Kiến thức

Tầm quan trọng của PMS trong hoạt động quản lý khách sạn

8 Tháng Mười, 2023

Nắm bắt được sự phát triển của công nghệ số và những tiện ích mà nó mang đến cho con người. PMS ra đời như một giải pháp giúp các khách sạn tối ưu vận hành, quản lý và dễ dàng sử dụng. Và nó còn được xem là giải pháp quản lý giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn mang lại tính chính xác cao.

Hệ thống PMS là gì?

PMS là viết tắt của cụm từ Property Management System, được hiểu là hệ thống quản lý tài sản. PMS được biết đến là một hệ thống phần mềm chuyên dùng để quản lý và xử lý thông tin và điều hành trong lĩnh vực khách sạn, quản lý căn hộ dịch vụ, bất động sản, khu nghỉ dưỡng hoặc những lĩnh vực đòi hỏi quản lý thu – chi, nhân viên hoặc khách hàng theo ngày.

Tại sao quản lý khách sạn lại cần đến PMS?

Đối với lĩnh vực lưu trú, thì nhu cầu phát triển và mở rộng quy mô cũng như dịch vụ là cần thiết, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra giải pháp để quản lý hiệu quả. Một giải pháp tốt doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh và trải nghiệm khách hàng. Ứng dụng hệ thống quản lý PMS sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến từ những bước đầu tiên.

Tích hợp nhiều tính năng cần thiết

Phần mềm PMS tích hợp nhiều tính năng cho nhiều phòng ban giúp doanh nghiệp có thể tối ưu tất cả các hoạt động quan trọng trong kinh doanh như: quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý đặt phòng, ghi lại đơn đặt phòng, lịch sử đặt của khách hàng, hoạt động thu chi,… Tất cả các dữ liệu đã kể trên đều được đồng bộ quản lý về một máy chủ duy nhất. Giúp doanh nghiệp đưa ra cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.

Dễ dàng quản lý từ xa

Các phòng ban và bộ phận đều sẽ có những hoạt động công việc khác nhau. Do đó, để có thể quản lý được tất cả các hoạt động trong khách sạn là điều khó khăn. Do đó, PMS ra đời như một giải pháp để giải đáp được bài toán khó đó. Nhờ ứng dụng công nghệ điện toán và mô hình kinh doanh khách sạn, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh ở bất cứ đâu chỉ cần có mạng internet.

Tính chính xác cao

Với kinh doanh khách sạn thì lượng khách hàng ngày sẽ khá nhiều, do đó để quản lý theo cách thủ công với sổ sách hoặc file excel sẽ rất dễ xảy ra sai sót. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận. Nhưng khi ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi cũng như tính toán chỉ số thu chi trong kinh doanh, theo dõi thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ. Qua đó giảm thiểu vấn đề thâm hụt doanh thu và minh bạch các hoạt động thu chi.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Việc tối ưu hóa các thông tin một cách nhanh chóng giúp cho các bộ phận phối hợp xử lý công việc trơn tru và hiệu quả. Nó giúp quản lý các hoạt động lưu trú từ xa, giảm thiểu thời gian, chi phí vận hành. Cũng như thay thế các hoạt động sổ sách và trên file excel gây tốn công sức, thời gian và cả nhân lực. Chính vì vậy, khi ứng dụng PMS sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và cả chi phí cho việc vận hành. Người quản lý cũng dễ dàng theo dõi các bộ phận với những thao tác đơn giản. Cũng như doanh thu theo từng nền tảng.

Đồng bộ dữ liệu

Khi ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn, thì mọi thông tin cũng sẽ được đồng bộ và lưu trữ trên phần mềm. Mọi thông tin lưu trữ trên đây sẽ được bảo mật và lưu trữ, cập nhật theo thời gian thực, cho tất cả các bộ phận liên quan có thể nắm bắt. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể hiểu được khách hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu và đến những trải nghiệm tối ưu cho khách hàng. PMS còn mang đến tính năng đồng bộ đặt phòng đa kênh, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đặt phòng hiệu quả.

Ngoài ra các doanh nghiệp còn mở rộng cạnh tranh trên các nền tảng booking như: Agoda, Luxstay, Airbnb, Booking,…) hay các kênh mạng xã hội (Zalo, Facebook, Instagram,…). Do đó, PMS đóng vai trò cần thiết, nó giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý thông tin đặt phòng của khách hàng trên đa kênh. Khi đồng bộ quản lý đa kênh còn giúp doanh nghiệp giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách kịp thời và nhanh chóng, gia tăng sự hài lòng.

