Quản lý hàng tồn kho không còn khó khăn nếu thực hiện đúng cách

17 May, 2022

Trang chủ » Quản lý bán hàng » Quản lý hàng tồn kho không còn khó khăn nếu thực hiện đúng cách

Quản lý hàng tồn kho được xem là một bài toán khó giải muôn thuở, nhất là khi quy mô kinh doanh càng mở rộng. Quản lý tồn kho hiệu quả là một trong những công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực kinh doanh giúp kiểm soát và quản lý được số lượng hàng hoá và giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho không còn khó khăn nếu thực hiện đúng cách

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình quản lý quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho nhằm mục đích có thể đảm bảo cung cấp đủ số lượng hàng hóa mà người mua hàng mong muốn.Nhờ đó có thể quản lý, giám sát tất cả các hoạt động luân chuyển hàng hóa ở tất cả các chi nhánh giúp sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời mà không bị tình trạng thiếu hay thừa hàng hóa. 

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Với những doanh nghiệp có quy mô đang được mở rộng hoặc đã mở rộng thành công, việc quản lý hàng tồn kho chính là đưa ra được câu trả lời chính xác và cụ thể nhất về các thông tin cho nhà quản trị thông qua các vấn đề sau: 

  • Vị trí cụ thể của từng hàng hóa
  • Số lượng chính xác của từng loại hàng hóa
  • Hàng hóa nào hiện đang bán chạy, hàng hóa nào tồn kho nhiều dựa theo vị trí và kênh bán hàng
  • Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng hiện đang kinh doanh
  • Số lượng hàng lưu kho ở mức có thể chấp nhận được
  • Thời gian hết hàng và ngưng bán sản phẩm
  • Biên lợi nhuận riêng của từng danh mục sản phẩm

>>> Tìm hiểu thêm: QUẢN LÝ SẢN PHẨM TỒN KHO NHƯ THẾ NÀO KHI BÁN HÀNG ĐA KÊNH

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Tránh thất thoát hàng hóa

Một trong những nguyên nhân khiến hoạt động bán hàng không hiệu quả là tình trạng mất mát, thiếu hụt hàng hoá xảy ra thường xuyên. Đây là một trong những vấn đề thường gặp nhất trong kinh doanh. Nguyên nhân phát sinh bao gồm: hàng hóa bị hư hỏng, hàng hóa bị lỗi từ nhà sản xuất, hàng hóa bị mất cắp, hàng hóa không được đặt đúng vị trí,…

Điều này khiến tất cả những người kinh doanh rất đau đầu, mệt mỏi vì số liệu hàng hóa thực tế không khớp với số liệu thống kê trong kho, quá trình bán hàng diễn ra hàng ngày nhưng doanh thu thấp,… Chính vì thế, quản lý hàng tồn kho chi tiết cụ thể chính là phương pháp hiệu quả nhất khiến tình trạng này giảm thiểu một cách tối đa nhất. 

Việc theo dõi kỹ lưỡng quá trình nhập hàng, kiểm kho, vận chuyển hay quá trình bán hàng sẽ giúp kiểm soát số lượng hàng hóa chặt chẽ. Giúp thống nhất chính xác số lượng trên các kênh bán hàng khác nhau.

Vấn đề mất hàng hóa

Tiết kiệm chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Chi phí lưu trữ kho phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: kích thước, trọng lượng, số lượng hàng hóa. Khi số lượng hàng hóa càng nhiều, kích thước càng lớn cồng kềnh gây tốn không gian để lưu trữ hơn rất nhiều. Ngoài ra còn sử dụng nhiều trang thiết bị lưu kho bao gồm: điện, nước, nhân công phát sinh sẽ khiến chi phí lưu kho của bạn tăng cao.

Chi phí quản lý hàng tồn kho luôn biến đổi tùy vào đặc tính sản phẩm và các yếu tố khách quan khác. Chính vì vậy, việc tìm ra được và giải quyết vấn đề giúp đưa ra những giải pháp tối ưu nhất và giúp giảm chi phí lưu kho ở mức hợp lý và phù hợp nhất. 

