Bài học

WIP là gì? Mô tả vai trò của WIP trong hoạt động sản xuất kinh doanh

21 Tháng Mười Hai, 2023

Vì thuật ngữ Wip được sử dụng trong những ngành nhất định, nên với một số người thuật ngữ này sẽ có chút xa lạ. Nên để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, trước tiên hãy cùng tìm hiểu về khái niệm Wip là gì?

WIP là gì?

WIP (Work In Progress) là thuật ngữ được dùng để nói đến những công việc đang trong tiến độ thực hiện hoặc chỉ mới hoàn thiện một phần nào đó. WIP được dùng khá nhiều trong các lĩnh vực thi công xây dựng, thiết kế hoặc sản xuất những sản phẩm cần nhiều công đoạn và thời gian để hoàn thành.

Ngoài ra, thuật ngữ WIP còn thường được sử dụng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, nhằm mô tả về hàng hóa hoặc thành phần nào đó chỉ mới được hoàn thiện một phần và đang chờ hoàn thành, thường được chuyển đổi từ nguyên liệu thô đến thành phẩm trong khoảng thời gian nhất định.

Một số thuật ngữ khác được viết tắt là WIP:

• Work in place: là địa điểm làm việc.
• Workcentre information package: có thể hiểu là thông tin về người lao động. Thuật ngữ này thường sử dụng trong lĩnh vực hành chính nhân sự và kinh doanh. 
• Work in Process: là công việc đang được ở trong tiến độ thực hiện để hoàn thành, thuật ngữ này được sử dụng trong xây dựng.
• Wartime Intelligence Plan: Có nghĩa là kế hoạch tình báo trong thời chiến, đây là việc lập phương án tình báo như tình báo chiến lược, tình báo chiến thuật, chiến dịch hay tình báo kinh tế nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất. 

Vai trò của WIP là gì trong sản xuất kinh doanh?

Sau khi đã hiểu về khái niệm của WIP là gì. Tiếp đến bạn cần viết đến các vai trò của Work in Progress trong sản xuất và kinh doanh:

• Thứ nhất, khi đặt chi phí giới hạn WIP sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện tình trạng giảm hiệu suất lao động. Khi đó, nhân viên hoặc một nhóm nhân viên sẽ hạn chế tình trạng tự ý chuyển sang một nhiệm vụ mới khi công việc cũ còn dang dở. Nếu công việc bị trì hoãn, họ kiểm tra lý do tại sao nhiệm vụ hiện tại không thể tiếp tục được thực hiện và sẽ tìm cách khắc phục. Điều này sẽ giúp đảm bảo được tiến độ công việc. 
• Thứ hai, việc giới hạn chi phí WIP sẽ giúp cho doanh nghiệp chỉ ra các khu vực đang bị quá tải công việc hoặc quá nhàn rỗi. Điều này sẽ giúp quản lý nhìn thấy được sự thiếu hiệu quả trong quản lý một cách tổng quan nhất, thay vì chỉ với khu vực cụ thể.
• Thứ ba, các nhà lãnh đạo thường sẽ dựa vào chỉ số WIP để biết được doanh nghiệp đang đứng ở vị trí nào trên thị trường hiện nay. 
• Thứ tư, WIP còn đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường tỷ lệ % các công việc đã được thực hiện xong so với tổng giá trị của hợp đồng. Từ đó có thể kiểm soát được doanh thu tìm kiếm được kể từ đầu dự án đến hiện nay.

Tóm lại, vai trò của Work in Progress

• Đảm bảo về vấn đề sản phẩm khi được đưa lên thị trường sẽ tạo ra được lợi nhuận tối đa.
• Sự hiểu biết về cấu trúc chi phí được nâng cao.
• Quản lý nhân viên và quản lý dự án hiệu quả nhằm tạo ra lợi nhuận cao.
• Cải thiện hiệu suất KPI cho nhân viên.
• Dựa vào đó giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt. 

Khi làm báo cáo WIP cần lưu ý những gì?

• Bạn cần phải chắc chắn rằng những số liệu đưa vào trong WIP là hoàn toàn chính xác và được xác thực nhiều lần.
• Thời gian kết toán chi phí nội bộ cần đúng với tiến độ.
• Những hồ sơ đã tổng hợp cần phải được lưu trữ chính xác để dùng cho những dự án hoặc yêu cầu sau này. 

Các lỗi thường mắc phải trong WIP là gì?

