Kiến thức

SOP là gì? Cách xây dựng và vận hành quy trình chuẩn SOP hiệu quả

5 Tháng Hai, 2024

Dù bạn kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào thì một chuỗi quy trình chuẩn chỉnh cũng là điều kiện bắt buộc phải có để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững. Trong đó, quy trình ở đây có thể là những nội quy, quy định, hoặc tài liệu chuyên biệt dành cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao SOP ra đời nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tối ưu vận hành tốt nhất. Vậy SOP là gì? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay dưới đây.

Tìm hiểu SOP là gì?

SOP là viết tắt của từ Standard operation procedure, tạm dịch là quy trình thao tác chuẩn. SOP được định nghĩa là một hệ thống quy trình được tạo ra với mục đích hướng dẫn, duy trì chất lượng công việc.

Nếu doanh nghiệp có thể thực hiện theo đúng các bước trong quy trình, thì sẽ tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn, đặc biệt là giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc. Quy trình thao tác chuẩn SOP được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, hàng không, y tế, giáo dục, công nghiệp và quân sự.

Xem thêm: Đẩy mạnh xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng SOP là gì?

Quy trình thao tác chuẩn SOP cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của họ, cũng như xác định được lĩnh vực mà họ cần cải thiện. Sau đây là một số lý do chính giải thích vì sao doanh nghiệp nên sử dụng SOP trong hoạt động kinh doanh của mình:

• SOP giúp tiết kiệm công sức, thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
• SOP giúp xây dựng quy trình công việc, đảm bảo các công việc được thực hiện một cách thuần thục.
• SOP giúp hạn chế lãng phí tài nguyên và nguồn lực của doanh nghiệp.
• SOP giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ, ổn định và cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.

Lưu ý: quy trình SOP sẽ không thể đạt hiệu quả như mong đợi nếu nhân viên trong doanh nghiệp không tuân thủ theo quy trình. Vì vậy, các nhà quản lý nên trực tiếp giám sát để đảm bảo SOP được áp dụng và duy trì đúng cách.

Xem thêm: Quy trình lập kế hoạch kinh doanh thành công cho doanh nghiệp

Các thành phần cơ bản có trong SOP

Sau khi đã hiểu được khái niệm và lý do nên sử dụng SOP là gì, tiếp theo cùng tìm hiểu SOP bao gồm các thành phần cơ bản nào nhé. Cụ thể:

• Trang tiêu đề: Liệt kê tiêu đề của quy trình, đối tượng mà doanh nghiệp dự định hướng tới. Trong đó, tiêu đề sẽ đề cập vai trò cụ thể, bộ phận, nhóm hoặc cơ quan, số nhận dạng SOP của bộ phận cũng như tên và chữ ký của người đã chuẩn bị, phê duyệt sổ tay.
• Mục lục: Cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các phần khác nhau trong các SOP lớn.
• Danh sách từng bước của thủ tục: bao gồm các giải thích về mục tiêu, vai trò, trách nhiệm của nhiệm vụ, các yêu cầu quy định về thuật ngữ, mô tả những việc cần làm để hoàn thành từng bước và thảo luận về các quyết định cần được đưa ra. Phần này sẽ chiếm phần lớn SOP.

Lưu ý: sau khi bản thảo được viết hoàn tất, bạn cần phải xem xét, chỉnh sửa và kiểm tra nhiều lần. Quá trình này sẽ lặp lại cho đến khi một SOP được viết ra và được tất cả các bên liên quan chấp thuận. Tại thời điểm này, SOP có thể được phân phối cho những người cần đến nó để đảm bảo họ có thể thực hiện công việc một cách chính xác.

Các loại quy trình theo chuẩn SOP là gì?

