Kiến thức

Khái niệm về định vị bưu gửi. Khi nào cần định vị bưu gửi?

13 Tháng Hai, 2024

VNPost hiện là đơn vị vận chuyển hàng hóa được ưa chuộng hàng đầu hiện nay. Mỗi món đồ được chuyển đi từ VNPost đều có mã vận đơn cụ thể, giúp cho nhà bán hàng dễ dàng xác định được đơn hàng hiện đang trong tình trạng nào của khâu vận chuyển. Quá trình này được gọi là định vị bưu gửi. Vậy định vị bưu gửi là gì và khi nào cần thực hiện quá trình trên? Cùng GoSELL tìm hiểu chi tiết ngay bên dưới.

Khái niệm về định vị bưu gửi

Định vị bưu gửi hay còn gọi là định vị bưu phẩm, hoặc tra cứu đơn hàng, tra cứu vận đơn,… Đây là hoạt động không chỉ giúp bạn kiểm soát đơn hàng hiệu quả, mà còn hỗ trợ bạn theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc giao cho đơn vị vận chuyển đến lúc hàng được giao đến tận tay khách một cách thuận tiện.

Tuy nhiên, để thực hiện được hoạt động trên, bạn cần phải có mã vận đơn (đây là một loại mã gắn liền với một đơn hàng nào đó). Trong trường hợp nếu bạn không có mã vận đơn, bạn có thể liên hệ đến đơn vị giao hàng để được cấp lại mã. Thông qua mã vận đơn này, bạn có thể dễ dàng kiểm tra, định vị hàng hóa một cách chính xác ngay trên hệ thống quản lý của công ty vận chuyển.

Xem thêm: Những điều cần biết về tra mã vận đơn và theo dõi đơn hàng hiệu quả

Định vị bưu gửi có ý nghĩa như thế nào?

Có thể nói, từ khi tính năng định vị bưu phẩm ra đời, chúng đã giúp cho các nhà bán hàng nói chung và nhà bán hàng online nói riêng dễ dàng theo dõi đơn hàng mà họ đã gửi đi bất kỳ lúc nào.

Không những vậy, việc định vị cũng góp phần giúp cho nhà bán hàng chủ động hơn trong việc liên hệ với VNPost để tìm ra hướng khắc phục sớm nhất khi gặp phải một trong các trường hợp như quá trình vận chuyển đơn hàng vượt quá thời gian quy định, hoặc đã xảy ra những sự cố ngoài ý muốn,…

Từ đó, nhà bán hàng có thể dễ dàng xây dựng lòng tin nơi khách hàng và từng bước khẳng định giá trị của mình trong thị trường đầy sự cạnh tranh như hiện nay. Hơn nữa, chất lượng dịch vụ tại VNPost luôn được đảm bảo sẽ giúp khách hàng của bạn cảm thấy thoải mái và có trải nghiệm mua sắm cực kỳ tốt.

Khi nào cần phải định vị bưu gửi?

Thông thường, khi gửi hàng cho đơn vị vận chuyển, bạn sẽ được xác định khoảng thời gian hàng hóa giao đến cho khách hàng. Thời gian giao hàng sẽ phụ thuộc nhiều vào bên vận chuyển và quãng đường vận chuyển. Tuy nhiên, nếu:

• Đã đến thời hạn giao hàng mà đơn hàng vẫn chưa được chuyển đến tận tay khách.
• Đơn hàng vẫn ở trạng thái đang giao từ bưu cục này đến địa chỉ nhận.
• Hoặc đơn hàng đã được giao thành công nhưng bạn vẫn chưa nhận được phản hồi nào từ bên vận chuyển.

Lúc này, bạn có thể kiểm tra mã vận đơn trên hệ thống của đơn vị vận chuyển để xác định hàng hóa đang như thế nào. Nhằm nắm được tình hình giao hàng có gặp vấn đề gì không, hay địa chỉ nhận hàng có sai sót gì hay không để có cách xử lý nhanh chóng. Hoặc bạn có thể liên hệ đến bên vận chuyển để biết thông tin chi tiết.

Tóm lại, việc định vị bưu gửi với mã vận đơn là việc làm rất cần thiết. Thông qua đó, bạn có thể theo dõi tình trạng đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển để cảm thấy yên tâm hơn.

