Kiến thức

Quy trình bán hàng ERP chi tiết và hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

28 Tháng Sáu, 2023

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng, quản lý và thực hiện quy trình bán hàng. Do đó, sở hữu một phần mềm hỗ trợ xử lý và tối ưu hóa các hoạt động này là hoàn toàn cần thiết. Trong đó, ERP được xem như một trong những giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình bán hàng chuyên nghiệp. Vậy quy trình bán hàng ERP là gì? Bao gồm bao nhiêu bước? Và làm thế nào để xây dựng quy trình bán hàng ERP cho doanh nghiệp? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây nhé.

ERP là gì?

ERP (Viết tắt từ Enterprise, Resource và Planning) còn được gọi là hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống ERP được thiết kế để tích hợp và quản lý các chức năng của quy trình kinh doanh cốt lõi như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho trong một hệ thống duy nhất.

Được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực, ERP được xem là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp lớn và ngày càng được triển khai nhiều hơn ở các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển. Sự phức tạp của nền kinh tế thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng hiện đại đòi hỏi các quy trình kinh doanh phải thay đổi để nâng cao hiệu quả xử lý, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của ERP trong kinh doanh

Đơn đặt hàng là một thỏa thuận chính thức giữa người mua và người bán liên quan đến việc giao nhận sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Một đơn đặt hàng thường bao gồm số lượng mặt hàng, chi phí được xác định và thời gian / địa chỉ vận chuyển.

Trách nhiệm cơ bản của mỗi doanh nghiệp kinh doanh đối với khách hàng là giao hàng đúng hạn. Ngoài ra, quy trình giao hàng phải diễn ra suôn sẻ, mang đến co khách hàng trải nghiệm thú vị và hài lòng khi giao dịch.

Mỗi đơn đặt hàng được giao thành công và kịp thời đến khách hàng sẽ góp phần giúp cho thương hiệu của bạn trở thành một cái tên đáng tin cậy trên thị trường. Khi số lượng đơn đặt hàng bắt đầu tăng vọt, việc quản lý trở nên khó khăn đối với các ứng dụng kinh doanh truyền thống.

Một quy trình quản lý đơn hàng có tổ chức cho thấy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu lượng hàng tồn kho và tiết kiệm cả thời gian lẫn tiền bạc. Tất cả điều này có thể đạt được với việc triển khai giải pháp ERP. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống ERP vào trong các hoạt động của mình, đặc biệt là lĩnh vực bán hàng nhằm bắt kịp với các cơ hội kinh doanh mới.

Các bước của quy trình bán hàng ERP

Quy trình ERP chi tiết thường bao gồm các bước sau:

Báo giá

Trong quá trình tìm hiểu sản phẩm của doanh nghiệp, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì họ sẽ liên hệ trực tiếp với bạn để yêu cầu gửi báo giá cho họ. Nếu khách hàng đồng ý mua thì đơn hàng sẽ được xác nhận và chuyển sang các bước tiếp theo để tiến hành thanh toán và vận chuyển. 

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên sàn hoặc website thương mại điện tử thì có thể bỏ qua bước này vì giá cả của các sản phẩm đã được hiển thị rõ ràng và chi tiết trên nền tảng. Khách hàng chỉ việc lựa chọn hàng hóa, số lượng và đặt hàng.

Tiếp nhận đơn hàng

Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá và đặt đơn hàng, bước tiếp theo của quy trình bán hàng trong ERP là tiếp nhận đơn. Thông tin đơn hàng (tên sản phẩm, số lượng, giá cả, vận chuyển,…) sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống để người bán có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra. 

Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận và xác nhận đơn hàng. Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có nhiều kho hàng khác nhau thì cần xác định đơn hàng sẽ được lấy từ kho nào để kịp thời chuẩn bị và xuất hàng.

Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho

Khi nhận được lệnh xuất hàng từ hệ thống, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa. Hệ thống ERP sẽ tự động cập nhật toàn bộ số lượng hàng tồn trong kho chính xác để người bán xem xét liệu chúng có đủ điều kiện giao cho khách hay không. 

Nếu hàng hóa trong kho không đủ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo để người bán có thể kịp thời liên hệ với nhà cung cấp để nhập thêm hàng hay thương lượng với bên mua để hủy đơn hoặc dời ngày giao hàng.

Tham khảo thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

Lựa chọn hàng, phân loại và đóng gói

Bước tiếp theo sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa tương ứng với đơn hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành lấy hàng, phân loại và đóng gói để gửi cho đơn vị vận chuyển (nếu có).

Lấy hàng

Nhân viên kho sẽ tìm và lấy các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để phân loại và giao hàng. Họ có thể sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ cập nhật dữ liệu hàng hóa. 

Một số doanh nghiệp lớn kinh doanh đa dạng sản phẩm với hàng loạt những phân loại khác nhau còn sử dụng robot để tự động hóa quy trình tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm trong kho nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. 

Phân loại

Hàng hóa thường được sắp xếp theo địa điểm mua hàng và giao hàng. Nhân viên sẽ lấy hàng dựa theo lô hoặc khu vực, nơi tập hợp các đơn hàng của khách. Khi phân loại, hàng hóa sẽ được tách thành từng đơn đặt hàng. 