Sai sót về số liệu

Qua khái niệm và vai trò WIP là gì, có thể dễ thấy được nếu thông số WIP đưa ra không chính xác, mọi nỗ lực của doanh nghiệp sẽ vô dụng. Điều này không chỉ làm giảm lợi ích công WIP mà còn gây thiệt hại lâu dài cho doanh nghiệp. Bất cập này có thể kể tới sự chủ quan của người lập báo cáo hoặc việc làm mất niềm tin ở những công ty bảo lãnh.

Sai sót trong kết toán chi phí 

Một lỗi nữa thường gặp trong WIP là thời gian kết toán chi phí nội bộ. Giả sử doanh nghiệp thường cập nhập WIP hàng quý, nhưng kế toán lại thêm chi phí gián tiếp vào dự án định kỳ hàng năm.

Kết quả sẽ khiến lợi nhuận giảm mạnh vào cuối năm so với dự kiến. Tuy rằng vẫn thu được số lãi mong muốn, nhưng vị thế doanh nghiệp cũng như kỳ vọng của nhà đầu tư sẽ ảnh hưởng ít nhiều. 

Báo cáo WIP sẽ phụ thuộc vào việc lưu trữ hồ sơ chi phí chính xác, đồng thời tài liệu cũng phải nhất quán. Điều này giúp kế toán dự đoán được những khoản phí cần chi đến khi kết thúc dự án. Như vậy, doanh nghiệp cần có những thay đổi kịp thời để tối đa lợi nhuận và chi phí. 

Xem thêm: Những yếu tố tác động đến chi phí sản xuất trong kinh doanh

Giới hạn sử dụng WIP 

Trên thực tế, mỗi công ty thường chỉ tạo một tài khoản WIP duy nhất để lưu giữ hồ sơ của tất cả sản phẩm đang thực hiện. Việc làm này khiến công tác đánh giá WIP trở lên khó khăn do hiệu quả mỗi kỳ đem lại thường không giống nhau.

Vì vậy, các nhà quản lý kế toán cần đối chiếu các đơn hàng nhằm hợp lý hóa quy trình. Lúc này, việc đạt được WIP mới trở nên dễ dàng hơn khi đơn hàng đã hoàn tất.

Với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, vấn đề về quản lý số liệu và kết toán chi phí trong kinh doanh sẽ tránh xảy ra sai sót nhất có thể với tính năng phân tích báo cáo: 

• Báo cáo doanh thu theo đa kênh, đa nền tảng, đa chi nhánh.
• Cho phép xem báo cáo doanh thu theo từng mốc thời gian khác nhau (hôm nay, hôm qua, 7 ngày qua, tháng này, năm này, khoảng thời gian tùy chọn…).
• Lọc báo cáo doanh thu theo nhiều trạng thái khác nhau.

Việc ghi lại tất cả những chi phí trong kinh doanh giúp doanh nghiệp đưa ra những phân tích doanh thu, lợi nhuận theo từng khu vực cụ thể giúp ích cho các doanh nghiệp đang muốn mở rộng phát triển thị trường.

Work in process (WIP) và các cách hiểu theo từng ngành nghề đặc thù

Mặc dù được dùng khá nhiều trong thi công, thiết kế sản phẩm nhưng khi hiểu được bản chất của thuật ngữ WIP là gì thì có thể thấy thuật ngữ này ngày càng phổ biến trong nhiều ngành nghề khác nhau, với mỗi ngành nghề nó sẽ được hiểu theo nhiều đặc thù.

WIP với cách hiểu là nguyên liệu sản xuất

Cách hiểu này khá phổ biến và được sử dụng nhiều nhất trong ngành xây dựng. Nguyên liệu ở đây có thể là nguyên liệu thô, cũng có thể là nguyên liệu được chế tác hỗ trợ cho quá trình sản xuất cùng công cụ, máy móc và nhân công để tạo ra thành phẩm.  

Đối với những công trình thi công gồm nhiều giai đoạn tiến hành khác nhau. Trong đó, có các yếu tố cấu thành công trình như: bản vẽ, nguyên vật liệu gồm (cát, đá, xi măng,…), các loại máy móc,…đều được con người vận hành để thực hiện trong từng giai đoạn cho đến hoàn thành. 

Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý kho vật tư chất lượng nhất

Đối với sản phẩm thì WIP là gì?

Đối với thành phẩm thì WIP được hiểu là quá trình sản xuất ra sản phẩm hoàn thiện. Những sản phẩm này thường được sử thường sẽ không tốn quá nhiều thời gian trước khi đưa ra thị trường. Ví dụ như sản xuất sản phẩm đồ ăn, thì quy trình tìm nguyên vật liệu, đóng gói,… cũng được coi là WIP. Nhờ các chỉ số mà WIP đưa ra, nhà quản lý có thể giám sát tiến độ hoàn thành, từ đó thúc đẩy quy trình đưa ra thị trường. 

