Bài học

Phân tích các bước hỗ trợ scenario planning – hoạch định theo kịch bản

22 Tháng Mười, 2023

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và nhanh chóng thay đổi như hiện nay, việc dự đoán những viễn cảnh có thể xảy ra trong tương lai và đưa ra chiến lược thông minh là cực kỳ quan trọng. Một số sự kiện có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến ngân sách và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để đối phó với những tình huống không thể lường trước được, scenario planning đã trở thành một công cụ hết sức cần thiết. Vậy scenario planning là gì?

Scenario là gì?

Scenario dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “kịch bản” hay “tình huống giả tưởng”. Trong quản lý doanh nghiệp, scenario thường chỉ ra các tình huống có thể xảy ra trong tương lai trong một ngữ cảnh cụ thể dựa trên số liệu hoặc biểu đồ phân tích. Các scenario được tạo ra nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp dựa trên giả định và phân tích tình huống đa chiều.

Scenario Planning là gì?

Scenario planning là một phương pháp hoạch kinh doanh để đối phó với những viễn cảnh không chắc chắn trong tương lai. Nó hỗ trợ doanh nghiệp đối mặt và đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời trong trường hợp có sự biến đổi và tình huống không mong muốn xảy ra.

Hình dung một cách dễ hiểu, giả sử bạn đang đi trên một con đường để dẫn đến một điểm đến. Tuy nhiên, con đường này không phải là con đường duy nhất và rẽ ra nhiều hướng khác nhau. Lúc này, nhiệm vụ của scenario planning là nghiên cứu và phân tích tiềm năng cũng như rủi ro của mỗi con đường để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất.

Nên nhớ rằng, mỗi kịch bản khác nhau sẽ cho ra dự đoán và kết quả khác nhau. Ví dụ, cùng một doanh nghiệp và khoảng thời gian xác định, một kịch bản cho ra tỷ lệ tăng trưởng cao trong khi kịch bản còn lại có thể chịu ảnh hưởng của suy thoái và biến động chính trị. Do đó, dựa trên các kịch bản và đánh giá, bạn có thể xây dựng hoặc điều chỉnh kế hoạch hiện đại để đảm bảo ứng phó tốt nhất bất kể sự thay đổi theo chiều hướng tích cực hay tiêu cực trong tương lai.

Tầm quan trọng của scenario planning trong quản lý kinh doanh

Việc hoạch định kế hoạch theo kịch bản ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ để phát triển tầm nhìn, quản lý chiến lược và ra quyết định. Dưới đây là một số vai trò cơ bản của scenario planning:

Dự báo và đánh giá về tương lai

Một trong những lợi ích lớn nhất của hoạch định theo kịch bản là mở rộng khả năng tư duy và dự đoán về tương lai. Nó khuyến khích doanh nghiệp xem xét và đánh giá nhiều kịch bản khác nhau để có cái nhìn rõ ràng về môi trường kinh doanh trong thời gian tới và sẵn sàng cho mọi thay đổi.

Phản ứng linh loạt với mọi tình huống

Môi trường kinh doanh luôn thay đổi và biến động không ngừng. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo được tính linh hoạt và thích ứng trong mọi trường hợp để tạo ra sự thành công và hạn chế tối đa những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tăng khả năng ra quyết định

Scenario planning cung cấp một loạt các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh và các yếu tố ảnh hưởng xung quanh. Điều này góp phần giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định thông tin, sáng suốt dựa trên cơ sở rõ ràng chứ không hành động theo cảm tính hay trực giác.

Nắm bắt cơ hội và đối phó rủi ro

Nhờ có hoạch định theo kịch bản, doanh nghiệp có thể tận dụng triệt để những cơ hội tiềm năng trong tương lai nhằm mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm / dịch vụ mới. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể xác định cách thức tiếp cận phù hợp với các thử thách, rủi ro mang tính bắt buộc cũng như hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

Tham khảo thêm: Ứng dụng mô hình PESTEL để phân tích môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Hướng dẫn hoạch định kế hoạch theo kịch bản

Quy trình scenario planning thường diễn ra theo 6 bước mà GoSELL cung cấp sau đây:

Xác định mục tiêu và phạm vi kế hoạch

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được khi thực hiện scenario planning. Bên cạnh đó, bạn cũng cần định rõ phạm vi kế hoạch, bao gồm lĩnh vực hoạt động, thời hạn thực hiện và ngân sách có sẵn.

Xem thêm: Quản trị chiến lược: Mục tiêu, ý nghĩa và quy trình thực hiện

Thu thập thông tin, phân tích tình huống

Ở bước này, bạn cần thu thập thông tin, nghiên cứu và phân tích các yếu tố liên quan đến môi trường kinh doanh. Các nguồn thông tin có thể đến từ các phân tích báo cáo, báo cáo nghiên cứu, tài liệu từ các tổ chức hay khảo sát từ chuyên gia, khách hàng.