Khi nắm bắt biết rõ ràng được số lượng đang có cũng như số lượng hàng hóa cần có là bao nhiêu. Khi đó có thể xác định hạn mức hàng hóa tồn kho chính xác nhất nhằm giảm chi phí lưu trữ kho và luân chuyển đối hàng hóa. Ngoài ra còn tiết kiệm được các chi phí khác: vận chuyển, trang thiết bị lưu kho, chi phí cơ hội đến từ việc tìm hiểu và bán chính xác sản phẩm khách hàng có nhu cầu. 

>>> Giải pháp giải quyết vấn đề tồn kho: GIẢI QUYẾT TỒN KHO KHÔNG KHÓ VÌ ĐÃ CÓ QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA GOSELL

Giảm thiểu tình trạng thiếu hàng, hết hàng

Khi khách hàng tiến hành quá trình mua sắm, khâu lựa chọn sản phẩm phù hợp là một trong những bước tốn thời gian nhất. Chính vì vậy, việc đến bước cuối cùng phát hiện ra sản phẩm hết hàng làm giảm sự hài lòng với trải nghiệm mua sắm. Làm giảm tỷ lệ chuyển đổi khách hàng mua hàng và khách hàng thân thiết.

Nhằm tránh tình trạng thiếu hàng mang lại trải nghiệm không tốt cho người mua hàng, các nhà bán hàng cần hạn chế vấn đề hết hàng trong kho. Nhà quản trị có thể ứng dụng các công cụ quản lý hàng tồn kho để xác định số lượng hàng tồn kho sao cho phù hợp nhất, đảm và cân bằng các loại hàng hóa hết hàng và hàng hóa không bán được. 

Ngoài ra, với thống kê thời gian thực về doanh thu bán hàng và số lượng kho hàng, các nhà bán hàng có được các chiến lược bán hàng phù hợp với thị trường thông qua việc luân chuyển hàng hóa, sắp xếp thứ tự hàng hóa theo thứ tự ưu tiên, đưa ra các chương trình phù hợp…

Khách hàng mệt mỏi khi mua phải các sản phẩm hết hàng

>>> Xem thêm về: CÁC CÁCH ĐIỀU PHỐI VÀ QUẢN LÝ TỒN KHO Ở NHIỀU CHI NHÁNH HIỆU QUẢ

Cải thiện hiệu suất bán hàng và quản lý đơn hàng

Nếu bạn triển khai bán hàng đa kênh thông qua các phương thức: các chuỗi cửa hàng, trang web, app thương hiệu, các sàn thương mại điện tử,… rất khó để nắm rõ được hết tất cả số lượng hàng tồn kho chính xác trên tất cả các kênh bán hàng trên cùng một nền tảng quản lý.

Việc nhà quản trị quản lý tốt hàng tồn kho sẽ làm giảm xung đột trong hệ thống các kênh bán hàng khi đơn hàng tăng lên. Hoạt động vận chuyển, nhận và thực hiện đơn hàng diễn ra suôn sẻ hơn, giảm thiểu sai sót, các phản hồi không tốt từ khách hàng và không làm ảnh hưởng đến doanh thu. 

Nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho và xác định được xu hướng bán hàng giúp việc quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả hơn. Quản lý hàng tồn kho giúp nhà bán hàng có thể xác định số lượng đơn đặt hàng, kiểm soát hàng tồn kho và giúp đưa ra các chiến lược tiêu thụ hàng hóa hiệu quả. 

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Tuân theo quy tắc Nhập trước – Xuất trước 

Đây được xem là một phương pháp khá quan trọng trong công việc quản lý hàng tồn kho. Có thể hiểu Nhập trước – Xuất trước một cách dễ hiểu là những mặt hàng khi tiến hành nhập kho vào trước thì cũng cần được xuất ra trước theo thứ tự và ngược lại cũng tiến hành như vậy.

Không đối với bất cứ ngành nghề nào hay chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ xảy ra tình trạng hư hỏng mới cần áp dụng phương pháp này. Ngay cả những mặt hàng khác bao gồm đồ công nghệ hay lĩnh vực thời trang cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các loại mặt hàng hóa này mặc dù không dễ bị hư hỏng nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt nếu lưu kho quá dài.

