Bài học

Khi nào cần gửi thông cáo báo chí? Cách viết thông cáo báo chí ấn tượng

27 Tháng Chín, 2023

Khi một doanh nghiệp muốn đưa tin về một sự kiện sắp diễn ra, hay chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mới thì họ thường sẽ viết và gửi thông cáo báo chí. Nhằm tận dụng sức mạnh truyền thông để thu hút sự chú ý của công chúng. Vậy khi nào doanh nghiệp nên viết và gửi thông cáo báo chí? Và viết như thế nào để thể hiện sự chuyên nghiệp? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Tổng quan về thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí (trong tiếng Anh là Press Releases) hay còn được viết tắt là TCBC. Đây là tài liệu quan trọng được doanh nghiệp gửi đi khi sắp tổ chức sự kiện hoặc hoạt động nào đó. Với mục đích chính là thông báo với giới truyền thông về sự kiện, hoạt động này.

Bên cạnh đó, TCBC cũng được xem là một trong các công cụ PR vô cùng hữu hiệu dành cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng giúp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và cả khách hàng, hỗ trợ đưa tin đến với công chúng một cách nhanh chóng. Nhìn chung, khi doanh nghiệp muốn thông báo về sự kiện hoặc sản phẩm mới thì không thể bỏ qua việc sử dụng TCBC.

Khi nào cần gửi thông cáo báo chí?

Mặc dù thông cáo báo chí mang lại cho doanh nghiệp những hiệu quả đáng kể, nhưng đây là tài liệu không thể gửi đi một cách tùy tiện mà chỉ nên gửi trong những trường hợp sau:

• Tổ chức workshop sự kiện ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới.
• Công bố các thành tựu, sáng kiến mới do doanh nghiệp nghiên cứu và phát triển.
• Các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp có tầm ảnh hướng lớn.
• Công bố giải thưởng danh giá mà doanh nghiệp đạt được.

Xem thêm: Workshop là gì? Quy trình tổ chức workshop thành công cho doanh nghiệp

Các thông tin cần có trong thông cáo báo chí

Nội dung và cấu trúc cơ bản của một bản thông cáo báo chí cần phải đáp ứng đầy đủ các thông tin theo công thức 5W1H. Cụ thể như sau:

• Who (Ai?): đây là phần xác định rõ chủ thể của TCBC, ai là chủ thể được nhắc đến trong TCBC này?
• What (Cái gì?): sự kiện được thông báo là tin tức gì? Chúng có gì đặc biệt để thu hút công chúng hay không?
• Where (Ở đâu?): nơi tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
• Why (Vì sao?): nêu ra lý do vì sao sự kiện này cần được đưa tin đến với công chúng?
• When (Khi nào?): thời gian diễn ra sự kiện cụ thể là khi nào?
• How (Như thế nào?): nội dung tóm tắt của sự kiện, lịch trình cụ thể sẽ được diễn ra như thế nào?

Như vậy cấu trúc của một bản TCBC hoàn chỉnh sẽ bao gồm những phần sau:

• Tiêu đề: tên của thông cáo báo chí.
• Thông tin liên hệ: bao gồm tên, số điện thoại người chịu trách nhiệm liên lạc với báo chí của doanh nghiệp.
• Địa điểm: nơi tổ chức.
• Thông tin chính: các nội dung chính của TCBC sẽ gồm thời gian, địa điểm, lý do diễn ra sự kiện và nội dung chính của sự kiện.
• Cuối cùng là bản mẫu.

Một số cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp và ấn tượng

Để có được một thông cáo báo chí thật chất lượng và chuyên nghiệp, GoSELL sẽ gợi ý đến bạn các bí quyết sau đây:

Đưa những thông tin giá trị nhất đến với công chúng

Để công chúng cuốn theo sự kiện của doanh nghiệp, thì bạn nên đặt những thông tin quan trọng và hấp dẫn nhất ngay từ phần mở đầu của TCBC. Vì nếu phần mở đầu cung cấp các thông tin giá trị thì mới khiến cho công chúng quan tâm đến TCBC của bạn. Bên cạnh đó, nội dung cần đi thẳng vào vấn đề và có sự liên kết đến sản phẩm/dịch vụ mà sự kiện đề cập đến, nhất là hạn chế dùng biệt ngữ.

Lưu ý phần mở đầu của TCBC bao giờ cũng cần có những thông tin sau: liên hệ (nên viết chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); tiêu đề (nên viết chữ in hoa, nghiêng và tô đậm); Ngày… tháng… năm và sau đó là nội dung chính.

Các thông tin đều phải được chọn lọc và có ý nghĩa

Nếu bạn đưa tất cả thông tin từ bé đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát vào TCBC thì điều này sẽ khiến cho TCBC của bạn trở thành một mớ hỗn độn mà người nhận cũng sẽ rất khó chắt lọc thông tin.

Bởi vậy, khi viết TCBC, bạn cần xem xét, chọn lọc những vấn đề chính, cốt lõi nhưng vẫn đảm bảo các thông tin đủ hấp dẫn, thu hút mọi người. Lưu ý thay vì viết theo hướng mà bạn cảm thấy thích thú, thì bạn nên đặt mình vào tâm thế của người đón nhận thông tin để hiểu họ cần gì, muốn gì. Khi đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng tiếp cận đến công chúng hơn.

Chọn điểm độc đáo nhất

Mỗi ngày, công chúng tiếp cận với hàng chục, hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác nhau, điều này cũng đồng nghĩa là có rất nhiều TCBC được gửi đến họ. Vậy làm thế nào để trong một tập TCBC hỗn độn đó, công chúng vẫn lưu tâm đến sự kiện của bạn?

Cách tốt nhất là bạn nên chọn ra một khía cạnh, một đặc điểm nổi bật, độc nhất của riêng bạn để đưa vào TCBC nhằm tạo ra hiệu ứng “chấn động” trong giới truyền thông. Khơi gợi sự tò mò của công chúng, khiến họ luôn muốn tìm hiểu và duy trì theo dõi câu chuyện của bạn.

Xác định thời gian gửi thông cáo báo chí

Nếu bạn gửi quá sớm hoặc quá muộn thì hiệu quả truyền thông sẽ không đạt được như bạn mong đợi. Vì vậy, bạn nên xác định thời gian gửi TCBC sao cho hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.

Qua nhiều nghiên cứu khác nhau, GoSELL đã tìm ra thời gian hiệu quả nhất để gửi TCBC, cụ thể là vào thứ hai từ 8h đến 9h sáng; hoặc thứ ba từ 9h đến 10h sáng. Đối với khung giờ, hầu hết TCBC được công bố được khoảng thời gian 9h (trừ khi TCBC được gửi đến người khác để chỉnh sửa).

Đưa thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau

Việc đưa thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau sẽ góp phần thu hút sự quan tâm của công chúng và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian dài. Theo đó, ngoài việc sử dụng các văn bản thông cáo báo chí truyền thống, thì hiện nay với sự cải tiến của công nghệ bạn có thể:

Tạo các bài viết trên website

Bạn cũng có thể truyền tải các thông tin một cách ngắn gọn bằng cách tạo ra các bài viết và xuất bản lên website với công cụ viết Blogs của GoSELL. Song song đó, kết hợp với tính năng SEO để thứ hạng của bài viết được cải thiện và sớm đạt được vị trí đẹp trên các công cụ tìm kiếm.

Hơn nữa, các bài viết mà bạn đã tạo trước đó sẽ được lưu trữ chi tiết để bạn dễ dàng quản lý nhằm dễ dàng thực hiện các tác vụ như chỉnh sửa, hoặc xóa bài viết một cách linh hoạt. Bạn cũng có thể tạo danh mục bài viết bằng cách phân loại và sắp xếp các bài viết có cùng chủ đề hoặc nội dung tương đồng để người đọc không tốn nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.

Thiết kế một trang landing page để đưa tin đến công chúng

Việc thiết kế một trang landing page, chèn thêm các hình ảnh minh họa sẽ khiến nội dung trở nên dễ hiểu và tăng tương tác nhiều hơn. Tuy nhiên, để việc tạo landing page không mất nhiều thời gian, bạn có thể sử dụng giải pháp GoLEAD. Với giải pháp này bạn có thể thỏa sức sáng tạo với kho giao diện đa dạng, đặc biệt GoLEAD cũng sẽ cho phép đặt tiêu đề, mô tả ngắn gọn về TCBC, chèn hình ảnh, tạo form để khách hàng điền thông tin,…

Sau đó, bạn có thể quảng bá landing page này đến công chúng bằng cách thực hiện các chiến dịch Google Ads, Facebook Ads. Kết hợp sử dụng các công cụ Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel để theo dõi và thu thập dữ liệu khách hàng một cách chi tiết.

Với những dữ liệu thu thập được, bạn có thể tiếp tục lưu trữ chúng vào hệ thống CRM để thống kê và phân nhóm khách hàng dựa trên các tiêu chí khác nhau. Thông qua việc phân nhóm, bạn sẽ biết được sự kiện, hay sản phẩm/dịch vụ mới sắp ra mắt phù hợp với đối tượng nào để lên kế hoạch tư vấn, chăm sóc khách hàng phù hợp.

Truyền tải thông tin về sự kiện thông qua email marketing

Ngoài việc tạo ra các bài viết và trang landing page, bạn còn có thể dựa vào các thông tin đã lưu trữ trong CRM, để gửi thông tin về sự kiện đến công chúng thông qua email. Và tất nhiên, GoSELL cũng sẽ hỗ trợ bạn thực hiện công việc trên với công cụ email marketing.

Công cụ sẽ hỗ trợ bạn tự do sáng tạo mẫu email theo từng chiến dịch, sự kiện với kho giao diện đa dạng. Đồng thời, cho phép bạn nhập mã HTML để viết nội dung email tùy chọn. Bạn cũng có thể thêm các đường liên kết trong giao diện email để điều hướng khách hàng thẳng đến trang bạn mong muốn. Sau đó, công cụ sẽ hỗ trợ bạn gửi email cùng lúc theo danh sách hoặc phân nhóm khách hàng khác nhau.

Tìm hiểu thêm: Top 5 bước xây dựng chiến lược email marketing hiệu quả

Tham khảo thêm các giải pháp và tính năng khác của GoSELL

Như vậy, đọc đến đây chắc hẳn bạn đã nắm được khái niệm, cách viết và thời gian gửi thông cáo báo chí để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh các tính năng mà GoSELL gợi ý ở phần trên, bạn có thể tham khảo thêm các giải pháp như:

• GoWEB hỗ trợ thiết kế website bán hàng thương mại điện tử chuẩn SEO.
• GoAPP hỗ trợ thiết kế app bán hàng tương thích với cả hai hệ điều hành Android & iOS.
• GoPOS hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động bán lẻ của doanh nghiệp tại một hệ thống duy nhất.
• GoSOCIAL hỗ trợ tối ưu quy trình phản hồi và lên đơn cho khách hàng ngay trên khung chat.
• GoCALL hỗ trợ xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng mạnh mẽ, nâng cao chất lượng cuộc gọi với chi phí tiết kiệm nhất.

Cùng với các tính năng quản lý và công cụ marketing ưu việt, toàn bộ giải pháp – tính năng sẽ được quản lý tập trung tại một nơi. Giúp bạn vận hành kinh doanh đa kênh một cách toàn diện, đây cũng là một trong những phương pháp không chỉ giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh mà còn tăng độ phủ thương hiệu và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng thành công.

Kết luận

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ biết cách viết và gửi thông cáo báo chí đúng thời điểm để đạt được hiệu quả truyền thông. Nắm lấy cơ hội xây dựng hình ảnh và tăng độ uy tin cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến đội ngũ của GoSELL để được giải đáp chi tiết.