Kiến thức
Procurement là gì? Ý nghĩa của procurement trong chuỗi cung ứng doanh nghiệp
5 Tháng Mười Một, 2023
Việc quản lý các chi phí trong chuỗi cung ứng sẽ mang đến những tác động tích cực về lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy mà Procurement được xem là hoạt động đóng vai trò quan trọng đến sự thành công của một doanh nghiệp. Vậy bạn đã thực sự hiểu Procurement là gì?
Mục Lục
Procurement là gì?
Procurement là gì? Procurement có thể được hiểu một cách đơn giản là thu mua. Procurement là một quá trình từ lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và duy trì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Đối tượng của hoạt động thu mua chính là các trang thiết bị hoặc máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu thô. Thu mua chính là hoạt động đầu tiên nằm trong chuỗi cung ứng hàng hóa và logistic.
Hiện nay, quy trình thu mua không chỉ đơn thuần là mua hàng mà nó còn là bước đầu trong chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở nền tảng cho các hoạt động tiếp theo, hoạt động thu mua hàng hóa cần được tính toán một cách kỹ lưỡng để đảm bảo rằng nó phù hợp với các mục tiêu và cả quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời đó sẽ hạn chế tối đa sự biến động về giá thành sản phẩm trong sản xuất.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động thu mua sẽ có một bộ phận chuyên môn phụ trách thực hiện, với người đứng đầu là Procurement Manager. Và hỗ trợ cho người đứng đầu bộ phận chính là các nhân viên Procurement.
Sự khác nhau giữa Purchasing và Procurement là gì?
Nhưng khi nói đến hoạt động thu mua, đôi khi chúng ta sẽ có nhầm lẫn về hai thuật ngữ Procurement và Purchasing. Vậy thì điểm giống và khác nhau giữa Purchasing Và Procurement là gì?
Thực chất thì hai thuật ngữ này hoàn toàn khác nhau và chức năng hoạt động của nó cũng hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là những đặc điểm để có thể phân biệt 2 khái niệm này:
- Về nguyên tắc: Nếu như nói Procurement có chức năng chiến lược, thì Purchasing chỉ là một chiến thuật với mục đích là mua hàng đạt hiệu quả cao nhất.
- Về quy mô: Procurement có phạm vi hoạt động rộng hơn rất nhiều so với Purchasing bao gồm: hoạt động trước, trong và sau khi mua hàng. Trong khi đó, Purchasing chỉ được xem tập hợp con của Procurement. Nói cách khác Purchasing chỉ có chức năng giao dịch của Procurement.
- Về chất lượng hàng hoá: Purchasing là một chiến thuật không thể hoạt động tách rời Procurement. Vì Procurement là một bộ phận phải đánh giá về chất lượng hàng hóa định kỳ. Còn Purchasing sẽ phải phụ thuộc vào yêu cầu bảng giá của cấp trên.
Một số vị trí làm việc của Procurement
Lĩnh vực Procurement có thể sẽ mang tới cho bạn nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn, cụ thể là tại các vị trí như sau đây:
Procurement Executive
Nhân viên mua hàng sẽ có nhiệm vụ giám sát các chiến lược cũng như các kế hoạch mua sắm của doanh nghiệp. Qua đó có thể xác định được yêu cầu kinh doanh và xây dựng quy trình đàm phán, đấu thầu với phía cung cấp để có được nguồn hàng cung ứng, đáp ứng được các yêu cầu về hàng hóa.
Senior Manager Procurement
Người làm việc tại vị trí này sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ Procurement Manager xây dựng và thực hiện các kế hoạch thu mua. Thêm vào đó là cần phải thúc đẩy hiệu quả nguồn cung ứng, quản lý nhà cung ứng và những rủi ro có liên quan đến nhà cung cấp, quản lý hợp đồng mua hàng nhằm tối ưu chi phí và đạt được hiệu suất mua hàng cao.
