Bài học

Giá trị cốt lõi và vai trò của mô hình SCRUM

4 Tháng Ba, 2024

Nếu bạn đã tiếp xúc với lĩnh vực công nghệ, chắc chắn bạn đã nghe về Scrum, một mô hình quản lý dự án và phát triển phần mềm phổ biến nhất. Bài viết này sẽ phân tích những giá trị mà Scrum mang lại và giải thích tại sao doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty phần mềm, thường ưa chuộng nó.

Scrum là gì?

Hiện nay, nhiều người bị nhầm lẫn Scrum và Agile là 2 phương pháp quản lý dự án phần mềm giống nhau vì sở dĩ đều tập trung vào việc cải thiện sản phẩm không ngừng. Tuy nhiên, đây là quy trình phát triển sản phẩm nằm trong phương pháp Agile, dựa trên kết quả thực nghiệm của người dùng để cải thiện sản phẩm.

Trong khung làm việc này, nhóm phát triển sẽ làm việc thông qua từng phân đoạn liên tiếp với nhau được gọi chung là Sprint, tức là khoảng thời gian mà nhóm tiến hành tất cả các hoạt động cần thiết để sản xuất được một phần tăng trưởng có khả năng chuyển giao được. Mỗi Sprint tựa như một phân khúc vấn đề mà mọi người phải cùng nhau giải quyết để đi đến phân khúc tiếp theo và thời gian của mỗi Sprint giao động từ 2 đến 4 tuần.

Vậy ai sẽ tham gia vào mô hình này? Có thể nói, nếu Agile là mô hình phát triển phần mềm cho phép linh hoạt chọn nhiều thành viên, tùy thuộc vào khung làm việc được chọn thì với khung quản lý này, 3 thành phần chính luôn xuất hiện ở mỗi dự án đó là: Product owner (người quản lý sản phẩm), chuyên gia Scrum và nhóm phát triển (có thể là các developers, testers, UI/UX designer,….).

Giá trị cốt lõi của Scrum

Bất kể công việc gì, chắc hẳn cũng cần đến phương pháp và hướng đi. Giá trị mà Scrum mang lại cũng vậy, mô hình được xem như “chiếc la bàn” giúp đội ngũ phát triển phần mềm có thể định hình được hướng đi trong công việc, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án. Cùng điểm qua 5 giá trị cốt lõi mà nó mang đến:

Cam kết

Họ sở hữu đội ngũ ít người vì thế mỗi thành viên cốt cán sẽ đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mỗi nhiệm vụ của họ. Đặc biệt, mỗi thành viên trước khi vào thực hiện dự án cần phải mang sự quyết tâm, cam kết trong việc hoàn thành nhiệm vụ hết mình, sẵn sàng chia sẻ những khó khăn, vấn đề trong việc giải quyết các yêu cầu từ cấp trên.

Tinh thần “thép”

Bạn sẵn sàng đặt câu hỏi, sẵn sàng thử cái mới để mang đến cho người dùng một sản phẩm hoàn thiện và đáp ứng đúng với nhu cầu của họ? Đây là những phẩm chất cần có ở mỗi thành viên, bởi ở mỗi giai đoạn phát triển sản phẩm, họ sẽ phải trải qua những thời điểm thăng trầm, chính vì thế đây sẽ là động lực để cả nhóm vượt qua và phát triển theo chiều hướng tích cực hơn.

Sự tập trung

Cột mốc công việc của đội ngũ này là Sprint, đây sẽ là nơi đánh dấu thời gian cần phải hoàn thành các đầu việc được giao trước khi chuyển tiếp qua các giai đoạn tiếp theo trên hành trình hoàn thiện sản phẩm. Chính vì thế, sự tập trung sẽ mang lại hiệu suất công việc cao nhất, đẩy nhanh tiến độ sớm hơn hoặc đúng với thời gian dự kiến.

