Tại sao quản lý đơn hàng quan trọng cho doanh nghiệp

24 March, 2021

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Tại sao quản lý đơn hàng quan trọng cho doanh nghiệp

Thiết lập hệ thống quản lý đơn hàng (OMS: Order Management System) phù hợp cho cửa hàng thương mại điện tử của bạn, cho dù bạn phục vụ B2B, B2C hay cả hai. Chúng có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn giảm thiểu lỗi và sai sót trong việc thực hiện đơn hàng cũng như đối chiếu thanh toán.

tại sao quản lý đơn hàng lại quan trọng cho doanh nghiệp

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng có thể quản lý hàng tồn kho của bạn trên các kênh bán hàng khác nhau và kiểm tra tình trạng còn hàng trong thời gian thực cho phép bạn cân đối hàng tồn kho, dự báo doanh số và dễ dàng nhận đơn đặt hàng.

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì? 

Hệ thống quản lý đơn hàng (Order Management System: OMS) là một phần mềm ứng dụng máy tính cho phép các doanh nghiệp quản lý đơn đặt hàng và hàng tồn kho của họ. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng giúp đảm bảo quản lý hàng tồn kho chính xác hơn, tự động nhập và cập nhật lượng hàng mới vào hệ thống, theo dõi doanh số bán hàng thông qua các nền tảng bán hàng khác nhau, chẳng hạn như website, app ứng dụng, sàn thương mại điện tử như Lazada, Shopee, Tiki … Đồng thời cảnh báo cho bạn, khi lượng hàng tồn của cửa hàng giảm xuống thấp để lên đơn đặt hàng lại.

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Phần mềm quản lý đơn hàng cũng có thể dùng chung, từ nhân viên bán hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng đến nhóm kế toán, nhân viên kho và chủ doanh nghiệp. Các loại hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt nhất cũng có ứng dụng quản lý đơn đặt hàng trên app quản lý bán hàng, cho phép bạn quản lý kho hàng của mình khi đang di chuyển, không có mặt ở cửa hàng và kiểm tra ngay doanh nghiệp của bạn trong thời gian thực.

Quản lý vấn đề đơn hàng hiệu quả giúp cải thiện quy trình kinh doanh và tăng khả năng khách hàng mua lặp lại.

Các loại đơn hàng

Có hai loại đơn đặt hàng trong ngành thương mại điện tử – đặt hàng trước (preorder) và đặt hàng lại (backorder).

Đặt hàng trước (Preorder)

Đơn đặt hàng trước là loại đơn đặt hàng được đặt khi một sản phẩm sắp được tung ra thị trường hoặc và công ty bắt đầu nhận đơn đặt hàng trước khi ra mắt. Bạn thấy đặt hàng trước thường được các hãng, cửa hàng điện thoại áp dụng cho các điện thoại di động của Xiaomi hoặc Samsung Galaxy khi sắp tung các sản phẩm mới. Đặt hàng trước thường được thực hiện để tạo tiếng vang đối với khách hàng, để mặt hàng có một khởi đầu tốt sau khi được tung ra thị trường.

Đặt hàng trước (Preorder)

Đặt hàng lại (Backorder)

Backorder là đơn đặt hàng được chấp nhận bởi nhà bán lẻ đối với những sản phẩm đã hết hàng. Sau đó, nhà bán lẻ yêu cầu nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất gửi thêm hàng để đáp ứng nhu cầu và đáp ứng các đơn hàng tồn đọng. 

Nhận lại đơn đặt hàng giúp nhà bán lẻ tiếp tục cạnh tranh và cũng phục vụ cho những khách hàng độc quyền của họ, những người trung thành và không muốn mua sản phẩm từ bất kỳ nơi nào khác.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng

Có một số lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), đáng chú ý nhất là dịch vụ khách hàng được cải thiện thông qua việc tăng độ chính xác.

1. Tự động hóa hiệu quả

Hệ thống quản lý đơn hàng dựa vào tự động hóa, từ vận hành cửa hàng đến giao hàng. Sử dụng phần mềm để xử lý đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian công sức, giảm chi phí lao động của bạn. Điều này giúp nhân viên của bạn tập trung vào việc làm hài lòng khách hàng hơn và phát triển doanh nghiệp của bạn. Các chương trình phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất cũng được tăng cường bảo mật dữ liệu, điều ngày càng quan trọng trong thế giới trực tuyến ngày nay.

