Kiến thức

Thế nào là phần mềm bán hàng siêu thị hiệu quả tốt nhất hiện nay?

9 Tháng Mười, 2023

Để vận hành tốt hệ thống siêu thị, việc sử dụng phần mềm bán hàng siêu thị là không thể thiếu. Bởi việc quản lý và bán hàng ở các siêu thị diễn ra không hề đơn giản như chúng ta tưởng tượng mặc dù bạn có một hệ thống nhân viên làm việc hùng hậu. Việc sử dụng phần mềm sẽ không bao giờ là thừa thãi, giúp quá trình vận hành trở nên nhanh hơn, chính xác hơn và đỡ phức tạp hơn.

Phần mềm bán hàng siêu thị là gì?

Phần mềm bán hàng siêu thị hay chính xác hơn là phần mềm quản lý bán hàng siêu thị phần mềm được tạo ra để giúp việc quản lý giúp quy trình bán hàng và vận hành được xử lý nhanh gọn hơn: Thay đổi số lượng tồn kho khi kiểm kho, in các hóa đơn khi bán hàng, quy trình thanh toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý tất cả đơn hàng, quản lý hệ thống nhân viên theo cá nhân…

Đây được xem là giải pháp giúp dễ dàng và nhanh chóng hơn trong việc quản lý hiệu quả và liên kết các bộ phận trong siêu thị. Do đó, giúp cho các quản lý của các siêu thị có thể cập nhật tất cả mọi thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất. Dù cho ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng siêu thị

Tăng tốc bán hàng, tính tiền không cần nhớ giá

Với việc tính tiền trước kia, nhân viên bán hàng cần phải cầm máy tính hoặc viết giấy để tính toán. Chính vì vậy thời gian mua hàng sẽ bị kéo dài ra một cách đáng kể. Hơn nữa, việc phải nhớ toàn bộ mức giá của vô số sản phẩm dường như không tưởng. Khiến thời gian thanh toán diễn ra sẽ lâu hơn rất nhiều. Từ đó tạo ra tâm lý chần chừ và ngại việc đi mua hàng.

Tuy nhiên điều đó sẽ khác nếu sử dụng hệ thống phần mềm bán hàng siêu thị. Chỉ cần chưa đến 1 phút cho mỗi khách hàng. Phần mềm quản lý siêu thị sẽ quản lý hàng hóa theo mã vạch và ghi nhớ lưu mức giá cho từng sản phẩm. Sử dụng phần mềm quản lý siêu thị bạn hay nhân viên sẽ không cần phải nhớ giá và thông tin của từng sản phẩm. Có thể dễ dàng nhận thấy hiệu quả khi sử dụng giải pháp đó tại hệ thống các siêu thị lớn đang dùng cách này.

Cùng tìm hiểu thêm Bật mí lợi ích kinh doanh dễ dàng với phần mềm quản lý siêu thị

Quản lý nhập xuất tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng hóa siêu thị trước nay vẫn luôn là câu hỏi khó giải đáp. Đặc biệt là với nơi bán nhiều mặt hàng và nhiều mức giá như các siêu thị. Vấn đề phát sinh là số lượng hàng hoá quá lớn. Do đó ngay cả khi sử dụng file Excel cũng rất dễ gặp tình trạng nhầm lẫn các danh mục hàng hoá, xuất thông tin quá chậm, Từ đó làm gián đoạn trong quá trình bán hàng và quản lý hàng hóa. Đặc biệt nếu sử dụng phương pháp thủ công như vậy, chắc chắn bạn sẽ chẳng bao giờ biết số lượng hàng trong kho, giá trị kho và hàng nào sắp hết.

Trên các phần mềm quản lý bán hàng siêu thị mini và cả siêu thị lớn đều có thể tạo các phiếu nhập hàng, sau đó nhập phiếu thanh toán để trả tiền cho nhà cung cấp. Trong phần sản phẩm sẽ xem được số lượng hàng hóa tồn kho. Khi thực hiện bán hàng sẽ cập nhật và tự động trừ kho. Bạn có thể quan lý vị trí kho hàng hóa trên phần mềm để bạn theo dõi hàng nào đang được đặt ở đâu. Nhất là đối với các cửa hàng có kho lớn hoặc có nhiều kho thì chức năng này là cần thiết và vô cùng tiện lợi.