Xem thêm: Những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp mà quản lý cần biết
Procurement Specialist
Chuyên viên mua hàng là những người cần đảm bảo về nguyên vật liệu, cũng như dịch vụ cần thiết để duy trì và phát triển sản xuất cho doanh nghiệp. Hàng hóa được mua từ phía nhà cung cấp có uy tín và tuân thủ theo các điều khoản. Đặc biệt là cần mang đến cho doanh nghiệp lợi ích cao nhất thông qua những thỏa thuận về giao hàng cũng như chi phí mua.
Procurement Supervisor
Giám sát mua hàng là người có nhiệm vụ quản lý hết tất cả các nhân viên mua hàng. Ngoài ra còn cần tập trung vào việc phát triển chiến lược và tìm kiếm nguồn hàng, làm việc với phía nhà cung cấp, quản lý các vấn đề hậu cần, phân tích chi phí và tìm ra phương án giảm phí mua hàng.
Assistant Procurement Manager
Trợ lý Giám đốc mua hàng sẽ có nhiệm vụ là hỗ trợ Procurement Manager trong việc quản lý hoạt động thu mua và các nhiệm vụ khác theo những yêu cầu mà Procurement Manager đưa ra.
Procurement Manager
Quản lý mua hàng là người đứng đầu trong bộ phận thu mua và có nhiệm vụ là quản lý quy trình thu mua cho doanh nghiệp. Đồng thời đó là giám sát, điều hành các hoạt động của cả bộ phận.
Các hoạt động của Procurement là gì?
Quy trình Procurement là gì? Nó có rất nhiều hoạt động khác nhau và được thực hiện theo tuần tự như sau:
- Phân tích nhu cầu: Bước này để doanh nghiệp phân tích và xác định nhu cầu dựa trên các sản phẩm và dịch vụ hoặc nguyên vật liệu cần thiết nhằm duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh.
- Lên kế hoạch mua hàng: Ở bước này, người triển khai cần đề xuất và lập kế hoạch mua sắm nhằm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. Trong đó sẽ bao gồm việc xác định nguồn cung, đấu thầu và thiết lập các tiêu chí để lựa chọn.
- Đấu thầu và chọn nhà cung cấp: Để tiến hành quá trình đấu thầu, cần phải tìm kiếm và lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Quy trình này có thể bao gồm việc đánh giá và so sánh giữa các đề xuất, thảo luận hợp đồng và thực hiện mua hàng.
- Quản lý quan hệ nhà cung cấp: Việc thiết lập và duy trì quan hệ với nhà cung cấp, trong đó bao gồm các hoạt động xây dựng hợp đồng, theo dõi chất lượng hàng hóa, quản lý các rủi ro và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong chuỗi cung ứng.
- Theo dõi và kiểm soát để đánh giá hiệu quả: Để theo dõi và kiểm soát được quá trình mua bán, đảm bảo nhà cung ứng tuân thủ theo quy trình và tiêu chuẩn, đánh giá hiệu quả và tìm cách để cải thiện quy các trình mua sắm trong tương lai.
Xem thêm: Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng cho cửa hàng hiệu quả nhất
Quy trình thu mua cụ thể
Quy trình thu mua thường sẽ được bắt đầu từ nhu cầu hoặc yêu cầu cụ thể nào đó (có thể là yêu cầu về việc hàng tồn trữ hoặc về dịch vụ).
Bộ phận thu mua sẽ thiết lập ra một bảng nêu rõ chi tiết ra các tiêu chuẩn và yêu cầu như đặc tính, tính chất hóa học và vật lý, thông số kỹ thuật,…
Tiếp đó, hồ sơ mời thầu (RFP) hoặc là yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến cho các nhà cung cấp. Sau đó các nhà cung cấp sẽ gửi báo giá của họ để đáp ứng RFQ.
Sau đó, bộ phận thu mua sẽ xem xét và lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa vào các cơ sở về giá cảm giá trị và cả chất lượng hàng hóa) để đưa ra đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng thường sẽ đi kèm theo các điều khoản và điều kiện nhằm hình thành nên các thỏa thuận trong hợp đồng giao dịch.
