Bài học

Hướng dẫn xây dựng quy trình workflow đơn giản và hiệu quả

24 Tháng Năm, 2023

Workflow là một thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực quản lý dự án, đặc biệt là trong công nghệ thông tin và sản xuất. Một quy trình workflow đơn giản và hiệu quả có thể giúp cho việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xây dựng một quy trình workflow đơn giản và hiệu quả.

Khái niệm của workflow là gì?

Workflow được định nghĩa như sau: trong tiếng Anh, work là công việc và flow là lưu lượng, dòng chảy. Trong tiếng Việt, workflow có thể được hiểu là luồng công việc. Workflow là một quy trình được thiết kế để tối ưu hóa quá trình làm việc. Nó bao gồm tất cả các bước cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc một dự án cụ thể. Workflow có thể được thiết kế để tăng hiệu quả, giảm thời gian hoàn thành và tăng tính linh hoạt. Workflow cũng có thể giúp đảm bảo chất lượng và độ chính xác của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Workflow, cùng xem một số ví dụ sau:

• Trong trường hợp doanh nghiệp đã tích hợp Workflow vào quy trình bán hàng, hệ thống sẽ tự động gửi email kèm theo hóa đơn cho đối tác, khách hàng, đại lý,.. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong từng đơn hàng.
• Trong trường hợp doanh nghiệp đã thiết kế một Workflow riêng cho bộ phận Telesale, khi khách hàng gặp vấn đề khó khăn và nhân viên chăm sóc khách hàng chưa thể giải quyết được, hệ thống sẽ tự động gửi email báo cáo đến các phòng ban liên quan như Kỹ thuật, Kế toán, Marketing trong doanh nghiệp để giúp cho công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tại sao cần quy trình workflow trong quản lý kinh doanh, sản xuất

Có nhiều lý do để áp dụng quy trình workflow trong quản lý kinh doanh, bao gồm:

• Đảm bảo tính nhất quán: Quy trình workflow giúp đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách nhất quán và đúng quy trình. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, tăng độ tin cậy của khách hàng.
• Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Quy trình workflow giúp giảm thiểu thời gian và tài nguyên được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh. Nhờ có quy trình rõ ràng, nhân viên sẽ thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Giảm thiểu sai sót: Quy trình workflow giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Khi các hoạt động được thực hiện đúng theo quy trình, nguy cơ sai sót và lỗi được giảm thiểu đáng kể.
• Đảm bảo tính minh bạch: Quy trình workflow giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý kinh doanh. Tất cả các hoạt động đều được ghi nhận và theo dõi trong quy trình, giúp cho việc kiểm tra và xác minh các thông tin trở nên dễ dàng hơn.
• Dễ dàng quản lý và cải tiến: Quy trình workflow giúp dễ dàng quản lý và cải tiến hoạt động kinh doanh. Khi quy trình được thiết lập và áp dụng, các lỗi và vấn đề trong quá trình thực hiện sẽ được phát hiện nhanh chóng và có thể được giải quyết một cách hiệu quả. 

Bao giờ thì cần ứng dụng workflow?

Sau khi hiểu rõ ý nghĩa và ưu điểm của Workflow, bạn sẽ tự đặt câu hỏi khi nào nên áp dụng nó vào công việc của doanh nghiệp. Có một số yếu tố sau đây mà bạn có thể xem xét để quyết định thời điểm thích hợp để sử dụng Workflow:

• Dự án có nhiều quy trình phức tạp mà cần áp dụng Workflow để quản lý công việc.
• Công việc yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều phòng ban và thành viên trong nhóm, đòi hỏi khả năng làm việc nhóm và hợp tác cao.
• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận cần phải phối hợp chặt chẽ để hoàn thành các quy trình làm việc.
• Doanh nghiệp mong muốn cải thiện quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn nhân lực.

Các bước thiết lập quy trình workflow logic cho bạn

Xác định mục tiêu của quy trình workflow

Trước khi bắt đầu xây dựng quy trình workflow, chúng ta cần xác định mục tiêu của quy trình này. Mục tiêu này có thể là tăng hiệu suất làm việc, giảm chi phí hoặc đảm bảo chất lượng sản phẩm. Mục tiêu của quy trình workflow sẽ ảnh hưởng đến cách thiết kế và triển khai quy trình.

Một số mục tiêu thường gặp của quy trình workflow có thể bao gồm:

• Tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc: tối ưu hóa quy trình để đạt được mục đích nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và năng lượng của nhân viên.
• Tối ưu hóa chi phí: giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quá trình để giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và chất lượng cần thiết.
• Tăng tính linh hoạt và thích ứng: tạo ra một quy trình linh hoạt và có thể thích ứng để đáp ứng các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
• Tăng trải nghiệm khách hàng: cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo họ được phục vụ tốt hơn.

Việc xác định mục tiêu của quy trình workflow là rất quan trọng để đưa ra các quyết định thiết kế và triển khai phù hợp với mục tiêu đó. Một khi đã xác định được chúng, chúng ta có thể tập trung vào việc thiết kế các bước công việc, luồng thông tin và các quy trình để đạt được.

