Kiến thức

Process là gì? Tầm quan trọng của Process trong quản trị kinh doanh

27 Tháng Mười, 2023

Process là thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp. Vậy nó có ý nghĩa gì? Vai trò của Process là gì trong kinh doanh? Và tại sao nó được xem là yếu tố hữu ích cho quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp?

Định nghĩa Process là gì?

Process là gì? Process mang rất nhiều hàm ý khác nhau. Đối với mỗi lĩnh vực hay hoàn cảnh khác nhau thì Process lại mang một ý nghĩ khác. Dưới đây là một vài nghĩa tiếng Việt thông dụng của Process:

• Quá trình, độ tiến triển.
• Quy trình tiến hành.
• Cách thức, phương pháp.
• Thủ tục pháp lý.
• Giai đoạn chế biến, gia công.

Vậy Process là gì trong kinh doanh? Nó được hiểu là quy trình trong một chuỗi gồm các bước có sự liên quan và phối hợp ăn ý với nhau. Các bước này được bàn giao và chỉ định cho các bên liên quan bằng công việc cụ thể. Và mục đích cuối cùng của Process chính là cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng.

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp có nhiệm vụ riêng để đạt được những mục tiêu cụ thể. Các bước này thường lặp lại nhiều lần, được tối ưu và tiêu chuẩn hoá liên tục bởi nhiều người dùng.

Các loại Process phổ biến trong kinh doanh

Sau khi đã tìm hiểu về Process là gì trong kinh doanh thì dưới đây là 3 loại Process được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi:

Primary Process (Quy trình chính)

Đây là quy trình cơ bản cần có đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Qua quy trình này, các doanh nghiệp có thể mang sản phẩm cuối cùng đến với người tiêu dùng. Các hoạt động liên quan đến quy trình này đều có chung một mục đích là làm tăng giá trị cho đợt chào bán sản phẩm của doanh nghiệp.

Support Process (Quy trình hỗ trợ)

Khác với quy trình chính, đúng như cái tên quy trình hỗ trợ, nó sẽ không tham gia vào giá trị cuối cùng của sản phẩm. Nhưng quy trình này tạo một môi trường và không gian hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn cho quy trình chính. Và nó cũng hỗ trợ hầu hết các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp.

Process management (Quy trình quản lý)

Đối với quy trình này, mọi hoạt động quản trị và quản lý chiến lược đều được chi phối. Tại quy trình này sẽ đề ra các mục tiêu và tiêu chuẩn để 2 quy trình trên hoạt động hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, quy trình này cũng tham gia vào giám sát và kiểm soát các quy trình trong kinh doanh. Vì hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sẽ áp dụng quy trình quản lý vào việc hoạch định chiến lược và kế hoạch.

Xem thêm: Quản trị chiến lược: Mục tiêu, ý nghĩa và quy trình thực hiện

Vai trò của Business Process là gì?

Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng liên quan đến hoạt động và cấu trúc doanh nghiệp. Một quy trình được nghiên cứu kỹ lưỡng sẽ giúp kế hoạch và chiến lược thực hiện tốt hơn, mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

• Business giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và giảm thiểu hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với những phương án hiệu quả.
• Với việc đánh giá được nhân sự và quản lý sẽ giúp phân phối nhiệm vụ đúng người có chuyên môn, qua đó giảm thiểu sau sót đến từ con người.
• Business process giúp doanh nghiệp hoạch định kế hoạch cụ thể và đưa vào để tối ưu quy trình. Nó giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả cho từng bộ phận làm việc.
• Một quy trình kinh doanh hiệu là một quy trình luôn đặt khách hàng là trọng tâm. Đây là công cụ hữu ích giúp cho doanh nghiệp có thể hiểu thêm về nhu cầu khách hàng và đánh giá của họ về sản phẩm/dịch vụ.
• Qua những khảo sát và nghiên cứu về thị trường, doanh nghiệp có thể đưa ra những đánh giá chính xác hơn để tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách chính xác hơn.
• Business process giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý thời gian, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả hơn với chiến lược và sơ đồ cụ thể giúp tối ưu hóa thời gian.
• Các doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ mới vào kinh doanh để quản lý từ xa tốt hơn, vì hiện nay việc ứng dụng công nghệ quản lý từ xa đang là xu hướng.

Những vấn đề liên quan đến Business Process Management

Sau khi đã tìm hiểu về Business Process là gì? Cũng như các loại hình và vai trò của nó. Tiếp đến chúng ta cần tìm hiểu về công cụ quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management System – BPMS) phù hợp. Cùng tìm hiểu ngay tại bài viết bên dưới nhé.

BPM là gì?

BPM là viết tắt của Business process management (quản lý quy trình kinh doanh) đây là kết hợp của nhiều hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

• Mô hình hóa – modeling.
• Tự động hóa – automation.
• Thực thi – execution.
• Kiểm soát – control.
• Đo lường – measurement.
• Tối ưu hóa – optimization.

Những yếu tố đó hỗ trợ doanh nghiệp phát triển mục tiêu để đi tới kết quả mà doanh nghiệp đang mong muốn.

Vai trò của BPM

BPM đóng vai trò chính trong việc quản lý quá trình kinh doanh nhằm đạt được những mục tiêu vô hình và hữu hình cho doanh nghiệp. Đây cũng chính là tiền đề để doanh nghiệp thiết kế các bước trong quy trình hay triển khai mô hình kinh doanh khác.