Cuối cùng, phía nhà cung cấp sẽ phân phối sản phẩm theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do phía nhà cung cấp phát hàng sẽ được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng để kiểm tra, đối chiếu với hàng hóa nhận được. Sau khi đã hoàn tất kiểm tra và đối chiếu, bộ phận thu mua hàng hóa sẽ thanh toán cho phía nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp, tối ưu quy trình Procurement
Sau khi đã tìm hiểu về Procurement là gì. Tiếp theo hãy cùng tìm hiểu về vấn đề đặt ra lúc này cho các doanh nghiệp, đó chính là làm thế nào để có thể quản lý nhà cung cấp hàng hóa hiệu quả. Đặc biệt là trong giai đoạn mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tham gia chuyển đổi số, dẫn đến việc quản lý theo cách thủ công đã không còn phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay. Do đó, việc áp dụng các giải pháp quản lý bán hàng đa kênh như GoSELL có tích hợp tính năng quản lý nhà cung cấp sẽ là một lựa chọn tối ưu.
GoSELL giải pháp để quản lý nhà cung cấp hiệu quả
GoSELL được biết đến là giải pháp quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả và toàn diện cho các doanh nghiệp hiện nay. Do đó, bên cạnh cung cấp các tính năng hỗ trợ bán hàng hiệu quả. GoSELL còn mang đến tính năng quản lý nhà cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Quản lý thông tin nhà cung cấp
Tính năng cho phép thêm và tạo mới nhà cung cấp với đầy đủ các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý trên trang quản trị GoSELL theo tên nhà cung cấp, theo mã, email, số điện thoại và cũng dễ dàng tìm kiếm với công cụ lọc.
Tạo và quản lý đơn nhập hàng
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo đơn nhập hàng từ danh sách các nhà cung cấp đã tạo trước đó trên hệ thống. Và có thể tùy chỉnh thông tin sản phẩm cần nhập theo (tên, số lượng, giá nhập, giảm giá, chi phí, tổng tiền,… ), dễ dàng kiểm tra đơn đặt hàng đã tạo theo danh sách nhà cung cấp.
Theo dõi lịch sử và tình trạng đặt hàng
Nhà bán hàng có thể quản lý toàn bộ thông tin đơn đặt hàng và nhập hàng theo chi tiết chi tiết (mã nhập hàng, tên nhà cung cấp, chi nhánh nhập hàng, kho hàng, tổng tiền, người tạo đơn, ngày tạo đơn,…). Doanh nghiệp cũng dễ dàng lọc và tìm kiếm đơn nhập hàng theo thời gian thực, trạng thái đơn hàng,…
Phân quyền cho cá nhân quản lý nhà cung cấp
Doanh nghiệp cũng có thể phân quyền cho các nhân viên để có thể tối ưu việc quản lý các nhà cung cấp. Và dễ dàng tạo các ghi chú hay bất cứ thông tin quan trọng về đơn hàng hoặc nhà cung cấp.
Như đã nói, GoSELL mang đến cho các doanh nghiệp giải pháp hỗ trợ kinh doanh toàn diện trên đa kênh từ website (GoWEB), app bán hàng (GoAPP), bán hàng tại quầy (GoPOS), kinh doanh trên mạng xã hội (GoSOCIAL), tạo landing page quảng bá (GoLEAD), hệ thống tổng đài ảo (GoCALL), giải pháp đồng bộ quản lý sàn TMĐT, kèm với các giải pháp đó là vô vàn các tính năng hữu ích khác.
Qua những chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm Procurement là gì? Cũng như các hoạt động và tính năng quan trọng của nó trong chuỗi cung ứng. Mong rằng với những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm vững hơn về thuật ngữ này, cũng như làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý nhà cung cấp hiệu quả, giúp tối ưu quy trình Procurement.