Tham khảo thêm: Target là gì? Cách đặt target thị trường mục tiêu mới nhất cho doanh nghiệp

Thu thập thông tin và đánh giá quy trình hiện tại

Để xây dựng một quy trình workflow mới, chúng ta cần thu thập thông tin và đánh giá quy trình hiện tại. Điều này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những vấn đề cần giải quyết, những bước trong quy trình cần cải thiện và những công cụ có thể được sử dụng để tăng hiệu quả quy trình.

Để thu thập thông tin về quy trình hiện tại, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Xác định phạm vi của quy trình: Xác định các bước cần thực hiện trong quy trình, người tham gia, thời gian và tài nguyên được sử dụng.
• Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau liên quan đến quy trình hiện tại, bao gồm tài liệu, bản ghi hoạt động, đánh giá, góp ý từ các thành viên tham gia quy trình, khảo sát về sự hài lòng của khách hàng với quy trình hiện tại.
• Mô tả quy trình hiện tại: Trình bày các bước, các quy trình hoặc các quy định liên quan đến quy trình hiện tại. 
• Phân tích quy trình hiện tại: Đánh giá quy trình hiện tại, tìm kiếm các điểm yếu và các vấn đề trong quy trình, xác định những bước có thể tối ưu hóa và những cách thức để giải quyết các vấn đề.
• Đánh giá sự hiệu quả của quy trình hiện tại: Đánh giá sự hiệu quả của quy trình hiện tại bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất, so sánh với các quy trình tốt nhất trong ngành và đưa ra các khuyến nghị để tối ưu hóa quy trình.

Thiết kế quy trình mới

Dựa trên thông tin và đánh giá quy trình hiện tại, chúng ta có thể bắt đầu thiết kế quy trình mới. Quy trình mới nên được thiết kế đơn giản và dễ hiểu, đồng thời phải đảm bảo rằng tất cả các bước cần thiết được bao gồm. Chúng ta cũng nên xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong quy trình. Để thiết kế quy trình mới, bạn có thể tuân theo các bước sau đây:

• Xác định các bước trong quy trình mới: Sau khi đã phân tích quy trình hiện tại, bạn có thể thiết kế quy trình mới bằng cách xác định các bước cần thiết. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các bước cần thiết được bao gồm trong quy trình mới và các bước này được sắp xếp một cách logic.
• Xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong quy trình: Bạn cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong quy trình mới. Điều này sẽ giúp cho quy trình được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả hơn.
• Kiểm tra và đánh giá quy trình mới: Cuối cùng, bạn nên kiểm tra và đánh giá quy trình mới để đảm bảo rằng nó hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra. Nếu cần thiết, bạn có thể điều chỉnh quy trình để tối ưu hóa hiệu quả.

Tham khảo: Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình hoạch định chiến lược hiệu quả

Triển khai và thử nghiệm quy trình

Sau khi hoàn tất thiết kế quy trình workflow mới, chúng ta cần triển khai và thử nghiệm quy trình. Trong giai đoạn này, chúng ta cần xác định các vấn đề có thể phát sinh và tìm cách khắc phục chúng. Để triển khai và thử nghiệm quy trình mới, bạn có thể áp dụng tuần tự chi tiết các bước sau đây:

• Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai quy trình mới, bạn cần chuẩn bị tài nguyên như con người, công nghệ, trang thiết bị, tài liệu hướng dẫn, v.v.
• Thử nghiệm trên một nhóm nhỏ: Bạn nên áp dụng quy trình mới trên một nhóm nhỏ trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức. Như vậy, bạn có thể xác định các vấn đề có thể phát sinh và tìm cách khắc phục chúng.
• Đo lường hiệu quả: Bạn nên đo lường hiệu quả của quy trình mới bằng cách so sánh với quy trình cũ. Các chỉ số hiệu suất cần được xác định và đo lường, ví dụ như thời gian hoàn thành, số lượng lỗi, số lượng sản phẩm được sản xuất, v.v.
• Đưa ra điều chỉnh: Dựa trên kết quả đo lường, bạn cần đưa ra các điều chỉnh cần thiết để tăng cường hiệu suất hoạt động của quy trình mới. Việc điều chỉnh này có thể bao gồm sửa đổi quy trình, cung cấp đào tạo cho nhân viên, v.v.
• Triển khai cho toàn bộ tổ chức: Sau khi đã thử nghiệm và đưa ra các điều chỉnh cần thiết, bạn có thể triển khai quy trình mới cho toàn bộ tổ chức.

Bảo đảm quy trình workflow hoàn hảo khi đăng ký GoSELL

Các bước nêu ra trên đây có thể sẽ làm bạn khá hoang mang vì có quá nhiều điều cần chuẩn bị và bạn thì không biết bắt đầu từ đâu hoặc chưa biết cách áp dụng sao cho đúng. Đó là khi bạn cần sở hữu cho mình những phương pháp hỗ trợ để giúp cải thiện quy trình workflow cho doanh nghiệp của mình. Trong trường hợp này, GoSELL sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo vì GoSELL với nền tảng phát triển công nghệ hỗ trợ kinh doanh, chắc chắn sẽ là giải pháp toàn diện và phù hợp nhất dành cho bạn. 