Đóng gói 

Tiếp theo, các đơn hàng sẽ được đóng gói, niêm phong và dán nhãn vận chuyển. Hàng hóa sau khi hoàn thành đóng gói sẽ được tập hợp tại các kho và chuẩn bị đưa cho các đơn vị vận chuyển như GHTK, GHN, Ahamove,… Bạn cũng có thể chuyển thẳng đến bộ phận giao hàng nếu doanh nghiệp của bạn cho phép tự vận chuyển. 

Hệ thống ERP sẽ tự trừ động số lượng hàng tồn trong kho sau khi nhân viên xác nhận quá trình xử lý đơn hàng và xuất hàng. Đồng thời, ghi nhận công nợ khách hàng trên hệ thống nếu người bán đồng ý bán chịu cho khách hàng. 

Vận chuyển hàng hóa

Tùy thuộc vào quy trình bán hàng của doanh nghiệp và nhu cầu của người bán mà hàng hóa có thể được gửi đi riêng lẻ hoặc gửi hàng loạt. Hệ thống ERP sẽ hiển thị đầy đủ tình trạng vận chuyển của đơn hàng để người bán có thể dễ dàng quản lý.

Việc gửi đơn hàng loạt có thể làm tăng thời gian giao hàng vì có thể mất nhiều thời gian hơn khi mà doanh nghiệp phải chờ đợi hàng hóa bổ sung từ nhà cung cấp. Nhưng nó có thể làm giảm chi phí và hạn chế rủi ro thất lạc hàng hóa hơn là vận chuyển đơn lẻ.

Tìm hiểu ngay những đơn vị giao hàng tốt nhất hiện nay tại đây: Top đối tác giao hàng tốt nhất cho kinh doanh thương mại điện tử

Lập hóa đơn

Trong bước tiếp theo của quy trình bán hàng ERP, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán. Thường hóa đơn sẽ được in ra giấy và gửi đi cùng gói hàng đó, hoặc được tạo dưới dạng email hoặc các hình thức điện tử khác.

Ngày nay, một số hệ thống ERP còn cho phép khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau để cung cấp cho họ trải nghiệm mua sắm tốt nhất. 

Hoàn tất thanh toán

Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng. Khi đó, hệ thống ERP sẽ tạo chứng từ xác nhận đã nhận được tiền từ khách và đóng đơn. 

Đối với những khách hàng đã trả trước, hệ thống ERP sẽ thiết lập một chứng từ xác nhận số tiền khách đã trả và đóng đơn hoàn toàn. Thông tin hoàn thiện đơn hàng sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống ERP. 

Xây dựng quy trình bán hàng ERP chuyên nghiệp với nền tảng toàn diện GoSELL

GoSELL là một trong những nền tảng có thể hỗ trợ bạn tối ưu hóa quy trình bán hàng ERP chuyên nghiệp nhất hiện nay. Tương tự như phần mềm ERP, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL với hàng loạt những tính năng như Tích hợp đa dạng phương thức thanh toán và vận chuyển, đồng bộ và quản lý đơn hàng, kho hàng, sản phẩm, chi nhánh,… người bán có thể dễ dàng quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của mình từ online đến offline chỉ trên một giao diện màn hình duy nhất. 

Với phương châm “Giúp bạn bán hàng nhiều hơn” nền tảng GoSELL còn cung cấp thêm nhiều công cụ Marketing giúp bạn dễ dàng tiếp cận với khách hàng tiềm năng, gia tăng lòng trung thành khách hàng và xây dựng thương hiệu như: CRM, Blogs, Email Marketing, Affiliate Marketing,…

GoSELL còn hỗ trợ kinh doanh đa kênh hiệu quả với 6 sản phẩm ưu việt 

• GoWEB: Thiết kế website thương mại điện tử chỉ trong 10 phút, phù hợp với đa dạng các ngành nghề khác nhau.
• GoAPP: Tạo app bán hàng mang thương hiệu của doanh nghiệp trên 2 hệ điều hành Android và iOS.
• GoPOS: Quản lý cửa hàng truyền thống hiện đại và chuyên nghiệp. Kết nối với các thiết bị ngoại vi, máy POS quét mã vạch cầm tay, đầu đọc thẻ, máy in giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán tại quầy.
• GoLEAD: Tạo landing page thu thập thông tin khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• GoCALL: Hệ thống tổng đài ảo, giúp xây dựng đội ngũ telesales CSKH mạnh mẽ, chuyên nghiệp giúp chốt đơn hiệu quả.
• GoSOCIAL: Quản lý bán hàng trên mạng xã hội Facebook, Zalo. Đồng bộ tin nhắn, tạo kịch bản trả lời và tạo đơn hàng ngay khi đang chat.

Kết luận

GoSELL vừa chia sẻ đến bạn những thông tin liên quan đến quy trình bán hàng ERP chi tiết và hiệu quả. Quy trình này có thể hỗ trợ doanh nghiệp tự động toàn bộ các hoạt động, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và từng loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ thực hiện các giải pháp khác nhau. Chúng tôi hy vọng bạn có thể đưa ra sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.