiền lặp lại.

Tối ưu hóa việc hàng trả lại và hoàn tiền
Tối ưu hóa việc hàng trả lại và hoàn tiền

Nhiều trung tâm điện máy lớn như Nguyễn Kim, Điện máy Xanh đều có chính sách trả hàng, hoàn tiền trong vòng nửa tháng, 30 ngày nếu khách hàng không hài lòng hoặc do sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất. Và các chính sách này được nhiều khách hàng đánh giá rất cao.

Quản lý đơn hàng hiệu quả là chìa khóa cho sự phát triển của doanh nghiệp. Và ngày nay ngành thương mại điện tử đang phát triển và thay đổi với tốc độ mà không ai có thể tưởng tượng được. Vì vậy, bằng cách tận dụng công nghệ hiện đại với các phần mềm quản lý bán hàng và các mẹo nhỏ được đề cập ở trên sẽ giúp việc quản lý đơn hàng không còn là việc khó khăn.

Quản lý đơn hàng dễ dàng với GoSELL

Nếu bạn đang tìm phần mềm quản lý bán hàng đa chức năng, kinh doanh đa nền tảng giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả thì hãy sử dụng GoSELL.

GoSELL giúp bạn nắm rõ tình trạng xử lý đơn hàng của mình hiệu quả hơn bao giờ hết (quá trình vận chuyển, thời gian giao hàng, quá trình đóng gói, thanh toán theo thời gian thực). Những đơn hàng của bạn còn được đồng bộ với các sàn thương mại điện tử (Lazada, Shopee, GoMUA,…) hoặc đa kênh (website, app ứng dụng, cửa hàng, sàn thương mại điện tử) để biết kênh nào mang về doanh thu nhiều nhất và hiệu quả nhất để tập trung đầu tư các hoạt động marketing vào kênh đó.

GoSELL còn giúp bạn theo dõi đơn hàng ở nhiều chi nhánh, theo từng phân nhóm khách hàng,giúp chủ doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh tổng thể của toàn hệ thống. Bạn có thể theo dõi báo cáo đơn hàng theo ngày, tuần, tháng, năm và so sánh với các thời điểm trong quá khứ để đánh giá sự phát triển theo thời gian của doanh nghiệp mình.

Quản lý đơn hàng dễ dàng với GoSELL
Quản lý đơn hàng dễ dàng với GoSELL

Một tính năng quan trọng khác của GoSELL là phân nhóm khách hàng. Tính năng này giúp bạn phân loại các nhóm khách hàng dựa trên các điều kiện thiết lập nhất định để thiết lập dễ dàng các chương trình khách hàng thân thiết, chương trình ưu đãi, khuyến mãi mà bạn dành cho nhóm khách hàng đó.

GoSELL còn có hơn 40 tính năng hữu ích khác giúp quản lý bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Hãy đăng ký và tìm hiểu về GoSELL TẠI ĐÂY.