BPM sẽ liên quan đến việc sử dụng các công cụ quản lý. Nhiệm vụ chính của các công cụ chính là xây dựng quy trình vận hành tự động từ đầu đến cuối. Tiếp đến là phân tích dữ liệu và thực hiện tối ưu hóa các quy trình đó.

Do đó, BPM giúp cho doanh nghiệp gia tăng hiệu suất và tiết kiệm chi phí. Việc ứng dụng phần mềm mang đến độ hoàn thiện và hiệu quả ca, qua đó cải thiện được quy trình vận hành doanh nghiệp.

Những đặc điểm của Business process management – BPM:

• BPM là hoạt động nhằm tái cấu trúc các quy trình. Và nó không phải là hoạt động diễn ra một lần.
• BPM được triển khai bởi những cá nhân quan tâm đến việc cải thiện quy trình chứ không phải là các cá nhân thực hiện quy trình.

Lợi ích của BPM

Business process management mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích như sau:

Cải thiện hiệu suất làm việc

Các phần mềm BPM sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tác vụ dư thừa và không hiệu quả. Qua đó giúp tối ưu quy trình và năng suất làm việc. Và các cá nhân sẽ có thêm nhiều thời gian để thực hiện những mục tiêu quan trọng và cốt lõi. BPM cũng tự động hóa các hoạt động mang tính lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian.

Tiết kiệm chi phí

Nhờ việc tối ưu các quy trình quản lý kinh doanh, giúp các chi phí đầu ra của doanh nghiệp được tối ưu hơn. Đây chính là một trong những lợi ích đầu tiên của từ việc doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc. Theo nghiên cứu của AIIM, chỉ trong nắm đầu tiên các doanh nghiệp có ứng dụng BPM vào quản lý quy trình sẽ đem về tỷ lệ ROI tăng đến 41%.

Xem thêm: Phương pháp giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận với chi phí tiết kiệm nhất

Đề ra những phương pháp đột phá

BPM cho phép doanh nghiệp đưa ra các quy trình linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi và thích ứng nhanh hơn. Đây cũng chính là minh chứng cho thấy doanh nghiệp có thể thích ứng mạnh mẽ với những thay đổi khó lường.

Giảm thiểu rủi ro

BPM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa lại các quy trình làm việc, đưa ra cho doanh nghiệp các phương án nhằm tối ưu và hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Đội ngũ nhân viên sẽ có một bảng quy chiếu đúng đắn, giúp họ có thể tránh được những sai sót trong quá trình làm việc.

Ứng dụng phần mềm vào triển khai Business Process Management

Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh GoSELL như một cánh tay trai đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý, giải quyết những bài toán về vấn đề chi phí và thời gian, cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thiểu những rủi ro về các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất và đồng nhất với các tính năng như:

Tối ưu kinh doanh toàn diện trên đa kênh

• Xây dựng website bán hàng – GoWEB: Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng website thương mại điện tử mang thương hiệu của doanh nghiệp và thân thiện với công cụ tìm kiếm. Mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mua hàng tối ưu.
• Xây dựng App bán hàng – GoAPP: Thúc đẩy doanh số từ nguồn khách hàng thân thiết, tăng nhận diện thương hiệu với app bán hàng.
• Tối ưu quy trình bán hàng tại quầy –  GoPOS: Quản lý hoạt động kinh doanh có tích hợp với máy in hoá đơn và cổng thanh toán.
• Tối ưu kinh doanh trên mạng xã hội – GoSOCIAL: Giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng bán hàng của hai kênh Facebook và Zalo.
• Thiết kế landing page – GoLEAD: Với GoLEAD, bạn có thể dễ dàng tạo không giới hạn landing page quảng cáo, bán hàng, giúp thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng, hỗ trợ quá trình truyền thông, quảng cáo.
• Chăm sóc khách hàng –  GoCALL: Với hệ thống tổng đài ảo được tích hợp trên hệ thống CRM đa kênh của GoSELL cho phép phân line, ghi âm, báo cáo cuộc gọi và chăm sóc khách hàng đa kênh một cách chuyên nghiệp.

Đồng bộ quản lý trên một nền tảng

Cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra với các tính năng quản lý: thanh toán, vận chuyển, quản lý sản phẩm/dịch vụ, quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý chi nhánh, đồng bộ quản lý sàn TMĐT,… giúp người quản lý tiết kiệm thời gian bởi những tính năng quản lý tự động hóa và quản lý chỉ trên một nền tảng GoSELL.

Hỗ trợ marketing

GoSELL hỗ trợ các tính năng như: Email marketing, chương trình khách hàng thân thiết và các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng.

Bên cạnh đó, các công cụ như: Google Analytics, Facebook Pixel, CRM hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng, giúp bạn hiểu hơn về khách hàng và qua đó gia tăng hiệu quả của các chiến dịch marketing.

Đo lường hoạt động kinh doanh

Với tính năng phân tích báo cáo của GoSELL giúp nhà kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh theo từng khoảng thời gian nhất định. Qua đó giúp dễ dàng dự đoán được nhu cầu của người tiêu dùng và đưa ra các hoạt động kinh doanh chính xác nhất.

Thông qua và viết trên, GoSELL mong rằng đã giải đáp thắc mắc của bạn về Process là gì? Cũng như vai trò của nó đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm nhiều kiến thức. Và có thể đưa ra giải pháp giúp tối ưu quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.