Quản lý công nợ chi tiết

Làm sao để theo dõi các khoản cần thu của khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp? Theo cách truyền thống sẽ cần ghi vào sổ và mỗi lần muốn tra cứu sẽ cần phải tìm lại. Tuy nhiên cách này sẽ mang lại rủi ro cao trong trường hợp mất sổ hoặc thất lạc. Khi đó bạn không thể nắm được những điều đó khiến bạn không nắm được công nợ của khách hàng để thu hồi cũng như không biết được bạn có còn nợ tiền nhà cung cấp. Vừa gây ảnh hưởng đến uy tín cũng như doanh thu của siêu thị.

Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm bán hàng siêu thị sẽ đưa ra báo cáo, thống kê số liệu công nợ và tình hình công nợ theo từng thời điểm, giai đoạn khác nhau. Mỗi đối tác khách hàng sẽ có một báo cáo chi tiết về công nợ riêng. Trên hệ thống cửa hàng cũng sẽ có báo cáo công nợ tổng quát để thấy tình hình công nợ ngắn hạn cần thu tránh trường hợp sai sót, chênh lệch số liệu, thu thiếu hoặc dư.

Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng đầy đủ

Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng là một trong những bước không thể thiếu trong quy trình quản lý siêu thị. Khi không lưu trữ được dữ liệu thông tin khách hàng sẽ khiến không có dữ liệu thông tin khách hàng để theo dõi hành vi mua hàng, nghiên cứu hành vi mua hàng, dẫn đến không thể đưa ra các chiến lược tiếp thị dựa trên dữ liệu khách hàng.

Phần mềm bán hàng siêu thị giúp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng theo tên, tuổi, năm sinh, . nhờ đó giúp các nhà quản lý đưa ra các chiến lược marketing sao cho đánh đúng vào nhu cầu của khách hàng theo phân loại riêng. Bao gồm tích điểm, phân hạng thẻ, các chương trình chiết khấu, gửi tin nhắn, email marketing…

Bán hàng tốt hơn với: Cách thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất

Quản lý nhân viên chặt chẽ

Đây tưởng chừng như là một vấn đề rất đơn giản, tuy nhiên việc quản lý con người luôn là việc vô cùng khó khăn. Khi không thể kiểm soát được nhân viên sẽ dẫn đến rất nhiều hệ lụy, từ việc không thể quản lý hàng hóa đến việc quản lý doanh thu. Chính vì vậy đây là một trong những lý do chính khiến các phần mềm bán hàng siêu thị mini hay lớn được nhiều lựa chọn sử dụng.

Tại đây sẽ sở hữu chức năng giúp hỗ trợ quản lý giao ca giữa các nhân viên, phân quyền nhân viên vào từng vị trí khác nhau, tạo thành bộ máy hoạt động khoa học tránh tình trạng lộn xộn, hơn nữa chính là còn có thể dùng phần mềm để tích hợp cùng máy chấm công để quản lý ca và giờ làm của nhân viên…

Báo cáo kết quả kinh doanh rõ ràng

Việc không kiểm soát được doanh thu và kết quả kinh doanh khiến không kiểm soát được hiện trạng kinh doanh. Gây mất phương hướng cho hệ thống siêu thị, khi sử dụng phần mềm bán hàng siêu thị sẽ giúp thống kê:

• Báo cáo kết quả cuối ngày: Thể hiện doanh thu theo từng khung giờ,theo từng mặt hàng sản phẩm và tổng doanh thu của cả ngày.
• Báo cáo kết quả theo nhóm hàng hóa: Thể hiện loại hàng nào bán được và hàng nào tồn nhiều. Từ đó tình được lợi nhuận của từng phân loại hàng khác nhau.
• Báo cáo bán hàng theo khách hàng: Xem được lịch sử mua hàng và thông tin khách hàng mua nhiều để chăm sóc.
• Kết quả doanh thu trên từng kênh bán hàng: Kết quả từ các kênh Website, các sàn TMĐT và Facebook , Zalo sẽ giúp biết được kênh bán hàng nào đang có doanh thu tốt nhất.
• Báo cáo kết quả kinh doanh: Báo cáo tổng hợp toàn bộ kết quả kinh doanh thể hiện các chỉ số kinh doanh và các số liệu lãi lỗ.