Hướng dẫn cách gửi hàng bưu điện VNPost dành cho nhà bán hàng

Đọc đến đây, chắc hẳn bạn đã nắm rõ khái niệm, ý nghĩ và hiểu được những trường hợp nào cần định vị bưu gửi. Nhưng để định vị được bưu phẩm, trước tiên bạn cần thực hiện hành động gửi hàng bưu điện VNPost đến khách hàng. Vì vậy, trong phần này, GoSELL sẽ hướng dẫn bạn cách gửi hàng bưu điện VNPost cực kỳ đơn giản. Cụ thể như sau:

Bước 1: đóng gói hàng hóa cẩn thận

Việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị đầy đủ hàng hóa cần gửi đến khách hàng và đóng gói thật cẩn thận. Tùy theo từng mặt hàng mà sẽ có cách gói hàng khác nhau, đặc biệt là cân nặng của hàng hóa, hình thức vận chuyển (chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường) sẽ là yếu tố quyết định phí ship gửi hàng bưu điện.

Bước 2: tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng của bạn nhất để gửi hàng

Để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn nên tìm kiếm bưu điện gần cửa hàng nhất để gửi hàng đến cho khách. Cách tìm kiếm địa chỉ bưu điện cũng khá đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào đường dẫn: http://www.vnpost.vn/buu-cuc/tiet-kiem.

Sau đó, bạn nhập thông tin về địa chỉ mà bạn đang kinh doanh và chọn loại dịch vụ mà bạn muốn (như dịch vụ gửi hàng trong nước, hay quốc tế,….). Như vậy danh sách các bưu cục ở gần khu vực bạn kinh doanh sẽ hiện ra.

Bước 3: làm thủ tục gửi hàng

Khi đến gửi đồ qua bưu điện, nhân viên sẽ kiểm tra xem hàng gửi của bạn như thế nào (như kiểm tra khối lượng, kích thước, loại hàng,…) và báo phí vận chuyển đến bạn. Bạn sẽ nhận được một phiếu gửi hàng, nhiệm vụ của bạn là điền đầy đủ các thông tin về người nhận (như họ tên, số điện thoại, địa chỉ,…). Sau khi điền xong, bạn sẽ giữ một bản sao để đến bưu điện lấy tiền thu hộ hoặc đối chiếu nếu bưu điện làm mất hàng, hoặc có sự cố phát sinh trong quá trình giao hàng.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản nhất

Làm thế nào để tra cứu và quản lý định vị bưu gửi VNPost hiệu quả?

Sau khi đã biết cách gửi hàng bưu điện VNPost, lúc này bạn đã có thể tra cứu và quản lý định vị bưu gửi. Để chắc chắn rằng đơn hàng bạn gửi đi được giao đến tận tay khách, hoặc kịp thời nắm bắt những tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra để hàng hóa không bị thất lạc, khiến trải nghiệm khách hàng bị đứt gãy.

Bạn có thể tra cứu, quản lý đơn hàng thông qua website/app chính thức của VNPost, hoặc tin nhắn trên điện thoại. Tuy nhiên, ngoài các cách trên thì bạn cũng có thể tham khảo các giải pháp công nghệ uy tín có liên kết với phương thức vận chuyển này để công việc quản lý đơn hàng được tối ưu hơn.

Một trong số đó, phần mềm quản lý GoSELL đã nhanh chóng tích hợp và liên kết với VNPost. Nhằm mục đích giúp các nhà bán hàng có thể tra cứu, quản lý đơn hàng VNPost dễ dàng và giúp cho các khách hàng của bạn có đa dạng sự lựa chọn. Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm GoSELL để tra cứu, bạn không cần phải mất quá nhiều thời gian để làm quen với các thao tác và có cơ hội nhận được nhiều lợi ích hơn thế.

Tra cứu và quản lý định vị bưu gửi VNPost nhanh chóng, dễ dàng với GoSELL

Phần mềm quản lý GoSELL là giải pháp do công ty Mediastep Software Việt Nam phát triển, đã được hơn 18.000 cửa hàng/doanh nghiệp tin chọn. Trong đó, tính năng vận chuyển của GoSELL không chỉ tích hợp đơn vị vận chuyển VNPost, mà còn có các đơn vị khác như Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Ahamove. Nhờ đó, khách hàng của bạn có thể thoải mái lựa chọn một trong các hình thức vận chuyển tùy ý.