Giao diện thân thiện người dùng

Phần mềm PMS sẽ có giao diện bắt mắt, cùng với các tính năng ưu việt, giúp dễ dàng thao tác trên các thiết bị thông minh và chỉ cần có internet. Các chức năng cần được sắp xếp một cách khoa học giúp cho người dùng dễ thao tác.

Xem thêm: Chi tiết các bước để lập kế hoạch kinh doanh khách sạn hiệu quả

Cần lưu ý gì khi lựa chọn phần mềm PMS cho khách sạn?

Khi lựa chọn phần mềm PMS, doanh nghiệp cần có những tiêu chí phù hợp với nhu cầu, tệp khách hàng của khách sạn, điều đó sẽ trở nên khá khó khăn. Do đó, để đảm bảo lựa chọn phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc đến những yếu tố sau để lựa chọn được phần mềm phù hợp cho khách sạn.

Chi phí

Còn tùy thuộc vào nhu cầu về các tính năng mà doanh nghiệp cần, phần mềm quản lý khách sạn sẽ có nhiều phân khúc giá khác nhau. Do đó, khi các nhà quản lý lựa chọn cần dựa vào quy mô kinh doanh và nhu cầu về tính năng để lựa chọn phần mềm phù hợp, nhưng đồng thời vẫn phải đảm bảo được hiệu quả trong quá trình sử dụng.

Tuy nhiên, cũng không nên ham rẻ mà lựa chọn những phần mềm không đủ tính năng và kém linh hoạt. Vì khi lựa chọn những phần mềm không đầy đủ chức năng thì sau này doanh nghiệp sẽ phải tốn kém thêm nhiều chi phí để nâng cấp. Nhưng cũng cần lưu ý đến ngân sách hiện có của doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm phù hợp, không bị vượt quá ngân sách.

Giao diện thân thiện

Giao diện chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp níu chân khách hàng trên các nền tảng online. Sự tương thích về giao diện chính là phần mềm cần phải tương thích với các thiết bị thông minh mà khách hàng sử dụng, nó cần phải tương thích với trình duyệt và phải được thiết kế trên cùng nền tảng hoặc là ứng dụng độc lập.

Đa ngôn ngữ

Xu hướng tiêu dùng ngày nay chính là đặt hàng trên các website trực tuyến và đối với kinh doanh lưu trú thì doanh nghiệp không chỉ tiếp cận khách hàng trong nước mà cả quốc tế. Do đó, đối với một website cần thiết phải có từ 2 ngôn ngữ trở lên. Nó giúp khách hàng gia tăng trải nghiệm khi đặt phòng cũng như mang đến tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng

Không phải người dùng nào cũng sẽ am hiểu và thành thạo về công nghệ. Chính vì vậy, các phần mềm PMS cần tích hợp những tính năng cần thiết. Và trong quá trình lựa chọn phần mềm, đặc biệt cần lưu ý ưu tiên lựa chọn phần mềm quản lý dễ dàng cài đặt và thao tác sử dụng. Giúp đảm bảo năng suất xử lý công việc và làm việc hiệu quả hơn.

Đa tính năng

Khi tìm đến phần mềm hỗ trợ, có nghĩa là khách sạn mong muốn việc vận hành và quản lý trở nên đồng bộ và tối ưu. Do đó, việc lựa chọn những phần mềm đầy đủ tính năng như: lễ tân, nhà hàng, kế toán thu chi, đa nền tảng,… sẽ giúp việc vận hành quản lý giúp trở nên dễ dàng và tối ưu hiệu quả.

Lưu ý lựa chọn nhà cung cấp

Yếu tố cần đặc biệt lưu ý chính là lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Việc tìm hiểu nhà cung cấp trước khi quyết định để tránh trường hợp “tiền mất tật mang”. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị có uy tín, lâu năm và đã có tên tuổi trên thị trường và được nhiều khách hàng lựa chọn. Và tích hợp đầy đủ những tính năng để quản lý khách sạn như đã kể trên.

Có thể nói, GoSELL là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp quản lý uy tín trên thị trường hiện nay, với mức chi phí phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, với tích hợp các tính năng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề như đã nói trên.