Tiêu chí khi lựa chọn phần mềm bán hàng siêu thị

Nếu vẫn đang phân vân trong việc lựa chọn phần mềm bán hàng siêu thị hay không. Đừng lo lắng nhé! Cùng điểm qua các tiêu chí cơ bản để lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng siêu thị mini hay các hệ thống siêu thị lớn đều phù hợp.

Tối ưu quá trình bán hàng trong siêu thị

Điều cần thiết nhất của một phần mềm quản lý siêu thị hữu ích chính là cần phải có tính năng quản lý hàng hóa theo mã vạch. Bởi đặc thù bán hàng trong siêu thị không thể nhớ tất cả mã SKU được. Chính vì vậy, việc dựa vào mã vạch sẽ giúp nhận biết loại hàng hóa và hiển thị thông tin sản phẩm.

Theo đó, phần mềm quản lý siêu thị rất cần phải có chức năng phân quyền cho từng đối tượng nhân viên khác nhau trong siêu thị. Mỗi nhân viên sẽ có một vị trí khác nhau, để tránh việc vượt quyền hoặc rủi ro về mất thông tin. Chính vì vậy, sau khi nhận sự phân công sẽ phân quyền công việc cho từng người sẽ được theo dõi hiệu suất làm việc. Do đó, dễ dàng đánh giá được năng lực của từng nhân viên và đưa ra những chính sách khen thưởng hoặc phê bình phù hợp.

Ngoài ra, phần mềm bán hàng siêu thị còn tích hợp tính năng lưu trữ thông tin khách hàng sau mỗi đơn hàng thanh toán thành công. Toàn bộ sẽ được lưu lại trên hệ thống để hiểu rõ hành vi của khách hàng dựa trên: Độ tuổi, giới tính, nhân khẩu, vị trí… nhờ vậy đưa ra được các chiến lược tiếp thị và tiếp cận khác nhau.

Quản lý sản phẩm nhanh gọn 

Với việc kinh doanh siêu thị, việc khó khăn nhất chính là quản lý sản phẩm, con số có thể lên đến hàng ngàn. Chính vì vậy khi lựa chọn phần mềm bán hàng siêu thị, không thể bỏ qua tích hợp tính năng quản lý hàng ngàn mã sản phẩm khác nhau. Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị mini hay siêu thị lớn cũng cần phải có chức năng kiểm soát hàng hóa chi tiết theo từng loại, số lượng một cách nhanh chóng, chính xác.

Theo đó, phần mềm sẽ giúp thao tác nhập kho và sắp xếp thông tin sản phẩm nhanh chóng chỉ trong vòng vài giây. Mặc kệ các hạn chế như các sản phẩm có thương hiệu, danh mục và nguồn gốc hoàn toàn khác nhau. Ngoài ra, trong quá trình bán hàng, mỗi sản phẩm được bán ra sẽ được trừ kho và cập nhật số lượng mới vào hệ thống.

Tiết kiệm tối đa chi phí cho quá trình quản lý

Khi quản lý siêu thị theo cách thủ công truyền thống thì phải tốn nhiều chi phí cho việc thuê nhân viên bán hàng, nhân viên kiểm kê tài chính, quản lý cửa hàng. Vậy nên khi chọn phần mềm cần phải quan tâm đến chức năng quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình bán hàng của siêu thị.

Phần mềm bán hàng siêu thị cần phải sở hữu tất cả chức năng quản lý tất cả các bộ phận khác nhau như: Bán hàng, thu – chi, kết quả doanh thu, quản lý kho hàng, thông tin khách hàng, nhân sự, báo cáo.

Sự tương thích trên nhiều thiết bị 

Hầu hết các phần mềm bán hàng siêu thị mini hay siêu thị lớn trên thị trường ngày nay đều chỉ có thể cài đặt trực tiếp trên máy tính và chỉ có thể thao tác trên máy tính. Điều đó gây bất tiện mỗi khi không có mặt tại cửa hàng và muốn quản lý từ xa.