Mặc dù các doanh nghiệp được tự do phát triển các tài liệu SOP nội bộ của họ theo mục tiêu và định dạng phù hợp, nhưng hầu hết các công ty đều sẽ chọn một trong ba định dạng phổ biến sau:

Định dạng SOP từng bước

Đối với định dạng này, bạn chỉ cần tạo một danh sách đơn giản được đánh số hoặc gạch đầu dòng với các bước cần thực hiện khi hoàn thành một quy trình. Ngoài ra, định dạng này chỉ được sử dụng khi quy trình được đề cập thật sự đơn giản và có thể hoàn thành mà không gặp sự cố. Chẳng hạn như, một quy trình in kỹ thuật số chi tiết sẽ bao gồm các bước cần thực hiện gồm:

• Chuẩn bị file và đưa file vào đầu nhận của máy in.
• Chuẩn bị vật liệu, mực in và lắp vào máy in.
• Kiểm tra kỹ lại máy in.
• Tiến hành in tự động.
• In khô hoặc đưa sản phẩm qua máy móc có tác dụng sấy khô.

Định dạng SOP phân cấp

Định dạng phân cấp cũng liên quan đến việc liệt kê các bước của quy trình cần hoàn thành như định dạng SOP từng bước. Tuy nhiên, các SOP phân cấp sẽ cung cấp chi tiết hơn trong mỗi bước nếu thấy cần thiết. Cụ thể nếu SOP theo từng bước thuần túy sẽ liệt kê các bước như bước 1, bước 2, bước 3,… thì với một SOP phân cấp có thể bao gồm bước 1 – trong đó còn có 1a, 1b, bước 2 – trong đó còn có 2a – 2b,…

Định dạng phân cấp được sử dụng khi quy trình cần có thêm hướng dẫn để hoàn thành nhiệm vụ một cách đầy đủ. Chẳng hạn như: Bước 1 yêu cầu các thành viên trong nhóm đăng nhập vào tài khoản bất kỳ, trong đó bước 1a là hướng dẫn các cá nhân nhập tên người dùng, bước 1b là hướng dẫn các cá nhân nhập mật khẩu.

Định dạng SOP lưu đồ

Lưu đồ được sử dụng để minh họa các SOP khi có nhiều kết quả tại một số điểm nhất định trong suốt quá trình. Trong những trường hợp này, thì kết quả của một bước sẽ tác động đến cách mà nhóm cần tiếp cận từng bước tiếp theo.

Hướng dẫn xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP đúng cách

Một quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP hiệu quả cần phải giải thích rõ ràng các bước thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ nào đó. Vậy các bước để xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?

• Bước 1: Đầu tiên bạn cần phải xác định mục tiêu của nhiệm vụ và lý do vì sao nên sử dụng quy trình chuẩn SOP.
• Bước 2: Sau đó, xác định loại SOP nào bạn muốn sử dụng, vì mỗi một tổ chức sẽ có một mẫu SOP trước được cung cấp.
• Bước 3: Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP để kết hợp chúng trong SOP mới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thêm quy trình vận hành tiêu chuẩn mới vào một quy trình hiện có. Kế tiếp là xác định đối tượng hướng đến để có thể viết SOP phù hợp.

Ngoài ra, quy trình cũng cần thể hiện rõ cho nhân viên thấy được các rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện quy trình. Song song đó, các nhà quản lý cũng nên thảo luận với nhân viên về trách nhiệm, công việc với bảng khảo sát thông qua email hoặc landing page để đảm bảo tất cả đều nằm trong tầm kiểm soát.

Để xây dựng một bảng khảo sát nhanh chóng, không mất nhiều thời gian và công sức, các nhà quản lý có thể tham khảo tính năng email marketing hoặc tính năng tạo trang landing page của GoSELL. Tính năng sẽ hỗ trợ thiết kế một giao diện chỉnh chu chỉ với các thao tác click thả cơ bản, giúp bạn tạo ra một bảng khảo sát gửi đến nhân viên để họ thuận tiện đóng góp ý kiến.