Xác định các biến số chính

Dựa trên nghiên cứu và phân tích, bạn cần thiết lập các biến số của từng kịch bản. Đây được xem là yếu tố tác động đáng kể đến kế hoạch và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Xây dựng kịch bản

Giờ đây, bạn đã có thể tạo một tập hợp các kịch bản với các biến số chính vừa đề cập như trên. Mỗi một kịch bản sẽ miêu tả một tình huống, xu hướng hay xu hướng có thể xảy ra trong tương lai.

Đánh giá tác động của từng kịch bản

Việc đánh giá tác động của từng kịch bản là rất quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển các kế hoạch, chiến lược. Đo lường các kết quả tiềm năng, rủi ro và cơ hội từ mỗi kịch bản để hiểu rõ hơn về những tác động và hậu quả có thể xảy ra.

Phát triển chiến, đo lường kết quả

Trong số tất cả các kịch bản, hãy chọn ra kịch bản phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, thường xuyên theo dõi kết quả để đảm bảo kế hoạch đang phát triển một cách thuận lợi và đảm bảo đưa ra các biện pháp giải pháp kịp thời với tình hình thay đổi có trong kịch bản.

Vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong về scenario planning và cũng như tầm quan trọng của nó trong quản lý kinh doanh. Có thể thấy, các doanh nghiệp hiện nay cần tiến hành scenario planning để bắt kịp xu hướng, tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới và hạn chế những biến cố, rủi ro tiềm ẩn. Tuy nhiên, bất kỳ một phương pháp phân tích nào cũng cần có dữ liệu, số liệu rõ ràng và chính xác. Bên cạnh các tài liệu có sẵn trên Internet, bạn có thể tham khảo sử dụng các tính năng sau đây đến từ GoSELL.

Ứng dụng của phần mềm GoSELL hỗ trợ scenario planning

GoSELL là một trong những nền tảng bán hàng TMĐT hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ quản lý từ online đến offline chỉ trên một hệ thống quản trị duy nhất. OAO GoSELL cung cấp đến bạn các sản phẩm hỗ trợ kinh doanh và tiếp thị trên các kênh khác nhau một cách hiệu quả, bao gồm:

• GoWEB: Thiết kế website TMĐT chuẩn SEO, giao diện thân thiện, trực quan.
• GoAPP: Thiết kế app bán hàng thương hiệu riêng trên iOS và Android.
• GoPOS: Phần mềm quản lý bán hàng tại quầy, xử lý đơn hàng nhanh chóng.
• GoSOCIAL: Đẩy mạnh bán hàng trên kênh chat, kết nối 5 Fanpage và 1 Zalo OA.
• GoLEAD: Thiết kế landing page bán hàng, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• GoCALL: Xây dựng hệ thống telesales chuyên nghiệp với tổng đài ảo.

Hỗ trợ thu thập thông tin để xây dựng kịch bản kinh doanh

Nhằm giúp các doanh nghiệp scenario planning, GoSELL cung cấp cho bạn các tính năng sau đây:

• Quản lý thông tin khách hàng (CRM): Mọi thông tin khách hàng trên đa kênh sẽ được lưu trữ và quản lý trên một nền tảng duy nhất. Cho phép thống kê chi tiết hành vi của khách hàng tại cửa hàng trực tuyến (số lượng khách hàng, hành vi mua sắm, doanh thu sản phẩm,…). Đồng thời, phân nhóm khách hàng để thực hiện các mục tiêu tiếp thị, chăm sóc khách hàng.
• Phân tích báo cáo: Tính năng cho phép bạn đo lường và theo dõi tình hình kinh doanh đa kênh, đa chi nhánh, đa nền tảng trong từng khoảng thời gian xác định. Qua đó, dễ dàng dự đoán được nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng và đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác nhất.

Bên cạnh đó, bạn có thể thực khảo sát khách hàng để lấy dữ liệu thực thông qua các tính năng:

• Email marketing: Tạo khảo sát trực tuyến và gửi email được cá nhân hóa đến nhóm khách hàng mục tiêu được lựa chọn.
• GoCALL: Gọi điện thoại khảo sát khách hàng, toàn bộ thông tin sẽ được lưu trữ và ghi âm trên hệ thống CRM để dễ dàng kiểm tra và theo dõi.
• Đánh giá sản phẩm: Theo dõi hệ thống feedback của khách hàng, qua nhận biết các ưu điểm cần phát huy và nhược điểm cần cải thiện của sản phẩm, dịch vụ.

Bên cạnh các tính năng trên, GoSELL còn tích hợp rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng và marketing mà bạn có thể tham khảo tại đây: https://gosell.vn/tinh-nang.

Kết luận

Việc sử dụng scenario planning là cần thiết với mỗi doanh nghiệp để tạo ra nhiều kịch bản khác nhau về môi trường kinh doanh trong tương lai. Bằng cách áp dụng các bước mà GoSELL vừa kể trên cũng như ứng dụng linh hoạt công nghệ để thu thập dữ liệu xây dựng kịch bản, tin chắc rằng doanh nghiệp của bạn có thể định hình và phát triển một cách tốt hơn đấy.