Quy trình khi sản phẩm vào kho trước sẽ được mang ra bán trước

Thực hiện kiểm kê hàng hóa thường xuyên

Việc kiểm kê lại hàng hóa thường xuyên là rất quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, thông thường việc kiểm kê được chia thành.

  • Kiểm kê vật lý: kiểm kê đếm tất cả hàng hóa tồn kho cùng một lúc, quá trình này thường diễn ra vào cuối năm để kiểm tra lại hàng hóa và đảm bảo về chất lượng của hàng hóa.

→ Phương pháp này mang lại ưu điểm vượt trội với tính xác thực và độ chính xác cao. Tuy nhiên lại có nhược điểm chỉ được thực hiện theo chu kỳ cách xa nhau không thường xuyên, và còn rất tốn thời gian và công sức.

  • Kiểm kê tại chỗ: chọn ra một sản phẩm cụ thể bất kỳ và tiến hành kiểm tra số lượng và so sánh với số lượng với thực tế hiện có. Phương pháp này thường được sử dụng để xác định hàng hoá này có bán được hay không.

→ Phương pháp quản lý hàng tồn kho này mang lại ưu điểm giúp xác định lượng hàng tồn kho liên tục, tại bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên, phương pháp này vẫn có nhược điểm gây tốn nhân sự, thời gian trong việc kiểm kê.

  • Kiểm kê theo chu kỳ: thời gian kiểm hàng thường được lên kế hoạch rõ ràng và cụ thể. Ví dụ như theo từng quý, nửa năm hay cuối kỳ tùy theo nhu cầu của các nhà bán hàng. 

→ Phương pháp này mang lại ưu điểm giúp thống nhất tất cả công việc kiểm kê tập trung vào một thời điểm. Trái lại là nhược điểm thời gian giãn cách giữa các lần kiểm soát hàng hóa lại khá lâu nên khó xác định tình hình và vấn đề sơ sót nếu có.

Mã hóa và đặc điểm nhận dạng hàng hóa cho từng sản phẩm

Bạn có thể ghi nhớ tên gọi của các sản phẩm khác nhau, câu trả lời là có. Tuy nhiên việc ghi nhớ hàng nghìn sản phẩm gần như là điều bất khả thi. Nhất là khi mỗi sản phẩm sẽ có vô vàng các phân loại nhỏ khác nhau khác. Cách thức đơn giản nhất chính là mã hóa các mặt hàng thành những ký hiệu riêng, có thể sử dụng mã vạch hoặc mã SKU riêng. Nhờ vậy,  việc chuẩn hóa và đồng bộ bộ mã sản phẩm sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót.  

Khi đồng nhất và mã hóa các sản phẩm không chỉ khiến việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn giúp việc kiểm kho trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Khi kiểm kho bạn không cần phải rà soát từng sản phẩm, đếm từng phân loại riêng của từng sản phẩm, thay vào đó chỉ cần dùng mã vạch để quét kiểm tra toàn diện tất cả sản phẩm một cách vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

Tạo mã vạch cho từng sản phẩm

Đặt thứ tự ưu tiên cho từng sản phẩm

Các loại hàng hóa khác nhau đều sẽ có thời hạn sử dụng sản phẩm khác nhau, chất lượng từng sản phẩm khác nhau, giá trị mỗi mặt hàng cũng sẽ khác nhau, mức độ tiêu thụ của từng sản phẩm sẽ khác nhau. Vì vậy, cần sắp xếp thứ tự ưu tiên để kiểm kho đối với các loại sản phẩm. Nên chia thành các phân loại sau đây để đánh giá mức độ phân loại giả dụ như:

  • Hàng hóa có giá trị cao, hạn sử dụng ngắn với tỷ lệ mua hàng thấp
  • Hàng hóa có giá trị vừa phải, hạn sử dụng vừa phải với tỷ lệ mua hàng vừa phải
  • Hàng hóa giá trị thấp, hạn sử dụng dài với tỷ lệ mua hàng cao

Tùy theo từng yếu tố và lĩnh vực riêng, xét theo đó bạn có thể lọc ra các yếu tố nào quan trọng nhất để ưu tiên mức độ và tần suất kiểm kho hơn. Mỗi sản phẩm sẽ có một đặc điểm khác nhau, tùy vào đặc điểm riêng biệt, các nhà bán hàng sẽ sắp xếp sao cho tối ưu nhất. 