Work in process (WIP) và hàng tồn kho

Quá trình sản xuất hàng hóa cần trải qua nhiều giai đoạn sản xuất và tiếp thị khác nhau trước khi đưa ra thị trường. Nhưng không phải lúc nào hàng hóa cũng được đưa ra thị trường đúng thời điểm, mà luôn sẽ có lượng tồn kho nhất định.

Lượng hàng này có thể là do lỗi sản xuất, cũng có thể là chiến lược nằm trong kế hoạch tung ra sản phẩm sau này để nâng cao doanh thu của công ty. Dù là gì, thì các bộ phận có trách nhiệm luôn phải có nhiệm vụ kiểm kê lại hàng tồn kho để tìm ra giải pháp phân phối ra thị trường. Quá trình này cũng được hiểu là WIP, giai đoạn tồn đọng hàng hóa tại kho lưu trữ.

Như đã nói, những sai sót mà doanh nghiệp rất dễ gặp phải chính là sai sót về số liệu. Vì vậy mà doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ được các vấn đề liên quan đến sản phẩm và hàng tồn kho, để tránh gặp phải những sai sót về số lượng, hay thất thoát. Đây là lúc mà doanh nghiệp cần ứng dụng những phần mềm phù hợp cho quá trình quản lý sản phẩm và tồn kho.

Quản lý WIP trong sản phẩm và tồn kho hiệu quả với GoSELL

GoSELL được biết đến là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả hiện nay, chính vì vậy mà phần mềm được tích hợp những tính năng hỗ trợ quản lý và kinh doanh hiệu quả hơn từ các vấn đề về sản phẩm đến tồn kho:

Tính năng quản lý sản phẩm

Với tính năng quản lý sản phẩm của GoSELL, việc kiểm soát cũng như quản lý hàng hóa của bạn sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Hệ thống cho phép bạn quản lý sản phẩm theo nhiều phương thức như mã SKU, mã vạch, mã IMEI và theo mã seri. Nhờ đó mà bạn có thể nhanh chóng phản hồi với khách hàng về tình trạng của sản phẩm.

Quản lý tồn kho sản phẩm

Sau khi hàng hóa được sản xuất sẽ đi đến giai đoạn tồn kho trước khi đưa ra thị trường, chính vì vậy với tính năng quản lý tồn kho sản phẩm của GoSELL, giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát các vấn đề về kiểm kê tồn kho và đưa ra hướng giải quyết trước khi đưa ra thị trường. Tính năng còn cho phép theo dõi tình trạng sản phẩm (đã bán, đang bán, bị lỗi,…) để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát. Ngoài ra, với tính năng quản lý tồn kho theo lô, doanh nghiệp có thể nắm được ngày hết hạn của từng loại sản phẩm theo lô để có biện pháp xử lý kịp thời.

Ngoài ra, GoSELL còn mang đến cho các doanh nghiệp những giải pháp giúp xây dựng và phát triển kinh doanh đa kênh: 

• GoWEB: Xây dựng Website bán hàng thương mại điện tử chuẩn SEO.
• GoAPP: Thiết kế app bán hàng online chuyên nghiệp với thương hiệu của bạn.
• GoPOS: Phần mềm quản lý hoạt động bán hàng tại quầy tiện ích.
• GoSOCIAL: Phần mềm kết nối quản lý bán hàng trên mạng xã hội Facebook và Zalo.
• GoLEAD: Tạo Landing page thu thập, quản lý thông tin khách hàng.
• GoCALL: Tổng đài ảo telesales giúp kết nối chăm sóc khách hàng dễ dàng.

Cũng như các tính năng giúp tối ưu WIP khác như: quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý nhà cung cấp,…. Và cả những tính năng marketing giúp tiếp thị hiệu quả,..nhằm nâng cao hiệu suất tiếp cận khách hàng và gia tăng doanh số.

Kết luận

Trên đây là tổng hợp những chia sẻ của GoSELL về WIP là gì, cũng như tầm quan trọng của WIP trong sản xuất kinh doanh, bài viết trên cũng đưa ra những lỗi sai thường gặp trong WIP để doanh nghiệp có thể tránh. Hy vọng với bài viết này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong việc quản lý sản xuất và kinh doanh. Chúc bạn thành công!