Kiến thức

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm để quản lý công nợ?

31 Tháng Mười, 2023

Công nợ là gì? Làm sao để có thể quản lý ghi nợ một cách chính xác nhất? Làm thế nào để không gặp bất kỳ vấn đề sai lệch nào trong tính toán ghi nợ với đối tác? Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý công nợ là gì?

Công nợ là gì? 

Đây là quá trình để ghi nhận và theo dõi những khoản sẽ phải thu từ khách hàng khi chúng ta bán sản phẩm/dịch vụ. Cũng có thể là các khoản phải trả cho phía nhà cung cấp hàng hóa. Và thường được chia thành 2 dạng như sau:

• Công nợ phải thu: Loại công nợ này sẽ xuất hiện khi nhà bán hàng đã đưa hàng hóa đến tay khách hàng và có hóa đơn, nhưng vì một vài lý do mà khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần. Công nợ sẽ phải thu thường là: Tiền hàng hóa, dịch vụ cho khách , đại lý, nhà bán lẻ…
• Công nợ phải trả: Đối với nhà kinh doanh thì công nợ phải trả sẽ phát sinh giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp trong những lần nhập hàng, nguyên liệu hoặc là công nợ nhà nước… nhưng chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa hết.

Trước đây khi nói đến quản lý công nợ cho doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ, chúng ta đều sẽ nghĩ tới các hình thức như quản lý qua sổ sách, Excel và được quản lý bằng những kế toán chuyên về công nợ. 

Thế nhưng với thời buổi ứng dụng công nghệ như hiện nay, chúng ta không thể bỏ qua những phần mềm giúp quản lý ghi nợ hiệu quả với những tính năng quản lý vượt trội mà bạn không cần đến một kế toán chuyên nghiệp. Cùng theo dõi bài viết để biết thêm về những lợi ích phần mềm quản lý công nợ mang lại.

Tại sao nên sử dụng phần mềm để quản lý công nợ ?

Phần mềm quản lý giúp tiết kiệm 80% thời gian và công sức

Thay vì việc phải luôn ghi chép tất cả vào sổ sách, hoặc là tạo các file excel để quản lý, với phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động ghi lại tất cả các hoạt động từ mua bán, nhập hàng, giao hàng. Không cần tốn thời gian cũng như mất công để theo dõi.

Ghi nhận chi tiết, hạn chế tối đa sai sót

Các thông tin chi tiết về đơn hàng đều được ghi nhận lại, không chỉ giá trị đơn mua trước trả sau mà còn chi tiết về sản phẩm và số lượng. Đặc biệt với những đơn hàng online trên mạng xã hội hoặc sàn TMĐT, trên Website bán hàng, App bán hàng cũng sẽ dễ dàng theo dõi thông qua phần mềm POS, chi phí COD, ghi nợ với đơn vị vận chuyển giúp bạn dễ dàng đối soát.

Đồng bộ dữ liệu tự động

Với công nghệ lưu trữ đám mây thì tất cả các dữ liệu ở trên phần mềm sẽ hoàn toàn được lưu trữ tự động. Không còn lo những tình trạng như mất mát dữ liệu như các phương thức tính toán ghi chép bằng sổ sách hoặc phần mềm Excel.

Phần mềm lưu trữ dễ dàng được đồng bộ trên các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, máy tính để bàn, laptop… Các dữ liệu về mua trước trả sau của khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác về vận chuyển đều sẽ được tự động lưu trữ và đồng bộ đến tất cả các thiết bị được kết nối.

Xem thêm:  Hoàn tất đơn hàng công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Top 3 phần mềm quản lý công nợ 

Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý công nợ GoSELL

Quản lý ghi nợ nhà cung cấp

Bất cứ các đơn hàng phát sinh từ nhà cung cấp giao hàng cho bạn, phần mềm quản lý bán hàng của GoSELL sẽ được tự động ghi lại sau khi bạn thao tác tạo đơn nhập hàng. Dễ dàng theo dõi các đơn mua trước trả sau của bạn và nhà cung cấp.

Các báo cáo mua trước trả sau sẽ được ghi chú một cách chi tiết nhất từ ngày nhập đơn, mã đơn, ngày giờ tạo, người đã tạo… Bạn còn có thể xem lại chi tiết về đơn hàng đó như số lượng sản phẩm đã nhập, thông tin sản phẩm, số tiền ghi nợ của đơn hàng…

Ví dụ: Ngay cả khi bạn trả lại một vài sản phẩm cho phía nhà cung cấp thì số tiền cũng tự động được trừ.