Để giúp bạn xây dựng một quy trình workflow nhất quán và chặt chẽ nhất, GoSELL chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng. Được phát triển bởi Công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam. GoSELL sẽ giúp bạn giải quyết tất cả khó khăn trong quy trình bán hàng. Bởi vì các dịch vụ từ GoSELL được sáng tạo để giúp bạn hoàn chỉnh quy trình kinh doanh của mình từ Online đến Offline (OAO). Bất luận là bạn đang kinh doanh dưới hình thức trực tuyến hay cửa hàng truyền thống, GoSELL đều có thể hỗ trợ bạn trong thời đại công nghệ số 4.0 này với mục tiêu giúp doanh nghiệp bạn tăng doanh thu và phát triển bền vững.

Xây dựng quy trình chặt chẽ với các sản phẩm phần mềm đa năng

GoWEB – Thiết kế bán hàng chuyên nghiệp

Đây là một giải pháp hỗ trợ cho các doanh nghiệp thiết kế trang web bán hàng tối ưu chuẩn SEO, giúp mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua tính năng cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh bố cục và các thành phần trên trang web chỉ bằng cách kéo thả đơn giản. Một trang web bán hàng đầy đủ tính năng hỗ trợ marketing sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các chiến lược kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh.

GoAPP – Xây dựng quy trình bán hàng qua ứng dụng tiện ích của riêng bạn

GoAPP là một giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tạo ra ứng dụng bán hàng, mang thương hiệu của mình trên cả nền tảng Android và IOS. Nhờ ứng dụng bán hàng được cài đặt trực tiếp trên điện thoại di động của khách hàng, các doanh nghiệp có thể triển khai chiến dịch thông báo đẩy để truyền đạt thông tin khuyến mãi hoặc giới thiệu sản phẩm mới. Đây là một phương pháp hấp dẫn và hiệu quả giúp thu hút sự chú ý của khách hàng liên tục.

GoPOS – Tối ưu hóa quy trình bán hàng tại quầy

Phần mềm này là một hệ thống giúp tối ưu quá trình bán hàng và quản lý bán hàng tại cửa hàng của doanh nghiệp. Với GoPOS, doanh nghiệp có thể kết nối với các thiết bị ngoại vi để thực hiện quá trình tạo đơn hàng, thanh toán, tích điểm khách hàng và in hóa đơn một cách nhanh chóng, giúp mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất tại cửa hàng của bạn.

GoLEAD – Thu thập thông tin, dữ liệu qua việc tạo Landing Page 

GoLEAD cung cấp tính năng tạo Trang đích để thu thập thông tin khách hàng, giới thiệu sản phẩm và tiến hành bán hàng, phù hợp với các chiến dịch marketing khác nhau của doanh nghiệp. Với một kho giao diện khổng lồ phù hợp cho nhiều ngành nghề, Trang đích được tạo bởi GoLEAD sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng một cách tối đa.

GoSOCIAL – Thiết lập và quản lý bán hàng trên nền tảng mạng xã hội phổ biến Zalo & Facebook

GoSOCIAL là một giải pháp hữu ích giúp cho các doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả thông qua việc kết hợp quản lý 5 tài khoản Fanpage Facebook và 1 tài khoản Zalo OA trên một trang quản lý duy nhất. Bên cạnh đó, giải pháp này còn tích hợp nhiều chức năng hữu ích như trả lời tự động tin nhắn, phân loại khách hàng thông qua việc gắn thẻ, cập nhật thông tin kho hàng và thực hiện đơn hàng trực tiếp trên khung chat.

GoCALL – Thiết kế Tổng đài ảo để tối ưu quy trình workflow và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp

Với GoCALL, doanh nghiệp có thể quản lý và phát triển đội ngũ Sales một cách thông minh và hiệu quả hơn. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tăng doanh thu từ các cuộc gọi mà không cần tốn nhiều chi phí. 

Tối ưu quy trình workflow với các tính năng toàn diện

Khi sử dụng các dịch vụ trên của GoSELL, bạn sẽ được trải nghiệm và tận dụng các tính năng vượt trội của GoSELL. Hơn 50 tính năng hữu ích hứa hẹn sẽ giúp bạn thiết lập và xây dựng một quy trình workflow hoàn hảo và phù hợp nhất. Từ quản lý bán hàng như các tính năng quản lý đơn hàng, nhân viên, chi nhánh, kho hàng, quản lý khách hàng… đến các tính năng hỗ trợ tiếp thị như SEO, Google Analytics, Email marketing,…tất cả đều có thể hỗ trợ bạn lập các kế hoạch marketing/ remarketing để việc kinh doanh đem lại hiệu quả nhất. 

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về workflow cũng như cách thức để bạn có thể tự xây dựng quy trình hoàn chỉnh cho doanh nghiệp của mình. GoSELL hy vọng bạn sẽ đưa ra quyết định, lựa chọn đúng đắn để giúp doanh nghiệp của mình phát triển và tiến xa hơn trong tương lai. Chúc bạn kinh doanh thành công!