Cởi mở

Văn hóa “sharing” là điều cần thiết ở khung quản lý này bởi khi gặp khúc mắc chỗ nào có đồng đội và ta cùng nhau gỡ chỗ đó. Hơn nữa, cởi mở với chính mình bằng cách tập nghĩ trong đầu 3 câu hỏi sau:

• Tôi đã làm được gì vào hôm qua?
• Hôm nay tôi đang làm những việc gì?
• Những vấn đề nào tôi đang mắc phải?

Đây sẽ là tiền đề giúp bạn từng bước gỡ rối vấn đề, khắc phục sự cố kịp thời.

Tôn trọng

Song hành với văn hóa “sharing” sẽ là sự tôn trọng với mọi người, bởi trong mô hình bắt buộc mọi thành viên phải có sự hợp tác, làm việc chặt chẽ với nhau để chinh phục từng cột mốc Sprint. Sự tôn trọng nằm ở chỗ bạn công nhận, chia vui những đóng góp, thành tựu mà những thành viên mang lại cho dự án. Vì thế, ở một vài công ty phần mềm, họ thường ăn mừng từng cột mốc nhỏ như là “small prize” hay “small win” để ghi nhận lại những cống hiến của mọi người trong nhóm phát triển.

Tại sao mô hình Scrum lại phổ biến?

Có thể sử dụng hiệu quả trong tất cả các loại hình, bộ phận trong doanh nghiệp từ Marketing, nhân sự, thiết kế. Thế nhưng, trong lĩnh vực phát triển phần mềm và kỹ thuật, khung làm việc này phổ biến hơn hết bởi nhiều lý do sau đây:

Linh hoạt và thích ứng cao

Nó giúp mọi người thích ứng nhanh chóng với nhu cầu của khách hàng và sự biến động của thị trường bên ngoài. Bên cạnh đó, mỗi chu kỳ Sprint chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, cho phép sản phẩm được cải tiến, phát triển liên tục.

Tăng tương tác và phản hồi

Trong mô hình này thường tổ chức các cuộc họp, sự kiện liên tục thúc đẩy sự tương tác, hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Bên cạnh đó, Product owner và Scrum Master sẽ luôn giám sát tiến độ dự án, đốc thúc mọi người trong nhóm để quy trình làm việc trở nên trơn tru, cải thiện đúng tiến độ quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm.

Tối ưu chi chí

Là mô hình dựa trên các yêu cầu, giá trị của khách hàng đồng thời bám sát theo quy trình phát triển sản phẩm, phân tích rủi ro. Đội ngũ tập trung vào việc phát triển và cho ra mắt sản phẩm nhanh chóng nhất để tung ra thị trường và đón lấy những phản hồi đầu tiên của người dùng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí trong dài hạn, thúc đẩy động lực cải tiến và không ngừng hoàn thiện sản phẩm chỉn chu nhất.

Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những mục nào?

Đội ngũ tự quản lý

Mỗi vị trí sẽ đảm nhận và tự quản lý phần việc của mình, miễn sao đạt đúng tiến độ thời gian và hiệu suất công việc. Ví dụ như, nhóm phát triển sẽ chủ động và quản lý công việc của mình trong suốt Sprint, Scrum Master sẽ không tham gia quản lý công việc của đội ngũ mà chỉ giám sát, hỗ trợ giải quyết những rủi ro kịp thời nhất. Điều này tạo môi trường thoải mái hơn, giúp đội ngũ làm việc năng suất hơn, nâng cao động lực và tinh thần tổng thể của mọi người.

Quản lý hiệu quả chi tiết dự án

Điểm mạnh của mô hình này là Sprint, việc chia nhỏ từng Sprint theo từng phân đoạn thời gian sẽ giúp đội ngũ kiểm soát công việc của mình chính xác nhằm giảm thiểu bớt rủi ro về việc chậm deadline, mơ hồ trong hướng đi,… Bên cạnh đó, trong khung quản lý cũng cung cấp các chỉ số đo lường như Velocity, Burndown charts giúp quản lý theo dõi thời gian, ngân sách, nguồn lực cần thiết cho dự án.