Vậy nên lựa chọn chọn những phần mềm nào có thể tương thích trên cả các thiết bị di động để có thể chủ động quản lý mọi lúc mọi nơi. Đồng thời cũng có khả năng để tương thích trên đa dạng các thiết bị bán hàng như máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch… cũng rất cần thiết giúp công việc bán hàng được trở nên nhanh chóng, hiệu quả, chính xác.

Dễ dàng sử dụng

Một trong những yếu tố cần quan tâm chính là phần mềm bán hàng cần phải dễ sử dụng. Bởi trên thực tế không phải ai cũng biết và được tiếp xúc nhiều với công nghệ, do đó người sử dụng dù là phần mềm siêu thị mini hay lớn đều bao gồm nhiều lứa tuổi, bao gồm như nhân viên là sinh viên hoặc người trung niên và lớn tuổi. Nếu lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có giao diện thân thiện, sắp xếp hợp lý khoa học và dễ dàng hơn trong việc sử dụng ngay cả những người không tiếp xúc và biết về công nghệ.

Việc này giúp cho họ có thể nhanh chóng làm quen, không mất nhiều thời gian tìm hiểu cách thức phức tạp, hơn nữa còn giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong thao tác so với việc dùng những phần mềm khó sử dụng.

GoPOS – Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị hiệu quả

GoPOS là tính năng nổi bật của GoSELL – Nền tảng quản lý bán hàng. Giúp siêu thị cửa hàng của bạn vận hành thông minh và chuyên nghiệp hơn.

Với hệ thống GoPOS, giúp biết chính xác những số lượng hàng hóa đã được bán theo ngày, tháng hoặc tuần. Tính năng quản lý tồn kho làm rút ngắn thời gian tồn kho. Không còn phải lăn tăn do phải kiểm tra chi tiết số lượng thực với số lượng trên dữ liệu. Dễ dàng trong việc thu thập các thông tin liên hệ của khách hàng đã giao dịch tại siêu thị có thể nhắc thông qua email hoặc tặng mã giảm giá để nâng cao tỷ lệ khách hàng trung thành. Quản lý bán hàng GoPOS tích hợp rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau: Tiền mặt, thẻ ATM/thẻ tín dụng, chuyển khoản tạo sự tiện lợi cho người mua hàng.

Bán hàng siêu thị nhanh chóng và dễ dàng

Với GoPOS, chỉ cần quét mã vạch sản phẩm bằng máy quét hoặc chỉ ngay trên ứng dụng trên điện thoại là nhân viên bán hàng đã có thể tạo được đơn hàng cho khách. Các thao tác thực hiện vô cùng đơn giản, rất dễ nắm bắt.

Kiểm soát chính xác số lượng mặt hàng trong kho: Bạn có thể biết ngay sản phẩm nào còn hay hết vì hàng hóa trong kho được quản lý chi tiết từng mẫu mã theo mã SKU, mã vạch riêng. Mỗi khi có giao dịch mua hàng hàng phát sinh, số lượng sản phẩm sẽ được tự động cộng/trừ trên phần mềm quản lý kho, giúp kiểm soát chính xác hàng hóa trong kho

Bạn có thể quản lý đơn hàng công nợ dễ dàng hơn với GoPOS. Bạn có thể chọn kích hoạt phương thức thanh toán mua hàng công nợ. Tùy theo nhu cầu có thể tùy ý bật, tắt tính năng công nợ này. GoPOS còn cho phép bạn chỉ định tính năng thanh toán công nợ áp dụng theo từng nhóm khách hàng nhất định như khách mua sỉ, khách hàng thành viên, khách hàng VIP hoặc tất cả khách hàng. Khi khách hàng thanh toán công nợ cũng sẽ thông báo ngay và cộng và sổ quỹ giúp công việc quản lý trở nên nhanh chóng hơn

Đặc biệt, giao diện của GoPOS được thiết kế phù hợp tối ưu nhất cho đối tượng sử dụng, chính vì thế cũng được thiết kế trực quan và cực dễ sử dụng. Không cần chuyên môn, bạn chỉ cần mở ứng dụng (ứng dụng được cài trên máy tính, điện thoại) vài lần vậy là đã có thể sử dụng được dễ dàng.