Các chủ cửa hàng hoàn toàn nắm được tình hình, tình trạng của các đơn hàng thanh toán sau, đơn nào đã trả, nợ nào cần trả sớm, nợ nào trả sau… Qua đó thì bạn có thể dễ dàng điều phối dòng tiền của mình sao cho hợp lý.

Quản lý ghi nợ khách hàng

Cũng tương tự với tính năng quản lý nhà cung cấp, quản lý mua trả sau cũng giúp bạn theo dõi nợ của từng khách hàng. Báo cáo sẽ đưa ra cho bạn một cái nhìn bao quát về tình hình các đơn hàng chưa trả theo từng khách hàng. Bạn có thể xem chi tiết 1 khoản nợ của từng khách theo mã khách hàng của họ.

Bạn có thể theo dõi chi tiết của các đơn hàng, ngày giờ tạo đơn, số tiền nợ,… Khi khách hàng thanh toán số tiền ghi nợ thì bạn chỉ cần thao tác đơn giản tạo phiếu thu/chi. Nếu muốn xem chi tiết từng sản phẩm khách hàng bạn có thể bấm vào mã đơn hàng.

Chủ cửa hàng có thể quản lý và tìm kiếm các đơn ghi nợ một cách dễ dàng, nhanh chóng bất cứ lúc nào. Chủ cửa hàng có thể theo dõi thời gian giao dịch của đơn, thời hạn nợ, mức nợ, sản phẩm đã nợ… theo từng đối tượng khách hàng.

Nếu như bạn kinh doanh, quản lý chuỗi cửa hàng thì phần mềm quản lý bán hàng của GoSELL còn cho phép bạn quản lý các đơn ghi nợ theo từng cửa hàng riêng biệt. Ngoài ra các báo cáo ghi nợ còn có thể xuất ra file Excel khi cần thiết.

Quản lý ghi nợ đối tác vận chuyển

So với thời điểm hiện tại hầu như các chủ cửa hàng đều kinh doanh online và có nhu cầu ship hàng, nếu như các cửa hàng không có hình thức giao hàng tận nơi thì sẽ ảnh hưởng, tổn thất rất nhiều đến doanh thu.

Chính vì hiểu được vấn đề, GoSELL đã tích hợp tính năng vận chuyển trên phần mềm quản lý bán hàng và quản lý ghi nợ của bên vận chuyển. Đây là tính năng khá vượt trội giúp nhà bán hàng ghi lại tất cả các đơn hàng được vận chuyển bởi bên thứ 3. 

Kết hợp với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau

Hiện tại GoSELL đang kết nối chính thức với 3 đơn vị vận chuyển uy tín trên toàn quốc như: Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, AhaMove, giúp các chủ cửa hàng dễ dàng kinh doanh qua App bán hàng, Website bán hàng mà không cần lo lắng về vấn đề vận chuyển.

Vì vậy tất cả các đơn hàng có trên hệ thống GoSELL sẽ tự động được chuyển sang bên vận chuyển thứ, hoặc các chủ cửa hàng có thể tự lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với đơn hàng.

Thông qua phần mềm quản lý bán hàng GoSELL bạn cũng có thể biết trước chi phí ship của từng đơn vị vận chuyển cho đơn hàng đó, dễ dàng lựa chọn bên vận chuyển phù hợp. Sau khi giao hàng cho vận chuyển bạn cũng có thể theo dõi hành trình, trạng thái vận chuyển của đơn.

Theo dõi thông qua báo cáo công nợ của đối tác

Về phần quản lý ghi nợ với bên vận chuyển bạn cũng dễ dàng theo dõi theo từng đối tác vận chuyển.  Báo cáo sẽ được ghi rõ chi tiết, thống kê rõ ràng, chi phí các đơn COD, tổng nợ của từng đối tác, dễ dàng đối soát và thanh toán với từng đối tác vận chuyển.

Nếu như cần biết thêm chi tiết bạn có thể xem theo mã đơn hàng, điều này có thể tránh sai sót hay nhầm lẫn giữa bạn về đơn vị vận chuyển. Đối với shipper riêng của cửa hàng bạn cũng có thể quản lý ghi nợ các đơn hàng theo cách vừa nói.