Xem thêm: Early bird là gì? Tại sao kinh doanh nhà hàng, khách sạn phải áp dụng early bird?

Triển khai PMS quản lý khách sạn hiệu quả với GoSELL

Như đã nói, trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý, nhưng GoSELL là đơn vị cung cấp phần mềm với đáp ứng đầy đủ tính năng cần thiết cho doanh nghiệp kinh doanh mô hình lưu trú, chi phí phù hợp với mô hình mà doanh nghiệp đang kinh doanh, tích hợp những tính năng ưu việt sau đây:

Giao diện đơn giản và dễ dàng sử dụng

Hệ thống được thiết kế tương thích với nhiều thiết bị từ điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, máy tính để bàn. Giúp người quản lý dễ dàng vận hành và người dùng gia tăng trải nghiệm lướt web ở bất kỳ thiết bị nào.

Quản lý đặt phòng

Tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý khách sạn chắc chắn là quản lý đặt phòng. Hệ thống GoSELL cho phép người quản lý theo dõi chi tiết về thông tin khách hàng đã đặt phòng từ tất cả các kênh mà doanh nghiệp cho phép khách hàng đặt chỗ.

Hoạt động tại quầy lễ tân

Với hệ thống GoPOS, nhân viên có thể dễ dàng quản lý khách hàng đặt phòng. Đặc biệt là kiểm tra về tình trạng đặt phòng, số lượng phòng cụ thể trong khách sạn, giúp dễ dàng quản lý và thông báo đến khách hàng tình trạng phòng còn.

Tùy chọn hình thức thanh toán

Tiếp theo, hầu hết khách hàng ngày nay đều thích việc mua sắm và thanh toán thuận tiện. Do đó, GoSELL cung cấp đến doanh nghiệp nhiều hình thức thanh toán như: thẻ ATM, thẻ tín dụng / ghi nợ (Visa, MasterCard, JCB), MoMo, chuyển khoản. Giúp quy trình xử lý thanh toán nhanh gọn, chính xác.

Quản lý đa kênh

Để gia tăng sức cạnh tranh, hầu như các khách sạn ngày nay đều phân phối đặt phòng trên đa kênh. Đặt phòng qua website của khách sạn, qua app, đặt phòng qua hotline.

Với hệ thống GoSELL, giúp bạn dễ dàng quản lý tất cả các kênh đặt phòng về một nền tảng duy nhất: từ kênh website, app, mạng xã hội (Facebook, Zalo), giúp bạn giải đáp những thắc mắc về việc đặt phòng của khách hàng nhanh chóng hơn.

Thêm vào đó, với hệ thống tổng đài ảo GoCALL, giúp nhân viên nhận và tư vấn, giải đáp thắc mắc thông tin chi tiết về vấn đề đặt phòng cho khách hàng một cách trực tiếp.

Phân tích, báo cáo doanh thu

Cuối cùng chính là tính năng tự động phân tích và báo cáo doanh thu của khách sạn. Với tính năng này chủ doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình kinh doanh và thu chi một cách chi tiết.

Hỗ trợ các chiến dịch marketing

• Với các tính năng như: tạo mã giảm giá, flash sale,… giúp đội ngũ marketing của khách sạn dễ dàng triển khai các chương trình như giảm giá cho khách hàng lần đầu đặt phòng, deal chớp nhoáng,..
• Hoặc với tính năng khách hàng thân thiết: có thể tạo chương trình tích điểm cho khách hàng thân thiết hoặc khuyến mãi cho từng tệp khách hàng.
• Gửi chương trình khuyến mãi đến đúng khách hàng: với tính năng email marketing cho phép khách sạn truyền tải những thông tin mong muốn đến đúng với khách hàng mục tiêu.
• Lôi kéo lượng khách hàng mục tiêu đến với cửa hàng trực tuyến: tính năng viết blog cho phép truyền tải những kiến thức hữu ích về khách sạn và dịch vụ phòng, giúp gia tăng lượng khách truy cập và hiệu quả hơn với tích hợp tính năng SEO.

Kết luận

Với những chia sẻ trên của GoSELL mong rằng đã giúp chủ kinh doanh mô hình lưu trú khách sạn có cái nhìn chi tiết và trực quan nhất về PMS, cũng như những tính năng và hiệu quả khi ứng dụng phần mềm quản lý mang đến cho chủ khách sạn.