Cách vận hành quy trình chuẩn SOP cho doanh nghiệp

Vừa rồi là các bước xây dựng quy trình thao tác chuẩn, vậy còn cách vận hành SOP là gì? Cụ thể như sau:

Đối với cấp quản lý

Người quản lý sẽ là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình, mục tiêu SOP cho nhân viên. Vì vậy, họ cần phải nắm rõ các công việc, cũng như kịp thời phát hiện và xử lý các tình trạng sai sót trong quá trình thực hiện SOP.

Chẳng hạn như doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực sản xuất, thì SOP sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình sản xuất thuận lợi để cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Tuy nhiên, trong quá trình bán hàng, bạn cần nắm rõ các công việc để phân bổ cho nhân viên. 

Đồng thời, lên kế hoạch quản lý và kiểm soát số lượng sản phẩm, số lượng đơn hàng (đơn hàng nào đã tới tay khách, hoặc đơn nào đã bị hủy), xem xét các đánh giá của khách hàng về sản phẩm… nhằm hạn chế tình trạng thất thoát sản phẩm.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần phải kiểm soát năng suất và theo dõi hiệu quả làm việc của từng nhân viên bán bán hàng nhằm theo sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Lúc này, bạn có thể sử dụng tính năng quản lý nhân viên của GoSELL để:

Lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên bán hàng chi tiết

Tính năng sẽ hỗ trợ bạn thêm nhân viên mới với thao tác cơ bản, bạn chỉ cần nhập thông tin tên và email của nhân viên bán hàng. Sau đó, phân quyền cho từng nhân viên bán hàng phụ trách các nhóm công việc cụ thể. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, bạn có thể linh hoạt chọn chi nhánh làm việc cho từng nhân viên bán hàng, nhờ đó dễ dàng đánh giá năng lực của họ một cách minh bạch.

Kiểm soát danh sách phân quyền chặt chẽ

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn nhận biết chính xác và kiểm soát chặt chẽ từng nhóm công việc của từng nhân viên bán hàng. Dựa vào đó, bạn sẽ có cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của họ và cập nhật vào top nhân viên có thành tích xuất sắc để lên kế hoạch khen thưởng. Ngoài ra, bạn còn có thể chỉnh sửa quyền truy cập những tác vụ mà bạn đã phân chia trước đó như mở rộng hoặc thu hẹp phân quyền, thêm hoặc xóa nhân viên bán hàng.

Đảm bảo tính bảo mật trong quá trình vận hành SOP

Đối với những nhân viên bán hàng không được cấp quyền thì sẽ không thể truy cập và nhìn thấy chi tiết các thông tin mật của doanh nghiệp. Do đó, sử dụng tính năng quản lý nhân viên của GoSELL, mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp đều sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Đối với cấp nhân viên

Trong quy trình tiêu chuẩn SOP, nhân viên sẽ là đối tượng làm việc và chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình SOP theo sự hướng dẫn của người quản lý. Vậy nên nhân viên phải có ý thức tự giác hoàn thành thật tốt các công việc được giao. Nhờ đó, nâng cao nhận thức của SOP cho nhân viên và giúp nhân viên nắm bắt công việc nhanh chóng.

Đồng thời họ cũng có thể đóng góp và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ để công việc được hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nhân viên không phải là người thiết lập quy trình SOP nên không thể tự ý tạo hoặc thay đổi quy trình hiện có. Mọi thay đổi đều phải xin ý kiến, đề xuất và có sự đồng ý từ cấp trên trước khi thực hiện.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết trên chắc hẳn bạn đã hiểu rõ SOP là gì và cách xây dựng, vận hành quy trình tiêu chuẩn trong doanh nghiệp sao cho hợp lý. Hy vọng với những thông tin mà GoSELL tổng hợp sẽ mang đến bạn những thông thật hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào thì đừng ngần ngại liên hệ đến đội ngũ của GoSELL để biết thêm thông tin chi tiết bạn nhé.