2. Truy cập 24 giờ

Các nền tảng quản lý hoạt động qua kết nối Internet hoặc bằng các ứng dụng bán hàng trên điện thoại di động. Bạn có thể theo dõi doanh nghiệp của mình mọi lúc, mọi nơi từ điện thoại, máy tính xách tay hoặc PC. Ngoài ra, khách hàng có cơ hội mua bất cứ thứ gì bạn bán, bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu. Bạn sẽ được quyền kiểm soát dữ liệu tốt hơn và xử lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn, trong khi khách hàng của bạn có thể nhanh chóng nhận được những gì họ cần.

3. Tăng trưởng kinh doanh được cải thiện

Sử dụng hệ thống quản lý giúp bạn tiêu chuẩn hóa quy trình đặt hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng, giúp bạn điều chỉnh cửa hàng kinh doanh của mình để xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng tốt hơn. Bạn sẽ có thể dự báo doanh số bán hàng chính xác hơn.

4. Quản lý hàng tồn kho chính xác

Hệ thống quản lý đơn hàng giúp bạn quản lý hàng tồn kho tự động làm giảm những lỗi chủ quan của người dùng khi quản lý thủ công bằng sổ tay hay bảng tính Excel. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định khi nào cần đặt hàng và mặt hàng gì cần đặt thêm. Mọi thông tin về biến động hàng tồn, tăng giảm, nhập hàng thêm đều được thể hiện ngay lập tức trên hệ thống quản trị giúp bạn quản lý tồn kho cực kỳ chính xác.

Quản lý đơn hàng tốt giúp theo dõi được tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng. Dự trữ hàng quá nhiều sẽ khiến bạn thiếu nguồn tiền mặt, còn thiếu hàng khiến không có hàng để giao cho khách, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Bằng cách dùng hệ thống quản lý, bạn cũng sẽ giảm được việc đặt hàng quá nhiều hoặc thiếu hàng quá mức từ đó có các kế hoạch nhập hàng cho hàng sắp hết hoặc khuyến mãi đối với hàng tồn quá nhiều.

5. Ít sai sót hơn khi hoàn thành đơn đặt hàng

Khi bạn chỉ cần chăm sóc một vài đơn hàng một ngày, mọi thứ dường như bình thường. Tuy nhiên, nếu công việc kinh doanh của bạn hoạt động tốt, bạn sẽ phải đối mặt với một lượng lớn đơn đặt hàng đến mỗi ngày. Sai sót sẽ trở thành điều không thể tránh khỏi. Giao sai đơn đặt hàng, sai địa chỉ và chậm trễ vận chuyển sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng kinh doanh của bạn. Quản lý đơn hàng giúp hợp lý hóa quy trình và loại bỏ khả năng xảy ra sai sót của con người.

 6. Dữ liệu tập trung

Trang quản trị của hệ thống quản lý đơn hàng giúp bạn kết hợp thông tin hàng tồn kho, kế toán và thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng. Việc kết hợp tất cả các hệ thống này giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh hơn, dễ dàng hơn và cho phép theo dõi hoạt động kinh doanh và bán hàng của bạn.

Dữ liệu tập trung

Một số nền tảng quản lý bán hàng như GoSELL có tính năng đồng bộ dữ liệu đa kênh như: cửa hàng, website, app ứng dụng bán hàng, sàn thương mại điện tử: Lazada, Shopee, GoMua giúp bạn nắm được tình hình bán hàng ở nhiều kênh, so sánh được doanh số ở các kênh. Bạn có thể tìm thấy mọi thông tin quản lý trên một nơi trung tâm, một nền tảng là trang quản trị của GoSELL, giúp việc quản lý nhanh chóng và hiệu quả.

7. Thông tin thời gian thực

Các hệ thống quản lý đơn hàng đều quản lý và cập nhật thông tin theo thời gian thực. Bạn có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh nhanh chóng – trước khi chúng ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng hoặc làm gián đoạn chu kỳ bán hàng. Khi chủ động trước mọi vấn đề về bán hàng, dịch vụ khách hàng hoặc sự chậm trễ của sản phẩm sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình.

8. Tiết kiệm thời gian

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn là một doanh nhân và một người có tầm nhìn xa. Nếu không có kế hoạch phù hợp để xử lý việc quản lý đơn hàng của bạn, hầu hết các nguồn lực của bạn sẽ dành hàng giờ cho các nhiệm vụ hoàn thành và xử lý đơn hàng. Chắc chắn đây không phải là những gì bạn muốn khi mới bắt đầu kinh doanh.

