Kiến thức
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những mục nào?
7 Tháng Tư, 2024
Nhắc đến quản lý doanh nghiệp, không thể không đề cập đến chi phí. Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, GoSELL sẽ cùng bạn đi vào tìm hiểu chi tiết về những mục chi phí quản lý doanh nghiệp cần được xem xét.
Mục Lục
Những điều cần biết về chi phí doanh nghiệp
Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp đề cập đến tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Đây là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý tài chính và kế toán, cho phép doanh nghiệp đánh giá và kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, và chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Đặc điểm chung của các chi phí quản lý doanh nghiệp
Về đặc điểm của chi phí, trước tiên, nó liên quan đến việc lãng phí các nguồn tài nguyên, bao gồm tài nguyên vật chất và phi vật chất, vật chất và lao động của doanh nghiệp.
Thứ hai, các chi phí này phải liên quan trực tiếp đến mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chứ không phải là các chi phí cá nhân của cá nhân trong doanh nghiệp.
Thứ ba, chi phí quản lý doanh nghiệp cần đáp ứng những yếu tố sau:
- Sự giảm giá trị trong tương lai liên quan đến giảm lợi ích kinh tế, bao gồm khấu hao tài sản hoặc tăng mức nợ mà doanh nghiệp phải trả.
- Mức giảm đó cần được đánh giá một cách chính xác và đáng tin cậy.
- Khoản chi phí đó cần tuân thủ nguyên tắc và phù hợp với dữ liệu thu nhập của doanh nghiệp.
Cuối cùng, một đặc điểm cực kỳ quan trọng của chi phí là nó được định lượng bằng tiền và phải được xác định trong một khoảng thời gian cụ thể.
Tham khảo thêm: Chi phí cố định – Đặc điểm, cách phân loại và công thức tính
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản nào?
Chi phí nhân sự
Một phần quan trọng trong chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí nhân sự. Đây bao gồm tiền lương, bảo hiểm xã hội, các khoản trợ cấp và các chi phí liên quan đến nhân viên. Để duy trì hoạt động một tổ chức, công ty cần có đội ngũ nhân viên đủ chất lượng và đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên, cần cân nhắc và tối ưu hóa chi phí nhân sự để đảm bảo hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có nhu cầu phải đảm bảo rằng chi phí nhân sự được quản lý một cách cẩn thận và tối ưu hóa để đảm bảo hiệu quả tài chính. Việc thực hiện các biện pháp tối ưu hóa như tuyển dụng thông minh, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất, tối ưu hóa cơ cấu phúc lợi và sử dụng công nghệ sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu này và đảm bảo sự cân bằng giữa chất lượng nhân sự và tài chính của doanh nghiệp.
Chi phí văn phòng
Chi phí văn phòng là một thành phần quan trọng trong chi phí quản lý doanh nghiệp. Để hoạt động hiệu quả, một doanh nghiệp cần có một không gian văn phòng phù hợp để đáp ứng nhu cầu công việc. Chi phí văn phòng bao gồm nhiều yếu tố, như tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước, internet, điện thoại và các chi phí liên quan khác.
Trong việc tối ưu hóa chi phí văn phòng, việc tìm kiếm một văn phòng phù hợp với nhu cầu và kinh phí của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Công ty cần đánh giá và lựa chọn một vị trí văn phòng thuận tiện và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, cần xem xét và so sánh giữa các lựa chọn về giá thuê và các dịch vụ kèm theo, như bảo trì, bảo vệ và tiện ích.
Ngoài ra, việc áp dụng các biện pháp tiết kiệm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí văn phòng. Công ty có thể xem xét các biện pháp như tối ưu hóa sử dụng điện và nước, chuyển đổi sang các dịch vụ internet và điện thoại tiết kiệm chi phí, và tận dụng các công nghệ thông tin để làm việc từ xa và giảm yêu cầu về không gian văn phòng.
Chi phí công nghệ thông tin
Trong thời đại công nghệ số, doanh nghiệp không thể thiếu công nghệ thông tin. Điều này đòi hỏi đầu tư vào phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng và các giải pháp công nghệ thông tin khác.
Trước tiên, chi phí phần cứng là một thành phần quan trọng trong ngân sách công nghệ thông tin. Đây bao gồm việc mua các thiết bị như máy tính, máy chủ, laptop, thiết bị lưu trữ dữ liệu, và các thành phần phần cứng khác. Chi phí này thường bao gồm cả việc mua sắm ban đầu và chi phí bảo trì, nâng cấp trong quá trình vận hành.
Thứ hai, chính là chi phí phần mềm. Đây là chi phí liên quan đến việc mua và cấp phép phần mềm, cài đặt và cập nhật, và chi phí duy trì và hỗ trợ. Các phần mềm quan trọng có thể bao gồm hệ điều hành, phần mềm văn phòng, phần mềm quản lý dự án, phần mềm bảo mật và các ứng dụng chuyên ngành khác.
Thứ ba, hệ thống mạng là một khía cạnh quan trọng bao gồm việc xây dựng và duy trì mạng nội bộ của doanh nghiệp, kết nối mạng internet và mạng riêng ảo (VPN), cung cấp mạng không dây (Wi-Fi), và các thiết bị mạng như router, switch, và firewall. Chi phí này cũng bao gồm việc cài đặt, bảo trì và nâng cấp hệ thống mạng.
Ngoài ra, các giải pháp công nghệ thông tin khác cũng có thể bao gồm việc triển khai hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), hệ thống an ninh thông tin (ISMS), giải pháp điện toán đám mây, và các dịch vụ công nghệ thông tin khác.
Chi phí tiếp thị và quảng cáo
Để thu hút khách hàng và xây dựng thương hiệu, doanh nghiệp cần đầu tư vào hoạt động tiếp thị và quảng cáo. Chi phí này bao gồm quảng cáo truyền thông, marketing trực tuyến, các chiến dịch quảng cáo và các hoạt động liên quan khác. Việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả trong lĩnh vực này là rất quan trọng để tăng cường hiệu suất tiếp thị và quảng cáo.
Một trong những thành phần chính của chi phí tiếp thị và quảng cáo là quảng cáo truyền thông. Đây bao gồm các hình thức quảng cáo truyền thống như quảng cáo trên truyền hình, đài phát thanh, báo chí và các quảng cáo ngoài trời. Các hình thức quảng cáo này thường yêu cầu chi phí cao do tính toàn cầu và sự phổ biến của nó. Tuy nhiên, chúng cũng có khả năng tiếp cận đến một lượng lớn khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh đó, chi phí tiếp thị và quảng cáo còn bao gồm marketing trực tuyến. Đây là việc sử dụng các kênh trực tuyến như website, mạng xã hội, email marketing và quảng cáo online để tiếp cận khách hàng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, marketing trực tuyến đã trở thành một phần quan trọng của chiến lược tiếp thị hiện đại. Điều này cũng đồng nghĩa với việc phải đầu tư vào các công cụ và kỹ thuật tiếp thị trực tuyến, cùng với các chi phí liên quan như quảng cáo trực tuyến và phân tích dữ liệu.
Chi phí hỗ trợ quản lý
Trong quá trình quản lý doanh nghiệp, chi phí hỗ trợ và quản lý là một phần không thể thiếu trong các mục của các chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là các khoản đầu tư liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ và quản lý chung cho hoạt động của doanh nghiệp. Các chi phí này bao gồm nhưng không giới hạn trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng, quản lý chất lượng, quản lý hoạt động vận hành và nhiều khía cạnh khác để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của doanh nghiệp.
Một phần quan trọng trong chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí dịch vụ khách hàng. Đây là các hoạt động nhằm đáp ứng và hỗ trợ nhu cầu của khách hàng. Điều này có thể bao gồm dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, trả lời câu hỏi và yêu cầu của khách hàng, xử lý khiếu nại và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Đầu tư vào dịch vụ khách hàng chất lượng sẽ giúp tạo lòng tin và tăng cường mối quan hệ với khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến khách hàng không hài lòng.
Chi phí nghiên cứu và phát triển
Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) là một khoản phí khá quan trọng trong số các chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra đây còn là tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành các hoạt động nghiên cứu, phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. Đây là một thành phần quan trọng trong việc duy trì sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thị trường trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và cạnh tranh.
Chi phí R&D bao gồm các hoạt động tìm hiểu, khám phá, thử nghiệm và phát triển các ý tưởng mới để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ hoặc công nghệ tiên tiến hơn. Đây có thể là việc nghiên cứu các công nghệ mới, phân tích thị trường, phát triển mẫu sản phẩm, thử nghiệm chất lượng và khả năng thích nghi với nhu cầu của khách hàng.
Qua việc đầu tư vào R&D, các doanh nghiệp có thể tiếp cận những cơ hội mới và sáng tạo, nâng cao hiệu suất hoạt động và tạo ra giá trị cạnh tranh. Các hoạt động R&D giúp tạo ra sản phẩm và dịch vụ mới, cải thiện chất lượng, tăng cường tính năng và khả năng tiếp cận thị trường, đồng thời giảm rủi ro và tăng khả năng ứng phó với thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Cách để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả tài chính và sự bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng để tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả:
Đào tạo và phát triển nhân viên
Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên có thể giúp nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của họ. Nhân viên được đào tạo tốt sẽ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu lỗi và cải thiện quy trình công việc. Điều này có thể dẫn đến giảm chi phí do sự cải thiện trong chất lượng và hiệu suất công việc.
Xem xét các hình thức hợp tác và outsourcing
Đôi khi, việc hợp tác với các công ty hoặc chuyên gia ngoài có thể là một lựa chọn tốt hơn để giảm thiểu chi phí quản lý. Cân nhắc việc outsourcing các hoạt động không cốt lõi của doanh nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ chuyên gia để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Đầu tư vào công nghệ thông tin
Sử dụng công nghệ thông tin hiện đại có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm chi phí. Ví dụ, sử dụng phần mềm quản lý dự án, hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), hoặc hệ thống quản lý kho để tổ chức và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.
Ngày nay, vẫn có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phương pháp quản lý thủ công cho hoạt động kinh doanh của họ. Phương pháp này thường gặp khó khăn trong việc tổng hợp và lưu trữ thông tin một cách khoa học và đồng nhất trên một cơ sở dữ liệu chung. Việc lưu trữ và tra cứu thông tin thường bị phân tán và không liên kết. Hơn nữa, phương pháp thủ công dễ gây ra sai sót do số lượng chứng từ và hóa đơn lớn.
Để giảm thiểu các sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện công việc, nhiều doanh nghiệp đã quyết định chuyển từ phương pháp quản lý thủ công sang sử dụng phần mềm công nghệ hỗ trợ quản lý. Ở thời điểm hiện tại thì trên thị trường có nhiều loại phần mềm khác nhau, nhưng một giải pháp phần mềm toàn diện được tin dùng là GoSELL, do công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam cung cấp.
Có GoSELL, tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn bao giờ hết
GoSELL là phần mềm giải pháp toàn diện được tạo ra để hỗ trợ cho các doanh nghiệp tại Việt Nam phát triển bền vững. Bất kể là bạn đang kinh doanh mặt hàng nào (quần áo, giày dép, phụ kiện,…) GoSELL cũng sẽ hỗ trợ bạn tăng doanh số bán hàng bằng cách khai thác các tiềm năng kinh doanh đa kênh, đa nền tảng. Chưa dừng lại ở đó, GoSELL còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu rất nhiều các khoản chi phí với các giải pháp và tính năng được cung cấp.
Tối ưu chi phí khi kinh doanh đa kênh với các giải pháp của GoSELL
Cụ thể, GoSELL cung cấp các giải pháp sau:
- GoWEB: Hỗ trợ thiết kế và xây dựng website bán hàng chuyên nghiệp, được tối ưu để thăng hạng web trên công cụ tìm kiếm như Google, nhanh chóng với chi phí tối ưu.
- GoAPP: Cung cấp dịch vụ tạo app bán hàng riêng biệt trên điện thoại, hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy doanh số từ khách hàng hiện có và tăng độ nhận diện thương hiệu.
- GoPOS: Cung cấp phần mềm quản lý bán hàng tại quầy, tích hợp với máy in hóa đơn và cổng thanh toán, vừa giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, vừa tối ưu chi phí mà không cần đầu tư để thiết lập nhiều cổng thanh toán khác nhau cho cửa hàng.
- GoSOCIAL: Cung cấp phần mềm giúp khai thác tiềm năng bán hàng qua khung chat trên mạng xã hội, hỗ trợ kết nối phản hồi tin nhắn bán hàng trên Zalo và Facebook thông qua các chiến dịch tin nhắn chatbot và tăng tốc độ vận đơn để nâng cao hiệu suất bán hàng mà không cần tốn nhiều chi phí.
- GoLEAD: Hỗ trợ tạo landing pages thu thập thông tin khách hàng, landing pages bán hàng hoặc chuyển đổi để dẫn dắt khách hàng đến các trang web liên quan mà không cần tiêu các khoản phí đắt đỏ cho việc lập trình, gia tăng cơ hội chốt sales.
- GoCALL: Hỗ trợ mở rộng quy mô bán hàng và chăm sóc khách hàng triệt để bằng việc xây dựng đội ngũ telesales chuyên nghiệp. Đồng thời hỗ trợ quản lý chất lượng và thời lượng cuộc gọi với chi phí tiết kiệm nhất.
Các tính năng nổi bật được tích hợp để tối ưu quy trình và chi phí quản lý
Với những tính năng vượt trội của GoSELL, doanh nghiệp có thể tối ưu các quy trình quản lý vận hành để tăng doanh số rõ rệt với nguồn chi phí cho các khoản như nghiên cứu phát triển, vận chuyển hàng hóa, chi phí phần mềm,… được tiết kiệm tối đa.
- Đồng bộ quản lý sản phẩm: Tự động cập nhật, đồng bộ và lưu trữ thông tin liên quan đến sản phẩm từ nhiều kênh lên trên cùng 1 trang quản trị duy nhất.
- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi sự thay đổi của hàng tồn kho theo từng nhóm đặc thù như loại sản phẩm, kiểu mẫu… để giảm thiểu thất thoát hàng hóa và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Quản lý đơn hàng: Tự động tạo và xử lý đơn hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng một cách nhanh chóng, theo dõi chi tiết quá trình vận chuyển và thanh toán.
- Quản lý nhà cung cấp: Theo dõi chi tiết danh sách các đơn vị cung cấp hàng hóa theo trạng thái, quá trình nhập hàng và lịch sử chuyển hàng…
- Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng của từng nhân viên.
- Quản lý khách hàng (CRM): Dễ dàng lưu trữ thông tin và phân loại khách hàng theo các điều kiện và mục tiêu cụ thể.
- Phân tích báo cáo: Báo cáo và phân tích chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách chính xác và cụ thể.
- Tích hợp các phương thức vận chuyển và thanh toán thông minh, tiện ích.
Tạm biệt chi phí đắt đỏ cho các kế hoạch tiếp thị nhờ các tính năng hỗ trợ marketing của GoSELL
GoSELL cung cấp và hỗ trợ các công cụ marketing online để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí trong việc triển khai các chiến dịch marketing/ remarketing:
- Tính năng tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và blog giúp thăng hạng website trên Google.
- Phân tích hành vi người mua với các tính năng Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel để thấu hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng, phục vụ cho việc triển khai các chiến dịch marketing/ remarketing.
- Tiếp cận và quảng bá hình ảnh để tăng độ nhận diện thương hiệu với tính năng email marketing, thông báo đẩy.
- Kích thích hàng vi mua sắm của người tiêu dùng nhằm tăng cơ hội chốt sales với các tính năng flash sale, link mua hàng, tạo mã giảm giá, khách hàng thân thiết,…
Tạm kết
Trên đây là một số mục chi phí quản lý doanh nghiệp quan trọng cần xem xét. Tuy nhiên, không có một công thức đúng đắn cho tất cả các doanh nghiệp, mà cần dựa vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu cụ thể của từng tổ chức để tối ưu hóa chi phí quản lý. Và điều quan trọng hơn hết đó là tận dụng giải pháp công nghệ toàn diện GoSELL để tạm biệt các phương thức quản lý thủ công truyền thống, nhằm tối ưu các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp một cách tối đa, hiệu quả.