Đặc biệt, để tra cứu thông tin đơn hàng VNPost chi tiết, bạn chỉ cần đăng nhập vào trang quản trị của GoSELL, vào mục “Đơn hàng”. Tiếp tục, click vào “Bộ lọc” và tìm đến mục “Phương thức vận chuyển” rồi chọn “VNpost”. Sau đó, nhấp chọn “Hoàn tất”.

Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị danh sách các đơn hàng VNPost với các thông tin mã đơn hàng, trạng thái, khách hàng, tổng tiền, phương thức thanh toán,… Trường hợp nếu bạn muốn xem cụ thể từng đơn hàng, bạn chỉ cần click chuột trái vào đơn hàng cần kiểm tra. Đối với các đơn vị vận chuyển khác, bạn có thể áp dụng lần lượt các bước tương tự.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tra cứu và quản lý đơn hàng ngay trên app GoSELLER. Đây là ứng dụng cho phép bạn quản trị đơn hàng, tồn kho, dịch vụ, nhà cung cấp, khách hàng,…. trên đa kênh. Bạn chỉ cần một chiếc smartphone có cài đặt ứng dụng này là có thể quản lý mọi lúc mọi nơi.

Một số ưu điểm khác của tính năng Vận chuyển

Ngoài các tiện ích vừa kể trên, tính năng Vận chuyển của GoSELL cũng hỗ trợ nhà bán hàng cài đặt phương thức tự vận chuyển và tùy ý thiết lập phí vận chuyển từ nội thành đến liên tỉnh tại Việt Nam. Hỗ trợ tạo và in phiếu vận chuyển, hóa đơn giao hàng đơn giản, chủ động theo dõi tình trạng giao hàng sát sao (như chờ xác nhận, chờ lấy hàng, đang giao, đã giao, đã hủy,…).

Nhận biết chính xác số lượng đơn hàng sử dụng phương thức thanh toán COD và hiển thị đơn hàng COD trên phiếu giao hàng, cũng như xuất hóa đơn với hình thức vận chuyển COD. Tính năng còn tích hợp phương thức vận chuyển quốc tế, giúp bạn tự do lựa chọn khu vực áp dụng hình thức vận chuyển này với điều kiện và quy tắc tùy chỉnh. Đồng thời, cho phép cài đặt phí giao hàng tùy theo khu vực và giá trị hàng hóa.

Các giải pháp và sản phẩm khác của GoSELL mà bạn có thể tham khảo

Bên cạnh tính năng Vận chuyển của GoSELL, nếu bạn đang có dự định sẽ mở rộng quy mô kinh doanh từ online đến offline và ngược lại thì tham khảo ngay bộ giải pháp dưới đây, bao gồm:

• GoWEB hỗ trợ thiết kế website TMĐT chuẩn SEO.
• GoAPP hỗ trợ thiết kế ứng dụng thương hiệu trên cả Android & iOS.
• GoPOS hỗ trợ quản lý bán hàng tại quầy toàn diện chỉ trên một hệ thống.
• GoSOCIAL hỗ trợ đẩy mạnh và tối ưu quy trình bán hàng trên kênh chat (Facebook và Zalo OA).
• GoLEAD hỗ trợ thiết kế landing page giúp thu thập thông tin khách hàng, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• GoCALL hỗ trợ xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

Cùng hàng loạt các tính năng quản lý và công cụ marketing, được quản lý tập trung tại một nơi giúp bạn xây dựng một hệ thống kinh doanh đa kênh toàn diện. Có thể linh hoạt sử dụng bất kỳ giải pháp, tính năng nào mà không cần hiểu biết chuyên sâu về lập trình, mà chỉ cần thực hiện các thao tác kéo thả đơn giản.

Kết luận

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc định vị bưu gửi để tránh gặp phải những tổn thất về hàng hóa không đáng có. Đảm bảo duy trì trải nghiệm khách hàng để gia tăng doanh thu, lợi nhuận cho cửa hàng/doanh nghiệp của mình thành công. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến đội ngũ của chúng tôi để được giải đáp chi tiết bạn nhé!