Ứng dụng công nghệ vào quản lý hàng tồn kho

Trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay, tất cả các lĩnh vực cần ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích giảm chi phí nhân viên và thời gian kiểm hàng.  Máy móc và công nghệ sẽ giúp rất nhiều cho việc quản lý hàng tồn kho như sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện kiểm kho, sử dụng phần mềm để quản lý số lượng hàng hóa và tình trạng trong kho.

Phương pháp này sẽ giúp việc quản lý tồn kho rõ ràng chính xác mà không cần thiết phải đến tận kho để đếm số lượng và kiểm kho. Nhờ vậy có thể lên đơn đặt hàng thần tốc, giảm tình trạng hàng hóa tồn hoặc không cập nhật kịp thời khiến người mua hàng khó chịu. Thêm vào đó, có thể dễ dàng luân chuyển hàng hóa và thay đổi số lượng kho kịp thời.

Con người đang dùng thiết bị điện tử quét mã vạch kiểm kho

Tích hợp quản lý trên thiết bị di động

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho trên thiết bị di động giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào hệ thống và tiến hành quá trình kiểm kho giúp cải thiện tiến độ và hiệu quả một cách đáng kể. Ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cho thiết bị di động là một trong những cứu tinh hàng đầu. Chỉ cần một chiếc điện thoại có thể cung cấp toàn bộ dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực và chính xác nhất. 

Ngoài ra còn có thể giúp nhân viên kho quản lý sát sao và theo dõi hàng tồn kho theo phân quyền riêng, đồng thời quản lý tiện lợi hơn tại bất kỳ thời điểm nào, từ bất kỳ vị trí nào. Việc truy cập nhanh chóng tiện lợi ngay vào thông tin quan trọng này giúp cập nhật số lượng thường xuyên hơn. Nhờ đó thúc đẩy khách hàng mua sắm tốc độ hơn và tăng sự hài lòng của khách hàng cao hơn.

>>> Cùng tìm hiểu về:  TOP 7 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN ĐIỆN THOẠI TỐT NHẤT 2022

GoSELL – Giải pháp đa năng giúp quản lý kho hàng

GoSELL sẽ giúp bạn thực hiện tất cả các công việc quản lý kho hàng một cách mượt mà nhất. Với tính năng quản lý kho giúp bạn kiểm soát được số lượng sản phẩm trên các kênh bán hàng. Nhờ vậy đưa ra những kế hoạch phù hợp để tránh tình trạng hết hàng hoặc sử dụng các chương trình khuyến mãi kích cầu đối với sản phẩm tồn kho.

Bán hàng dễ dàng hơn trong việc kiểm kho với GoSELL

Kiểm soát chính xác lượng hàng hóa trong kho: Biết rõ hàng hóa còn hay hết chi tiết đến từng mẫu mã, màu sắc,…ngay trên màn hình bán hàng. Đồng thời nắm bắt chính xác vị trí hàng hóa trong kho đang ở đâu giúp tiết kiệm thời gian kiểm hàng, lấy hàng một cách hiệu quả. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật và điều chỉnh theo từng giao dịch phát sinh. Ngoài ra, tính năng còn giúp theo dõi những sản phẩm nào đang sắp hết hàng để nhanh chóng bổ sung thêm.

Kiểm kho dễ dàng: sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho trên cả máy tính và điện thoại giúp tối ưu tất cả các hoạt động kiểm kê hàng hóa nhờ thiết bị đọc mã vạch, rút ngắn đáng kể thời gian kiểm đếm thủ công, nhập liệu thông thường. Đồng thời, dễ dàng theo dõi trạng thái, tình hình kiểm kê của phiếu kiểm hàng cũng như hành trình của từng món hàng khi phát sinh thay đổi một cách chi tiết nhất. 

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn với những giải pháp bán hàng đa kênh của GoSELL. Mang lại trải nghiệm bán hàng và mua hàng trở nên dễ dàng và tối ưu nhất.