Xem thêm: Cách xây dựng và vận hành quy trình chuẩn SOP hiệu quả

Vai trò cụ thể từng bộ phận trong mô hình

Khi tham gia dự án, mỗi thành viên trong nhóm phải đảm nhận những vai trò khác nhau. Điểm qua 3 vai trò chính có trong mô hình này:

Product owner

Người phụ trách sản phẩm/ dự án sẽ là cầu nối giữa doanh nghiệp và người dùng khi họ sẽ tìm hiểu, nghiên cứu sâu về những nhu cầu của khách hàng hoặc người dùng. Họ sẽ đề xuất và đưa ra những định hướng, hướng dẫn cho đội ngũ về việc phát triển các tính năng có trong sản phẩm, là người rút ngắn khoảng cách giữa nhu cầu doanh nghiệp và hiểu biết đội ngũ. Cuối cùng, họ cũng chính là người sẽ quyết định thời điểm ra mắt sản phẩm hoặc các bản phát hành.

Chuyên gia Scrum

Họ là những người chuyên hỗ trợ đội ngũ của họ khi tham gia tổng hợp các tài liệu cần thiết cho mỗi Sprint, dẫn dắt hỗ trợ công việc với đội ngũ trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Đồng thời, chuyên gia Scrum cũng sẽ là người đại diện trao đổi với các nhóm bên ngoài, đối tác để giải quyết các vấn đề mà cả đội ngũ sẽ phải đối mặt, giúp giảm thiểu rủi ro kịp thời.

Nhóm phát triển trong mô hình

Để tạo nên một sản phẩm hoàn chỉnh không thể thiếu những thành phần sau trong nhóm phát triển phần mềm bao gồm: Kỹ sư phần mềm, Tester (kỹ sư kiểm thử), UI/UX design (chuyên viên thiết kế giao diện và chuyên viên nghiên cứu trải nghiệm người dùng), và kỹ sư vận hành sản xuất. Mỗi thành viên sẽ có vị trí, vai trò khác nhau tuy nhiên quá trình bàn giao công việc sẽ không quá khó khăn khi mọi người có thể chia sẻ kiến thức chéo cho nhau.

Những đầu việc mà các nhóm phát triển sẽ thực hiện như sau: đốc thúc nhau để đảm bảo hoàn thành Sprint đúng tiến độ, tự tổ chức chia sẻ cách tiếp cận dự án cùng nhau, ưu tiên tinh thần cởi mở, ủng hộ những sáng kiến, quan điểm để giúp sản phẩm được hoàn thiện. Hơn nữa, khuyến khích việc lên kế hoạch và ước tính thời gian mà họ có thể hoàn thành trên mỗi chu kỳ Sprint.

Áp dụng mô hình cho hoạt động kinh doanh toàn diện bằng giải pháp công nghệ

Trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc triển khai mô hình này cho hoạt động kinh doanh của mình. Một trong những thách thức quan trọng nhất là sự thay đổi văn hóa. Khung quản lý đòi hỏi sự linh hoạt, tương tác và làm việc nhóm chặt chẽ, điều này có thể xâm phạm những thói quen và quy trình làm việc cũ.

Nếu đội ngũ không được đào tạo đúng hướng thì quá trình triển khai có thể gặp khó khăn. Sự thiếu hiểu biết này có thể làm mất đi tính hiệu quả của mô hình. Ngoài ra, quản lý thời gian và ưu tiên công việc cũng là một thách thức. Khung quản lý này yêu cầu sự quản lý thời gian linh hoạt và ưu tiên công việc dựa trên giá trị càng cao càng tốt. Điều này có thể tạo áp lực lên đội ngũ, đặc biệt là khi phải đối mặt với các yếu tố bên ngoài như thay đổi yêu cầu của khách hàng.

Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm quản lý đa kênh là điều cần thiết cho nhiều doanh nghiệp hiện nay để có thể tối ưu chi phí vận hành và quản lý toàn diện. Và một giải pháp đang được hơn 18.000 doanh nghiệp, nhà bán hàng đang được sử dụng rộng rãi hiện nay chính là GoSELL – giải pháp lý tưởng cho mọi mô hình từ online đến offline.

Những sản phẩm chính trong giải pháp bán hàng GoSELL

Từ Online đến Offline, GoSELL sẵn sàng hỗ trợ bạn vận hành kinh doanh, tối ưu quy trình quản lý, và tăng độ nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng thông qua 6 bộ sản phẩm của chúng tôi dưới đây:

• GoWEB: tự tạo website của riêng bạn chỉ với 10 phút kéo thả.
• GoAPP: giúp thương hiệu bạn hiển thị 24/7 trên điện thoại khách hàng, khiến mọi giao dịch trở nên trực quan hơn, tăng trải nghiệm khách hàng.
• GoPOS: tối ưu hóa quy trình lên đơn, giảm thiểu công việc, chi phí và nhân sự vận hành một hoặc chuỗi cửa hàng bán lẻ với một nền tảng quản trị duy nhất.
• GoLEAD: tận dụng tối đa tiềm năng của các Landing Page giúp bạn thực hiện các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thương hiệu phù hợp và chốt đơn nhanh chóng.
• GoSOCIAL: hỗ trợ bán hàng trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện ngay tại kênh chat, tăng gấp đôi tỷ lệ chuyển đổi chỉ trên 01 giao diện quản trị.
• GoCALL: giúp bạn sở hữu đội ngũ Telesales chuyên nghiệp, giàu chuyên môn chốt đơn và quản lý hiệu quả quy trình bán hàng qua điện thoại.

Tối ưu quy trình quản lý và vận hành cho doanh nghiệp bạn cùng GoSELL

GoSELL được phát triển bởi công ty Mediastep Software Việt Nam, tự tin là giải pháp mang đến hiệu suất tối đa cho doanh nghiệp bạn bao gồm các tính năng quản lý:

• Quản lý sản phẩm: Cho phép tạo và theo dõi toàn bộ thông tin chi tiết sản phẩm ở đa kênh và đa chi nhánh trên một nền tảng quản trị duy nhất.
• Quản lý kho hàng: Quản lý chặt chẽ đến từng kênh bán hàng, giúp bạn nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, hạn chế các vấn đề sai sót thất thoát hàng hoá.
• Quản lý dịch vụ: Mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại cửa hàng (spa, nail, nha khoa, thẩm mỹ viện…) với tính năng đặt lịch và quản lý lịch hẹn chính xác.
• Quản lý nhà cung cấp: Xây dựng quy trình quản lý nhà cung ứng chuyên nghiệp và khoa học, giúp đảm bảo nguồn hàng hóa ổn định.
• Quản lý đơn hàng: Nắm bắt đầy đủ, chính xác tình trạng đơn hàng từ lúc khách đặt hàng đến lúc nhận được hàng, giúp việc kinh doanh của bạn trở nên liền mạch và đơn giản hơn.
• Quản lý nhân viên: Nâng cao bảo mật, đảm bảo minh bạch trong phân quyền và quản lý hiệu suất làm việc nhân viên trong hệ thống bán hàng đa kênh.
• Quản lý chi nhánh: Tất cả thông tin bán hàng của các chi nhánh được tập trung về một nền tảng để thuận tiện quản lý tại từng chi nhánh.
• Quản lý cộng tác viên: Giúp bạn mở rộng thị trường, tiết kiệm chi phí và nâng cao doanh thu

Kết luận

Vậy là bài viết trên đã giải thích rõ cho bạn về vai trò và những giá trị cốt lõi mà mô hình SCRUM mang lại cho lại cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tùy theo nhu cầu và tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà chúng ta sẽ chọn lọc cho mình một khung quản lý phù hợp.