Để tránh tiêu tốn các nguồn lực vào các nhiệm vụ tốn thời gian này, bạn có thể đầu tư vào hệ thống quản lý đơn hàng. Đây là giải pháp giá rẻ và hợp lý khi bạn quyết định kinh doanh về lâu dài.

Cách chọn hệ thống quản lý đơn hàng OMS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất phải hoạt động nhanh chóng, dễ sử dụng. Nó cũng có thể chia sẻ, cho phép phân quyền để mọi người trong công ty của bạn truy cập vào thông tin họ cần để xử lý đơn hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Hệ thống quản lý đơn hàng tốt cũng phải có nhiều tính năng chăm sóc khách hàng như tạo chương trình thưởng cho khách hàng VIP, tạo email marketing hay công cụ chat trực tuyến.

Sẽ tuyệt vời hơn nếu hệ thống của bạn cập nhật thông tin đơn hàng nhanh chóng và giúp hoàn thành chính xác các đơn đặt hàng thông qua việc kết hợp máy quét mã vạch cầm tay, tự động cập nhật hàng tồn kho và in hóa đơn đặt hàng.

Hệ thống OMS phù hợp cũng có thể tích hợp, đồng bộ với nhiều cửa hàng trực tuyến khác nhau, cho phép khách hàng xem kho hàng của bạn theo thời gian thực và đặt hàng an toàn thông qua nhiều hình thức thanh toán an toàn. Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả nhất khi kết nối và giúp bạn quản lý bán hàng ở nhiều chi nhánh.

GoSELL giúp bạn quản lý đơn hàng chuyên nghiệp và chính xác

Bạn đang tìm nền tảng giúp bạn quản lý đơn hàng, hỗ trợ kinh doanh hiệu quả hãy sử dụng GoSELL.

GoSELL là giải pháp đa năng giúp bạn tạo website – GoWEB, app ứng dụng bán hàng – GoAPP hoặc quản lý cửa hàng truyền thống – GoPOS tất cả trên một nền tảng. Với tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL bạn có thể nhanh chóng cập nhật thông tin đơn hàng, tồn kho theo thời gian thực. Bạn cũng có thể quản lý đơn hàng, quản lý thông tin khách hàng bằng cách quét mã vạch bằng điện thoại hoặc kết hợp với máy quét thẻ cầm tay, máy đọc thẻ, máy in hóa đơn. Hơn nữa chủ cửa hàng có thể tạo các mã giảm giá, miễn phí vận chuyển để áp dụng cho một số đối tượng khách hàng cụ thể hoặc tạo các chương trình khách hàng thân thiết để tưởng thưởng cho khách hàng trung thành.

GoSELL giúp bạn quản lý đơn hàng chuyên nghiệp và chính xác

Toàn bộ thông tin đơn hàng, tồn kho, doanh số…từ đa kênh như cửa hàng, website, app ứng dụng, sàn thương mại điện tử: Lazada, Shopee, GoMUA sẽ được đồng bộ về một hệ thống duy nhất là trang quản trị GoSELL, giúp việc quản lý dễ dàng và thống nhất. Mọi thông tin về biến động hàng tồn, tăng giảm, đều được thể hiện ngay lập tức trên hệ thống quản trị giúp bạn quản lý tồn kho cực kỳ chính xác.

Hệ thống quản lý đơn hàng của GoSELL giúp bạn theo dõi được các thông tin như đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào, trạng thái đơn hàng, phương thức thanh toán và ngày tạo đơn hàng. Chủ cửa hàng cũng có thể theo dõi thông tin cá nhân khách hàng như họ tên, email, số điện thoại, lịch sử mua hàng, thông tin cá nhân… Những thông tin trên cùng các báo cáo kinh doanh, doanh số, lợi nhuận…giúp bạn nắm được tổng quát tình kinh doanh của cửa hàng.

Với GoSELL, bạn còn có thể xuất file báo giá, nhập xuất dữ liệu đơn hàng qua file Excel, hoặc áp thuế VAT cho từng sản phẩm, tạo sự minh bạch trong giá cả và thuế đối với người mua.

Các đơn hàng của bạn được kết nối với nhà vận chuyển hàng đầu như Ahamove, VNPost, GHTK, GHN. Trong quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng nhằm tránh sai sót hoặc bỏ lỡ đơn hàng.

GoSELL có hơn 30 tính năng hữu ích khác giúp bạn quản lý bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng, trong giới hạn của bài viết này không thể kể hết.

Đăng ký tư vấn miễn phí để tìm hiểu về các tính năng của GoSELL tại đây.

Xem thêm: