Bài học

Workshop là gì? Quy trình tổ chức workshop thành công cho doanh nghiệp

13 Tháng Bảy, 2023

Workshop (hội thảo) là một thuật ngữ khá quen thuộc đã được nhân rộng trong cộng đồng Việt Nam hiện nay với đa dạng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Đây được xem là nơi để mọi người có thể trao đổi, truyền đạt thông tin với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng. Vậy workshop là gì? Quy trình tổ chức một buổi workshop thành công như thế nào? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay nhé!

Workshop là gì?

Workshop là một buổi hội thảo để trao đổi sẻ các kiến thức chuyên ngành về một lĩnh vực hoặc ngành nghề nào đó. Trong mỗi buổi workshop sẽ có những chuyên gia, diễn giả giàu kinh nghiệm chuyên môn tham gia để chia sẻ các kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu cho người tham dự. 

Workshop thường sẽ kéo dài từ 3 đến 4 tiếng với nhiều hình thức và nội dung thực hiện. Thông thường, một workshop sẽ có 3 phần cơ bản, phần đầu là khai mạc giới thiệu diễn giả, phần hai là diễn giả sẽ lên chia sẻ về chủ đề của buổi workshop đó, cuối cùng là chương trình hỏi và đáp giữa người tham dự và diễn giả về các vấn đề xoay quanh chủ đề workshop.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng marketing plan chi tiết, hoàn chỉnh

Lợi ích nhận được khi tổ chức workshop là gì?

Tổ chức workshop sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích nổi bật có thể kể đến như sau:

• Giúp cho khách tham dự có thể học hỏi và tiếp thu thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm từ diễn giả.
• Người tham dự sẽ được bày tỏ quan điểm, ý kiến cá nhân và cùng nhau bàn luận về một vấn đề nào đó. 
• Cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ, tìm hiểu thêm nhiều đối tác, khách hàng tiềm năng. 
• Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí marketing, truyền thông, quảng bá thương hiệu.
• Nhân viên thực hiện sẽ học được kỹ năng làm việc nhóm và khả năng sáng tạo, tư duy.

Quy trình tổ chức một buổi workshop thành công là gì?

Để tổ chức một buổi workshop thành công bạn cần phải định hướng và xây dựng một kế hoạch tốt để buổi chia sẻ diễn ra tốt đẹp và tạo được ấn tượng tốt cho người tham dự.

Xác nhận các yếu tố cần thiết cho một buổi workshop là gì?

Trước khi một buổi workshop diễn ra bạn cần phải xác định được những yếu tố cần thiết cho một buổi workshop là gì? Các yếu tố bạn cần phải chuẩn bị có thể kể đến như sau:

• Chủ đề mà doanh nghiệp muốn chia sẻ tại buổi workshop là gì?
• Thời gian và địa điểm diễn ra workshop là ở đâu?
• Diễn giả và khách mời tham dự là ai?
• Số lượng người tham gia là bao nhiêu?
• Hệ thống máy chiếu, âm thanh, đèn, nước uống, thức ăn nhẹ,…

Gửi thư mời đến đối tác, khách tham dự

Đây là bước quan trọng mà bạn cần phải làm tốt để buổi workshop diễn ra thành công. Để gửi thư mời tham dự workshop đến đối tác, khách hàng bạn có thể sử dụng nhiều cách thức như gửi thư tay, gửi tin nhắn điện thoại,…. nhưng trong thời đại công nghệ hiện nay các doanh nghiệp hầu hết sẽ sử dụng cách tạo landing page workshop hiển thị trên website hoặc gửi qua email của khách hàng, đối tác. 

Tuy nhiên, để có thể gửi thư mời đến hàng loạt email khác nhau thì với những thao tác thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, mà sai sót là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy ứng dụng sự hỗ trợ của nền tảng công nghệ như GoSELL chính là cách tạo landing page (GoLEAD) và gửi email marketing hữu hiệu nhất không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo hiệu quả với độ chính xác cao.

Xem thêm: Những mẫu giao diện landing page đẹp để bạn tham khảo

Tạo landing page workshop chuyên nghiệp với GoLEAD

Bạn có thể tự do sáng tạo landing page workshop (tiêu đề, mô tả, hình ảnh, video) chuẩn SEO chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản trên giao diện sẵn có với hướng dẫn tối ưu SEO chi tiết, dễ hiểu. Bạn tha hồ lựa chọn giao diện phù hợp với chủ đề workshop của mình với kho giao diện khổng lồ được tích hợp trong GoLEAD, hoặc bạn có thể tùy chỉnh landing page workshop theo ý thích với HTML. 

Khi landing page workshop hiển thị trên website doanh nghiệp và có khách hàng nhìn thấy, muốn tham gia, tìm hiểu về workshop, thì họ sẽ dễ dàng liên hệ với doanh nghiệp thông qua tính năng cho phép bật / tắt hộp chat Zalo, Facebook ngay trên giao diện landing page. Tất cả tin nhắn với khách hàng sẽ được đồng bộ trên trang quản trị duy nhất giúp bạn dễ dàng quản lý.

Tạo landing page với GoLEAD (sản phẩm của GoSELL) không chỉ giúp bạn quản lý thông tin khách hàng dễ dàng với khả năng lưu trữ dữ liệu khách hàng chi tiết và chính xác,  mà còn tích hợp các công cụ theo dõi, phân tích như Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel,… để bạn có thể đo lường và nắm được hành vi người dùng trên landing page workshop của bạn một cách trực quan nhất.

Gửi email marketing nhanh chóng, chính xác nhờ GoSELL

Tính năng này của GoSELL sẽ giúp bạn dễ dàng tạo và gửi hàng loạt thư mời tham dự workshop đến chính xác email của tất cả đối tác và khách hàng bạn muốn kêu gọi đến tham dự buổi hội thảo với đầy đủ thông tin, nội dung cơ bản của một buổi workshop (chủ đề hội thảo, thời gian địa điểm tổ chức,…) và đường link dẫn trực tiếp đến landing page workshop. 

Với email marketing, bạn sẽ tha hồ lựa chọn giao diện phù hợp cho chiến dịch workshop trong kho giao diện đa dạng được tích hợp sẵn hoặc tùy chỉnh với mã HTML. Cho phép bạn gửi email trực tiếp đến nhóm đối tượng khách hàng, đối tác đã được lưu trữ trong CRM của GoSELL, cũng như các email nhập thủ công một cách nhanh chóng. Nhờ đó, bạn có thể kêu gọi và thu hút khách hàng, đối tác đến tham gia buổi workshop của bạn dễ dàng và hiệu quả.

Xem thêm: Cách viết email marketing giới thiệu sản phẩm tăng tỷ lệ mở thư 99%

Xác định vai trò của những người tham dự workshop

Để người buổi workshop diễn ra thuận lợi thì bạn cần phải phân chia vai trò rõ ràng cho các đơn vị, đối tượng tham gia. Mỗi vị trí trong buổi workshop sẽ có vai trò và nhiệm vụ nhất định, cụ thể như:

• Người điều phối (Facilitator): Có nhiệm vụ là chỉ đạo và chịu trách nhiệm theo dõi tất cả hoạt động diễn ra trong buổi workshop, đảm bảo buổi workshop diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Người ghi chép (Note-taker): Có nhiệm vụ ghi chép lại toàn bộ nội dung, thông tin trong xuyên suốt buổi workshop và làm báo cáo lại sau buổi hội thảo.
• Người giám sát thời gian (Timekeeper): Có nhiệm vụ theo dõi thời gian của từng giai đoạn, đảm bảo các chuyên mục diễn ra theo đúng kế hoạch đã định sẵn. Đồng thời, linh động điều chỉnh thời lượng phù hợp khi có các trường hợp phát sinh xảy ra.
• Người tham dự (Participant): Người trực tiếp tham gia buổi hội thảo, lắng nghe và đưa ra câu hỏi cho diễn giả. Đây là người quyết định sự thành bại của buổi workshop.

Việc xác định đối tượng với nhiệm vụ khác nhau sẽ giúp cho việc chuẩn bị và lên kịch bản hội thảo được hiệu quả hơn.

Tiến hành tổ chức workshop theo dự kiến

Sau khi đã hoàn thành các khâu chuẩn bị, gửi thư mời, xác định đối tượng workshop là gì thì tiếp theo bạn sẽ tiến hành mở màn và điều phối buổi workshop theo trình tự như sau:

• Gửi lời chào trân trọng đến khách hàng, đối tác tham dự.
• Giới thiệu diễn giả, chuyên gia tham gia chia sẻ trong buổi workshop.
• Giới thiệu sơ bộ các khung thời gian diễn ra các hoạt động trong workshop.
• Bắt đầu mời từng diễn giả lên chia sẻ, trao đổi thông tin với khách tham dự.
• Diễn giả tương tác, trả lời câu hỏi của khách tham dự.

Tổng kết workshop

Những vấn đề trong buổi workshop cần phải tổng hợp và tuyên bố lại sau cùng để người tham dự có thể hiểu được vấn đề của buổi workshop một cách trọn vẹn. Thời điểm này cũng là thời điểm vàng để doanh nghiệp có thể tinh tế quảng bá sản phẩm / dịch vụ cũng như hình ảnh thương hiệu đến khách hàng hiệu quả.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức workshop là gì?

Để tổ chức một buổi workshop thành công cần rất nhiều yếu tố, tuy nhiên có một số lưu ý cơ bản mà bạn phải thực sự quan tâm để đảm bảo buổi workshop được tiến hành thuận lợi nhất, cụ thể là:

• Các thành viên trong buổi hội thảo phải tôn trọng ý kiến lẫn nhau.
• Phải đảm bảo buổi workshop diễn ra đúng như dự kiến.
• Mọi vấn đề xuyên suốt hội thảo cần tập trung vào chủ đề chính của workshop.
• Tất cả người có vai trò đều phải đồng thuận và phối hợp nhịp nhàng với nhau.

Qua bài viết trên mong rằng GoSELL đã giúp bạn hiểu được workshop là gì cũng như cách để tổ chức một buổi workshop thành công ra sao. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ hữu ích cho quá trình kinh doanh và phát triển của bạn. Chúc bạn kinh doanh thành công.