Ngoài ra, như đã nói ở trên GoSELL là nền tảng hỗ trợ quản lý bán hàng, từ sàn thương mại điện tử, website bán hàng, ứng dụng bán hàng cho đến cửa hàng vật lý.

Quản lý nhân viên nhờ chức năng phân quyền chi tiết

Với chức năng phần quyền nhân viên trong phần mềm quản lý bán hàng GoSELL, với tính năng này thì bạn sẽ có thể quản lý ghi nợ một cách chính xác và hiệu quả, vì chỉ những ai được bạn phân quyền truy cập công nợ mới có thể vào và chỉnh sửa.

Chính vì việc quản lý các khoản nợ vay và nợ cần trả rất phức tạp và cần được theo dõi kỹ càng. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thời gian để xử lý và không phải ai cũng có thể giải quyết giúp bạn.

Chính vì vậy mà với chức năng quản lý nhân viên, các chủ cửa hàng có thể phân công cho kế toán của mình hoặc ai có trách nhiệm với việc này, có thể truy cập vào tính năng này và giải quyết số liệu.

Tất cả các thao tác mà người được phân quyền chỉnh sửa ở trên phần mềm sẽ được ghi lại. Các hóa đơn công nợ cần được giải quyết cũng sẽ gửi thông báo cho người được phân quyền có thể dễ dàng quản lý việc thu và trả nợ.

Phần mềm bán hàng KiotViet 

Có giao diện khá thân thiện người dùng, dễ dàng sử dụng và thao tác đơn giản trên phần mềm. Thêm vào đó, các chủ cửa hàng có thể dễ dàng truy cập vào phần mềm và theo dõi các đơn ghi nợ một cách thuận tiện, nhanh chóng ở mọi nơi vì phần mềm KiotViet có thể dễ dàng đồng bộ trên nhiều thiết bị.

Quản lý ghi nợ là sự kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng và các theo dõi báo cáo, hiện đang là xu hướng theo dõi ghi nợ của các nhà bán hàng. Trong đó thì không thể không nói đến KiotViet với những tính năng như:

• Nhập file Excel ghi nợ vào phần mềm.
• Xuất file ghi nợ ra Excel.
• Báo cáo các bên có nợ…

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp quản lý ghi nợ giúp các chủ cửa hàng có thể dễ dàng theo dõi và giúp các chủ cửa hàng thuận tiện quan sát ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, vẫn có thể theo dõi và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng dễ như trở bàn tay khi ứng dụng công nghệ

Phần mềm bán hàng Sapo POS

Cũng tương tự như KiotViet thì phần mềm quản lý bán hàng Sapo cũng được rất nhiều doanh nghiệp và các chủ cửa hàng tin dùng trong việc quản lý ghi nợ bởi những tính năng bên dưới đây:

• Quản lý ghi nợ nhà cung cấp.
• Quản lý ghi nợ của đối tác vận chuyển.
• Ghi nợ khách hàng.

Với những tính năng nổi trội đó, các chủ cửa hàng có thể đưa cho bạn cái nhìn tổng quan hơn về các khoản ghi nợ trong ngày, tuần, tháng. Việc ghi nợ sẽ được kiểm soát và tối ưu hơn, giúp bạn tránh được những khoản thâm hụt không đáng có. 

Kết luận

Vì vậy, cho dù bạn là chủ cửa hàng nhỏ, kinh doanh ở địa điểm chung cư, khu dân cư, cửa hàng tạp hóa nhỏ… Cho dù bạn đang kinh doanh ở bất cứ mô hình nào thì việc ghi chép nợ cũng khá quan trọng. 

Mỗi hàng tháng bạn phải mệt mỏi vì tính tiền nợ cho khách hàng, nhà cung cấp bằng cách thủ công khiến bạn quá ngán ngẩm. Chính vì thế phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng ghi nợ là sự lựa chọn đúng đắn cho bạn.

Quản lý ghi nợ hiệu quả sẽ giúp chủ doanh nghiệp khai thác triệt để được nguồn vốn. Nếu như để cho khách hàng, bên vận chuyển ghi nợ chưa thanh toán quá nhiều thì cửa hàng của bạn sẽ không thể xoay vòng được dòng tiền cho kinh doanh.

Chính vì vậy việc lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp giải quyết được bài toán về dòng tiền. Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL sẵn sàng hỗ trợ các chủ doanh nghiệp nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề gì trong kinh doanh.